Erstellung und Bereitstellung eines Gesamtsystems zur Beihilfe- und Unfallfürsorgeabwicklung (Beihilfe-Software, Webportal/App, OCR-/ICR-Software), inkl. Systemservice und ggf. SaaS-Bereitstellung

Name

Land Mecklenburg-Vorpommern, vertreten duch das Finanzministerium Mecklenburg-Vorpommern, endvertreten durch die Direktorin, Landesamt für Finanzen Mecklenburg-Vorpommern

Titel

Erstellung und Bereitstellung eines Gesamtsystems zur Beihilfe- und Unfallfürsorgeabwicklung (Beihilfe-Software, Webportal/App, OCR-/ICR-Software), inkl. Systemservice und ggf. SaaS-Bereitstellung
LAF - MV 4/2021

Kurze Beschreibung

Die Ausschreibung umfasst gemäß des EVB-IT Systemvertrags die Erstellung eines Gesamtsystems zur Beihilfeabwicklung. Das Gesamtsystem setzt sich aus der Summe aller Leistungen des AN zusammen und besteht im Wesentlichen aus den folgenden zentralen Systemkomponenten:
- Einer Kommunikationsplattform für Beihilfe bestehend aus einem Webportal / einer App für Beihilfe zur digitalen und mobilen Einreichung von Beihilfeanträgen
- Einer modernen, möglichst beihilfeerfahrenen OCR-/ICR-Software zur Inhaltserfassung und Validierung von Antragsdaten (inkl. Anhänge).
- Einem Beihilfe-Fachverfahren / einer Beihilfe-Software für die Beihilfe- und Widerspruchsbearbeitung, inklusive Funktions-/Softwarekomponenten zur automatisierten Belegprüfung und der Einholung und Verarbeitung von Rabatten für Arzneimittel sowie eines DMS für die Ablage der Dokumente in personengebundenen Akten.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Vom AN wird ein flexibler Projekteinsatz überwiegend in Remotetätigkeit erwartet. In besonderen Fällen kann durch den AG auch ein Präsenzeinsatz in den Räumlichkeiten des LAF (vorrangig Neustrelitz und Schwerin) oder des DVZ sowie betroffener Dienststellen verlangt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die Ausschreibung umfasst gemäß des EVB-IT Systemvertrags die Erstellung eines Gesamtsystems zur Beihilfeabwicklung. Das Gesamtsystem setzt sich aus der Summe aller Leistungen des AN zusammen und besteht im Wesentlichen aus den folgenden zentralen Systemkomponenten:
- Einer Kommunikationsplattform für Beihilfe bestehend aus einem Webportal / einer App für Beihilfe zur digitalen und mobilen Einreichung von Beihilfeanträgen
- Einer modernen, möglichst beihilfeerfahrenen OCR-/ICR-Software zur Inhaltserfassung und Validierung von Antragsdaten (inkl. Anhänge).
- Einem Beihilfe-Fachverfahren / einer Beihilfe-Software für die Beihilfe- und Widerspruchsbearbeitung, inklusive Funktions-/Softwarekomponenten zur automatisierten Belegprüfung und der Einholung und Verarbeitung von Rabatten für Arzneimittel sowie eines DMS für die Ablage der Dokumente in personengebundenen Akten.
Der Ausschreibungsgegenstand umfasst im Hinblick auf die Erstellung des Gesamtsystems weiterhin u.a. die folgenden Leistungen:
- Lieferung eines Gesamtsystems für die Systemkomponenten, Module und Funktionen gemäß dieser Leistungsbeschreibung.
- Sofern die benötigten Module und Funktionen nicht bereits integraler Bestandteil des Gesamtsystems sind, sind diese zu liefern bzw. zu entwickeln und in das Gesamtsystem zu integrieren. Falls dazu Drittherstellerlizenzen erworben werden müssen, werden diese durch den AN zur Verfügung gestellt und im Preisblatt vermerkt. Der AG behält sich vor diese Lizenzen gegebenenfalls auch anderweitig zu beschaffen und dann beizustellen.
- Erstellung und Vorlage der erforderlichen Konzepte
- Zuarbeit zum Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept des LAF.
- Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems einschließlich der Installation und Konfiguration der gelieferten Softwarekomponenten inkl. Customizing für Produktiv- und Testumge-bungen sowie einer Schulungsumgebung.
