Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Wissenschaftsstadt Darmstadt

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse.
Im ersten Schritt – und damit als Grundlage für die Systemauswahl – soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Akten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescanntes Papier, Dateien und E-Mail.
Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Aktenplans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-04-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-03-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Codia Software GmbH

Wer?

• Wissenschaftsstadt Darmstadt

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-03-19	Auftragsbekanntmachung
2021-09-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2021-10-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-03-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Referenznummer: DA-IT-2021-0002
Kurze Beschreibung:

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Im ersten Schritt – und damit als Grundlage für die Systemauswahl – soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Akten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescanntes Papier, Dateien und E-Mail. Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Aktenplans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Wissenschaftsstadt Darmstadt
Postanschrift: Luisenplatz 5a
Postleitzahl: 64283
Postort: Darmstadt
Kontakt
Internetadresse: https://www.darmstadt.de/ 🌏
E-Mail: it.ausschreibung@darmstadt.de 📧
URL der Dokumente: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1784a2faf0a-69ac83093379640f 🌏
URL der Teilnahme: http://www.had.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-19 📅
Einreichungsfrist: 2021-04-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-24 📅
Datum des Beginns: 2021-10-01 📅
Datum des Endes: 2025-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 058-146927
ABl. S-Ausgabe: 58

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Dokumenten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Im ersten Schritt – und damit als Grundlage für die Systemauswahl – soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Akten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescanntes Papier, Dateien und E-Mail.

Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Aktenplans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.

Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:

— Ablösung der klassischen Papierakten durch elektronische Akten,

— Schaffung von medienbruchfreier Vorgangsbearbeitung,

— dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen,

— Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung der Fachverfahren,

— breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Stadtverwaltung unter Berücksichtigung aller datenschutzrelevanten Vorschriften inkl. eines einfach zu pflegenden Berechtigungsmanagements,

— Entlastung klassischer Dateiablagen,

— Einführung einer geordneten Mail-Ablagemöglichkeit,

— Unterstützung der fall- und sachaktenorientierten Bearbeitung,

— Nutzung möglichst einheitlicher Ablageverfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen,

— Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoftware für Aufgaben der Archivierung (Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumentenmanagements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Post-korb- / Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows),

— schrittweise Einführung – zunächst in den in Kap. II.4 genannten Ämtern, in späteren Projektschritten auch in weiteren Ämtern und die,

— verwaltungsweite Nutzung der ausgewählten DMS-Lösung.

Die DMS-Lösung soll zunächst in ausgewählten Pilotbereichen eingerichtet werden. Im Rahmen der Einrichtung soll jedoch die notwendige Infrastruktur, bestehend aus Hardware, Software, Customizing und Verfahren, derart implementiert werden, dass die Ausweitung der Lösung auf weitere Verwaltungsbereiche sowohl möglichst schnell und mit möglichst geringem Aufwand erfolgen kann.

Um die Ablagemöglichkeiten und -verfahren auch in anderen Ämtern nutzen zu können, soll es insbesondere keiner weiteren Programmierung bedürfen. Vielmehr sollen entsprechend geschulte System- und Fachadministrator*innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in der Lage sein, auf Basis der verfügbaren, eingerichteten Systemumgebung, die notwendigen Anpassungen für die Nutzung der Lösung durch weitere Ämter und Sachgebiete in Eigenregie durchzuführen.

In der ersten Beschaffungsstufe sollen ca. 300 User*innen mit Zugriff auf das DMS ausgestattet werden, innerhalb der nächsten ca. 10 Jahre soll die gesamte Stadtverwaltung mit ca. 1.600 Arbeitsplätzen das DMS nutzen.

