Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen und Katalogarbeiten im Rahmen der retrospektiven Kataloganreicherung (Retro-Kataloganreicherung)

Deutsche Nationalbibliothek

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihre Aktivitäten zur retrospektiven Kataloganreicherung für Monografien der Zugangsjahre 1923 ff. fortzusetzen. Das Vorhaben zielt sowohl auf die Vervollständigung der Nachweissituation der Bücher im elektronischen Katalog der Bibliothek als auch auf die Anreicherung der Katalogdaten mit digitalisierten Inhaltsverzeichnissen.
Im Rahmen des Auftrags sind
— pro Jahr rund 100 000 Bände unterschiedlicher Formatgrößen der Zugangsjahre 1923 ff. von verschiedenen Aufstellungsorten in den Magazinräumen auf Bücherwagen zum Arbeitsraum hin und zurück zu transportieren und im Hinblick auf ihre Verzeichnung im Katalog zu überprüfen,
— die Bereinigung fehlerhafter oder die Neuanlage nicht vorhandener Katalogaufnahmen im Katalogsystem der Auftraggeberin (CBS) vorzunehmen. Dazu gehört das Erfassen einfacher monografischer Titelaufnahmen (ca. 3 % der Bände). Außerdem sind Signaturen und Akzessionsnummern im Datensatz zu ergänzen bzw. zu korrigieren (ca. 4 % der Bände),
— die Bände mit Barcodes auszustatten (ca. 95 %),
— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 50 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie
— die gefundenen Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 80 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-05-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-04-22.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Novodoc Imaging GmbH

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Bürohilfsarbeiten › Reprografische Dienstleistungen
• Datenverarbeitung › Dateneingabe

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Leipzig › Leipzig

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-04-22	Auftragsbekanntmachung
2021-08-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-04-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Referenznummer: 21/30 DNB
Kurze Beschreibung:

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihre Aktivitäten zur retrospektiven Kataloganreicherung für Monografien der Zugangsjahre 1923 ff. fortzusetzen. Das Vorhaben zielt sowohl auf die Vervollständigung der Nachweissituation der Bücher im elektronischen Katalog der Bibliothek als auch auf die Anreicherung der Katalogdaten mit digitalisierten Inhaltsverzeichnissen. Im Rahmen des Auftrags sind — pro Jahr rund 100 000 Bände unterschiedlicher Formatgrößen der Zugangsjahre 1923 ff. von verschiedenen Aufstellungsorten in den Magazinräumen auf Bücherwagen zum Arbeitsraum hin und zurück zu transportieren und im Hinblick auf ihre Verzeichnung im Katalog zu überprüfen, — die Bereinigung fehlerhafter oder die Neuanlage nicht vorhandener Katalogaufnahmen im Katalogsystem der Auftraggeberin (CBS) vorzunehmen. Dazu gehört das Erfassen einfacher monografischer Titelaufnahmen (ca. 3 % der Bände). Außerdem sind Signaturen und Akzessionsnummern im Datensatz zu ergänzen bzw. zu korrigieren (ca. 4 % der Bände), — die Bände mit Barcodes auszustatten (ca. 95 %), — die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 50 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie — die gefundenen Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 80 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dateneingabe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Telefon: +49 69-15252302 📞
Fax: +49 69-15252002 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=388705 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=388705 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-22 📅
Einreichungsfrist: 2021-05-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 081-209023
ABl. S-Ausgabe: 81

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des Auftrags sind

— pro Jahr rund 100 000 Bände unterschiedlicher Formatgrößen der Zugangsjahre 1923 ff. von verschiedenen Aufstellungsorten in den Magazinräumen auf Bücherwagen zum Arbeitsraum hin und zurück zu transportieren und im Hinblick auf ihre Verzeichnung im Katalog zu überprüfen,

— die Bereinigung fehlerhafter oder die Neuanlage nicht vorhandener Katalogaufnahmen im Katalogsystem der Auftraggeberin (CBS) vorzunehmen. Dazu gehört das Erfassen einfacher monografischer Titelaufnahmen (ca. 3 % der Bände). Außerdem sind Signaturen und Akzessionsnummern im Datensatz zu ergänzen bzw. zu korrigieren (ca. 4 % der Bände),

— die Bände mit Barcodes auszustatten (ca. 95 %),

— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 50 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie

— die gefundenen Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 80 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln.

Geschätzter Gesamtwert: 670 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Mehr- bzw. Mindermengen von 10 % sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse werden von der Auftragnehmerin über ein Speichersystem an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Metadatendienste der Deutschen Nationalbibliothek zur Verfügung.

Die Dienstleistung soll am 4. Oktober 2021 beginnen und 24 Monate dauern. Zu Auftragsbeginn erhält der Dienstleister eine zweitägige Einweisung und Schulung durch die Auftraggeberin.

Am Ende der vierten Arbeitswoche müssen der Aufbau der Arbeitsplätze abgeschlossen und der gesamte Digitalisierungsworkflow inklusive Qualitätssicherung in den Routinebetrieb überführt sein. D. h. alle Arbeitsschritte von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse, die Erzeugung von Metadaten, die Qualitätssicherung und Abnahme, bis hin zum Rücktransport und zum Zurückstellen der Medien in das Regal abgeschlossen sein. Für den Import der digitalisierten Inhaltsverzeichnisse in das Speichersystem der Auftraggeberin werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen; Entsprechendes gilt für das Monitoringsystem. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit den Vertrag ohne Frist kündigen. Sechs Wochen nach Auftragsbeginn ist der für die erfolgreiche Durchführung des Projektes erforderliche kontinuierliche und gleichmäßige Durchsatz in der Größenordnung von ca. 2 000 überprüften und bearbeiteten Bänden pro Woche zu erreichen.