- Erstellung LAF-spezifischer rollenbasierter Schulungsunterlagen sowie Durchführung von Schulungen.
- Systemservice (insbesondere Störungsbeseitigung, Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft und regelmäßige Überlassung sämtlicher neuer Programmstände) für das Gesamtsystem.
- Umsetzung von Schnittstellen gemäß den festgelegten Anforderungen.
- Durchführung der Datenaufbereitung und -übernahme (Datenmigration).
- Weiterentwicklung und Änderungen des Gesamtsystems gemäß den Anforderungen des AG.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es sind maximal 570 Eignungspunkte (EP) zu erreichen.
Referenzprojekt Sofwareeinführung/-Umsetzung Beihilfe (Zwei Referenzen sind einzureichen):
-Weitere Schnittstellen zu Drittverfahren und externen Datenbanken (B): Angabe der im Referenzprojekt implementierten Schnittstellen aus den folgenden Möglichkeiten: - ZESAR AMNOG (Zentrale Stelle zur Abrechnung von Arzneimittelrabatten), - ABDA-Datenbank ABDATA Pharma-Daten-Service, -Druckstraße (max. 30 EP können pro Referenz erreicht werden)
-Angabe der im Referenzprojekt implementierten und konfigurierten medizinischen Prüfmodule aus den folgenden Möglichkeiten (eine Anbindung über Schnittstellen an diese Module im Rahmen dieses Projekts ist nicht ausreichend, die Module müssen als Projektbestandteil umgesetzt und konfiguriert worden sein).
- Modul/Prüfsoftware GOZ-Prüfung, - Modul/Prüfsoftware GOÄ-Prüfung, - Modul/Prüfsoftware DRG-Prüfung, - Keine Implementierung der genannten Module (B) (max. 50 EP pro Referenz können erreicht werden)
-Angabe, ob im Referenzprojekt ein Dokumentenma-nagementsystem als integrativer Bestandteil des Beihilfe-Fachverfahrens eingeführt und konfiguriert wurde, das zur Verarbeitung bestehender Dokumente (z.B. Belege, Bescheide, Listen, Bescheinigungen) sowie zur Ablage genutzter und generierter Dokumente in einer elektronischen Beihilfeakte dient. (B): (max. 50 EP können pro Referenz erreicht werden)
-Bestätigung, dass im Projekt eine Softwarekomponente oder ein Modul zur Bearbeitung von Widersprüchen implementiert wurde. (B): Max. 10 EP können pro Referenz erreicht werden
-Bestätigung, dass im Projekt ein Workflow zur Dunkelverarbeitung von Beihilfeanträgen und Belegen umgesetzt und konfiguriert wur-de. (B): (max. 40 EP pro Referenz können erreicht werden)
-Angabe der im Referenzprojekt durchgeführten Schulungen zum Umgang mit der Standardsoftware aus folgenden Möglichkeiten:
- Technische Administrations- und Basisschulungen,- Schulung der Fachadministration, - Schulung der Sachbearbeitenden , - Keine der genannten Schulungen durchgeführt (B): (max: 30 EP pro Referenz können erreicht werden)
Referenzprojekt Softwareeinführung/-.umsetzung Webportal und App (Eine Referenz ist einzureichen):
-Bestätigung, dass die Portallösung im Projekt im Kontext einer Harmonisierungsstrategie an weitere (übergreifende) Plattformen angebunden wurde.(B): (max: 50 EP sind zu erreichen)
Referenzprojekt Softwareeinführung /-Umsetzung OCR-/ICR-Software (Eine Referenz ist einzureichen):
-Bestätigung, dass im Referenzprojekt im Kontext der Beihilfe oder privaten Krankenversicherung eine Schnittstelle zu einem Webportal und/oder einer App realisiert wurde, die die Antragsstellung und Belegeinreichung ermöglicht. (B): (max. 50 EP sind zu erreichen)
-Bestätigung, dass im Referenzprojekt Schulungen von Mitarbeitenden in der Validierung bzw. Nachkorrektur der von der OCR-/ICR-Software extrahierten Daten im Inputmanagement im Kontext der Beihilfe oder privaten Krankenversicherungen vorbereitet und durchgeführt wurden. (B): (max. 50 EP sind zu erreichen)

