Hilfsmittelpoolverwaltung

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Auftrags ist die Zurverfügungstellung, die Anpassung und der störungsfreie Betrieb eines serverbasierten, zentralen Hilfsmittelpoolsystems zur Verwaltung und Steuerung der Versorgung von Versicherten der TK mit wiedereinsetzbaren Hilfsmitteln.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des vom Auftragnehmer (AN) durchzuführenden Auftrags ist die Zurverfügungstellung, die Anpassung und der störungsfreie Betrieb eines serverbasierten, zentralen Hilfsmittelpoolsystems zur Verwaltung und Steuerung der Versorgung von Versicherten der TK mit wiedereinsetzbaren Hilfsmitteln für die TK und für die Hilfsmittel-Leistungserbringer (LE), die Vertragspartner der TK sind.
Innerhalb der ersten beiden Vertragsjahre müssen technische Schnittstellen zwischen dem Hilfsmittelpoolsystem und den von der TK verwendeten Systemen geschaffen und bedient werden. Durch die Schnittstellen werden Medienbrüche in der Bearbeitung der Kernprozesse vermieden.
Die Schnittstellen müssen insbesondere die Prozesse der TK zur der Hilfsmittelrecherche und Reservierung im Poolbestand, die Rückholung und die Aussonderung von Hilfsmitteln unterstützen.
Umfang: Für die Schnittstellenetablierung sind ca. 500 Programmierstunden vorgesehen, für weitere Anpassungen am System ca. 100 Programmierstunden pro Vertragsjahr. Das derzeitige System der TK wird von ca. 1.600 Hilfsmittelleistungserbringern genutzt.
Alle weiteren Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Der Vertrag beginnt mit Zuschlagserteilung. Leistungsbeginn ist der 12. August 2022. Ab Vertrags- und vor Leistungsbeginn führt der AN bereits Vorbereitungsarbeiten durch.
Der Vertrag hat eine feste Mindestvertragslaufzeit bis zum 11. August 2024. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von sechs Jahren gerechnet ab Leistungsbeginn, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Der Vertrag kann erstmals mit einer Frist von zehn Monaten zum Ablauf der Mindestvertragslaufzeit schriftlich gekündigt werden. Danach kann der Vertrag von jeder Partei mit einer Frist von zehn Monaten zum Ende eines Kalendermonats ordentlich gekündigt werden.

Es ist (je Bieter/Bietergemeinschaftsmitglied/Drittunternehmen) eine Eigenerklärung über die Gesamtumsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Umsätze bezogen auf vergleichbare Leistungen, hier: Betreiben eines Hilfsmittelpoolsystems, abzugeben.
Für die Angaben kann die Tabelle der Anlage E1 verwendet werden.
Der Umsatz des Bieters bzw. der Mitglieder der Bietergemeinschaft für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr bezogen auf den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Betreiben eines Hilfsmittelpoolsystems) beträgt mindestens 200.000,00 EUR netto. Im Falle der Nichterfüllung dieser Mindestanforderung erfolgt zwingend ein Angebotsausschluss.
Bei Bietergemeinschaften werden die gemittelten Umsätze addiert.
Für den Fall, dass Unternehmen noch keine drei Jahre tätig bzw. auf dem einschlägigen Markt tätig sind und somit keine derartigen Umsatzzahlen vorlegen können, haben sie ihre finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit durch andere geeignete Nachweise zu belegen, beispielsweise durch eine Bankerklärung oder durch Vorlage eines Testats eines Wirtschaftsprüfers bzw. Steuerberaters. In den Nachweisen muss insbesondere die Finanz- und Liquiditätslage des Unternehmens nachvollziehbar dargestellt werden. Die Nachweise dürfen nicht älter als einen Monat vor Angebotsabgabe sein. Die Anforderung hinsichtlich des Mindestumsatzes bleibt hiervon unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.) Eigenerklärung über die Mitarbeiterzahlen (vgl. Anlage E1, Ziffer 2.)
2.) Referenzen (vgl. Anlage E1, Ziffer 3.)
3.) Zertifikat (Anlage E1, Ziffer 4.)
4.) Einbindung von Drittunternehmen

