Hausmeisterdienste für die Liegenschaften der European XFEL GmbH in Schenefeld bei Hamburg sowie in Hamburg-Osdorf im Wege der Arbeitnehmerüberlassung

Titel

Hausmeisterdienste für die Liegenschaften der European XFEL GmbH in Schenefeld bei Hamburg sowie in Hamburg-Osdorf im Wege der Arbeitnehmerüberlassung
TS-CT021418

Kurze Beschreibung

Die European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH (EuXFEL) mit Sitz in Schenefeld ist eine multinationale gemeinnützige Forschungseinrichtung in der Metropolregion Hamburg. Seit 2018 betreiben hier Wissenschaftler aus aller Welt Grundlagenforschung auf den Gebieten Physik, Biologie, Medizin, Chemie und weiteren Disziplinen. EuXFEL beschäftigt inzwischen mehrere hundert Mitarbeiter.
Für die beiden Liegenschaften in der Holzkoppel 4 in 22869 Schenefeld (Kreis Pinneberg bei Hamburg) und im Katerwohrd 25 in 22549 Hamburg-Osdorf sucht EuXFEL Unterstützung im Hausmeisterdienst. Der Auftrag erfolgt im Wege der Arbeitnehmerüberlassung. Die Ausschreibung richtet sich daher an Bieter, die EuXFEL im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit vorübergehend Leiharbeitnehmer*innen als Hausmeister zur Arbeitsleistung gegen Entgelt überlassen.
Der Hausmeisterdienst muss diverse Gebäude und Einrichtungen, die sich zum Teil auch noch im Bau befinden, sowie Außengelände und Wege unterhalten. Außerdem trägt der Hausmeisterdienst entscheidend dazu bei, den laufenden Betriebsablauf zu gewährleisten. Dazu werden die Hausmeister in die Arbeitsorganisation der XFEL eingegliedert. Der Auftrag soll am 1. Februar 2022 beginnen.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der Überlassung bestimmt XFEL die konkret zu erbringende Arbeitsleistung und erteilt die Arbeitsanweisungen im Wege des Direktionsrechts. Die Hausmeistertätigkeiten umfassen im Innen- und Außenbereich der auftragsgegenständlichen Liegenschaften unter anderem, aber nicht abschließend:
1. Hausmeistertätigkeiten im Außenbereich (täglich) - Im Rahmen des täglichen Rundgangs „Augen offen halten“.
- Morgendlicher Blick auf das schwarze Brett, um sich über aktuell notwendige Tätigkeiten zu informieren.
- Entsorgungs-Container kontrollieren, d.h. Sorten-Trennung beachten und ggf. die Leerung intern beauftragen.
- Die Altpapierpresse ist ggf. zu füllen und zu bedienen (Pressvorgang durchführen). Befestigte und unbefestigte Flächen im Bereich des Entsorgungsplatzes sind sauber halten.
2. Hausmeistertätigkeiten im Außenbereich (wöchentlich) - Reinigung (Staubsauger vor Ort) und Pflege der Fahrzeug- und E-Fahrradflotte einschließlich kleinerer Instandhaltungen wie Wischerwechsel oder Überprüfen des Luftdrucks bei den Rädern.
- Auftanken der Fahrzeuge mittels DKV-Tankkarten, Öl- und Reifendruckkontrolle sowie gelegentliche Außenreinigung in der Waschstraße.
- Überprüfen des Lade-Status der E-Fahrzeuge.
- Kontrolle des Entsorgungsbehälters am Schachtgebäude in Osdorf und ggf. Bereitstellung zur Abholung. Zurückstellen des Behälters am Folgetag.
3. Hausmeistertätigkeiten im Außenbereich (gelegentlich) - Befestigte und unbefestigte Flächen auf dem Campus von Papier und sonstigem Unrat aufgefordert sowie unaufgefordert zu befreien.
- Unterstützung bei Sauberhaltung von Baustelleneinrichtungen auf dem Campus. (z.B. Einsammeln von Unrat und gelegentliches Fegen oder Staubsaugen diverser Flächen).
- Unansehnliches Unkraut auf den gesamten Liegenschaften entfernen, besonders die Pflasterflächen um die Gebäude gilt es zu pflegen.
- Hauszugänge, Treppen, Notausgänge, Zufahrten, PKW- und Fahrradstellplätze, Müllplätze sind manuell zu reinigen (Gerätschaften vor Ort).
- Große Hofflächen bzw. Parkplätze sind manuell zu reinigen.
- Tore, Gitter und Lichtschächte sauber halten.
- Wassereinläufe, Rinnen und Gullys von Schmutz und Unrat befreien.
- Herausnehmbare Schlammeimer entleeren und fachgerecht entsorgen.
- Reinigung (Hochdruckreiniger vor Ort) und Instandsetzung von Sitzgelegenheiten wie beispielsweise Betonbänke mit Holzauflagen.
- Reinigung (Hochdruckreiniger vor Ort) von Fassadenteilen und Pflasterflächen (z.B. Beseitigung von Vogelkot oder Vergrünung/Vermoosung).
- Bedarfsweise Bewässerung von Anpflanzungen.
- Laubbeseitigung und -entsorgung auf Wegen, Hauszugängen, Zufahrten, PKW- und Fahrradstellplätzen sowie Sitz- und Parkbänken.
- Aufbau von Absperrungen und temporären Beschilderungen (Material vor Ort).
- Bedarfsweises Kehren von Schnee und die Eisbeseitigung auf Treppen und vor Hauseingängen (Gerätschaften und Streugut vor Ort).
- Pflege, Reinigung und Instandsetzung der Raucherunterstände und des Grill- und Spielplatzes.
- Gelegentliches Zurückschneiden von Bäumen und Sträuchern sowie das Schreddern des Grünschnitts.
- Leuchtmittel auswechseln.
