Beschreibung der Beschaffung
Kennzahlen und IT-Architektur
Die ÜSTRA besitzt ein ERP-System, Infor LN 10.x das die kaufmännischen Kernprozesse abbildet. Derzeit werden diese durch ein Workflow- und Archivsystem sowie eine Kataloglösung ergänzt. ÜSTRA, als Sektorenunternehmen unterliegt dem Vergaberecht. Aus diesem Grund ist die ÜSTRA „on demand“ mit einer e-Vergabeplattform verbunden. Eine Middleware für den Austausch von Stamm- und Bewegungsdaten ist in Form des Produkts Infor ION vorhanden (siehe auch Kapitel 5 Abbildung 2).
Relevante Kennzahlen
Mitarbeiter: ca. 2.500
Einkaufsvolumen: ca. 75 Mio. Euro p.a.
Lieferanten: ca. 2.900
Bestellungen: ca. 10.000 p.a.
Nutzer im derzeitigen Katalogsystem: ca. 250
Rechnungen: ca. 25.000 p.a.
Ist-Zustand
Einkauf
Derzeit werden im Einkauf für unterschiedliche Beschaffungsarten verschiedene Prozesse und Systeme benutzt. Bestandsgeführte Lagermaterialien werden über das ERP System abgewickelt. Derzeit existieren wenige Kataloge, die einen eigenen Beschaffungsprozess darstellen. Freitextanforderungen werden heute über ein separates Workflowsystem in den Beschaffungs- und Freigabeprozess eingesteuert, bevor die Bestellung im ERP System erzeugt, unterschrieben und an die Lieferanten übermittelt wird.
Baumaßnahmen und komplexe Dienstleistungsbestellungen haben bei der ÜSTRA einen hohen Stellenwert. Baumaßnahmen werden in einem gesonderten System geplant, bevor sie vom Einkauf ausgeschrieben bzw. in Vergabeverfahren eingesteuert werden. Die Leistungsverzeichnisse liegen überwiegend in Form von GAEB-Dateien vor.
Rechnungswesen
Die ÜSTRA kann derzeit elektronische Rechnungen (xRechnung) über einen externen Dienstleister empfangen, die anschließend in den nicht-digitalen Prüfungs- und Freigabeprozess eingesteuert werden.
Controlling
Das zentrale und dezentrale Controlling ist derzeit intensiv in die Prüfung von vorhanden Mitteln für Bedarfsanforderungen sowie in den Genehmigungsprozess eingebunden. Die ÜSTRA unterscheidet hier zwei wesentliche Anforderungsarten, die Anforderung und Freigabe vom Mitteln für Investitionen (I-Plan) und für operative Ausgaben (E-Plan). Für Bedarfe werden derzeit in zwei Prozessschritten Mittel angefordert, bevor die tatsächliche Freigabe von Budgets erfolgt.
Soll-Zustand
Die ÜSTRA plant zukünftig die Einführung eines papierlosen und digitalen Prozesses von der Bedarfsanforderung bis zur Freigabe einer Rechnung zur Zahlung. Hierzu wurde ein generischer Prozess definiert und die funktionalen Anforderungen an eine Softwarelösung definiert, die im nachfolgenden Kapitel detailliert beschrieben werden.
Unter nachstehendem Link können Sie sich das Schaubild in Mural-Board kostenfrei und ohne Registrierung anschauen:
https://app.mural.co/t/klaus1958/m/klaus1958/1629201084613/790c354d5a489ca0724f86cfccca675ae9218911?sender=u34f44ea5e7cbd21e4abf2029
Alle Anforderungen werden in dem neuen System erzeugt und prozessiert. Für bestandsgeführtes Material erfolgt die maschinelle Disposition im ERP System und wird zur weiteren einkäuferischen Bearbeitung bzw. Übermittlung an den Lieferanten an das neue System übergeben, wobei der Zeitpunkt (Bedarfsanforderung oder Bestellung) noch zu klären ist. Alle Bestellungen werden zukünftig aus der Lösung erzeugt und/oder an die Lieferanten übermittelt.
