Digitalisierung von 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnissen mit 4 Mio. Seiten

Deutsche Nationalbibliothek

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen.
Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. 2,8 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen. Die dabei gefundenen rund 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit ca. 4 Mio. Seiten sind zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung.
Das Projekt soll im August 2021 beginnen und 30 Monate dauern. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt:
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der Auftraggeberin den Digitalisierungsworkflow, d.h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Regal über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal auf der Basis der zur Verfügung gestellten Signaturlisten. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. In dieser Phase sollen 20 000 Seiten digitalisiert werden. (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Seiten: 20 000). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten. (inkl. der digitalisierten Seiten.)
Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast mit täglich rund 6 700 digitalisierten Seiten skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind maximal 2 Monate angesetzt. (Laufzeit Phase II: 27 Monate, davon 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge). In Phase II erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der digitalisierten Seiten.
Die Auftragnehmerin erhält zunächst nur den Auftrag für die Leistungen nach Phase I. Im Falle der positiven Evaluierung durch die Auftraggeberin werden auch die Leistungen nach Phase II beauftragt. Dieser Auftrag erfolgt durch Mitteilung der Auftraggeberin in Textform. Vor der Beauftragung von Phase II besteht kein Anspruch der Auftragnehmerin auf Durchführung und Vergütung der Leistungen nach Phase II.
Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-04-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-03-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2021-03-03 Auftragsbekanntmachung
2021-07-12 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2021-03-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Referenznummer: 21/18
Kurze Beschreibung:
Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen. Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. 2,8 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen. Die dabei gefundenen rund 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit ca. 4 Mio. Seiten sind zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung. Das Projekt soll im August 2021 beginnen und 30 Monate dauern. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt: In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der Auftraggeberin den Digitalisierungsworkflow, d.h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Regal über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal auf der Basis der zur Verfügung gestellten Signaturlisten. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. In dieser Phase sollen 20 000 Seiten digitalisiert werden. (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Seiten: 20 000). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten. (inkl. der digitalisierten Seiten.) Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast mit täglich rund 6 700 digitalisierten Seiten skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind maximal 2 Monate angesetzt. (Laufzeit Phase II: 27 Monate, davon 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge). In Phase II erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der digitalisierten Seiten. Die Auftragnehmerin erhält zunächst nur den Auftrag für die Leistungen nach Phase I. Im Falle der positiven Evaluierung durch die Auftraggeberin werden auch die Leistungen nach Phase II beauftragt. Dieser Auftrag erfolgt durch Mitteilung der Auftraggeberin in Textform. Vor der Beauftragung von Phase II besteht kein Anspruch der Auftragnehmerin auf Durchführung und Vergütung der Leistungen nach Phase II. Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dateneingabe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Telefon: +49 69-15252302 📞
Fax: +49 69-15252002 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=379806 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=379806 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-03 📅
Einreichungsfrist: 2021-04-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-08 📅
Datum des Beginns: 2021-08-02 📅
Datum des Endes: 2024-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 046-115768
ABl. S-Ausgabe: 46

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen.
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Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. 2,8 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen. Die dabei gefundenen rund 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit ca. 4 Mio. Seiten sind zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung.
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Das Projekt soll im August 2021 beginnen und 30 Monate dauern. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt:
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der Auftraggeberin den Digitalisierungsworkflow, d.h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Regal über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal auf der Basis der zur Verfügung gestellten Signaturlisten. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. In dieser Phase sollen 20 000 Seiten digitalisiert werden. (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Seiten: 20 000). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten. (inkl. der digitalisierten Seiten.)
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Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast mit täglich rund 6 700 digitalisierten Seiten skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind maximal 2 Monate angesetzt. (Laufzeit Phase II: 27 Monate, davon 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge). In Phase II erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der digitalisierten Seiten.
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Die Auftragnehmerin erhält zunächst nur den Auftrag für die Leistungen nach Phase I. Im Falle der positiven Evaluierung durch die Auftraggeberin werden auch die Leistungen nach Phase II beauftragt. Dieser Auftrag erfolgt durch Mitteilung der Auftraggeberin in Textform. Vor der Beauftragung von Phase II besteht kein Anspruch der Auftragnehmerin auf Durchführung und Vergütung der Leistungen nach Phase II.
