Hybrider Postdienstleister

Stadt Haan

Die Stadt Haan plant die Einführung eines hybriden Postdienstleisters, der für die Stadt Haan die Ausgangspost übernehmen soll. Hierbei soll über eine bereitgestellte Software der Versand von Briefen ausgelagert werden, sodass der Dienstleister vom Drucken bis zur Zustellung der Sendungen die Arbeit übernimmt. Die wesentlichen Aufgaben sind:
— Bereitstellung von kompatibler Software,
— Drucken, falzen, kuvertieren, frankieren von Briefen,
— Übergabe an einen Postzustellungsdienstleiter oder Zustellung der Postsendungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-05-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-04-15.

Wer?

• Stadt Haan

Wie?

• Erstellen von Adressenlisten, Postversand › Postversand

Wo?

• Düsseldorf › Mettmann

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-04-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2021-04-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Postversand
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Haan plant die Einführung eines hybriden Postdienstleisters, der für die Stadt Haan die Ausgangspost übernehmen soll. Hierbei soll über eine bereitgestellte Software der Versand von Briefen ausgelagert werden, sodass der Dienstleister vom Drucken bis zur Zustellung der Sendungen die Arbeit übernimmt. Die wesentlichen Aufgaben sind: — Bereitstellung von kompatibler Software, — Drucken, falzen, kuvertieren, frankieren von Briefen, — Übergabe an einen Postzustellungsdienstleiter oder Zustellung der Postsendungen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Postversand 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Haan
Postanschrift: Alleestr. 8
Postleitzahl: 42781
Postort: Haan
Kontakt
Internetadresse: http://www.haan.de 🌏
E-Mail: kirsten.voosen-reinhardt@stadt-haan.de 📧
Telefon: +49 2129 / 911-391 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E18876387 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E18876387 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-15 📅
Einreichungsfrist: 2021-05-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-20 📅
Datum des Beginns: 2021-07-01 📅
Datum des Endes: 2022-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 076-194644
ABl. S-Ausgabe: 76
Zusätzliche Informationen

Zwecks Überprüfung der Einhaltung u. a. des § 1 Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz – MiLoG) fordert die Auftraggeberin für die Bewerber, die einen Zuschlag erhalten sollen, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung (GewO) beim Bundesamt für Justiz von Amts wegen an.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Bereitstellung von kompatibler Software,

— Drucken, falzen, kuvertieren, frankieren von Briefen,

— Übergabe an einen Postzustellungsdienstleiter oder Zustellung der Postsendungen.

Geschätzter Gesamtwert: 350 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Haan versendet derzeit knapp 90 000 Briefe im Jahr, wobei das höchste Aufkommen im Januar liegt. In diesem Monat werden zwischen 10 000 und 15 000 Briefe verschickt. Die Menge an Briefen muss spätestens innerhalb von einer Woche versandbereit sein.

Der Auftraggeber übernimmt keine irgendwie geartete Gewähr für die tatsächliche Menge an zu versendenden Schriftstücken. Die Briefsendungen erfolgen bedarfsabhängig. Das genannte Briefaufkommen stellt lediglich den Bedarf der letzten 12 Monate dar. Dabei handelt es sich nicht um Mindestabnahmemengen. Die Anzahl der Briefsendungen kann sich nach oben oder unten verändern.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 350 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Eine jährliche Vertragsverlängerung darüber hinaus ist bis zum 30.6.2025 möglich. Hierzu muss bis spätestens 3 Monate vor Vertragsende eine beidseitige Einverständniserklärung vorliegen. Der Vertrag kann ab dem 1.7.2022 jederzeit mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende schriftlich oder per Mail gekündigt werden.

Beschreibung der Optionen: Nebenangebote sind für die nur für die Bereiche: II, III.2 zugelassen.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Die meisten Briefe sind für Bürger der Stadt Haan beabsichtigt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Anlage 2 – Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen,

— Anlage 3 – Referenzliste.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Aufbereitung (sammeln von gleichen Empfängern) von Briefen erfordert eine maschinelle Verarbeitung von den gelieferten Daten. Diese Verarbeitung muss auf in Europa stationierten Servern erfolgen, die unter die DS-GVO Bestimmungen fallen und die BSI Sicherheitsmindestanforderungen abdecken.

Das Thema Datenschutz nimmt seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) im Mai 2016 (Ende der Übergangsfrist Mai 2018) auch in öffentlichen Projekten eine besondere Stellung ein. Der Bieter muss mit dem angebotenen Produkt die Forderungen der DS-GVO einhalten.

Daten, die personenbezogene Informationen beinhalten, dürfen nur bis zum Versand des Briefes vorgehalten werden und müssen anschließend restlos gelöscht werden. Dies beinhaltet auch Datensicherungen. Auswertungen, Meta-Daten, Hash-Werte über den Inhalt des Briefes oder Preisberechnungsdaten sind davon nicht betroffen.

IT-Sicherheitsvorfälle oder Datenschutzvorfälle müssen, neben der Informationspflicht beim LDI, direkt und vollumfänglich an die Stadt Haan (Datenschutz@stadt-haan.de) gemeldet werden.

Die Stadt Haan behält sich vor zusätzlich einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) und NDA (Gemeinhaltungsvertrag) einzufordern. Die AVV orientiert sich an dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DS-GVO (https://www.lda.bayern.de/media/muster/formulierungshilfe_av.pdf) von dem Bayerischem Landesamt für Datenaufsicht, alternativ ist ein AVV dem Angebot seitens des Bieters beizulegen.

Vorgehaltene Daten dürfen unangekündigt und kurzfristig von dem Datenschutzbeauftragen der Stadt Haan angefordert werden. Auch darf der IT-Sicherheitsbeauftragte der Stadt Haan unangekündigt und kurzfristig die Einhaltung der geforderten IT-Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen kontrollieren kommen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-06-19 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-05-20 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform „subreport ELViS“ durchgeführt. Angebote sind daher nur elektronisch abzugeben. Eine andere Form der Angebotsabgabe ist nicht zulässig und führt zum zwingenden Ausschluss des Angebotes.
Voraussetzung für die Abgabe eines elektronischen Angebotes ist die Registrierung auf der Vergabeplattform „subreport ELViS“ und an

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle, Alleestr. 8, 42781 Haan
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E18876387 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-20
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Gartenstadt Haan informiert gemäß § 134 GWB über den vorgesehenen Zuschlag vorab. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.

Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach u. a. insbesondere unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 076-194644 (2021-04-15)

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