Implementierung einer Lösung für den Rechnungseingang

Beschreibung der Beschaffung

Die AG benötigt eine Lösung zur umfassenden Abbildung des Rechnungseingangs entsprechend den Anforderungen der AG. Die Lösung muss digitale Verarbeitung von E-Rechnungen mit eingebundener revisionssicheren Archivlösung gewährleisten. Optimale Texterkennung durch OCR und ein webbasierter Prüf-Freigabe-Workflow muss Bestandteil der Lösung sein.
Details entnehmen Sie bitte dem Dokument "Vorläufige_Leistungsbeschreibung_Rechnungseingang_4890032021.pdf"

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Soweit in dem Verfahren mehr als 5 Teilnahmeanträge eingehen, wird der Auftraggeber die Auswahl der zur 2. Stufe zugelassene Bewerber anhand einer Bewertung der Referenzen vornehmen.
Anzahl Referenzen Der Bewerber erhält für jede über die Mindestanforderung hinaus vorgelegte Referenz, welche die Mindestkriterien gemäß Dokument "Anschreiben_4890032021.docx" erfüllt, Punkte gemäß folgender Tabelle:
Anzahl der Referenzen gemäß Anlage "Eigenerklärung zu Referenzen_4890032021.docx":
2 oder weniger Ausschluss ≥ 3 10 Punkte ≥ 4 20 Punkte ≥ 5 30 Punkte ≥ 6 40 Punkte ≥ 7 50 Punkte ≥ 8 60 Punkte ≥ 9 70 Punkte ≥ 10 80 Punkte Der Bewerber erhält zusätzliche weitere 10 Punkte pro Referenz, wenn die Referenzleistung für ein Forschungsinstitut (bezugsberechtigter Auftraggeber) erbracht wurde.
Maximal können so 160 Punkte erlangt werden.
Doppelnennungen mit den Referenzen für die Eignungsprüfung sind nicht zulässig.

Beschreibung der Optionen

Sofern optionale Leistungen Gegenstand der Beschaffung sind, werden diese im Rahmen der Verhandlungen sichtbar und spätestens mit Aufforderung zur Angebotsabgabe des finalen Angebotes für alle Bieter gleichermaßen festgelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB gemäß Dokument "Erklärung zu §§ 123, 124 GWB HZI.docx"
- Einwilligung Abfrage Gewerbezentralregister gemäß Dokument "Erklärung zu §§ 123, 124 GWB HZI.docx"
- Eigenerklärung Einhaltung Mindestlohngesetz "Erklärung zu §§ 123, 124 GWB HZI.docx"
- Eigenerklärung Nichtvorliegen Insolvenz gemäß Dokument "Erklärung Insolvenz HZI.pdf"
- Nachweis der Gewerbeanmeldung / des Handelsregisterauszugs gemäß "Teilnahmeerklärung.docx"
- Antikorruptionserklärung gemäß Dokument "Antikorruptionsklausel HZI.pdf"
- Verschwiegenheitserklärung gemäß Dokument "Verschwiegenheitserklärung_4890032021.docx"
- Nachweis zum Ausschluss von Interessenkonflikten "Erklärung zu §§ 123, 124 GWB HZI.docx"

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung gemäß Dokument "Betriebshaftpflicht_HZI.docx": Die Haftpflichtversicherung muss bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut abgeschlossen worden sein, bzw. ist zu bestätigen, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Falle der Auftragserteilung entsprechend erhöht werden kann. Diese muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und nachgewiesen werden.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
- Die Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens nachfolgende Mindestdeckungssummen abdecken:
1) Personen- und Sachschäden 5 Mio. EUR 2) Vermögensschäden 3 Mio. EUR

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung Sprachniveau
Das eingesetzte Personal muss mindestens das Niveau C1 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen erfüllen.
- Der Bewerber muss mindestens zwei Referenzen vorlegen, aus welchen sich nachgewiesene, vergleichbare Erfahrungen ergeben. Eine der beiden Referenzen muss zwingend aus dem Bereich „Forschungsinstitute“ sein. Die genauen Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Der Nachweis erfolgt mittels Eigenerklärung gemäß dem Dokument "Eigenerklärung zu Referenzen_4890032021.docx"
- Qualifikation des Personals (Mindestanforderungen):
Kernteam: Das einzusetzende Beraterteam muss über folgende Kompetenzen / Qualifikationen verfügen: Projektleiter: Nachweis von zwei Referenzprojekten mit vergleichbarer Aufgabenstellung und Verantwortung als Projektleiter in den letzten 3 Jahren. Wirtschaftsprüferkundiger: Nachweis von zwei Referenzprojekten mit vergleichbarer Aufgabenstellung in den letzten 3 Jahren.
Trainer: Nachweis von zwei Referenzprojekten mit vergleichbarer Aufgabenstellung in den letzten 3 Jahren.
Übriges Team: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass weiteres Personal zur Durchführung des Auftrags befähigt ist und über die notwendigen Qualifikationen und die notwendige Berufserfahrung verfügt. Unkundige Mitarbeiter sind auf Wunsch des Auftraggebers unverzüglich auszutauschen. Der Nachweis erfolgt mittels Eigenerklärung gemäß Dokument "Erklärung zu Projektteam_4890032021.docx"