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Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.
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Geschätzter Gesamtwert: 2 700 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Gegenstand des Projekts sind rund 2,8 Mio. Bücher der Zugangsjahre 1945 bis 2012. Diese verteilen sich unterschiedlich über die Zugangsjahre. So sind es in den 1940er-Jahren rund 20 000 Bücher und in den 2010er-Jahren nahezu 135 000 Bücher je Jahrgang. Außerdem variiert der Anteil der Inhaltsverzeichnisse stark. So enthalten beispielsweise Bildbände einen deutlich geringeren Anteil an Inhaltverzeichnissen (< 20 %) als Hochschulschriften (> 90 %). Dies gilt insbesondere bei jüngeren Jahrgängen.
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Alle Bücher befinden sich in den unterirdischen Magazinen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main, verteilt auf 3 Ebenen. Die Bücher stehen in der Regel senkrecht in Regalen, großformatige Werke werden liegend aufbewahrt, ein kleinerer Teil der Bücher befindet sich in Mappen bzw. Schachteln (< 2 %). Die Signatursegmente verteilen sich über die gesamte Magazinfläche, in jedem Magazinbereich gibt es verschiedene Signaturbereiche.
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Im Buchbestand befinden sich Bücher
— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99,5 %, Frakturanteil sowie nicht lateinische Schrift < 0,5 %),
— in verschiedenen Sprachen (ca. 98 % Deutsch, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Englisch und Französisch sowie einige wenige andere Sprachen),
— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe),
— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (=Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann (2 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen mit farbigem Hintergrund (ungefähr 1 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 2 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen auf durchscheinendem Dünndruckpapier (vor allem Dissertationen der älteren Jahrgänge), bei denen vor dem Scannen des Inhaltsverzeichnisses ein weißer Hintergrund hinter die Seite zu legen ist (ungefähr < 1 %),
Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen. Die Reihenfolge der zu bearbeitenden Bestandssegmente wird im Projektverlauf von der Auftraggeberin festgelegt.
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Die Auftragnehmerin erhält für die jeweils zu bearbeitenden Bestandsgruppen elektronische Signaturlisten. Auf diesen Listen befinden sich alle relevanten Angaben zur Bearbeitung des Bestandes, neben der Signatur z. B. auch die IDN (=Katalog-Identifier der DNB, bestehend aus 9 oder 10 Zahlen und Buchstabe) und der Kurztitel des Buches (siehe Anlage 1). Zeilen, die keine IDN enthalten, sind nur zur Information aufgeführt; diese Werke sind nicht zu bearbeiten. Die Listen bilden die Grundlage der auszuführenden Arbeiten:
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—— Ggf. Transport der Bände regalweise zum Scanarbeitsplatz,
—— Überprüfen der gelieferten Signaturlisten auf Vorhandensein und Reihenfolge der Bücher im Regal,
—— Sofern das Buch auf den Listen ohne IDN genannt ist (siehe Anlage 1), das betrifft ca. 0,8 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung,
—— Sofern das Buch auf den Listen mit einer IDN genannt ist, das betrifft ca. 2,8 Mio. Bücher: Überprüfen des Buches, ob ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist,
—— Sofern kein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches sowie Markieren des Datensatzes („bearbeitet, kein Inhaltsverzeichnis“) in der Signaturliste,
—— Sofern ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,8 Mio. Bücher: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses, Markieren des Datensatzes („bearbeitet“) in der Signaturliste sowie Zurückstellen des Buches,
—— Sofern ein Buch im Regal steht, dessen Signatur in der Liste nicht verzeichnet ist, das betrifft ca. 15 000: Einlegen einer Papierfahne, danach Zurückstellen des Buches,
—— Sofern ein auf der Liste verzeichnetes Buch nicht im Regal steht: Markieren des Datensatzes („nicht am Fach“) in der Signaturliste,
—— Ggf. Rücktransport der Bücher zum Regal,
—— Rückstellen der Bücher in richtiger Reihenfolge, gerade und bündig,
—— Für Bücher mit Inhaltsverzeichnis gelten alle folgenden Schritte:
— Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses,
— Entfernen urheberrechtlich geschützter Bestandteile aus dem Digitalisat,
— Automatische Sprach- und Texterkennung (OCR),
— Pro Inhaltsverzeichnis sind 4 Ausgabeformate zu erzeugen,
— Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten durch die Auftragnehmerin,
—— Wöchentliche Lieferung einer Liste der in dieser Woche bearbeiteten Signaturen,
—— Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in einem Monitoringsystem für die Qualitätssicherung durch die Auftraggeberin,
—— Zeitnahe Nachbearbeitung reklamierter Digitalisate und Nachscannen reklamierter übersehener Inhaltsverzeichnisse,
—— Tagesaktuelle Speicherung der freigegebenen Digitalisate als Transferpakete auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem,
Alle zur Digitalisierung benötigten Geräte inkl. der Bücherwagen stellt die Auftragnehmerin.