Besteht im Rahmen des Rollouts allerdings die Notwendigkeit, neue Systemfunktionen, Schnittstellen oder Verfahren zu etablieren, die im Rahmen der Ersteinführung nicht beschafft wurden, so wird bezüglich deren Beschaffung und Einrichtung mit erneuter Unterstützung durch den Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin gerechnet.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Wissensschaftsstadt Darmstadt

Luisenplatz 5a

64283 Darmstadt

Deutschland

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 6
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-04-28 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-09-01 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: IT-Abteilung
Dokumente URL: https://www.had.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1784a2faf0a-69ac83093379640f 🌏
URL der Teilnahme: www.had.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Hilpertstraße 31; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2021/S 058-146927 (2021-03-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-09-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Doku-menten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Di-gitalisierung der Geschäftsprozesse. Im ersten Schritt - und damit als Grundlage für die Systemauswahl - soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Ak-ten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescann-tes Papier, Dateien und E-Mail. Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Akten-plans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-09-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 191-497255
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 058-146927
ABl. S-Ausgabe: 191

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Doku-menten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Di-gitalisierung der Geschäftsprozesse.

Im ersten Schritt - und damit als Grundlage für die Systemauswahl - soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Ak-ten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescann-tes Papier, Dateien und E-Mail.

Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Akten-plans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.

Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden: • Ablösung der klassischen Papierakten durch elektronische Akten • Schaffung von medienbruchfreier Vorgangsbearbeitung • dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Doku-mente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen • Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung der Fach-verfahren • breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Stadtverwaltung unter Berücksichtigung aller datenschutzrelevanten Vorschriften inkl. eines einfach zu pflegenden Berechtigungsmanagements • Entlastung klassischer Dateiablagen • Einführung einer geordneten Mail-Ablagemöglichkeit • Unterstützung der fall- und sachaktenorientierten Bearbeitung • Nutzung möglichst einheitlicher Ablageverfahren und Ablagen mit möglichst ein-fach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen • Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoft-ware für Aufgaben der Archivierung (Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumentenmanagements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Post-korb- / Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows) • schrittweise Einführung - zunächst in den in Kap. II.4 genannten Ämtern, in spä-teren Projektschritten auch in weiteren Ämtern und die • verwaltungsweite Nutzung der ausgewählten DMS-Lösung. Die DMS-Lösung soll zunächst in ausgewählten Pilotbereichen eingerichtet werden. Im Rahmen der Einrichtung soll jedoch die notwendige Infrastruktur, bestehend aus Hard-ware, Software, Customizing und Verfahren, derart implementiert werden, dass die Aus-weitung der Lösung auf weitere Verwaltungsbereiche sowohl möglichst schnell und mit möglichst geringem Aufwand erfolgen kann. Um die Ablagemöglichkeiten und -verfahren auch in anderen Ämtern nutzen zu können, soll es insbesondere keiner weiteren Programmierung bedürfen. Vielmehr sollen ent-sprechend geschulte System- und Fachadministrator*innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in der Lage sein, auf Basis der verfügbaren, eingerichteten Systemumge-bung, die notwendigen Anpassungen für die Nutzung der Lösung durch weitere Ämter und Sachgebiete in Eigenregie durchzuführen. In der ersten Beschaffungsstufe sollen ca. 300 User*innen mit Zugriff auf das DMS ausgestattet werden, innerhalb der nächsten ca. 10 Jahre soll die gesamte Stadtverwal-tung mit ca. 1.600 Arbeitsplätzen das DMS nutzen. Besteht im Rahmen des Rollouts allerdings die Notwendigkeit, neue Systemfunktionen, Schnittstellen oder Verfahren zu etablieren, die im Rahmen der Ersteinführung nicht be-schafft wurden, so wird bezüglich deren Beschaffung und Einrichtung mit erneuter Un-terstützung durch den Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin gerechnet.

Kurze Beschreibung

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-09-27 📅
Name: codia Software GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193980 📞
E-Mail: vergabe@codia.de 📧
Land: Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Amt für Digitalisierung und IT
Quelle: OJS 2021/S 191-497255 (2021-09-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-10-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-10-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 211-554790
ABl. S-Ausgabe: 211
Quelle: OJS 2021/S 211-554790 (2021-10-25)

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