E-Akte-System

Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH)

Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der Elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung.
Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden.
Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden.
Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von
Geschäftsprozessen.
Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch
Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement, angebunden werden können.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2021-05-28 Auftragsbekanntmachung
2021-12-03 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2021-05-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Referenznummer: 2021-166
Kurze Beschreibung:
Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der Elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung. Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden. Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden. Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von Geschäftsprozessen. Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement, angebunden werden können.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Büroautomatisierungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH)
Postanschrift: Jean-Paul-Str. 12
Postleitzahl: 53173
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.humboldt-foundation.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@avh.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXTYYYDYDH0/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXTYYYDYDH0 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-28 📅
Einreichungsfrist: 2021-06-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 105-276828
ABl. S-Ausgabe: 105
Zusätzliche Informationen
Die Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb stehen über die elektronische Vergabeplattform Deutsches Vergabeportal www.dtvp.de registrierungsfrei zur kostenlosen Voransicht bzw. zum kostenlosen Download zur Verfügung. Die ausschreibende Stelle empfiehlt dennoch allen interessierten Unternehmen, sich zunächst auf der vorgenannten Plattform (kostenlos) zu registrieren und dann die Vergabeunterlagen herunterzuladen (vgl. Bewerbungsbedingungen). Details finden Sie in dem Dokument EU-N_Information zur elektronischen Kommunikation Oracle-Datenbank, welches mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird. 2. Der Teilnahmeantrag und das spätere Angebot mit den kompletten Unterlagen ist vom Bewerber/Bieter ausschließlich elektronisch die genannte Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal“ (www.dtvp.de) unter Verwendung des sog. Bietertools einzureichen. 3. Die Bewerber haben die Vergabeunterlagen unmittelbar nach dem Erhalt auf Vollständigkeit und Verständlichkeit zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er die Vergabestelle unverzüglich in Textform (§ 126b BGB) über den Projektzugang der genannte Vergabeplattform darauf hinzuweisen. Dies gilt auch für Fragen der Bewerber zu den Vergabeunterlagen, dem Verfahren oder dem Vergabegegenstand. 4. Fragen der Bewerber zu den Vergabeunterlagen, dem Verfahren oder dem Vergabegegenstand sind vor Ablauf der Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen zu stellen. Bekanntmachungs-ID: CXTYYYDYDH0
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der Elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung.
Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden.
Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden.
Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von
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Geschäftsprozessen.
Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch
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Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement, angebunden werden können.
Ziel dieser Ausschreibung ist die zentrale Bereitstellung und Weiterentwicklung eines einheitlichen E-Akte-Systems für die digitale Aktenführung innerhalb der AvH und ihrer 260 Mitarbeiter*innen.
Das E-Akte-System hat die Kernfunktionalitäten im Bereich Schriftgutverwaltung zu umfassen, insbesondere
a. die Registrierung und Verwaltung von Dokumenten,
b. die elektronische Aktenbearbeitung,
c. die Verwendung dokumentenbasierter Workflows,
d. die Abbildung aller Instrumente und Regularien der Schriftgutverwaltung (Aktenpläne, Geschäftszeichenbildungsregeln und Aufbewahrungsfristen, usw.), sowie
e. die Integration des E-Akte-Systems in vorhandene Fachverfahren der AvH, insbesondere die eingesetzten E-Mail-Verfahren
Dabei ist die Nutzung des vorhandenen Funktionsumfangs des angebotenen E-Akte-Systems im Rahmen einer Standardlösung vorgesehen und zugleich eine weitgehend nahtlose Integration in die Anwendungslandschaft der AvH unter Verwendung vorgegebener Industriestandard-Schnittstellen erfolgen (siehe Leistungsbeschreibung, Kap. 7.4.4).
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Mit dieser Ausschreibung werden vom*von dem*der künftigen Auftragnehmer*in folgende Leistungsinhalte gefordert:
f. Lieferung (Miete bzw. alternativ Kauf) eines E-Akte-Systems inklusive Lizenzen,
g. Produktbereitstellung einschließlich Produkt-Customizing,
h. Weiterentwicklung, Pflege und Wartung des Produkts.
Die Erbringung von unterstützenden Dienstleistungen oder Werkleistungen über die Vertragslaufzeit unter anderem bei der E-Akte-Systemeinführung (u. a. fachliche und technische Beratung, Schulung, Testunterstützung, Migration von Altdaten) wird von dem*der Auftragnehmer*in erwartet.
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Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Die Laufzeit des Vertrages beginnt mit der Zuschlagserteilung und beträgt mindestens fünf Jahre mit der zweimaligen Option für die AvH einer Vertragsverlängerung um jeweils ein weiteres Jahr (5+1+1).
Es ist eine Gesamtlaufzeit des Vertrages von maximal 7 Jahren vorgesehen.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH)
Jean-Paul-Str. 12
53173 Bonn

