Einführung eines Personalmanagementsystems für die gematik

gematik GmbH

In dem Vergabeverfahren soll eine möglichst integrierte Personalmanagementsystemlösung für die gematik beschafft werden, die in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der gematik geeignet sind. Um die Umsetzung der Kernprozesse der gematik zu gewährleisten, sind Unterstützungsprozesse notwendig. Betrachtet werden die Prozesse des Bereiches People & Workplace (P&W). Die ausgeführten Unterstützungsprozesse haben Schnittstellen in die gesamte gematik. Die Prozesse von P&W sollen zukünftig in einem Personalmanagementsystem zusammengeführt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-07-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-06-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• rexx systems GmbH

Wer?

• gematik GmbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-06-14	Auftragsbekanntmachung
2021-07-14	Ergänzende Angaben
2021-10-15	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Software
Referenznummer: 2021-0062
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bereitstellung von Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: gematik GmbH
Postanschrift: Friedrichstr. 136
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.gematik.de/ 🌏
E-Mail: vergabestelle@gematik.de 📧
Telefon: +49 30-40041200 📞
Fax: +49 30-40041111 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y53YYBB/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y53YYBB 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-14 📅
Einreichungsfrist: 2021-07-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 117-306974
ABl. S-Ausgabe: 117
Zusätzliche Informationen

1. Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch. 2. Mit dem Angebot sind sämtliche der unter III.1.1) bis III.1.3) aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Teilnahmeantrages sind die von der Vergabestelle auf der in I.3) angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung/Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen. 3. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die unter I.3) genannte Vergabeplattform einzureichen. 4. Die weitere Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Vergabeverfahrens ist der Unterlage „Bewerbungsbedingungen“ zu entnehmen. 5. Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt. 6. Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch. Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53YYBB

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung eines Personalmanagementsystems bei der gematik, das in möglichst großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen der gematik geeignet sind. Gefordert ist eine Software as a Service. Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d.h. Umsetzung von Better Practices statt Individualentwicklung). Die zu vergebenden Leistungen beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs über mindestens vier Jahre. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Bereitstellung einer System- und Anwenderdokumentation, entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.

Durch das System müssen die folgenden Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und weitest möglich digitalisiert werden:

— Personalmanagement mit den Themenkomplexen Administration & Betreuung, Karriere & Entwicklung, Personalcontrolling (Planung & Steuerung) und Recruiting.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Befristete Verlängerung und Beendigungsunterstützung:

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auf Verlangen des Auftraggebers, die gemäß diesem Vertrag geschuldeten Leistungen vollständig oder teilweise für einen Zeitraum von bis zu 3 Monaten über das Ende des Vertrages hinaus weiter gegen die vor Vertragsende gültige Vergütung zuzüglich eines Aufschlags von max. 10 Prozent zu erbringen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber im Falle der Beendigung des Vertrages, gleich aus welchem Grund, in der Übergabe und Übertragung auf einen künftigen Vertragspartner des Auftraggebers oder auf den Auftraggeber selbst gegen Vergütung nach Aufwand aktiv zu unterstützen.

Beschreibung der Optionen:

Zwei Eventualpositionen innerhalb der Leistungsbeschreibung:

ID 1-43: Schnittstelle zu Acticon Noch in der Evaluation, ob das System langfristig weitergenutzt wird. Bei Entscheidung für Acticon, wird die Schnittstelle benötigt, weshalb die Kosten im Preisblatt bereits aufgeführt werden sollen. Die Entscheidung, ob die Schnittstelle benötigt wird, fällt voraussichtlich noch bis Ende 2021.

ID 1-49: Schnittstelle zu ERP Geplante Beauftragung nach erfolgreichem Rollout beider Systeme. Erst dann kann auch definiert werden, welche Daten übertragen werden müssen. Voraussichtlich wird das ab Q3 2022 der Fall sein.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Gematik GmbH

Friedrichstraße 136

10117 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Bietergemeinschaften sind zugelassen, soweit ihre Bildung nach den Maßgaben der Rechtsprechung im Einzelfall rechtmäßig ist. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine Bietergemeinschaftserklärung (s. Vordruck) einzureichen, aus welcher die einzelnen Mitglieder und das vertretungsberechtigte Mitglied hervorgeht und mit welchem erklärt wird, dass die Bildung der Bietergemeinschaft rechtlich zulässig ist und dass die Mitglieder im Falle des Zuschlags eine Arbeitsgemeinschaft bilden sowie sich zur gesamtschuldnerischen Haftung für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten verpflichten.

Im Falle einer Bietergemeinschaft sind sämtliche unter Abschnitt III.1.1) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die unter den Abschnitten III.1.2) und III.1.3) der EU-Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen, Erklärungen bzw. Nachweise können für die Bietergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden.

Beabsichtigt der Bieter/die Bietergemeinschaft, Nachunternehmer (keine Lieferanten, Zulieferer usw.) einzusetzen, so hat er die betreffenden Teile des Auftrages in seinem Angebot anzugeben.

Eignungsunterlagen im Einzelnen:

1) Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates oder durch Nachweis auf andere Weise. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate alt sein.