Neben einer automatisierten Prüfung von Bedarfsanforderungen gegen vorhandene Budgets ist ein Prozess abzubilden, der bei negativer Budgetprüfung es dem Controlling erlaubt, geplante Budgets zu erhöhen bzw. bei Investitionen auf Mittel von anderen Vorhaben umzuschichten.
Freigabeprozesse müssen unterschiedliche Anforderungen abbilden: Neben einer fachlichen Freigabe, muss eine Freigabe nach Wertgrenzen möglich sein.
Rechnungen müssen elektronisch empfangen und gegen Bestellungen und Wareneingänge bzw. Leistungserfassungen automatisch geprüft werden. Eine manuelle Bearbeitung darf lediglich in Ausnahmefällen erfolgen, sofern die automatische Prüfung nicht erfolgreich durchgeführt werden kann.
Hinsichtlich der Einbindung in die bestehende IT-Architektur der ÜSTRA, ist nachstehendes Zielbild skizziert. Die Lösung muss an Infor LN angebunden werden können, um bidirektional Daten auszutauschen.
Funktionsblöcke
Zur Abbildung des Zielprozesses ist es erforderlich, die Kernfunktionalität des P2P-Prozesses sowie des Lieferantenmanagement zu implementieren. Zur Vervollständigung des Kernprozesses ist optional die Möglichkeit anzubieten, den Zahlungsprozess anzustoßen.
Anforderungen an die Lösung
Allgemeine Anforderungen
- Abbildung des P2P-Prozesses von der Bedarfsanforderung bis zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen (inkl. Der Möglichkeiten Rechnungen elektronisch zu empfangen)
- Abbildung des Lieferanten- und Risikomanagements
- Bereitstellung einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche analog zu DIN EN ISO 9241
- System und Prozesse müssen die gesetzlichen Anforderungen zu den abgebildeten Prozessen erfüllen. Hierzu gehören auch die Anerkennung bzw. Zertifizierung durch externe Wirtschaftsprüfer sowie die deutschen Finanzbehörden. Die eingesetzten Verfahren und Prozesse müssen dokumentiert und nachweisbar sein
- Alle Bearbeitungsschritte und Dokumente müssen lückenlos nachvollziehbar dokumentiert und abgelegt werden. Die Archivierung aller Dokumente wird über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum sichergestellt
- Mit Ende des Vertragsverhältnisses sind alle Vorgänge und Dokumente in elektronischer Form in einem gängigen Datenformat zu übergeben
- System muss in einzelne Funktionsblöcke gegliedert und stufenweise einführbar sein
- Die Lösung muss auf stationären sowie mobilen Endgeräten (iOS und Android) betrieben werden können
- Die Lösung muss auf gängigen Web-Browsern, u.a. Microsoft Edge und Google Chrom laufen
- Bereitstellung einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche ist verpflichtend und wird im Rahmen der Produktdemonstration gesondert bewertet.
- Status eines Geschäftsvorfalls (Anforderung, Bestellung, Rechnung) muss aktuell für den Betrachter ersichtlich sein
- Das System muss über eine umfangreiche Reportingfunktionalität, wie u.a. Lieferanten- und Ausgabenanalysen verfügen (Standard-reports, ad hoc Reports) und Daten müssen exportierbar sein (z. B. nach Excel). Idealerweise erstellt das System auch Warnhinweise, sofern definierte Kriterien nicht mehr erfüllt sind.
- System muss von der ÜSTRA administrierbar sein; Workflows müssen ohne zusätzliche Beauftragung des Dienstleisters angepasst und erweitert werden können
- Lizenzmodell muss für die ÜSTRA attraktiv sein – u. a. muss ein Modell angeboten werden, dass es auch der großen Gruppe von Fahrern ermöglicht wird auf lediglich einen speziellen Katalog/ Vertrag zuzugreifen