Einscannen und Erfassen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW

Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen

Im Zuge der Einführung der E-Akte müssen die Postsendungen der Landwirtschaftskammer NRW gem. BSI TR-03138 RESISCAN Version: 1.4.1 digitalisiert werden. Ziel der Beschaffung ist es, einen Rahmenvertragspartner zu finden, der das Erfassen und Einscannen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW gemäß den Vorgaben der Leistungsbeschreibung übernimmt. Hierzu gehört auch die Zwischenlagerung und Vernichtung der ersetzend gescannten Originale. Die ordnungsgemäße Digitalisierung der Dokumente erfolgt mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments (Digitalisats).
Der Schätzwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 500.000 EUR/netto geschätzt.
Der Höchstwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 500.000 EUR/netto festgelegt.
Wird vorstehender Höchstwert erreicht, endet der Rahmenvertrag, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-01-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-12-21.

Wer?

• Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen

Wie?

• Dateneingabe › Optische Zeichenerkennung
• Datenverarbeitung › Datenerfassung
• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Datenverarbeitungsdienste
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Münster › Münster, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-12-21	Auftragsbekanntmachung
2022-02-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-12-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 2021-058
Kurze Beschreibung:

Im Zuge der Einführung der E-Akte müssen die Postsendungen der Landwirtschaftskammer NRW gem. BSI TR-03138 RESISCAN Version: 1.4.1 digitalisiert werden. Ziel der Beschaffung ist es, einen Rahmenvertragspartner zu finden, der das Erfassen und Einscannen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW gemäß den Vorgaben der Leistungsbeschreibung übernimmt. Hierzu gehört auch die Zwischenlagerung und Vernichtung der ersetzend gescannten Originale. Die ordnungsgemäße Digitalisierung der Dokumente erfolgt mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments (Digitalisats). Der Schätzwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 500.000 EUR/netto geschätzt. Der Höchstwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 500.000 EUR/netto festgelegt. Wird vorstehender Höchstwert erreicht, endet der Rahmenvertrag, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Optische Zeichenerkennung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen
Postanschrift: Nevinghoff 40
Postleitzahl: 48147
Postort: Münster
Kontakt
Internetadresse: https://www.landwirtschaftskammer.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@lwk.nrw.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYMVD0NY/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYMVD0NY 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-21 📅
Einreichungsfrist: 2022-01-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 250-662762
ABl. S-Ausgabe: 250
Zusätzliche Informationen

Das Zuschlagskriterium "Fachliche Anforderungen" fließt mit insgesamt 40 % in die Gesamtwertung ein und umfasst die die folgenden drei B-Kriterien der Leistungsbeschreibung mit den dazugehörigen Gewichtungspunkten: - Leistungszeiten II: 40 Gewichtungspunkte - Sondergrößen Scan: 30 Gewichtungspunkte - Re-Scan II: 30 Gewichtungspunkte Die in der Leistungsbeschreibung mit einem "B" gekennzeichneten Anforderungen stellen den von der Auftraggeberin definierten Erwartungshorizont dar (Kategorie B). In der in der Leistungsbeschreibung zu tätigenden Bietererklärung zu diesen B-Kriterien kann der Bieter umfassend die konkrete Umsetzung unter Bezugnahme auf das jeweilige Unterkapitel der Leistungsbeschreibung als Angebot darlegen. Auf der Grundlage der Bietererläuterungen nimmt die Auftraggeberin die fachliche Bewertung der genannten B-Kriterien vor. Jedes B-Kriterium kann maximal 5 Bewertungspunkte erhalten. Die Leistungspunktzahl für das jeweilige B-Kriterium ergibt sich aus der erreichten Bewertungspunktzahl multipliziert mit den jeweiligen Gewichtungspunkten. Es können maximal 500 Leistungspunkte erzielt werden. Dies entspricht den 40 % des Zuschlagskriteriums "Fachliche Anforderungen".

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Schätzwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 500.000 EUR/netto geschätzt.

Der Höchstwert der aus dem Rahmenvertrag abzurufenden Leistungen über die mögliche Gesamtdauer von vier Jahren wird auf 500.000 EUR/netto festgelegt.

