Entwicklung einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen

Kunsthochschule für Medien Köln

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-11-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-10-12.

Wer?

• Kunsthochschule für Medien Köln

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-10-12	Auftragsbekanntmachung
2021-11-11	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2021-10-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Software
Referenznummer: 001
Kurze Beschreibung: Entwicklung einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bereitstellung von Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kunsthochschule für Medien Köln
Postanschrift: Peter-Welter-Platz 2
Postleitzahl: 50676
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.khm.de 🌏
E-Mail: einkauf@khm.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY5CDCB3/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY5CDCB3 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-10-12 📅
Einreichungsfrist: 2021-11-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 201-524441
ABl. S-Ausgabe: 201
Zusätzliche Informationen

Die Auftraggeberin behält sich vor, die vorliegende Ausschreibung aufzuheben, soweit die zu ihrer Durchführung erforderlichen Haushaltsmittel nicht zur Verfügung gestellt werden können oder - gleich aus welchem Rechtsgrund - nicht oder nicht unter Beteiligung der Auftragnehmerin bewilligt oder ausgezahlt werden dürfen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-IT Systemvertrag über die Entwicklung und Bereitstellung (Software as a Service - SaaS) einer Buchungs- und Verleihsoftware für Equipment an Hochschulen zur gemeinsamen Nutzung durch die Kunsthochschule für Medien Köln, die Folkwang Universität der Künste die Kunstakademie Münster (nachfolgend gemeinsam: Auftraggeberin) einschließlich Projektmanagement, Pflege, Weiterentwicklung, Schulung, Dokumentation und Support. Die Kunsthochschule für Medien Köln handelt im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens im Namen der Kunstakademie Münster und der Kunsthochschule für Medien Köln sowie in eigenem Namen.

Der Verleih elektronischen Equipments im Kontext studentischer und lehrbezogener Aktivitäten hat spezifische Anforderungen, die mit Softwarelösungen, die für den kommerziellen Verleih konzipiert wurden, bisher nicht angemessen abgebildet werden können (u.a. einsehbare Darstellung der zeitlichen Verfügbarkeit von Geräten, Timeline mit Tagesansicht; umfassendes Berechtigungskonzept). Erforderlich ist u. a. ein umfassendes Berechtigungskonzept, das multiple Berechtigungsnachweise für verschiedene Artikelklassen und unterschiedliche Berechtigte vorsieht und den autorisierten Zugang zu hoch performantem und hochpreisigem Equipment regelt. Dieses Equipment umfasst z. B. Geräte zur Aufnahme und Verarbeitung von Video-, Audio und Fotomaterial, das vorwiegend für studentische Projekte und lehrbezogene Aktivitäten aus den Bereichen Film, Video, Fotografie und Medienkunst benötigt wird.

Die Software soll für den Entleiher leicht, intuitiv und ohne Schulung bedienbar sein. Sie muss sich von Software im für den kommerziellen Equipmentverleih unterscheiden. Module wie Angebotsverwaltung, Rechnungsstellung oder Bilanzierung sind nicht notwendig und sollen in der angepassten Software nicht implementiert sein. Sollte die anzupassende Software solche Module beinhalten, müssen diese zwingend abgeschaltet und ausgeblendet werden können. Es ist davon auszugehen, dass solche Module die Arbeit an den Hochschulen unnötig erschweren würden. Andere, notwendige Vorgänge könnten sogar unmöglich werden. So müssen zum Beispiel im Hochschulumfeld Ausleihen möglich sein, ohne dass im Vorfeld ein Angebot erstellt worden ist.

Sowohl bei der Planung als auch bei der Einführung der Software-Lösung wird eine ausführliche Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte erwartet, sodass notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen werden können. Darüber hinaus wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei kritischen Punkten darstellt, wie andere Kunden vergleichbare Aufgaben gelöst haben (Best Practice). Der Bieter muss darüber hinaus Umsetzungskonzepte für die Aufgabenstellungen der vorgesehenen Projektphasen erstellen, mit der Auftraggeberin abstimmen und die dafür erforderlichen Informationen erheben und auswerten.

Es bedarf der Verhandlung, ob das System jeweils separat oder gemeinsam für die beteiligten Hochschulen beschafft wird. Darüber hinaus muss verhandelt werden, wie sich für das jeweils konkret angebotene System ein wirksamer Insolvenzschutz sicherstellen lässt. Es muss die Möglichkeit bestehen, dass auch weitere Hochschulen in Nordrhein-Westfalen dem Vertrag beitreten und das System in Anspruch nehmen können (insbesondere durch Lizensierung zu vergleichbaren Konditionen).