Die Auftraggeberin behält sich als Option (Option 1) 2 Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate mit rund 100 000 Bänden mit rund 80 000 zu digitalisierenden Seiten pro Jahr vor.

Zudem behält sich die Auftraggeberin die Option vor, zusätzlich jeweils einen weiteren Auftrag mit bis zu insgesamt ca. 50 000 Bänden pro Vertragsjahr zu beauftragen (Option 2), sofern entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Die Wahrnehmung der Option 2 erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 670 000 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin behält sich als Option (Option 1) 2 Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate mit rund 100 000 Bänden mit rund 80 000 zu digitalisierenden Seiten pro Jahr vor.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=388705&criteriaId=12857
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=388705&criteriaId=12856
Technische und berufliche Fähigkeiten: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=388705&criteriaId=12858

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Vergleichbar ist ein Referenzprojekt wenn mindestens 50 000 Seiten pro Jahr digitalisiert wurden in einem Projekt mit einer Laufzeit von mindestens einem Jahr in den Räumlichkeiten des Auftraggebers.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-06-08 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-08-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=388705 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek-Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Internetadresse: http://dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 081-209023 (2021-04-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-08-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihre Aktivitäten zur retrospektiven Kataloganreicherung für Monografien der Zugangsjahre 1923 ff. fortzusetzen. Das Vorhaben zielt sowohl auf die Vervollständigung der Nachweissituation der Bücher im elektronischen Katalog der Bibliothek als auch auf die Anreicherung der Katalogdaten mit digitalisierten Inhaltsverzeichnissen. Im Rahmen des Auftrags sind - pro Jahr rund 100.000 Bände unterschiedlicher Formatgrößen der Zugangsjahre 1923 ff. von verschiedenen Aufstellungsorten in den Magazinräumen auf Bücherwagen zum Arbeitsraum hin und zurück zu transportieren und im Hinblick auf ihre Verzeichnung im Katalog zu überprüfen, - die Bereinigung fehlerhafter oder die Neuanlage nicht vorhandener Katalogaufnahmen im Katalogsystem der Auftraggeberin (CBS) vorzunehmen. Dazu gehört das Erfassen einfacher monografischer Titelaufnahmen (ca. 3% der Bände). Außerdem sind Signaturen und Akzessionsnummern im Datensatz zu ergänzen bzw. zu korrigieren (ca. 4 % der Bände), - die Bände mit Barcodes auszustatten (ca. 95 %), - die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 50 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie - die gefundenen Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 80.000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln.

Gesamtwert des Auftrags: 670 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-08-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-08-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 166-435603
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 081-209023
ABl. S-Ausgabe: 166

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

- pro Jahr rund 100.000 Bände unterschiedlicher Formatgrößen der Zugangsjahre 1923 ff. von verschiedenen Aufstellungsorten in den Magazinräumen auf Bücherwagen zum Arbeitsraum hin und zurück zu transportieren und im Hinblick auf ihre Verzeichnung im Katalog zu überprüfen,

- die Bereinigung fehlerhafter oder die Neuanlage nicht vorhandener Katalogaufnahmen im Katalogsystem der Auftraggeberin (CBS) vorzunehmen. Dazu gehört das Erfassen einfacher monografischer Titelaufnahmen (ca. 3% der Bände). Außerdem sind Signaturen und Akzessionsnummern im Datensatz zu ergänzen bzw. zu korrigieren (ca. 4 % der Bände),

- die Bände mit Barcodes auszustatten (ca. 95 %),

- die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 50 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie

- die gefundenen Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 80.000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln.

Die ersten drei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit den Vertrag ohne Frist kündigen. Sechs Wochen nach Auftragsbeginn ist der für die erfolgreiche Durchführung des Projektes erforderliche kontinuierliche und gleichmäßige Durchsatz in der Größenordnung von ca. 2.000 überprüften und bearbeiteten Bänden pro Woche zu erreichen.

Die Auftraggeberin behält sich als Option (Option 1) zwei Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate mit rund 100.000 Bänden mit rund 80.000 zu digitalisierenden Seiten pro Jahr vor.

Zudem behält sich die Auftraggeberin die Option vor, zusätzlich jeweils einen weiteren Auftrag mit bis zu insgesamt ca. 50.000 Bänden pro Vertragsjahr zu beauftragen (Option 2), sofern entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Die Wahrnehmung der Option 2 erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV.

Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin behält sich als Option (Option 1) zwei Verlängerungen um jeweils bis zu 12 Monate mit rund 100.000 Bänden mit rund 80.000 zu digitalisierenden Seiten pro Jahr vor.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-08-24 📅
Name: Novodoc Imaging GmbH
Postanschrift: Gewerbestr. Süd 12
Postort: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land: Deutschland 🇩🇪
Heinsberg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek- Justiziariat
Quelle: OJS 2021/S 166-435603 (2021-08-24)

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