Bedingungen für die Vertragserfüllung
Die Ausschreibung erfolgt in Form von 2 Losen, die insgesamt 84 Liegenschaften mit 3 172 ME enthalten. Alle Liegenschaften sind bereits mit Funktechnologie ausgestattet und sollen komplett mit fernauslesbarer Funktechnologie ausgerüstet werden, um den Anforderungen aus der neuen Energieeffizienzrichtlinie zu entsprechen.
Es werden für die Geräteanmietung und den Abrechnungsservice/Dienstleistung in Anlehnung an die technische Laufzeit der Heizkostenverteiler grundsätzlich 10 -Jahresverträge angestrebt. Bei Kalt- und Warmwasserzählern sowie Wärmemengenzähler ist nach 5 Vertragsjahren ein kostenloser Eichaustausch durchzuführen. Während der Vertragslaufzeit zu ersetzende oder durch technische bzw. gesetzliche Anforderungen neu eingebaute Geräte sind in der Gerätemiete so zu kalkulieren, dass sie zeitnah mit den übrigen Geräten auslaufen. Grundlage bilden die angebotenen Jahrespreise aus der Ausschreibung. Die Kalkulation der Dienstleistung bzw. des Abrechnungsservice ist so zu gestalten, dass sie über die Gesamtlaufzeit der 10 Vertragsjahre als fest vereinbart gilt.
1. Allgemeine Vorbedingungen des Auftraggebers (AG):
Der Abrechnungszeitraum für die Abrechnung von Heizung/Warmwasser und/oder Kaltwasser umfasst jeweils die Periode vom 01.10.-30.09. eines Jahres. In diesem Zusammenhang ist vom künftigen Auftragnehmer folgender zeitlicher Ablauf zwingend sicher zu stellen:
— Oktober – Bereitstellung der M/L Sätze für die vorhergehende Abrechnungsperiode durch den AG
— Ab Oktober AN stellt die Mietrechnungen, nach Absprache mit dem AG, im laufenden Abrechnungszeitraum und die Dienstleistungsrechnungen nach Erhalt der M/L-Sätze ergo im November des abgelaufenen Abrechnungszeitraumes bereit,
— März – AG stellt Brennstoff- und Kostendaten für die vorhergehende Abrechnungsperiode bereit,
— April/Mai – AN übergibt liegenschaftsbezogen Sammelabrechnungen sowie D und W – Sätze für die vorhergehende Abrechnungsperiode,
— Mai/Juni – nach Freigabe durch den AG stellt AN per Datenträger oder Online die Einzelabrechnung der Mieter im PDF Format mit Steuerdatei zur
Verfügung,
— Anfang Juni – Abrechnungsschluss.
2. Anforderungen des Auftraggebers (AG) an den künftigen Auftragnehmer (AN)
1. Der AG erwartet ein kundenfreundliches Auftreten des AN gegenüber seinen Mietern. Die Abrechnung der Heiz-, Warmwasser und Kaltwasserkosten durch den AN erfolgt in hoher Qualität und entspricht den Anforderungen aus den gängigen Rechtsvorschriften, insbesondere der Heizkostenverordnung.
2. Der AN hat über die gesamte Gerätelaufzeit die Gewährleistung sicherzustellen, es sei denn, die Geräte wurden nachweislich durch Dritte beschädigt.
3. Der AN muss werktags zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein und im Fall von Störungen und auf besondere Anforderung des AG innerhalb von 24h vor Ort sein. Zum Zwecke der technischen Begleitung und für die Abrechnungserstellung stellt der AN mindestens einen festen Ansprechpartner zur Verfügung. Dieser ist auf direkten telefonischen Weg erreichbar. Kontakte über zwischengeschaltete Callcenter sind unerwünscht.
4. Für Ablese-, Verarbeitungs-, oder Abrechnungsfehler haftet der AN, insoweit ihn hierbei ein Verschulden trifft.
5. Der AN stellt dem AG auf besondere Anforderungen Zeitreihen und E- Sätze kostenfrei zur Verfügung.
6. Die Bestimmungen aus den Vorgaben des Mindestlohngesetzes bzw. dem Brandenburger Vergabegesetzes zum Mindestlohn sind einzuhalten.
7. Es gelten ausschließlich die Vertragsbedingungen des AG.
3. Besondere Anforderungen an die Geräteanmietung und Dienstleistung
1. Der AG mietet die Geräte zur verbrauchsabhängigen Erfassung von Wärme und Wasser an.
2. Der Einbau, der Eichaustausch innerhalb der Vertragslaufzeit, die Gewährleistung über die gesamte Vertragslaufzeit sowie der Ausbau der Geräte bei Vertragsende sind Bestandteil der Gerätemiete.
3. Bestandteil der Dienstleistung/Abrechnungsservice ist die Ablesung der Geräte zum Ende des Abrechnungszeitraumes, der Austausch.