- Batterien in elektronischen Türschlössern auswechseln.
4. Hausmeistertätigkeiten im Innenbereich (täglich) - Morgendlicher Blick auf das schwarze Brett, um sich über aktuell notwendige Tätigkeiten zu informieren.
- Einsammeln von Kartonagen von den Fluren und Druckerräumen in den Büroetagen der Gebäude sowie deren fachgerechte Entsorgung im Altpapiercontainer.
- Durchführung von Kleinmontagen (z.B. Anbringen von Whiteboards an Betonwänden und Systemwänden, Schreibtischhöhen justieren, Erste-Hilfe-Kästen, Feuerlöscher-Halter, Bilder und Schilder anbringen).
- Durchführung kleinerer Schönheitsreparaturen, wie Malerarbeiten, kleinere Trockenbauarbeiten (z.B. Einsetzen von Revisionsklappen) und einfache Tischlerarbeiten.
- Möbelmontage und -demontage sowie Möbeltransport auf dem Gelände bzw. in Ausnahmefällen auch außerhalb der Liegenschaften in Hamburg und Schleswig-Holstein.
- Reparatur kleinerer Schäden - hier sind handwerkliche "Allround-Fähigkeiten" notwendig.
- Auf- und Abbau der Bestuhlung und Möblierung von Besprechungsräumen für unterschiedlichste Veranstaltungen sowie die Unterstützung bei der Durchführung von Großveranstaltungen (Auf- und Abbau von Stellwänden und Bühnen). Bestuhlungsmuster werden durch TS am schwarzen Brett zum jeweiligen Tag ausgehängt.
- Rechtzeitiges Bevorraten von Papier in allen Drucker- und Plotterräumen nach morgendlichem Rundgang nach Plan.
5. Hausmeistertätigkeiten im Innenbereich (gelegentlich) - Bedarfsweises Aufräumen und Kehren von Entsorgungsplatz (speziell bei Container-Austausch), Werkstatt- und Lagerflächen.
- Bedarfsermittlung und Bevorratung von Kleinmaterial und Werkzeugen für die täglichen Arbeiten wie z.B. Kleber, Leim, Klebeband, Lösungsmittel, Schrauben etc.
- Annahme von Schadensanzeigen und Reparaturwünschen der EuXFEL-Mitarbeiter und Weiterleitung an die EuXFEL-TS-Abteilung.
Weitere Einzelheiten, insbesondere zum Leistungsumfang, der Bereitstellungen, des Personalbedarfs und der Service Level, sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Die mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellte Leistungsbeschreibung stellt lediglich einen Entwurf dar. Änderungen im Verlauf des Vergabeverfahrens bleiben vorbehalten.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftrag soll am 1. Februar 2022 beginnen und kann insgesamt zweimal um jeweils 12 Monate verlängert werden (max. Gesamtlaufzeit 48 Monate). Weitere Einzelheiten enthalten die Vergabeunterlagen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Maßgeblich für die Bewertung der Eignung sind die Leistungsfähigkeit (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit) und die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit). Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet.
Die Leistungsfähigkeit und Fachkunde stehen im Verhältnis 20 % (Leistungsfähigkeit) zu 80 % (Fachkunde).
Für die Bewertung der Leistungsfähigkeit werden die unter Ziffer III.1.2) (WL1 und WL2) genannten Angaben und Nachweise herangezogen. Insgesamt können hier maximal 200 Punkte erzielt werden. Zur Beurteilung der Fachkunde werden die unter Ziffer III.1.3) (TL1 und TL2) genannten Angaben und Nachweise berücksichtigt. Hier können insgesamt maximal 800 Punkte erreicht werden.
Die einzelnen Angaben und Nachweise haben bei insgesamt 1 000 möglichen Punkten folgende Wertigkeit:
— WL1 und WL2: 200 Punkte,
— TL1: 100 Punkte,
— TL2: 700 Punkte.
Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber Miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden Skala/Notenstufen. Die maximal erreichbaren Punktzahlen pro Angabe/Nachweis werden mit dem jeweils erreichten Gewichtungsfaktor multipliziert. Anschließend werden die so ermittelten Punktzahlen addiert.
— 100 % = sehr gut: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld weit über dem Durchschnitt,
— 80 % = gut: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld deutlich über dem Durchschnitt,
— 60 % = vollbefriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld im Oberen Durchschnitt,
— 40 % = befriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld im unteren Durchschnitt,
— 20 % = ausreichend: Bewerber lässt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld nur Unterdurchschnittliches erwarten.
Im Bereich zwischen 0 % und 100 % können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (10 %, 30 %, 50 %, 70 %, 90 %), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit der darunterliegenden geraden Prozentzahl zugeordnet werden. Eine Bewertung eines Eignungskriteriums (Leistungsfähigkeit bzw. Fachkunde) mit 0 % würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat.
Hierbei handelt es sich um Eignungs-, nicht um Zuschlagskriterien.