Wird vorstehender Höchstwert erreicht, endet der Rahmenvertrag, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Die Landwirtschaftskammer NRW unternimmt derzeit, wie alle Verwaltungen in NRW, enorme Anstrengungen zur weitergehenden Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Das zu scannende Posteingangsvolumen beträgt nach einer Stichprobe 600.000 Seiten pro Jahr. Die Landwirtschaftskammer NRW erhält pro Postsendung durchschnittlich etwa zwei bedruckte Seiten. Es wird davon ausgegangen, dass die vorgenannten Posteingangsquantitäten der Posteingangsstichprobe dauerhaft nicht mehr erreicht werden. Aufgrund der schrittweisen Umstellung der Geschäftsprozesse und der Digitalisierungsvorhaben stellen sich die zu scannenden Posteingangsquantitäten voraussichtlich wie folgt dar: 2022: ungefähr 90.000 Seiten, 2023: ungefähr 430.000 Seiten, 2024: ungefähr 490.000 Seiten und ab 2025: ungefähr 400.000 Seiten.

Die ordnungsgemäße Digitalisierung der Dokumente erfolgt mit dem Ziel der Aufrechterhaltung der Beweiskraft des digitalen Dokuments (Digitalisats). Die Dateien werden auf einem Webserver (digitaler Abholort) des Auftragnehmers bereitgestellt (sFTP/FTPS). Der Auftragnehmer betreibt den sFTP/FTPS-Server. Die Landwirtschaftskammer NRW holt die Digitalisate von diesem digitalen Abholort ab.

Die Signatursoftware wird durch die Landwirtschaftskammer NRW betrieben und ist nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Nicht zum Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung gehört ebenfalls der Betrieb der E-Akten-Software oder die Postverteilung bzw. Verteilung der Digitalisate innerhalb der Landwirtschaftskammer NRW nach der Bereitstellung durch den Dienstleister.

Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der gesamte Service wird für einen Zeitraum von zwei Jahren vereinbart. Nach Ablauf von zwei Jahren verlängert sich der Vertrag maximal zweimal um jeweils ein Jahr, sofern nicht eine Partei ihren entgegenstehenden Willen innerhalb von 26 Wochen vor Vertragsende dem anderen Teil erklärt.

Zusätzliche Informationen:

- Leistungszeiten II: 40 Gewichtungspunkte

- Sondergrößen Scan: 30 Gewichtungspunkte

- Re-Scan II: 30 Gewichtungspunkte

Die in der Leistungsbeschreibung mit einem "B" gekennzeichneten Anforderungen stellen den von der Auftraggeberin definierten Erwartungshorizont dar (Kategorie B). In der in der Leistungsbeschreibung zu tätigenden Bietererklärung zu diesen B-Kriterien kann der Bieter umfassend die konkrete Umsetzung unter Bezugnahme auf das jeweilige Unterkapitel der Leistungsbeschreibung als Angebot darlegen.

Auf der Grundlage der Bietererläuterungen nimmt die Auftraggeberin die fachliche Bewertung der genannten B-Kriterien vor. Jedes B-Kriterium kann maximal 5 Bewertungspunkte erhalten. Die Leistungspunktzahl für das jeweilige B-Kriterium ergibt sich aus der erreichten Bewertungspunktzahl multipliziert mit den jeweiligen Gewichtungspunkten. Es können maximal 500 Leistungspunkte erzielt werden. Dies entspricht den 40 % des Zuschlagskriteriums "Fachliche Anforderungen".

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen Nevinghoff 40 48147 Münster Zur Landwirtschaftskammer NRW, mit dem zentralen Standort in Münster, gehören 31 Kreisstellen an 14 Standorten, sieben Fachschulen, fünf Versuchs- und Bildungszentren sowie fünf Bezirksstellen für Agrarstruktur. Die Tierseuchenkasse NRW gehört als Sondervermögen zur Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen. Die LUFA NRW - Landwirtschaftliche Untersuchungs- und Forschungsanstalt - ist das spezialisierte Labor für Agrar- und Umweltanalytik der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen.