Dauer: 120 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Laufzeit verlängert sich jeweils automatisch um ein weiteres Jahr, sofern sie nicht von mindestens einer Partei mit einer Frist von 12 Monaten zum jeweiligen Laufzeitende gekündigt wird.

Zusätzliche Informationen:

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

(1.) Bieter bzw. Mitglieder von Bietergemeinschaften müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachweisen (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 6 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.

(2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 6 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Implementierung und Customizing eines Buchungs- und Verleihsystems-Systems) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind. §§ 45 Abs. 5 VgV und § 50 VgV bleiben unberührt.

Mindeststandards:

Der Umsatz des Bewerbers in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Lieferung, Implementierung und Customizing eines Buchungs- und Verleihsystems-Systems) muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils pro Geschäftsjahr mindestens 300.000 EUR betragen haben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(1.) Nachweis von mindestens zwei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (nachfolgend: Referenzzeitraum). Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind insoweit nicht zulässig. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen. § 50 VgV bleibt unberührt. Der Nachweis der Referenzen hat durch jeden Bieter bzw. jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft auf dem Vordruck 03 und bei weitergehendem Erläuterungsbedarf auf Anlagen zu diesem Vordruck erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, kann der Vordruck vervielfältigt eingereicht werden.

(2.) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung ersichtlich ist.

Mindeststandards:

Zu (1.):

Mindestens eine Referenz muss die folgenden Mindestbedingungen erfüllen:

- Lieferung und Einrichtung einer Verleihsoftware

- auf der Grundlage einer bereits entwickelten, am Markt existierenden Standardsoftware

- bevorzugt für audiovisuelle Geräte (Film, Foto, Veranstaltungstechnik)

- Abnahme und uneingeschränkter Betrieb einschließlich Pflege und Support für mindestens 6 abgeschlossene Leistungsmonate im Referenzzeitraum

- Kundenspezifische Anpassung einer vorhandenen Standardsoftware (gleich welcher Art)

- in folgenden Bereichen: Erweiterung der Kernfunktionalität der Software, Abbildung von Geschäftsprozessen Visuelles Erscheinungsbild

Zu (2.):

Die Beschäftigtenzahl des Bieters muss in den letzten drei Geschäftsjahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung jeweils mindestens 4 Vollzeitäquivalente p.a. betragen haben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

1. Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber lauten: Referenzen, insbesondere im Hinblick auf:

a. Lieferung und Einrichtung einer Verleihsoftware bevorzugt für audiovisuelle Geräte (Film, Foto, Veranstaltungstechnik) für den Bildungsbereich,

b. bevorzugt Hochschulen

c. mit mehr als 1.000 aktiven Nutzern

d. an mindestens zwei Standorten

2. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Eignungsanforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden gleichrangigen Bewerbern durch Los getroffen werden.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Folkwang Universität der Künste
Postanschrift: Klemensborn 39
Postort: Essen
Postleitzahl: 45239
Land: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kunstakademie Münster
Postanschrift: Leonardo-Campus 2
Postort: Münster
Postleitzahl: 48149
Land: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Kontakt
Internetadresse: www.khm.de 🌏
E-Mail: info@folkwang-uni.de 📧
Internetadresse: www.folkwang-uni.de 🌏
E-Mail: rektorat@kunstakademie-muenster.de 📧
Internetadresse: www.kunstakademie-muenster.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNY5CDCB3/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

(1.) Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a abzugeben (bei Bietergemeinschaften vorzulegen für jedes Mitglied). § 50 VgV bleibt unberührt.

(2.) Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB gemäß Vordruck 04 und die Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) gemäß Vordruck 04a von Ausschlussgründen. § 50 VgV bleibt unberührt.

Bekanntmachungs-ID: CXPNY5CDCB3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postort: Köln
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2021/S 201-524441 (2021-10-12)

Ergänzende Angaben (2021-11-11)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Software-Wartung und -Reparatur 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-11 📅
Einreichungsfrist: 2021-11-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-11-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 222-585541
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 201-524441
ABl. S-Ausgabe: 222
Quelle: OJS 2021/S 222-585541 (2021-11-11)

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