Beschreibung der Beschaffung
Durch die Einführung der "Kataloglösung" sollen modernisierte Katalog-Prozesse, modernisierte Arbeitsweisen in Beschaffungs- und Katalogmanagementprozessen, die Verwendung aktueller Usability- und Technologiestandards und die Reduzierung von Freitextbestellungen unter Verwendung von Katalogartikeln erreicht werden.
Eine einheitliche Oberfläche für alle Beschaffungsarten (Freitext, Katalog, PSA, Lagerartikel, Dienstleistung etc.) im Beschaffungsprozess soll den Umgang mit der Software/ den Softwarekomponenten intuitiv und einfach gestalten. Mit der neuen Lösung soll eine redundante Datenhaltung bzw. eine separate Benutzer- und Rechteverwaltung vermieden werden. Es sind vorhandene Organisationstrukturen zu nutzen.
Die neue Kataloglösung soll als On-Premise-Lösung bei den BWB zum Einsatz kommen.
Zusammengefasst sind folgende Ziele zu erfüllen:
1. Systemische Einbindung im Katalogimport
• Medienbrüche beim Katalogimport abschaffen
2. eine moderne, benutzerfreundliche Kataloganwendung
• Qualität der Ergebnisse und die Trefferquote mit der Suchfunktion verbessern
• Anwenderfreundlichkeit, proaktive Benutzerführung ("Guided Buying")
• performante Reaktionszeiten bei Verwendung der Lösung
• hohe Ausfallsicherheit
3.Reduzierung von manuellen Pflege- und Bearbeitungsaufwänden
• parallelen Mailverkehr zur Abstimmung von Katalogartikeln reduzieren
• die Bearbeitung von Excel-Listen zur Abstimmung von Katalogartikeln reduzieren
• durch Verwendung des offiziellen HCM-Organisationsmanagements die Entlastung der IT im administrativen Aufwand zur Pflege erreichen
• Freitextanforderungen durch bessere Treffergenauigkeit bei der Artikelsuche minimieren
4. Ablösung Prozesse vom SRM
• Genehmigung von Bedarfen
• Mahnungen bei Nicht-Lieferung
5. Standardisierung von Bedarfsprozessen
• durch z.B. standardisierte Genehmigungsverfahren Prozesse vereinheitlichen
6. Reduzierung der Systemlandschaft
7. Einsatz zeitgemäßer Technologien
• Lösung muss S/4HANA-kompatibel sein
• Schnittstellen zu verschiedenen Systemen in der BWB IT-Infrastruktur
8. SAP ERP Classic ist für die Bestellungen und Rahmenverträge das führende System und so soll es bleiben
9. Möglichkeit der Beschaffung von Artikeln über Punchout-Kataloge bzw. angebundene Online-Shops
10. aktives Management von wichtigen Artikeln (z.B. Definition von Ersatzartikel)
11. Unterstützung von eCl@ss unabhängigen, kundenindividuellen Warengruppen (BWB- spezifischen)
12. Investitionssicherheit durch zukünftige Updates und Weiterentwicklung der Softwareprodukte