Die Adressen der Standorte der Landwirtschaftskammer NRW können der Anlage 4 - Adressen der LWK NRW in den Vergabeunterlagen entnommen werden.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Technische und berufliche Fähigkeiten:

- Referenzangaben

Es müssen mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Auftragserhalt genannt werden. Ausgangspunkt für die Berechnung des Zeitraums ist der Tag des Ablaufs der Angebotsfrist dieser Ausschreibung. Die Eignung ist bei der Nennung von mindestens einer vergleichbaren Referenz nachgewiesen.

Für die Referenzprojekte sind Ansprechpartner mit gültigen Kontaktdaten (Name der Referenzfirma und des Ansprechpartners, E-Mail und Telefon) des jeweiligen Auftraggebers zu nennen. Die Angaben zu den Referenzen müssen vollständig erfolgen. Zur Angabe der Referenz ist ausschließlich die Tabelle des Kapitels 7 - Wertung der Leistungsbeschreibung zu nutzen. Eine zusätzliche detaillierte Beschreibung kann dem Angebot beigefügt werden.

Jede eingereichte Referenz muss folgende Mindestkriterien erfüllen, damit sie als vergleichbar zum Leistungsgegenstand angesehen wird:

- Der Referenzgeber hat mindestens 500 Mitarbeiter UND

- das Volumen der Posteingangs-Scandienstleistung muss bei über 100.000 Postsendungen pro Jahr liegen oder gelegen haben.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

- 511 EU Bewerbungsbedingungen

- 512 EU Vertragsbedingungen Land NRW

- 513 EU BVB TVgG

- die Leistungsbeschreibung sowie die dazugehörigen Anlagen

- sowie alle weiteren Vergabeunterlagen, die im Bereich der "Vergabeunterlagen" zum Download bereitgestellt sind.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-03-28 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-01-31 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fachliche Anforderungen (Bewertungsmatrix)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 60

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYMVD0NY/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYMVD0NY

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postort: Münster
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist ein Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 III Nr. 1 GWB).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 III Nr. 2 GWB).

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 III Nr. 3 GWB).

Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, ist dieses berechtigt, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zustellen (§ 160 III Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2021/S 250-662762 (2021-12-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-02-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ziel der Beschaffung war es, einen Rahmenvertragspartner zu finden, der das Erfassen und Einscannen der Eingangspost der Landwirtschaftskammer NRW gemäß den Vorgaben übernimmt. Hierzu gehörte auch die Zwischenlagerung und Vernichtung der ersetzend gescannten Originale.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-02-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 040-103607
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 250-662762
ABl. S-Ausgabe: 40
Zusätzliche Informationen

Die in der Leistungsbeschreibung mit einem "B" gekennzeichneten Anforderungen stellten den von der Auftraggeberin definierten Erwartungshorizont dar (Kategorie B). In der in der Leistungsbeschreibung zu tätigenden Bietererklärung zu diesen B-Kriterien konnte der Bieter umfassend die konkrete Umsetzung unter Bezugnahme auf das jeweilige Unterkapitel der Leistungsbeschreibung als Angebot darlegen. Auf der Grundlage der Bietererläuterungen nahm die Auftraggeberin die fachliche Bewertung der genannten B-Kriterien vor. Jedes B-Kriterium konnte maximal 5 Bewertungspunkte erhalten. Die Leistungspunktzahl für das jeweilige B-Kriterium ergab sich aus der erreichten Bewertungspunktzahl multipliziert mit den jeweiligen Gewichtungspunkten. Es konnten maximal 500 Leistungspunkte erzielt werden. Dies entsprach den 40 % des Zuschlagskriteriums "Fachliche Anforderungen".

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Signatursoftware wird durch die Landwirtschaftskammer NRW betrieben und war nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Nicht zum Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung gehörte ebenfalls der Betrieb der E-Akten-Software oder die Postverteilung bzw. Verteilung der Digitalisate innerhalb der Landwirtschaftskammer NRW nach der Bereitstellung durch den Dienstleister.

Zusätzliche Informationen:

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYMVD9CG
Quelle: OJS 2022/S 040-103607 (2022-02-21)

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