Wichtige Hinweise für Bieter:
Die Verfahrenssprache ist deutsch. D.h. die Angebote/Teilnahmeanträge sind in deutscher Sprache zu verfassen. Sämtliche Korrespondenz zu diesem Verfahren hat ebenfalls in deutscher Sprache zu erfolgen.
1. Registrierung Vergabeplattform: Die Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen sind uneingeschränkt und vollständig sowie ohne Registrierung zugänglich. Spätestens für die Einreichung von Teilnehmer- und Bieterfragen ist eine kostenfreie Registrierung auf der Vergabeplattform subreport ELViS erforderlich. Die gesamte Kommunikation bzgl. Vergabeunterlagen, Teilnahmeanträge oder Angebote hat über diese Vergabeplattform zu erfolgen. Wir empfehlen, bei beabsichtigter Teilnahme an unseren Vergabeverfahren, grundsätzlich eine kostenfreie Registrierung bei der o. g. Vergabeplattform durchzuführen, da ansonsten eine lückenlose und transparente Informationsübermittlung unsererseits nicht gewährleistet werden kann.
2. Unklarheiten / Fragen und Anmerkungen zu den Vergabeunterlagen: Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, so haben Sie uns unverzüglich darauf hinzuweisen. Teilnehmer- und Bieterfragen oder Anmerkungen zu den Vergabeunterlagen sind grundsätzlich unverzüglich und nur schriftlich über die Vergabeplattform zu stellen. Verbindliche Antworten werden auf der Vergabeplattform als Erläuterungen, Konkretisierungen oder Änderung zu den Vergabeunterlagen (hier: „Bieterfragen-Katalog“) veröffentlicht.
Diese Konkretisierungen werden Teil der Vergabeunterlagen und somit auch Vertragsbestandteil. Die Konkretisierungen sind dem Angebot daher zwingend, als Beleg der Kenntnisnahme und der Berücksichtigung bei der Angebotserstellung, unterschrieben beizulegen.
3. Informationspflichten des Bieters: Bitte beachten Sie, dass sich auch während der Teilnahme- und Angebotsfrist die Vergabeunterlagen ändern können, z. B. infolge von Bieterfragen (s. Formular „Bieterfragen&Konkretisierungen_4890032021“). Wir werden die jeweils aktuelle Version über die o. g. Vergabeplattform verfügbar machen. Dabei wird kenntlich gemacht, sofern Vergabeunterlagen aktualisiert / geändert wurden. Registrierte Bieter werden automatisch per E-Mail über die Änderung an den Vergabeunterlagen informiert. Nicht registrierte Teilnehmer sind verpflichtet, sich eigenständig über Änderungen an den Vergabeunterlagen und möglicherweise bereitgestellte Auskünfte (Antworten zu Bieterfragen, Termin- und Fristenänderungen) zu den jeweiligen Verfahren bei der Vergabestelle zu erkundigen (Holschuld).
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass sich die Notwendigkeit ergeben kann, die Teilnahme- oder Angebotsfrist zu verschieben. In einem solchen Fall werden wir Sie unverzüglich -ebenfalls über die Vergabeplattform - informieren.
Wir empfehlen Ihnen dringend, vor der Einreichung eines des Teilnahmeantrags oder Angebotes noch einmal zu prüfen, ob sich der Teilnahmeantrag und/oder das Angebot auf die aktuellen Vergabeunterlagen (inkl. beantworteter Fragen) bezieht. Sofern Sie einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot abgeben, das nicht dem aktuellen Stand der Vergabeunterlagen entspricht, müssen Sie davon ausgehen, vom weiteren Verfahren (Wertung) ausgeschlossen zu werden.
Sollten Sie Ihren Antrag oder Ihr Angebot bereits eingereicht haben, können Sie es in der Ausschreibungsplattform vor Erreichen der Teilnahme- oder Angebotsfrist:
• Ihren alten Teilnahmeantrag / Ihr altes Angebot für ungültig erklären und kein neuen Antrag / kein neues Angebot abgeben,
• Ihren alten Teilnahmeantrag / Ihr altes Angebot für ungültig erklären und ein neuen Antrag / ein neues Angebot abgeben. In diesem Fall muss uns Ihr neuer Antrag / Ihr neues Angebot vor Ende der Frist vorliegen.
• Ihren alten Teilnahmeantrag / Ihr altes Angebot -ergänzt um das Konkretisierungs- bzw. Änderungsschreiben- aufrechterhalten. In diesem Fall muss uns das unterzeichnete Konkretisierungs- bzw. Änderungsschreiben vor Ende der jeweiligen Frist vorliegen (bitte wie den Teilnahmeantrag / das Angebot kennzeichnen!),
• Ihren alten Teilnahmeantrag oder Ihr altes Angebot unverändert aufrechterhalten. In diesem Fall weisen wir darauf hin, dass ein gegebenenfalls schon eingereichter Teilnahmeantrag / ein eingereichtes Angebot, sofern erforderlich, an Konkretisierungen bzw. Änderungen angepasst werden muss. Einen nicht entsprechend angepassten Teilnahmeantrag / ein nicht angepasstes Angebot müssen wir regelmäßig von der Wertung ausschließen.
Sofern wir keine gesonderte Mitteilung von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass Ihr bereits eingereichter Teilnahmeantrag oder Ihr eingereichtes Angebot unverändert aufrechterhalten werden soll.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer und dem Vergabesenat (§§ 155 ff. GWB).
Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein etwaiger Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat, wobei der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB unberührt bleibt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Der Auftraggeber ist zur Absendung einer Bieterinformation spätestens 10 Tage vor Zuschlagserteilung verpflichtet (§134 GWB),
Nach Zuschlagserteilung (Vertragsschluss) ist ein Nachprüfungsantrag nicht mehr zulässig. Ausgenommen sind Anträge auf Feststellung einer Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 GWB, also wegen Verletzung der vorgenannten Pflicht zur Bieterinformation und Einhaltung der Wartefrist gem. § 134 GWB oder wegen unzulässiger Vergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der EU. Solche Anträge auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages sind nach § 135 Abs. 3 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags zulässig, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung dieser Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.