Erhebung von Daten im Rahmen des Besucher_innenforschungssystems KulturMonitoring

Kurze Beschreibung

KulMon (KulturMonitoring) ist ein einrichtungsübergreifendes und dauerhaftes System für Besucher-Monitoring an Freizeit- und Kultureinrichtungen inklusive touristischen Leistungsträgern (im Folgenden „Einrichtungen“ genannt) mit dem Ziel, differenzierte Informationen über deren Besucher/innenstruktur zu gewinnen.

Beschreibung der Beschaffung

KulMon (KulturMonitoring) ist ein einrichtungsübergreifendes und dauerhaftes System für Besucher-Monitoring an Freizeit- und Kultureinrichtungen inklusive touristischen Leistungsträgern (im Folgenden „Einrichtungen“ genannt) mit dem Ziel, differenzierte Informationen über deren Besucher/innenstruktur zu gewinnen.
Kern der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen ist die Erhebung von Daten von Besucher/innen der Einrichtungen mittels Befragungen und auf Grundlage eines vom Auftraggeber bereitgestellten Fragenkatalogs sowie die dafür notwendige Bereitstellung der technischen und personellen Ressourcen. Die erhobenen Daten fließen in eine Datenbank und Onlineauswertungsplattform ein, die der Auftraggeber bereitstellt.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Rahmenvertrag wird für die Dauer des Leistungszeitraums der Vergabe (1.10.2021 – 31.12.2023) abgeschlossen. Der Auftrag verlängert sich 2 Mal um 12 Monate (längstens also bis zum 31.12.2025), wenn die Auftraggeberin ihn nicht fristgerecht kündigt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
a) Vorstellung des Unternehmens, mit Formblatt 2 zu erklären,
b) Aktueller Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 3 Monate).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 Jahren (2018 bis 2020), mit Formblatt 3 zu erklären
Mindestanforderung: Gefordert ist ein Netto-Jahresumsatz von mind. 1 000 000 EUR Umsatz ohne USt je Geschäftsjahr. Im Fall einer Bietergemeinschaft ist der Gesamtumsatz aller Unternehmen anzugeben, die Umsätze werden für die Erfüllung der Mindestanforderungen kumuliert berücksichtigt.
b) Erklärung darüber, dass der Auftragnehmer im Fall des Zuschlags über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den folgenden Mindestdeckungssummen verfügt: Für Sach- und Personenschäden bis zu 1 Mio. EUR je Schadensereignis (zumindest 2-fach maximiert p. a.). Für Vermögensschäden bis zu 250 000 EUR je Schadensereignis.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Vorstellung des Unternehmens (mit Formblatt 2 zu erklären), inkl. Gründungsjahr, Standorte in Deutschland und ggf. Ausland, Beschreibung Expertise, Kundenstamm und der für das Projekt relevanten Tätigkeitsbereiche, es soll insbesondere auf das Vorhandensein von Know-how in folgenden Bereichen eingegangen werden:
— Erhebung von Besucherdaten durch mündliche Befragung (Anzahl der Interviews pro Jahr in Deutschland; Anzahl der Interviews pro Jahr in Deutschland im Kulturbereich),
— Erhebung von Besucherdaten durch andere zu differenzierende Erhebungsformate (Anzahl pro Jahr in Deutschland),
— Kontakte oder Geschäftsfelder in Österreich und der Schweiz.
Bei Bietergemeinschaften und Nachunternehmen muss die vorgesehene Aufgabenteilung der beteiligten Unternehmen beschrieben werden.
b) Angabe über Anzahl der Mitarbeiter_innen im relevanten leistungsgegenständlichen Einsatzbereich „Steuerung und Durchführung von Datenerhebungen mit mündlichen Interviews“ in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Unternehmen, mit Formblatt 2 zu erklären.
Mindestanforderung: 5 Mitarbeiter/innen im relevanten leistungsgegenständlichen Einsatzbereich „Steuerung und Durchführung von Datenerhebungen mit mündlichen Interviews"