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

E-1.1 - Eigenerklärung der Bewerbergemeinschaft zu Mitgliedern, Vertretung und Gesamthaftung (nur für Bewerbergemeinschaften)
E-1.2 - Formblatt Unternehmensbeschreibung (Angaben zu Name der Firma, Rechtsform, Hauptsitz mit Anschrift, Angaben zu Niederlassungen, Gegenstand des Unternehmens, Geschäftsführung, Unternehmensstruktur, Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse z.B. Stamm-/Grundkapital, Gesellschafterstruktur, Konzernzugehörigkeit)
E-1.2 - Formblatt Unternehmensbeschreibung (Gesamtumsatz in Mio. EUR für die Jahre 2018, 2019, 2020)
E-1.2 - Formblatt Unternehmensbeschreibung (Umsatz im für die Erbringung der Leistung maßgeblichen Geschäftsbereich in Mio. EUR für die Jahre 2018, 2019, 2020)
E-1.2 - Formblatt Unternehmensbeschreibung (Im jährlichen Mittel festangestellte Mitarbeiter im Projekt- und Entwicklungsbereich (Projektleiter, Systemingenieure, Systementwickler)
E-1.2 - Formblatt Unternehmensbeschreibung (Im jährlichen Mittel festangestellten Mitarbeiter im Supportbereich (Field Service, Helpdesk
E-1.3 - Berufs- oder Handelsregisterauszug als Nachweis, dass der Bewerber dort eingetragen ist
E-1.4 - Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen sowie dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 42 Abs. 1 VgV i. V. m. § 124 GWB vorliegen. Für den Fall, dass Ausschlussgründe nach den §§ 123 oder 124 GWB vorliegen, sind die Tatsachen, welche zu einer Selbstreinigung nach § 125 GWB geführt haben, nachzuweisen
E-1.7 - Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz; Eigenerklärung dass, die Gesetze zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere die Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bzw. das jeweils ein-schlägige Landesdatenschutzgesetz in der jeweils geltenden Fassung sowie alle sonstigen einschlägigen gesetzlichen Vorschriften der Bundesrepublik Deutschland zum Datenschutz beachtet werden
- über alle während oder im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren und dem abzuschließenden Vertrag bekannt werdenden Informationen des Auftraggebers, insbesondere den Auftragsinhalt und sonstige geschäftliche bzw. betriebliche Tatsachen, sofern sie nicht offenkundig sind, während und nach Beendigung des Vertragsverhältnisses Stillschweigen zu bewahren und diese ausschließlich zu Zwecken der Vertragsdurchführung zu verwenden und
- alle bei dem Bewerber beschäftigten Personen sowie alle von ihm oder einem seiner Nachunternehmer sonst zur Leistungserbringung eingesetzten dritten Personen, seien es natürliche oder juristische Personen, entsprechend zur Verschwiegenheit zu verpflichten und dafür Sorge zu tragen, dass den entsprechenden Verpflichtungen nachgekommen wird; Eigenerklärung, dass bei Zuschlag alle eingesetzten Personen schriftlich entsprechend Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO zur Vertraulichkeit zu verpflichten und die Nachweise dem Auftraggeber vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

E-1.5 - Liste der für die Eignungsleihe herangezogenen Nachunternehmer (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
E-1.6 - Verpflichtungserkärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
E-1.8 - Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft, bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (nicht älter als sechs Monate)
E-1.9 - Angaben zur Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme jeweils mindestens 5 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 3 Mio. Euro für Vermögenschäden je Schadenfall). Dabei muss die vorgenannte Versicherungssumme mindestens zweimal im Jahr zur Verfügung stehen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

