Beschreibung der Beschaffung
Gesucht wird ein externes Projektbüro, das ab dem 1.8.2021 in enger Abstimmung mit der DSEE die Koordination des 100xDigital Programmes steuert. Die Aufgaben des Auftragnehmers umfassen:
a) Startvorbereitung mit den 100 teilnehmenden Organisation (15.8.2021-1.9.2021)
— Befüllen von „Memorandum of Understanding“ (Vereinbarungen) mit einem Umfang von maximal 3 DIN-A4-Seiten auf Basis einer Mustervorlage der DSEE mit jeder der 100 teilnehmenden Organisationen,
— Aufbau und Start der Community Betreuung über das Projektintranet/Social Media (z. B. Slack).
b) Qualifizierung bei den Grundlagen der Digitalisierung (1.8.2021-31.12.2021):
— Formale Vorbereitung und Umsetzung von 2 identischen, virtuellen 90-minütigen, interaktiven Informationsveranstaltungen mit Details zu:
1. Qualifizierungsprogramm,
2. Bedarfsanalyseverfahren,
3. Antragsverfahren für die Umsetzungsbudgets (Erfahrungen im Umgang mit Förderverfahren zwingend erforderlich) inklusive u. a. Einladungsverwaltung, Aufbereitung der Informationen, Absprache mit den moderierenden Mitarbeitern der DSEE.
— formale Vorbereitung von 5 virtuellen 90-minütigen Seminaren, insbesondere mitsamt Einladungsverwaltung, Tracking der Teilnahme (verpflichtend für teilnehmende Organisationen), Nachbereitung.
Feedback der Teilnehmenden, Erstellung von Musterverträgen mit den Dozent:innen, Entgegennahme von Rechnungen und Weiterleitung an die DSEE.
c) Bereitstellung und Betreuung durch einen Trainer:innen Pool:
— Erstellung eines Trainer:innen Pools gemeinsam mit der DSEE,
— Rahmenverträge mit ca. 10 Trainer:innen für individuelle Anfragen,
— Annahme von schriftlichen Unterstützungsanfragen über das Projektintranet und Weiterleitung an die passenden Trainer:innen zur Beantwortung,
— Beratung beim Matching zwischen teilnehmenden Organisationen und Trainer:innen für die Umsetzung der Digitalprojekte im Rahmen der Umsetzungsbudgets
d) Identifikation von digitalen Herausforderungen und entwickeln von Lösungsansätzen:
— Klärung der digitalen Herausforderungen und Identifikation der Lösungsansätze in 3 identischen, interaktiven, 120-minütigen Gruppenworkshops mit je einem Drittel der teilnehmenden Organisationen (u. U. unter zu Hilfenahme von Trainern und freiwilligen IT-Experten) inklusive u. a. Einladungsverwaltung.
Vorbereitung der Organisationen auf den Workshop, Vorbereitung von Arbeitsvorlagen für die Teilnehmenden, Gewinnung und Abrechnung von Trainer:innen und freiwilligen IT-Experten, Absprache mit den moderierenden Mitarbeitern der DSEE, Dokumentation und Nachbereitung.
— Darauffolgend Führung von ca. 100 Bedarfsklärungsgesprächen mit allen Organisationen, um Bedarfe konkret zu benennen und zu protokollieren. Die Gespräche müssen vorher vom Auftragnehmer konzipiert und mit der DSEE abgestimmt werden. Die Protokolle sind Grundlage für die Antragstellung und Formulierung der Lösung/Einzelmaßnahmen,
— Einzelmaßnahmen: Entwicklung von Lösungen für konkrete Bedarfe.
e) Vorbereitung der Anträge auf Fördermittel mit jeder der 100 teilnehmenden Organisationen (15.8.2021-15.9.2021):
— Beratung bei der Formulierung des Finanzierungsplans und der Antragstellung im Onlineantragstool der DSEE),
— Beantwortung allgemeiner Fragen rund um die Beantragung des Umsetzungsbudgets z. B. im Hinblick auf Förderfähige Kosten,
— Hilfe bei der Antragstellung für das Umsetzungsbudget über das digitale Antragstool der DSEE.
f) Beratende Unterstützung der 100 teilnehmenden Organisationen bei der Umsetzung eines organisationsinternen digitalen Lösungsansatzes (1.10.2021-31.12.2021)
— Hilfestellungen bei der Umsetzung der Lösungsansätze auf Basis von Einzelanfragen,
— Zwischengespräche mit allen teilnehmenden Organisationen zur Dokumentation und Problemlösung,
— Evaluation des Erfolgs der Maßnahmen in Abschlussgespräche mit allen teilnehmenden Organisationen,
— Datenbereitstellung für einen Wirkungsbericht (Das Programmes und die Wirkung in den Projekten wird durch einen weiteren Dienstleister evaluiert).