c) Erklärung über Aktuelle Mitgliedschaften des Unternehmens in für die Auftragsausführung relevanten Berufsverbänden (z. B. ADM Arbeitskreis Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e. V.), mit Formblatt 2 zu erklären.
d) Vorstellung der Projektleitung in den Bereichen Projektplanung / -steuerung und Organisation von quantitativen Face-to-Face-Befragungen, mit Formblatt 3 zu erklären.
Mindestanforderung an Sprachkenntnis und Berufserfahrung
Sprachkenntnisse:
— Arbeitssprachen deutsch (mindestens Kompetenzstufe C 1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen), englisch (mindestens Kompetenzstufe B 2 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen).
Berufserfahrung:
— mindestens 5 Jahre Berufserfahrung der Projektleitung,
— Die Berufserfahrung der Projektleitung setzt voraus, dass die Person in diesem Bereich tatsächlich eingesetzt war,
— Die Erfahrung mit der Steuerung von internen Projekten des Arbeitgebers ohne Bezug zu externen Stellen, gilt nicht als relevante Berufserfahrung. Es zählt lediglich die auftragsbezogene Projektsteuerung.
e) Unternehmensbezogene Referenz Nr. 1 unter Angaben einer Ansprechperson einschließlich Kontaktdaten, mit Formblatt 4 zu erklären.
Mindestanforderung
— eine Referenz mit dem Inhalt quantitative Face-to-Face-Befragungen in Freizeit-, Kultur- oder Tourismuseinrichtungen (z. B. Museen, Theater, Konzerthäuser, touristische Attraktionen),
— die Befragungen der Referenz müssen in den letzten fünf (5) Jahren durchgeführt worden sein,
— eine Referenz darf sich auch aus mehreren Beauftragungen zusammensetzen, solange der Referenzgeber und der Projektgegenstand der gleiche ist,
— die Referenz muss Face-to-Face-Befragungen vor Ort umfasst haben,
— Es müssen mindestens 3 000 Face-to-Face-Befragungen durchgeführt worden sein.
f) Unternehmensbezogene Referenz Nr. 2 unter Angaben einer Ansprechperson einschließlich Kontaktdaten, mit Formblatt 4 zu erklären.
Mindestanforderung
— eine Referenz mit dem Inhalt quantitativen Face-to-Face-Befragungen in einer sonstigen Branche,
— die Befragungen der Referenz müssen in den letzten fünf (5) Jahren durchgeführt worden sein,
— eine Referenz darf sich auch aus mehreren Beauftragungen zusammensetzen, solange der Referenzgeber und der Projektgegenstand der gleiche ist,
— die Referenz muss Face-to-Face-Befragungen vor Ort umfasst haben,
— Es müssen mindestens 50 000 Face-to-Face-Befragungen durchgeführt worden sein.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Der Dienstleister wird zunächst 3 Monate benötigen, um die Auftragsdurchführung vorzubereiten. Daran schließt sich der Regelbetrieb an. Dieser kann sinnvoll nur in Jahreszyklen erbracht werden. Der erste Zyklus beginnt am 1.1.2021.

Der Rahmenvertrag erstreckt sich über mehrere Jahre. Zudem werden alle Abrufe mit öffentlichen Mitteln finanziert. Dementsprechend hängt der Abruf von Leistungen ab dem Jahr 2022 davon ab, dass jeweils entsprechende Haushaltsmittel bereitgestellt werden, um die Abrufe zu finanzieren. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass entsprechende Mittel bereitgestellt werden. Gleichwohl bleiben die Abrufe unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit dieser Mittel, auf die die Auftraggeberin keinen Einfluss hat.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Unternehmen haben gegenüber dem Auftraggeber einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen(§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
a) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
b) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
c) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
d) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäߧ 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.