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1.) Eigenerklärung über die Mitarbeiterzahlen (vgl. Anlage E1, Ziffer 2.)
Es ist eine Eigenerklärung über die Mitarbeiterzahlen im Geschäftsjahr 2020, aufgeschlüsselt nach Gesamtmitarbeiteranzahl (festangestellte Vollzeitkräfte), davon Programmierer / Techniker und davon Mitarbeiter im Service / telefonischen Kundenbetreuung, anzugeben.
Für die Angaben kann die Tabelle der Anlage E1 verwendet werden.
2.) Referenzen (vgl. Anlage E1, Ziffer 3.)
Der Bieter hat in Form von Eigenerklärungen mindestens 1 Referenz über in den letzten drei Jahren (vor Ablauf der Angebotsfrist) ausgeführte Leistungen, die mit dem Inhalt der ausgeschriebenen Leistungen nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar sind, einzureichen.
Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad sind vergleichbar, wenn der Auftrag folgende Leistungen enthalten hat:
- Webbasierte Anwendung zum Wiedereinsatz von Hilfsmitteln i.S.d. Hilfsmittelverzeichnisses.
- Die Anwendung wird von mindestens 100 Leistungserbringern genutzt.
- Zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist wurde die Anwendung mindestens zwei Jahre eingesetzt. Bei einer nicht mehr aktiven Anwendung darf das Ende der Anwendung bei Ablauf der Angebotsfrist nicht länger als drei Jahre zurückliegen.
Alle Referenzen müssen zwingend die folgenden Angaben enthalten:
- Name/Firma des Auftraggebers
- Zeitraum der Leistungserbringung
- Beschreibung der Leistung
Die Darstellung muss nachvollziehbar, aussagekräftig und detailliert sein, sodass die TK eine Vergleichbarkeit mit der ausgeschriebenen Leistung feststellen kann.
Ansprechpartner mit Kontaktdaten sind zunächst nicht zwingend einzureichen, müssen aber auf Nachfrage der TK zur Verfügung gestellt werden.
Für die Angabe der Unternehmensreferenzen kann die Tabelle gemäß Anlage E1 verwendet werden.
3.) Zertifikat (Anlage E1, Ziffer 4.)
Mit dem Angebot ist von jedem Bieter bzw. Bietergemeinschaftsmitglied jeweils eine Kopie eines gültigen Zertifikates nach DIN EN ISO27001 einzureichen.
Sofern das jeweilige Zertifikat nur in Verbindung mit einem Hauptzertifikat o.ä. gültig ist, ist auch das zugehörige gültige Hauptzertifikat o. ä. in Kopie einzureichen.
Ist ein vorhandenes (Haupt-)Zertifikat im o. g. Sinne bei Angebotsabgabe nicht mehr gültig, ist zusätzlich zu der Kopie des (Haupt-)Zertifikats eine aktuelle Erklärung der zertifizierenden Stelle einzureichen, dass sich das Unternehmen (bzw. die Niederlassung / der Standort) im Verfahren der (Re-)Zertifizierung befindet. Diese Anforderung gilt sinngemäß, wenn ein vorhandenes (Haupt-)Zertifikat im o. g. Sinne vor Zuschlagserteilung - voraussichtlich Frühjahr 2022 - seine Gültigkeit verliert oder wenn sich das Unternehmen bei Angebotsabgabe erstmals im Zertifizierungsverfahren befindet.
Sofern das geforderte Zertifikat beim Bieter bzw. bei (einem) Mitglied(ern) der Bietergemeinschaft bei Angebotsabgabe noch nicht vorliegen sollte, sind diese verpflichtet, die Zertifizierung bis zum Leistungsbeginn nachzuweisen. Wie dies sichergestellt werden soll, ist darzulegen und zu erläutern.
4.) Einbindung von Drittunternehmen
Einzureichen sind:
- namentliche Benennung der Unternehmen und Angabe der Kapazitäten, auf die sich bei der Eignungsprüfung berufen werden soll (Anlage V4, Ziffer 2.),
- Verpflichtungserklärung (Anlage E3),
- Eignungsnachweise je Eignungsleihgeber (s. Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Für den Fall der Auftragserteilung hat eine Bietergemeinschaft eine Rechtsform anzunehmen, bei der eine gesamtschuldnerische Haftung ihrer Mitglieder für die Erfüllung der vertraglichen Pflichten besteht. Das Angebot ist von dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft im Namen der Bietergemeinschaft einzureichen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft (Name und Anschrift) sind vom bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft unter Ziffer 3. des Angebotsschreibens (Anlage V4) in die dafür vorgesehene Tabelle einzutragen. Die Eigenerklärung zur Bietergemeinschaft (Anlage E2) ist von jedem Bietergemeinschaftsmitglied - mit Ausnahme des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft - in Textform auszufüllen und durch den Vertreter der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen. Zu den einzureichenden Eignungsnachweisen vgl. Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit.

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich in elektronischer Form auf dem oben genannten Vergabeportal zur Verfügung gestellt.
Fragen zu den Vergabeunterlagen sind dem Dienstleistungszentrum Einkaufsmanagement der TK bitte ausschließlich über das oben genannte -Vergabeportal, dort über den Bereich "Kommunikation" zu dem o. g. Vergabeverfahren, zu übermitteln. Hierzu ist eine kostenlose Registrierung erforderlich. Ein abschließende Liste der mit dem Angebot bzw. dem Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen (hier: Aufforderung zur Angebotsabgabe), die unter der o. g. Internetadresse abrufbar sind.
Folgende Erklärung ist zusammen mit dem Angebot abzugeben: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß Ziffer 4. des Angebotsschreibens,
Die TK wird beim Bundesamt für Justiz für die Bieter bzw. (Mitglieder der) Bietergemeinschaften, deren Angebote in die engere Wahl kommen, jeweils eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) anfordern.
Darüber hinaus wird die TK für die o.g. Unternehmen Informationen (Bonitätsindex) einer Wirtschaftsauskunftei einholen. Hieraus werden keine für den Bieter nachteiligen, verfahrensentscheidenden Maßnahmen abgeleitet, ohne dem Bieter zuvor die Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.
Bekanntmachungs-ID: CXR0YYRYD08

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.