Beschreibung der Optionen

EuXFEL benötigt im Rahmen der maximal vierjährigen Vertragslaufzeit ggf. einen zusätzlichen (dritten) Hausmeister. Darüber hinaus sind Anpassungen des Personalbedarfs möglich. Einzelheiten zu Optionen enthält die Leistungsbeschreibung. Zu den Verlängerungsoptionen siehe oben in Ziffer II.2.7.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich.
Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5). Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber zum Nachweis der Eignung folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:
PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 48 VgV gemäß Formblatt in den Bewerbungsunterlagen.
PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen-Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung.
Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von EuXFEL für geeignet erachteter Belege nachweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

WL1. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
WL2. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen (Erbringung von Hausmeisterdiensten als "Full Service") in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
WL3. Nachweis der marktüblichen deutschen Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbarer Versicherung mit den in den Bewerbungsunterlagen geforderten Deckungssummen (Personenschäden: EUR 2.000.000,- / Sachschäden: EUR 1.000.000,- / Sonstige Vermögensschäden: EUR 250.000,- / Schäden durch den Verlust überlassener Schlüssel: EUR 50.000,-) oder Erklärung, dass eine solche Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.
EuXFEL behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von EuXFEL für geeignet erachteter Belege nachweisen.

Zu WL2: Der mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Umsatz des Bewerbers muss in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich mindestens EUR 200.000,- betragen haben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten jeweils für die letzten drei Jahre insgesamt und für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (Aufschlüsselung kaufmännisch, technisch, Hausmeister, sonstiges). Falls der Bewerber noch keine drei Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
TL2. Mindestens zwei erfolgreich realisierte Referenzprojekte über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen (Erbringung von Hausmeisterdiensten als "Full Service") in Bezug auf den zu vergebenden Auftrag in den letzten maximal drei Jahren (Eigenerklärung) mit den Angaben gemäß Bewerbungsunterlagen. Die Referenzprojekte dürfen noch laufen und lediglich nicht vor mehr als drei Jahren ausgelaufen sein. Die Referenz ist gemäß Formblatt aus dem Bewerbungsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als fünf Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. EuXFEL kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich EuXFEL für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3 genannten Internetadresse (Link zur elektronischen Vergabeplattform) abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens EuXFEL erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und ermöglicht Benachrichtigungen bei Bewerberinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 29.11.2021 an EuXFEL über die Kommunikationsfunktion der elektronischen Vergabeplattform zu richten. EuXFEL behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten. Antworten auf rechtzeitig eingegangene Fragen werden allen Bewerbern in anonymisierter Form über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt.
3. Die in der Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Laufe des Verfahrens bleiben vorbehalten.
4. Teilnahmeanträge (und später auch die Angebote) sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (bzw. später Angebotsfrist) sind die Teilnahmeanträge (bzw. später Angebote) verschlüsselt, so dass EuXFEL keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber (bzw. später Bieter) steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag (bzw. später sein Angebot) bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen oder zurückzuziehen.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. EuXFEL kann Ausnahmen zulassen.
6. EuXFEL behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen, z.B. mangels Wirtschaftlichkeit, aufzuheben. Ersatz- oder Entschädigungsansprüche der Bewerber bzw. Bieter sind – soweit rechtlich zulässig – ausgeschlossen.
7. Weitere Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.
8. Zu Ziffer IV.2.3: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber voraussichtlich bereits am 15. Dezember 2021 die finalisierten Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zugesandt. Die Angebotsfrist wird ca. 25 Tage betragen. Die Termine für die Verhandlungsgespräche werden gesondert mitgeteilt. Sie werden nach Wahl von EuXFEL in Schenefeld (Kreis Pinneberg bei Hamburg) oder per Videokonferenz stattfinden.
9. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf sein jeweiliges Angebot. EuXFEL ihrerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
10. EuXFEL behält sich vor, die Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

— § 134 Abs. 2 GWB – Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,
— Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.