Oder – sofern zutreffend – Eigenerklärung des Bieters/Mitglied der Bietergemeinschaft, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft bestehen bzw. erforderlich sind. (s. Vordrucke zur Eignung),

2) Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB und § 19 MiLoG (s. Vordrucke zur Eignung).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Ein Bieter kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV der Kapazitäten anderer Unternehmen bedienen („Eignungsleihe“). Der Bieter hat den/die Eignungsleihe-Unternehmen zu benennen (s. Vordruck) und die unter III.1.1) Nr. (2) aufgeführten Unterlagen auch für den Dritten beizufügen. Des Weiteren hat er die in III.1.2) und III.1.3) genannten Unterlagen jeweils in dem Umfang für den Dritten beizufügen, wie sich auf die Eignung des Dritten bezogen werden soll. Sofern sich die Eignung auch auf Eignungskriterien nach III.1.3) beziehen soll, wird ergänzend auf § 47 Abs. 1 S. 3 VgV hingewiesen. Erfüllt das benannte Eignungsleihe-Unternehmens das entsprechende Eignungskriterium nicht oder liegt bei diesem ein Ausschlussgrund gem. §§123, 124 GWB vor, muss ihn der Bieter innerhalb einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Frist ersetzen.

Eignungsunterlagen im Einzelnen:

1. Eigenerklärung (Vordruck) zum durchschnittlichen Mindestjahresumsatz (mind. 250 000 EUR) bezüglich der ausgeschriebenen Leistung (Personalmanagementsystem als SaaS-Lösung), bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,

2. Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 500 000 EUR für Personen-/Sachschäden und 100 000 EUR für Vermögensschäden, inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen, je Versicherungsjahr.

Alternativ: Eigenerklärung (Vordruck) zur Bereitschaft im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

Mindeststandards:

1. Durchschnittlicher Mindestjahresumsatz bezüglich der ausgeschrieben Leistung (Personalmanagementsystem als SaaS-Lösung): mind. 250 000 EUR.

2. Mindesthöhe der Haftpflichtdeckungssumme: fünfhundert Tausend EUR für Personen-/Sachschäden und 100 000 EUR für Vermögensschäden je Versicherungsjahr.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Nachweis über die Zertifizierung des Bieters bzw. des Geltungsbereichs des Bieters oder des Bietergemeinschaftsmitgliedes oder des der Datenverarbeitung beauftragten Dienstleisters nach ISO 27001, ISO 27018 oder SSAE 18 SOC 2 oder einem vergleichbaren Standard.

2. Darstellung (gemäß Vordruck) von min. 3 erfolgreichen Referenzen des Unternehmens.

Mindeststandards:

Darstellung (gemäß Vordruck) von min. 3 erfolgreichen Referenzen des Unternehmens über die in den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ablauf der Angebotsfrist) erbrachten Leistungen über Dienstleistungen, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand (Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems als SaaS-Lösung) vergleichbar sind, wobei die folgenden Mindestanforderungen (a) und (b) jeweils pro Referenz kumulativ erfüllt sein müssen (Mindestanforderung zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit):

(a) Projekt im Bereich der Einführung und des Betriebs eines Personalmanagementsystems als SaaS-Lösung,

Und

(b) Projekt mit Auftragsvolumen von mindestens 150 000 EUR.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 17:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-09-13 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-07-15 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 17:10

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: gematik GmbH
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y53YYBB/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch.

2. Mit dem Angebot sind sämtliche der unter III.1.1) bis III.1.3) aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Teilnahmeantrages sind die von der Vergabestelle auf der in I.3) angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung/Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen.

3. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die unter I.3) genannte Vergabeplattform einzureichen.

4. Die weitere Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Vergabeverfahrens ist der Unterlage „Bewerbungsbedingungen“ zu entnehmen.

5. Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt.

6. Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53YYBB

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 117-306974 (2021-06-14)

Ergänzende Angaben (2021-07-14)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-14 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 137-365488
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 117-306974
ABl. S-Ausgabe: 137
Quelle: OJS 2021/S 137-365488 (2021-07-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-10-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung eine möglichst integrierte Personalmanagementsystemlösung für die gematik. Um die Umsetzung der Kernprozesse der gematik zu gewährleisten, sind Unterstützungsprozesse notwendig. Betrachtet werden die Prozesse des Bereiches People & Workplace (P&W). Die ausgeführten Unterstützungsprozesse haben Schnittstellen in die gesamte gematik. Die Prozesse von P&W sollen zukünftig in einem Personalmanagementsystem zusammengeführt werden.

Gesamtwert des Auftrags: 198 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-10-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 204-533859
ABl. S-Ausgabe: 204
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53YYEJ

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Durch das System müssen die folgenden Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und weitest möglich digitalisiert werden:- Personalmanagement mit den Themenkomplexen Administration & Betreuung, Karriere & Entwicklung, Personalcontrolling (Planung & Steuerung) und Recruiting.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: gematik GmbH Friedrichstraße 136 10117 Berlin

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-09-15 📅
Name: rexx systems GmbH
Postanschrift: Süderstraße 75-79,
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20097
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 408900800 📞
E-Mail: bernd.michaelis@rexx-systems.de 📧
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: http://www.rexx-systems.com 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 198 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Rechtsabteilung / Vergabestelle

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt;

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 204-533859 (2021-10-15)

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