Erstellung einer „S/4HANA-Roadmap“

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs, bzw. des wettbewerblichen Dialogs ist, für das Hessische Referenzmodell (HRefM), die Hochschulen und zugehörigen Systeme, eine S/4HANA-Roadmap für die Transformation auf S/4HANA, HCM for S/4HANA und BW4/HANA zu erstellen. Die zu diesem Zeitpunkt bereits bekannten Umstellungsszenarien von SAP für das HCM-System sind dabei einzubeziehen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Competence Center Hessische Hochschulen (CCHH), TU Darmstadt
Feldbergstraße 78
64293 Darmstadt
Die Erfordernis der Leistungserbringung, auch an Standorten der im CCHH zusammengeschlossenen Hochschulen, wird im Rahmen der Dialoge geklärt.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs ist, für das HRefM, die Hochschulen und zugehörigen Systeme, eine S/4HANA-Roadmap für die Transformation auf S/4HANA, HCM for S/4HANA und BW4/HANA zu erstellen, im folgenden S/4HANA genannt. Die zu diesem Zeitpunkt bereits bekannten Umstellungsszenarien von SAP für das HCM-System sind dabei einzubeziehen.
Auf Grundlage der strategischen Ziele der hessischen Hochschulen ist in Verbindung mit den technischen und digitalen Neuerungen, die das S/4HANA-System bietet, für das Gesamtprojekt einen Zeit- und Ressourcenplan aufzustellen sowie ein Ablauf- und Umsetzungskonzept für das HRefM und Roll-Out-Konzept bei den hessischen Hochschulen (unter Berücksichtigung der individuell bei den Hochschulen eingesetzten Module) vorzustellen. Das S/4HANA-Roadmap-Projekt soll auch eine Lizenzberatung beinhalten.
Gemäß der weiter oben beschriebenen Arbeitsweise ist sicherzustellen, dass für das HRefM und die Roll-Out-Strategie bei den hessischen Hochschulen eine aktive Einbindung und gemeinsame Erarbeitung mit allen notwendigen Entscheidungsebenen und Beteiligten (z. B. Anwendungsbetreuern und Key Usern) erfolgt.
Zur besseren Einschätzung können die in der Anlage aufgeführten One-Pager der bei den hessischen Hochschulen eingesetzten Module und Funktionalitäten verwendet werden. Diese sind:
— Modul FI,
— Modul FI-AA,
— Modul CO,
— Modul PSM-FM,
— Modul MM (WPS),
— Modul HCM,
— Modul SD,
— Modul PM/RE-FX,
— Modul PS (TU-Darmstadt),
— Modul BW,
— Modul Basis.
Darüber hinaus gibt es hochschulindividuelle Lösungen (angebundene Drittsysteme und Add-Ons), die inhaltlich nicht Bestandteil dieses Teilprojektes sind, jedoch hinsichtlich Prozessdurchgängigkeit zu berücksichtigen sind.
Weitere Informationen sind der Teilnahmeunterlage zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Mit dem Teilnahmeantrag ist vom jeweiligen Teilnahmeinteressenten ein Konzept einzureichen, welches zudem, im Rahmen der Prüfung der Teilnahmeunterlage, von dem/der für das Projekt vorgesehenen Projektleiter*in des jeweiligen Teilnahmeinteressenten persönlich (aufgrund der Corona-Pandemie, voraussichtlich in virtueller Form), vorzustellen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die unter Ziffer III. geforderten Erklärungen (Angaben) gilt Folgendes: Für die unter Ziffer III zwingend geforderten Erklärungen (Angaben) sind Formblätter vorgegeben, welche zwingend zu verwenden und – soweit zutreffend – zusammen mit den darin geforderten Erklärungen (Angaben) und Nachweisen (Anhängen) mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind. Die Formblätter sind Bestandteil der Teilnahmeunterlage, die unter der in der Bekanntmachung angegebenen, elektronischen Adresse (URL) abgerufen werden kann. Unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen. Das Recht zur Nachforderung fehlender Erklärungen (Angaben) und Nachweise gemäß § 56 VgV bleibt hiervon unberührt. Unternehmen aus Staaten, in denen die geforderten Erklärungen (Angaben) nicht erteilt werden können, haben gleichwertige Erklärungen (Angaben) vorzulegen.
Der Teilnehmer hat folgende Unterlagen, Erklärungen und Nachweise unter Verwendung der vom Auftraggeber vorgegebenen Formblätter mit dem Angebot vorzulegen:
— Eigenerklärung Unternehmensdarstellung: anzugeben sind der Name des Unternehmens, die Rechtsform, der Gegenstand und die Anzahl an Mitarbeiter*innen des Unternehmens, der Sitz des Unternehmens, die Größe und Sitz betreuender Niederlassungen, sowie (soweit vorhanden die Präqualifizierungsnummer),
— Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen, ggf. Angaben zur Selbstreinigung nach § 125 GWB,
— Eigenerklärung, dass die bei der jeweils auftraggebenden Stelle eingesetzten Mitarbeiter/innen gemäß § 12 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG vom 14.8.2006 BGBl. I S 1897) in geeigneter Art und Weise zum Zwecke der Verhinderung von Benachteiligungen wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes geschult sind,
— Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Entrichtung von Steuern und Sozialversicherungsabgaben,
— Eigenerklärung zur Entrichtung von Beiträgen an die Berufsgenossenschaft,
— Eigenerklärung, zur Zahlung von Mindestlohn, im Rahmen der Vertragsausführung,
— Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als 90 Tage zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist).
Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften zusätzlich einzureichen:
— Formblatt „Bewerbergemeinschaftserklärung“:
Mehrfachbewerbungen von Unternehmen als Bieter und als Mitglied einer Bietergemeinschaft sind ausgeschlossen, es sei denn, es wird nachgewiesen, dass die Teilnahmeanträge vollständig unabhängig voneinander erstellt wurden.
Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die geforderten Nachweise und Erklärungen – soweit einschlägig – grundsätzlich von allen Mitgliedern der Gemeinschaft einzureichen.
Alle in dieser Bekanntmachung oder der Teilnahmeunterlage geforderten Nachweise sind entsprechend der einschlägigen Bestimmungen des Herkunftslandes zu erbringen. Sofern nichts anderes beschrieben ist, dürfen die Nachweise nicht älter als 6 Monate sein.
Geforderte Eignungsnachweise und -erklärungen (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die als anerkannte Präqualifikation (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise und -erklärungen den geforderten Eignungskriterien bzw. den geforderten Mindeststandards/Mindestbedingungen entsprechen (z. B. im Hinblick auf die Referenzen).
Der Auftraggeber behält sich vor, entsprechende Nachweise zu den Aussagen des Teilnehmers, vor Zulassung zu den Dialogen, von diesem einzufordern. Der Teilnehmer hat solche unverzüglich, nach Maßgabe der Teilnahmeunterlage, beim Auftraggeber vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter hat folgende Unterlagen und Nachweise mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen:
— Eigenerklärung zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit,
— es ist die Bilanz und GuV des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren vorzulegen. Des Weiteren ist der Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen, anzugeben,
— Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung: Das Unternehmen unterhält eine Betriebshaftpflichtversicherung mindestens für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit Deckungssummen in mindestens der nachfolgend genannten Höhe und wird diese im Auftragsfalle über den gesamten Auftragszeitraum vorhalten. Als Deckungssumme wird mindestens eine Höhe von/bei:
—— Personenschäden 2 500 000 EUR,
—— Sachschäden 2 500 000 EUR,
—— Vermögensschäden 100 000 EUR gefordert.
Alle in dieser Bekanntmachung oder der Teilnahmeunterlage geforderten Nachweise sind entsprechend der einschlägigen Bestimmungen des Herkunftslandes zu erbringen. Sofern nichts anderes beschrieben ist, dürfen die Nachweise nicht älter als 6 Monate sein.
Geforderte Eignungsnachweise und -erklärungen (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die als anerkannte Präqualifikation (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise und -erklärungen den geforderten Eignungskriterien bzw. den geforderten Mindeststandards/Mindestbedingungen entsprechen (z. B. im Hinblick auf die Referenzen).
Der Auftraggeber behält sich vor, entsprechende Nachweise zu den Aussagen des Teilnehmers, vor Zulassung zu den Dialogen, von diesem einzufordern. Der Teilnehmer hat solche unverzüglich, nach Maßgabe der Teilnahmeunterlage, beim Auftraggeber vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Eigenerklärung zu Referenzprojekten:
—— mindestens 3 S/4HANA-Umsetzungen, bei mindestens 3 unterschiedlichen Referenzgebern, vergleichbarer Art* müssen in den letzten 4 Geschäftsjahren** durchgeführt (erfolgreich abgeschlossen) worden sein,
—— mindestens 3 BW/4HANA-Umsetzungen, bei mindestens 3 unterschiedlichen Referenzgebern, vergleichbarer Art* müssen in den letzten 4 Geschäftsjahren** durchgeführt (erfolgreich abgeschlossen) worden sein,
—— mindestens 3 HCM-Projekte, bei mindestens 3 unterschiedlichen Referenzgebern, vergleichbarer Art* müssen in den letzten 4 Geschäftsjahren** durchgeführt (erfolgreich abgeschlossen) worden sein.