Die Auftragnehmerin richtet die für das Projekt benötigten Scanarbeitsplätze in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main ein. Ebenso stellt sie für die gesamte Vertragsdauer Personal bereit, das in Umfang und Qualifikation den besonderen Anforderungen des Projektes entspricht. Darunter befinden sich eine Projektleitung und mindestens eine Vertretung für Fragestellungen vor Ort während der gesamten Projektlaufzeit. Aufgrund der Sicherheitsbestimmungen im Magazinbereich legt die Auftraggeberin Wert darauf, dass mit einem festen Personalstamm gearbeitet wird.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 700 000 EUR 💰
Beschreibung der Optionen:
Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV
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Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=379806&criteriaId=11552
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=379806&criteriaId=11551
Technische und berufliche Fähigkeiten: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=379806&criteriaId=11550

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Vergleichbar ist ein Referenzprojekt wenn mindestens 500 000 Seiten pro Jahr in einem Projekt mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr in den Räumlichkeiten des Auftraggebers erfolgte. Sollten mehrere Bewerber an 6. Stelle liegen, wird der Bewerber zur Teilnahme am Verfahren aufgefordert, dessen größtes Referenzprojekt die größere Menge an digitalisierten Medien beinhaltet.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-04-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-06-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=379806 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek- Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Internetadresse: http://dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 046-115768 (2021-03-03)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-07-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen. Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. 2,8 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen. Die dabei gefundenen rund 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit ca. 4 Mio. Seiten sind zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 % sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung. Das Projekt soll im August 2021 beginnen und 30 Monate dauern. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt: In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der Auftraggeberin den Digitalisierungsworkflow, d. h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Regal über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal auf der Basis der zur Verfügung gestellten Signaturlisten. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. In dieser Phase sollen 20 000 Seiten digitalisiert werden. (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Seiten: 20 000). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten. (inkl. der digitalisierten Seiten). Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast mit täglich rund 6 700 digitalisierten Seiten skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind maximal 2 Monate angesetzt. (Laufzeit Phase II: 27 Monate, davon 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge). In Phase II erfolgt die Abrechnung nach der Anzahl der digitalisierten Seiten. Die Auftragnehmerin erhält zunächst nur den Auftrag für die Leistungen nach Phase I. Im Falle der positiven Evaluierung durch die Auftraggeberin werden auch die Leistungen nach Phase II beauftragt. Dieser Auftrag erfolgt durch Mitteilung der Auftraggeberin in Textform. Vor der Beauftragung von Phase II besteht kein Anspruch der Auftragnehmerin auf Durchführung und Vergütung der Leistungen nach Phase II. Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.
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Gesamtwert des Auftrags: 2 700 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 136-361951
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 046-115768
ABl. S-Ausgabe: 136

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. 2,8 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen. Die dabei gefundenen rund 1,8 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit ca. 4 Mio. Seiten sind zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 % sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung.