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-07-13 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Überwiegend aus Mitteln des Bundes finanzierte Stiftung des Privatrechts
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: http://www.humboldt-foundation.de/ausschreibungen 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXTYYYDYDH0/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Die Vergabeunterlagen zum Teilnahmewettbewerb stehen über die elektronische Vergabeplattform Deutsches Vergabeportal www.dtvp.de registrierungsfrei zur kostenlosen Voransicht bzw. zum kostenlosen Download zur Verfügung. Die ausschreibende Stelle empfiehlt dennoch allen interessierten Unternehmen, sich zunächst auf der vorgenannten Plattform (kostenlos) zu registrieren und dann die Vergabeunterlagen herunterzuladen (vgl. Bewerbungsbedingungen). Details finden Sie in dem Dokument EU-N_Information zur elektronischen Kommunikation Oracle-Datenbank, welches mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt wird.
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2. Der Teilnahmeantrag und das spätere Angebot mit den kompletten Unterlagen ist vom Bewerber/Bieter ausschließlich elektronisch die genannte Vergabeplattform „Deutsches Vergabeportal“ (www.dtvp.de) unter Verwendung des sog. Bietertools einzureichen.
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3. Die Bewerber haben die Vergabeunterlagen unmittelbar nach dem Erhalt auf Vollständigkeit und Verständlichkeit zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er die Vergabestelle unverzüglich in Textform (§ 126b BGB) über den Projektzugang der genannte Vergabeplattform darauf hinzuweisen. Dies gilt auch für Fragen der Bewerber zu den Vergabeunterlagen, dem Verfahren oder dem Vergabegegenstand.
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4. Fragen der Bewerber zu den Vergabeunterlagen, dem Verfahren oder dem Vergabegegenstand sind vor Ablauf der Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen zu stellen.
Bekanntmachungs-ID: CXTYYYDYDH0

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Bei Erkennen eines Vergaberechtsverstoßes muss dieser innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 105-276828 (2021-05-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-12-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen Vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung. Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden. Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden. Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von Geschäftsprozessen. Vor diesem Hintergrund plant die AvH die Beschaffung und Einführung eines E¿Akte-Systems, auch wenn sie selbst nicht unmittelbarer Teil der Bundesverwaltung ist. Das zu beschaffende E-Akte-System muss sämtliche für die Schriftgutverwaltung erforderliche Funktionalitäten bereitstellen. Darüber hinaus sollte das E-Akte-System erweiterbar sein, so dass perspektivisch auch Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement, angebunden werden können.
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Gesamtwert des Auftrags: 1307338.40 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 238-628076
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 105-276828
ABl. S-Ausgabe: 238
Zusätzliche Informationen
Das Kriterium Preis wurde hilfsweise mit einer Gewichtung von 30 angegeben. Die Auswertung erfolgte jedoch nach der Erweiterten Richtwertmethode. Bekanntmachungs-ID: CXTYYYDYD9V

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Im Jahr 2013 wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der
elektronischen Verwaltung verabschiedet. Ein Kernelement der gesetzlichen
Vorgaben ist die Einführung der elektronischen Akte in der Bundesverwaltung.
Durch die in § 6 des EGovG vorgeschriebene Einführung der elektronischen
Aktenführung soll eine zukunftssichere Schriftgutverwaltung gewährleistet werden.
Mit ihrer Hilfe sollen Effizienzsteigerungen ermöglicht und die Zusammenarbeit
über Behördengrenzen hinweg erleichtert werden.
Der Abbau von Medienbrüchen, sowie der ortsunabhängige und zeitgleiche Zugriff
auf Schriftgutobjekte sollen im Zuge der elektronischen Aktenbearbeitung zu
Zeitersparnissen führen und eine durchgängig elektronisch unterstützte
Leistungserbringung ermöglichen. Darüber hinaus bildet die elektronische
Aktenführung eine wesentliche Voraussetzung für die weitere Optimierung von
Zusatzfunktionalitäten, wie z.B. ein Modul für das Vertragsmanagement,
angebunden werden können.
f. Lieferung (Miete bzw. alternativ Kauf) eines E-Akte-Systems inklusive Lizenzen
g. Produktbereitstellung einschließlich Produkt-Customizing
h. Weiterentwicklung, Pflege und Wartung des Produkts
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH) Jean-Paul-Str. 12 53173 Bonn

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): KHG1 Rechtliche, technische und organisatorische Rahmenbedingungen der AvH
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Qualitätskriterium (Bezeichnung): KHG2 Funktionale Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 600
Qualitätskriterium (Bezeichnung): KHG3 Clients
Qualitätskriterium (Gewichtung): 90
Qualitätskriterium (Bezeichnung): KHG4 Integrationskomponenten
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): KHG5 Nicht-funktionale Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 530
Qualitätskriterium (Bezeichnung): KHG6 Barrierefreiheit
Qualitätskriterium (Gewichtung): 260
Preis (Gewichtung): 30.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-12-03 📅
Name: EITCO GmbH
Postanschrift: Potsdamer Platz 10
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30408191300 📞
E-Mail: kontakt@eitco.de 📧
Land: Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1307338.40 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: http://www.humboldt-foundation.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Das Kriterium Preis wurde hilfsweise mit einer Gewichtung von 30 angegeben. Die Auswertung erfolgte jedoch nach der Erweiterten Richtwertmethode.
Bekanntmachungs-ID: CXTYYYDYD9V
Quelle: OJS 2021/S 238-628076 (2021-12-03)
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