* Ein Abschluss (Leistung) vergleichbarer Art wird unterstellt, wenn die Leistung, bzw. der Leistungsempfänger, folgende Eigenschaften aufweist:
SAP ERP:
1. Art der Leistung: Planung, Konzeption, Durchführung und Beratung von Migrationsprojekten mit den Ausgangsplattformen SAP ERP auf die Zielplattformen S/4HANA,
2. Es sind mindestens 3 Umsetzungsprojekte zu nennen.
a) Davon mindestens jeweils 2 Projekte:
i) mit Auftraggebern, deren Anzahl an betroffenen SAP-Anwender/innen größer 1000 Personen ist,
ii) mit Prozess- und Strategie-Beratung.
b) Davon mindestens jeweils 1 Projekt:
i) mit einer Konsolidierung mehrerer SAP ERP-Systeme,
ii) in einem öffentlich-rechtlichem Umfeld in der Bundesrepublik Deutschland oder in einer vergleichbaren heterogenen komplexen weltweiten Konzernstruktur mit Stammsitz in der Bundesrepublik Deutschland,
iii) in dem eine SAP ERP Migration mit Greenfield-Ansatz durchgeführt worden ist,
iv) in dem eine SAP ERP Migration mit Brownfield- oder selektivem Ansatz durchgeführt worden ist.
3. Dabei sind Planung, Konzeption, Durchführung und Beratung für mindestens die Module BC, FI inkl. AA, CO, SD, PSM-FM, MM, RE-FX, PM erfolgreich erledigt worden. Eine Aufteilung über die zu nennenden Referenzprojekte ist möglich.
SAP NetWeaver BW:
1. Art der Leistung: Planung, Konzeption, Durchführung und Beratung von Migrationsprojekten mit den Ausgangsplattformen SAP NetWeaver BW auf die Zielplattformen BW/4HANA.
2. Es sind mindestens 3 Umsetzungsprojekte zu nennen.
a) Davon mindestens jeweils 2 Projekte:
i) mit Prozess- und Strategie-Beratung.
b) Davon mindestens jeweils 1 Projekt:
i) in einem öffentlich-rechtlichem Umfeld in der Bundesrepublik Deutschland oder in einer vergleichbaren heterogenen komplexen weltweiten Konzernstruktur mit Stammsitz in der Bundesrepublik Deutschland,
ii) mit Frontendtools Fat-Client und Webanbindung,
iii) SAP BW Migration mit Greenfield-Ansatz und SAP BW Migration mit Brownfield- oder selektivem Ansatz,
iv) mit Quelldaten aus einem SAP ERP HCM System,
v) mit Quelldaten aus einem SAP ERP System,
vi) mit Quelldaten aus einem Drittsystem,
c) Dabei sind Planung, Konzeption, Durchführung und Beratung erfolgreich erledigt worden.
SAP ERP HCM:
— Art der Leistung: Planung, Konzeption, Durchführung und Beratung von Projekten im SAP HCM Umfeld,
— Es sind mindestens 3 Projekte zu nennen:
—— davon mindestens jeweils 1 Projekt in den Teilmodulen/Bereichen,
— Personaladministration (PA),
— Personalabrechnung (PY),
— Zeitwirtschaft (PT),
— Personalkostenplanung,
— Organisationsmanagement (OM),
— ESS Employee Self-Services/MSS Manager Self-Services,
— Reisemanagement (FI-TV),
—— Dabei sind Planung, Konzeption, Durchführung und Beratung erfolgreich erledigt worden.
** Zur Sicherstellung eines ausreichenden Wettbewerbs, i. S. d. § 46, Abs. 3, Nr. 1 VgV hat der Auftraggeber den Referenzzeitraum auf insgesamt 4 Jahre erweitert.
Referenzen, die eine Kombination der 3 v. g. Leistungen (S/4HANA Umsetzung, BW/4HANA Umsetzung und HCM-Projekte) ausweisen, zählen als je eine Referenz für die hierin ausgewiesenen Leistungen.
D. h. 3 Referenzen über Leistungen vergleichbarer* Art aus den letzten 4 Geschäftsjahren **, die pro Referenz alle 3 v. g. Leistungen umfassen, reichen zur Referenzvorlage aus.
— Vorlage von Berater*innen-Profilen: Es sind für alle für im Projekt vorgesehenen Berater/innen, mit dem Teilnahmeantrag Profile einzureichen, die mindestens folgende Angaben enthalten:
—— Name und Vorbildung bzw. Zertifizierung der zum Einsatz vorgesehenen Berater*innen,
—— Modulbereich, für den der/die jeweilige Berater*in zuständig sein soll,
—— Anzahl der Jahre an Beratungserfahrung im zuständigen (Modul-)Bereich,
—— Nennung der Projekte mit Bezug zum Ausschreibungsgegenstand einschließlich,
—— Zeitraum,
—— Rolle im Projekt,
—— eigenverantwortliche Tätigkeiten,
—— ggf. Bezug zu genannten Referenzprojekten,
—— Alle für das Projekt vorgesehenen Personen müssen mindestens das Sprachniveau C1 Deutsch (GeR) nachweisen können,
—— SAP-Projekterfahrung von mind. 3 Jahren.

Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMYDTVQ/documents
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMYDTVQ
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMYDTVQ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang bei der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig (§ 160 Abs. 3 Nr.4 GWB).
Der Auftraggeber weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin:
Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.