Mehr anzeigen
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin in Abstimmung mit der Auftraggeberin den Digitalisierungsworkflow, d. h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Regal über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal auf der Basis der zur Verfügung gestellten Signaturlisten. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. In dieser Phase sollen 20 000 Seiten digitalisiert werden. (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Seiten: 20 000). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten. (inkl. der digitalisierten Seiten).
Mehr anzeigen
— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (= Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann (2 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen auf durchscheinendem Dünndruckpapier (vor allem Dissertationen der älteren Jahrgänge), bei denen vor dem Scannen des Inhaltsverzeichnisses ein weißer Hintergrund hinter die Seite zu legen ist (ungefähr < 1 %).
Die Auftragnehmerin erhält für die jeweils zu bearbeitenden Bestandsgruppen elektronische Signaturlisten. Auf diesen Listen befinden sich alle relevanten Angaben zur Bearbeitung des Bestandes, neben der Signatur z. B. auch die IDN (= Katalog-Identifier der DNB, bestehend aus 9 oder 10 Zahlen und Buchstabe) und der Kurztitel des Buches (siehe Anlage 1). Zeilen, die keine IDN enthalten, sind nur zur Information aufgeführt; diese Werke sind nicht zu bearbeiten. Die Listen bilden die Grundlage der auszuführenden Arbeiten:
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— Ggf. Transport der Bände regalweise zum Scanarbeitsplatz,
— Überprüfen der gelieferten Signaturlisten auf Vorhandensein und Reihenfolge der Bücher im Regal,
— Sofern das Buch auf den Listen ohne IDN genannt ist (siehe Anlage 1), das betrifft ca. 0,8 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung,
— Sofern das Buch auf den Listen mit einer IDN genannt ist, das betrifft ca. 2,8 Mio. Bücher: Überprüfen des Buches, ob ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist
— Sofern kein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches sowie Markieren des Datensatzes („bearbeitet, kein Inhaltsverzeichnis“) in der Signaturliste,
— Sofern ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,8 Mio. Bücher: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses, Markieren des Datensatzes („bearbeitet“) in der Signaturliste sowie Zurückstellen des Buches,
— Sofern ein Buch im Regal steht, dessen Signatur in der Liste nicht verzeichnet ist, das betrifft ca. 15 000: Einlegen einer Papierfahne, danach Zurückstellen des Buches,
— Sofern ein auf der Liste verzeichnetes Buch nicht im Regal steht: Markieren des Datensatzes („nicht am Fach“) in der Signaturliste,
— Ggf. Rücktransport der Bücher zum Regal
— Rückstellen der Bücher in richtiger Reihenfolge, gerade und bündig,
— Für Bücher mit Inhaltsverzeichnis gelten alle folgenden Schritte:
—— Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses,
—— Entfernen urheberrechtlich geschützter Bestandteile aus dem Digitalisat,
—— Automatische Sprach- und Texterkennung (OCR),
—— Pro Inhaltsverzeichnis sind vier Ausgabeformate zu erzeugen,
—— Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten durch die Auftragnehmerin,
— Wöchentliche Lieferung einer Liste der in dieser Woche bearbeiteten Signaturen,
— Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in einem Monitoringsystem für die Qualitätssicherung durch die Auftraggeberin,
— Zeitnahe Nachbearbeitung reklamierter Digitalisate und Nachscannen reklamierter übersehener Inhaltsverzeichnisse,
— Tagesaktuelle Speicherung der freigegebenen Digitalisate als Transferpakete auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem.
Beschreibung der Optionen:
Die Auftraggeberin behält sich als Option eine Erweiterung des Auftrags um weitere Bestände (ca. 300 000 Medien) innerhalb des Vertragszeitraums unter Berücksichtigung der Kapazitäten der Auftragnehmerin vor. Die Wahrnehmung der Option erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.
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Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität (Leistung: Preis)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-06-21 📅
Name: Ossenberg Digitalisierung und Software GmbH
Postanschrift: Dornierstr. 11
Postort: Remagen
Postleitzahl: 53424
Land: Deutschland 🇩🇪
Ahrweiler 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2021/S 136-361951 (2021-07-12)
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