Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand des Projekts sind rund 2,8 Mio. Bücher der Zugangsjahre 1945 bis 2012. Diese verteilen sich unterschiedlich über die Zugangsjahre. So sind es in den 1940er-Jahren rund 20 000 Bücher und in den 2010er-Jahren nahezu 135 000 Bücher je Jahrgang. Außerdem variiert der Anteil der Inhaltsverzeichnisse stark. So enthalten beispielsweise Bildbände einen deutlich geringeren Anteil an Inhaltverzeichnissen (< 20 %) als Hochschulschriften (> 90 %). Dies gilt insbesondere bei jüngeren Jahrgängen.
Alle Bücher befinden sich in den unterirdischen Magazinen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main, verteilt auf 3 Ebenen. Die Bücher stehen in der Regel senkrecht in Regalen, großformatige Werke werden liegend aufbewahrt, ein kleinerer Teil der Bücher befindet sich in Mappen bzw. Schachteln (< 2 %). Die Signatursegmente verteilen sich über die gesamte Magazinfläche, in jedem Magazinbereich gibt es verschiedene Signaturbereiche.
Im Buchbestand befinden sich Bücher
— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99,5 %, Frakturanteil sowie nicht lateinische Schrift < 0,5 %),
— in verschiedenen Sprachen (ca. 98 % Deutsch, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Englisch und Französisch sowie einige wenige andere Sprachen),
— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe),
— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (=Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann (2 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen mit farbigem Hintergrund (ungefähr 1 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 2 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen auf durchscheinendem Dünndruckpapier (vor allem Dissertationen der älteren Jahrgänge), bei denen vor dem Scannen des Inhaltsverzeichnisses ein weißer Hintergrund hinter die Seite zu legen ist (ungefähr < 1 %),
Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen. Die Reihenfolge der zu bearbeitenden Bestandssegmente wird im Projektverlauf von der Auftraggeberin festgelegt.
Die Auftragnehmerin erhält für die jeweils zu bearbeitenden Bestandsgruppen elektronische Signaturlisten. Auf diesen Listen befinden sich alle relevanten Angaben zur Bearbeitung des Bestandes, neben der Signatur z. B. auch die IDN (=Katalog-Identifier der DNB, bestehend aus 9 oder 10 Zahlen und Buchstabe) und der Kurztitel des Buches (siehe Anlage 1). Zeilen, die keine IDN enthalten, sind nur zur Information aufgeführt; diese Werke sind nicht zu bearbeiten. Die Listen bilden die Grundlage der auszuführenden Arbeiten:
—— Ggf. Transport der Bände regalweise zum Scanarbeitsplatz,
—— Überprüfen der gelieferten Signaturlisten auf Vorhandensein und Reihenfolge der Bücher im Regal,
—— Sofern das Buch auf den Listen ohne IDN genannt ist (siehe Anlage 1), das betrifft ca. 0,8 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung,
—— Sofern das Buch auf den Listen mit einer IDN genannt ist, das betrifft ca. 2,8 Mio. Bücher: Überprüfen des Buches, ob ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist,
—— Sofern kein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches sowie Markieren des Datensatzes („bearbeitet, kein Inhaltsverzeichnis“) in der Signaturliste,
—— Sofern ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,8 Mio. Bücher: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses, Markieren des Datensatzes („bearbeitet“) in der Signaturliste sowie Zurückstellen des Buches,
—— Sofern ein Buch im Regal steht, dessen Signatur in der Liste nicht verzeichnet ist, das betrifft ca. 15 000: Einlegen einer Papierfahne, danach Zurückstellen des Buches,
—— Sofern ein auf der Liste verzeichnetes Buch nicht im Regal steht: Markieren des Datensatzes („nicht am Fach“) in der Signaturliste,
—— Ggf. Rücktransport der Bücher zum Regal,
—— Rückstellen der Bücher in richtiger Reihenfolge, gerade und bündig,
—— Für Bücher mit Inhaltsverzeichnis gelten alle folgenden Schritte:
— Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses,
— Entfernen urheberrechtlich geschützter Bestandteile aus dem Digitalisat,
— Automatische Sprach- und Texterkennung (OCR),
— Pro Inhaltsverzeichnis sind 4 Ausgabeformate zu erzeugen,
— Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten durch die Auftragnehmerin,
—— Wöchentliche Lieferung einer Liste der in dieser Woche bearbeiteten Signaturen,
—— Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in einem Monitoringsystem für die Qualitätssicherung durch die Auftraggeberin,
—— Zeitnahe Nachbearbeitung reklamierter Digitalisate und Nachscannen reklamierter übersehener Inhaltsverzeichnisse,
—— Tagesaktuelle Speicherung der freigegebenen Digitalisate als Transferpakete auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem,
Alle zur Digitalisierung benötigten Geräte inkl. der Bücherwagen stellt die Auftragnehmerin.
Die Auftragnehmerin richtet die für das Projekt benötigten Scanarbeitsplätze in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main ein. Ebenso stellt sie für die gesamte Vertragsdauer Personal bereit, das in Umfang und Qualifikation den besonderen Anforderungen des Projektes entspricht. Darunter befinden sich eine Projektleitung und mindestens eine Vertretung für Fragestellungen vor Ort während der gesamten Projektlaufzeit. Aufgrund der Sicherheitsbestimmungen im Magazinbereich legt die Auftraggeberin Wert darauf, dass mit einem festen Personalstamm gearbeitet wird.