E-1.5 - Liste der für die Eignungsleihe herangezogenen Nachunternehmer (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
E-1.6 - Verpflichtungserkärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
Nachweis von mindestens vier Referenzprojekten:
Für die zu vergebende Leistung benennt der Bewerber mindestens vier von ihm (ggfs. auch in Zusammenarbeit mit Unterauftragnehmern) durchgeführte Referenzprojekte (siehe nachfolgende Vorlagen, die hierzu Verwendung finden müssen). Die Referenzprojekte müssen die Einführung und Konfiguration einer Beihilfe-Software (2 Referenzen), einer OCR-/ICR-Software (1 Referenz) und eines Webportals/einer App für Beihilfeberechtigte (1 Referenz) zum Gegenstand gehabt haben. In den vorzulegenden Referenzen müssen die Schwerpunkte der zu vergebenden Leistung aufgegriffen sein. Kontaktpersonen bei den Referenzkunden müssen benannt werden und bereit sein, Auskunft über die Leistungserbringung des Bewerbers zu geben. Die Refe-renzprojekte müssen innerhalb der letzten vier Jahren abge-schlossen worden sein, d.h. es muss eine erfolgreiche Ge-samtabnahme mit nachfolgendem Produktiveinsatz der Lösung innerhalb der letzten vier Jahre erfolgt sein. Hinsicht-lich der Referenzen zur Einführung einer Beihilfe-Software müssen abweichend davon jeweils mindestens die Kernmodule zur Beihilfebearbeitung produktiv gesetzt worden sein.
Hinsichtlich der Referenz im Hinblick auf die OCR-/ICR-Software gilt, dass die Gesamtabnahme abweichend auch vor bis zu 10 Jahren erteilt worden sein kann, sofern die Lösung sich beim Referenzauftraggeber noch im produktiven Einsatz befindet und keine Ablösung innerhalb der nächsten 12 Monate geplant ist.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Für die geforderten Referenzprojekte sind folgende Mindestinhalte erforderlich:
Referenzprojekt Softwareeinführung/- umsetzung Beihilfe:
-Kunde/Auftraggeber:(A),Kontaktperson beim Kunden/Auftraggeber: Name:(A),Telefon:(A),E-Mail:(A)
-Bestätigung, dass Kontaktperson beim Auftraggeber über potenzielle Kontaktaufnahme zur Stellung von Rückfragen informiert wurde.(A)
-Beschreibung des Projektes der vom Bewerber im Rahmen des genannten Projekts erbrachten Leistungen insb. in Bezug auf die von dem Bewerber eingeführte/implementierte Software-Lösung und unter Beachtung der Schwerpunkte der zu vergebenden Leistung und geforderten Funktionskomponenten (A)
-Bestätigung, dass durch die eingesetzte Lösung jährlich mind. 82.000 Beihilfeanträge bearbeitet werden (A).
-Angabe, wie viele Nutzende im System vorhanden sind und wie viele Beihilfeanträge pro Jahr im System gestellt werden.(A)
-Bestätigung, dass sich der Bewerber vertragstreu verhalten hat.(A)
-Mindestvolumen:(A) Bestätigung, dass ein Mindestvolumen von EUR 1.500.000,00 (umfasst alle Projektteile, die konkreten Bezug zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand haben) hat und Angabe des konkreten Auftragsvolumens
-Bestätigung, dass Datenschutz und IT-Sicherheitsanforderungen im Kontext einer Datenverarbeitung mit hohem Schutzbedarf berücksichtigt wurden (A).
-Schnittstellen zu Drittverfahren (A): Bestätigung, dass Schnittstellen zu folgenden Fachverfahren und Softwarekomponenten des jeweiligen Referenzauftraggebers realisiert wurden: - HKR-Verfahren oder Software für Finanzbuchhaltung und Haushaltsmanagement, - OCR-/ICR-Software (Inputmanagement),- Beihilfe-App bzw. Webportal für die Beihilfeberechtigten
Referenzprojekt Softwareeinführung/- und Umsetzung Webportal und App (Eine Referenz ist einzureichen):
-Kunde/Auftraggeber: (A); Kontaktperson beim Kunden/Auftraggeber; Name: (A); Telefon: (A); E-Mail: (A)
-Bestätigung, dass Kontaktperson über potenzielle Kontaktaufnahme zur Stellung von Rückfragen informiert wurde. (A)
