Beschreibung der Beschaffung
a) Beratung
Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der DMS-Lösung, erwartet die ivl vom Bieter eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können.
Vom Bieter wird auch erwartet, dass er bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice).
b) Umsetzungskonzept
Erstellung von Umsetzungskonzepten für die Aufgabenstellungen der beschriebenen Projektphasen (s. Leistungsbeschreibung) mit den Dienstleistungen für:
- Analyse, Erhebung der notwendigen Informationen
- Schriftliche Zusammenfassung in Form eines Umsetzungskonzepts
- Vorstellung und Verabschiedung des Umsetzungskonzeptes
c) DMS-Basisinstallation
Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind. Das DMS-Basissystem umfasst das Produktivsystem und das Testsystem sowie zumindest jeweils einen Referenz-Client für jede unterschiedliche Client-Stationsart (Scan-Client, Fat-Client, Browser-Client, Citrix-Client, Mobile-Client).
Technische Komponenten, die von der ivl bereitgestellt werden müssen, sind vom Bieter nach Art und Ausstattung zu beschreiben. Der Bieter sichert zu, dass die von ihm empfohlenen Komponenten für die beschriebene Aufgabenstellung wirtschaftlich, zweckdienlich und ausreichend dimensioniert sind. Darüber hinaus ist der Bieter aufgefordert, auf erkennbare notwendige Änderungen und Erweiterungen der Kundenumgebung hinzuweisen, soweit diese für den Projekterfolg von Bedeutung sind.
Die Initialeinrichtung ist auf allen Geräten der Produktions- und der Testumgebung vom Bieter vorzunehmen und umfasst
- die Installation der für den Betrieb erforderlichen, gelieferten Server-Softwaremodule,
- deren Einbindung in die Netzwerkumgebung der ivl GmbH, so dass auf das DMS im Netzwerk zugegriffen werden kann,
- die Anbindung an das ADS der ivl, so dass Benutzer und deren Gruppenzuordnungen im DMS fortlaufend und automatisch mit den Benutzern und Gruppenzuordnungen des ADS synchron gehalten werden,
- die Grundkonfiguration für die Anbindung sowohl der bereitgestellten Datenbanken als auch der bereitgestellten Speichersysteme,
- die Bereitstellung / Herstellung eines Software-Verteilpakets für die Installation der Windows-Client-Software auf den PCs der Anwender,
- die Einrichtung der Client-Software auf einem Citrix-Server der ivl GmbH mit Übergabe einer Dokumentation / Anleitung, anhand derer die ivl die Einrichtung auf den weiteren Servern eigenständig durchführen kann,
- die Einbindung der gelieferten Komponenten in die IT-Betriebsumgebung (v. a. Überwachung und Datensicherung) der ivl GmbH.
d) Kundenspezifische DMS-Lösung einrichten und in Betrieb nehmen
Der Auftragnehmer richtet die im Umsetzungskonzept beschriebene DMS-Lösung unter Mitwirkung des Auftraggebers ein und stellt sie zur Abnahme bereit. Er unterstützt den Auftraggeber bei der Planung und Durchführung der Abnahmetests und sorgt für unverzügliche Korrekturen von Fehlern und Abweichungen.
Zudem unterstützt er bei der Übernahme der getesteten Lösung in die Produktivumgebung und richtet hierfür entsprechende Transportverfahren ein, die in weiteren Umsetzungsphasen vom Auftraggeber autark genutzt werden können.
e) Dokumentation bereitstellen
Der Auftragnehmer erstellt und liefert umfassende Dokumentationen:
- Technische Dokumentation und Handbücher zu den lizenzierten Produkten.
- Dokumentation der kundenspezifischen Systemkonfiguration und -parameter für alle installierten DMS-Module.
- Dokumentation der Programme, die kundenspezifisch entwickelt wurden (u. a. mögliche selbst erstellte Schnittstellen zu Fachverfahren).
Sämtliche Dokumentationen werden in deutscher Sprache erwartet.
f) Quelltexte bereitstellen
Alle Rechte zur Nutzung kundenindividuell erstellter Programme / Skripte etc. gehen mit der Abnahme an den Kunden über. Der Bieter übergibt mit Lieferung den vollständigen Quelltext sowie alle benötigten Ressourcen in unverschlüsselter Form auf einem elektronischen Datenträger mit Kompilierungsangaben (z. B. Make-File).
g) Schulungen durchführen
Für die Einrichtung und Produktivsetzung der komplexen DMS-Umgebung müssen auf unterschiedlicher Ebene Schulungsmaßnahmen angeboten werden:
- Schulung über das Systemkonzept für die Projektleitung
- Schulung über die Systemadministration für die Systembetreuer (soll als hausinterne Schulung am Testsystem durchgeführt werden)
- Schulung der Endanwender (Scanpersonal, Fachanwender)
Schulungsunterlagen sind elektronisch bereitzustellen. Dem Kunden muss es erlaubt sein, die Schulungsunterlagen an Mitarbeiter zu verteilen, auch wenn diese nicht an den Schulungsmaßnahmen teilnehmen.
h) Support bereitstellen
Es wird erwartet, dass der Bieter im Rahmen der Supportleistungen eine Hotline für die Aufnahme und Behandlung von Störungsmeldungen unterhält, die montags bis freitags von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage, permanent besetzt ist. Beim Auftreten einer produktionsverhindernden Störung muss der Auftragnehmer spätestens 2 Stunden nach Meldung mit der Behebung der Störung beginnen. Eine einfache Bestätigung des Eingangs der Fehlermeldung wird nicht als Beginn der Störungsbehebung akzeptiert.
i) Softwarepflege, neue Softwareversionen im Rahmen der Supportleistungen
Der Bieter muss der ivl Updates (Fehlerbehebungen, Sicherheits-Patches etc.) der lizenzierten Software im Rahmen des Softwarepflegevertrags zur Verfügung stellen.
In derSoftwarepflege muss auch das Nutzungsrecht für neue Versionen der lizenzierten Standard-Softwarekomponenten (inkl. Standardschnittstellen) enthalten sein.
j) Projektleitung
Der Auftragnehmer stellt einen Projektleiter, der als Koordinator für alle Leistungen des Auftragnehmers fungiert.