-Beschreibung des Projektes der erbrachten Leistungen insb. in Bezug auf die von dem Bewerber eingeführte/implementierte Software-Lösung und unter Beachtung der Schwerpunkte der zu vergebenden Leistung und geforderten Funktionskomponenten (A)
-Bestätigung, dass sich Bewerber vertragstreu verhalten hat.(A)
-Mindestvolumen:(A) Bestätigung, dass Refrenzauftrag ein Mindestvolumen von EUR 150.000,00 (umfasst alle Projektteile, die konkreten Bezug zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand haben) hat und Angabe des konkreten Auftragsvolumens
-Bestätigung, dass im Referenzprojekt Datenschutz und IT-Sicherheitsanforderungen im Kontext einer Datenverarbeitung mit hohem Schutzbedarf berücksichtigt wurden. (A)
-Schnittstellen zu Drittverfahren (A):
Bestätigung, dass Schnittstellen zu folgenden Fachverfahren und Softwarekomponenten des jeweiligen Refe-renzauftraggebers realisiert wurden: - OCR-/ICR-Software (Inputmanagement),- Beihilfe-Software
-Bestätigung, dass Bewerber zusätzlich mobile Applikation (App) des Webportals für die Betriebssysteme Android und IOS miteingeführt hat (A)
Referenzprojekt Softwareeinführung/-umsetzung OCR-/ICR-Software (Eine Referenz ist einzureichen):
-Kunde/Auftraggeber:(A); Kontaktperson beim Kunden/Auftraggeber; Name:(A); Telefon: (A); E-Mail: (A)
-Bestätigung, dass Kontaktperson beim Auftraggeber über potenzielle Kontaktaufnahme zur Stellung von Rückfragen informiert wurde.(A)
-Beschreibung des Projektes der vom Bewerber erbrachten Leistungen insb. in Bezug auf die von dem Bewerber eingeführte/implementierte Software-Lösung und unter Beachtung der Schwerpunkte der zu vergebenden Leistung und geforderten Funktionskomponenten (A)
-Bestätigung, dass sich Bewerber in dem Referenzprojekt vertragstreu verhalten hat.(A)
-Mindestvolumen: (A) Bestätigung, dass der Referenzauftrag ein Mindestvolumen von EUR 200.000,00 (umfasst alle Projektteile, die konkreten Bezug zum ausgeschriebenen Leistungsgegenstand haben) hat und Angabe des konkreten Auftragsvolumens
-Bestätigung, dass im Referenzprojekt Datenschutz und IT-Sicherheitsanforderungen im Kontext einer Datenverarbeitung mit hohem Schutzbedarf berücksichtigt wurden.(A)
-Bestätigung, dass das Referenzprojekt eine Implementierung einer OCR-/ICR-Software im Kontext der Beihilfe oder privaten Kranken-versicherung inklusive der Anbindung an eine beim Referenzkunden bereits zuvor bestehenden Scan-Strecke beinhaltet. (A)
-Einsatz im Kontext Beihilfe und PKV (A): Bestätigung, dass die OCR-/ICR-Software im Referenzprojekt im Kontext der Bearbeitung von Beihilfeanträgen oder verwandten Anträgen zur Kostenerstattung bei privaten Krankenkassen (jeweils inkl. den Anträgen beigefügter Dokumente) in der Datenextraktion zum Einsatz kommt
-Bestätigung, dass die OCR-/ICR-Software im Referenzprojekt im Kontext der Bearbeitung von Beihilfeanträgen oder verwandten Anträgen zur Kostenerstattung bei privaten Krankenkassen (jeweils inkl. den Anträgen beigefügter Dokumente) auf mind. zwei der folgenden Verzeichnisse zurückgreift: -Pharmazentralnummernverzeichnis (PZN), Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ), Keines der genannten Verzeichnisse (A)

Bedingungen für die Vertragserfüllung

E-1.10 - BVB und Verpflichtungserklärung zum Mindestlohn M-V; der Bewerber hat die Eigenerklärung der Mindestentlohnung gemäß § 9 Absatz 4 bis 6 VgG M-V abzugeben
E-1.11 - Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnorm; der Bewerber hat die Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen abzugeben

Titel

Erstellung und Bereitstellung eines Gesamtsystems zur Beihilfe- und Unfallfürsorgeabwicklung (Beihilfe-Software, Webportal/App, OCR-/ICR-Software), inkl. Systemservice
LAF - MV 4/2021

Mit dieser Änderungsbekanntmachung ist die in der am 12. Januar 2022 in der TED-Datenbank veröffentlichte Änderungsbekanntmachung hinsichtlich der Abschnittsnummer III.1.3 und der Abschnittsnummer IV.2.2 überholt.