KI-basierte virtuelle Assistenten (Chatbots) für den Freistaat Bayern

Bayerisches Staatsministerium für Digitales

Das Bayerische Staatsministerium für Digitales möchte mit Hilfe virtueller Assistenten („Chatbots“) das Kommunikations- und Dienstleistungsangebot v. a. für Bürgerinnen und Bürger sowie weitere Zielgruppen weiter ausbauen. Um den Einsatz von virtuellen Assistenten in verschiedenen Bereichen sicherzustellen, muss der Auftragnehmer in der Lage sein, perspektivisch die Entwicklung und Bereitstellung von virtuellen Assistenten in der bayerischen Staatsverwaltung zu übernehmen und hierfür eine modulare Lösung zur Verfügung zu stellen.
Es soll eine Chatbot-Infrastruktur im IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ) aufgebaut werden, die einzelne Chatbots für verschiedene Webseiten bzw. Anwendungsfälle und Kanäle bereithält. Die ersten beiden konkreten Anwendungsfälle sind dabei ein virtueller Assistent (Chatbot) als Unterstützung für die bereits bestehende Hotline der Polizei und ein virtueller Assistent (Chatbot), um das BayernPortal zu erweitern.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-05-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-04-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ubitec GmbH

Wer?

• Bayerisches Staatsministerium für Digitales

Wie?

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-04-19	Auftragsbekanntmachung
2021-04-26	Ergänzende Angaben
2021-05-05	Ergänzende Angaben
2021-08-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-04-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Software
Referenznummer: 2021000171
Kurze Beschreibung:

Das Bayerische Staatsministerium für Digitales möchte mit Hilfe virtueller Assistenten („Chatbots“) das Kommunikations- und Dienstleistungsangebot v. a. für Bürgerinnen und Bürger sowie weitere Zielgruppen weiter ausbauen. Um den Einsatz von virtuellen Assistenten in verschiedenen Bereichen sicherzustellen, muss der Auftragnehmer in der Lage sein, perspektivisch die Entwicklung und Bereitstellung von virtuellen Assistenten in der bayerischen Staatsverwaltung zu übernehmen und hierfür eine modulare Lösung zur Verfügung zu stellen. Es soll eine Chatbot-Infrastruktur im IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ) aufgebaut werden, die einzelne Chatbots für verschiedene Webseiten bzw. Anwendungsfälle und Kanäle bereithält. Die ersten beiden konkreten Anwendungsfälle sind dabei ein virtueller Assistent (Chatbot) als Unterstützung für die bereits bestehende Hotline der Polizei und ein virtueller Assistent (Chatbot), um das BayernPortal zu erweitern.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bereitstellung von Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Software-Entwicklung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bayerisches Staatsministerium für Digitales
Postanschrift: Oskar-von-Miller-Ring 35
Postleitzahl: 80333
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: https://www.auftraege.bayern.de 🌏
E-Mail: angebot@stmd.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921658230 📞
Fax: +49 8921658242 📠
URL der Dokumente: https://www.eprocurement.bayern.de/evergabe.bieter//DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=p7bThabg1cE%253d 🌏
URL der Teilnahme: https://www.auftraege.bayern.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-19 📅
Einreichungsfrist: 2021-05-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 079-202298
ABl. S-Ausgabe: 79

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es soll eine Chatbot-Infrastruktur im IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ) aufgebaut werden, die einzelne Chatbots für verschiedene Webseiten bzw. Anwendungsfälle und Kanäle bereithält. Die ersten beiden konkreten Anwendungsfälle sind dabei ein virtueller Assistent (Chatbot) als Unterstützung für die bereits bestehende Hotline der Polizei und ein virtueller Assistent (Chatbot), um das BayernPortal zu erweitern.

Geschätzter Gesamtwert: 725 000 EUR 💰
Geschätzter Wert ohne MwSt: 725 000 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Nach Ablauf des ursprünglichen Vertragszeitraums besteht die Option auf Vertragsverlängerung zur Weiterentwicklung, dem Support bzw. dem Training und Betrieb um weitere 2 Jahre, vorbehaltlich verfügbarer Haushaltsmittel. Diese muss vom Auftraggeber ausdrücklich 3 Monate vor Ende der Vertragslaufzeit schriftlich gegenüber dem Auftragnehmer abgerufen werden.

Beschreibung der Optionen:

Option: Sofern die PoCs aufzeigen, dass das Chatbot-Produkt die Anforderungen erfüllen kann, besteht für den Auftraggeber die Option zur Beauftragung des Auftragnehmers mit der Entwicklung der beiden KI-basierten virtuellen Assistenten (Chatbots) auf Grundlage der 2 PoCs des Auftragnehmers. Der Abruf der Option erfolgt durch schriftliche Mitteilung gegenüber dem Auftragnehmer innerhalb von 4 Wochen nach Übergabe der abschließenden Dokumentationen der PoCs.

Weitere Option: Es besteht zudem die weitere Option den Vertrag nach Ablauf des Vertragszeitraumes von 2 Jahren um weitere 2 Jahre zur Weiterentwicklung, Support bzw. Training und Betrieb, vorbehaltlich verfügbarer Haushaltsmittel, zu verlängern.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-07-07 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-05-20 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Marchese, Andrea
Dokumente URL: https://www.eprocurement.bayern.de/evergabe.bieter//DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=p7bThabg1cE%253d 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern – Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 8921762847 📠
Quelle: OJS 2021/S 079-202298 (2021-04-19)

Ergänzende Angaben (2021-04-26)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Software-Entwicklung 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 084-217400
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 079-202298
ABl. S-Ausgabe: 84
Quelle: OJS 2021/S 084-217400 (2021-04-26)

Ergänzende Angaben (2021-05-05)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-05 📅
Einreichungsfrist: 2021-05-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 090-233982
ABl. S-Ausgabe: 90
Quelle: OJS 2021/S 090-233982 (2021-05-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-08-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 270 920 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postleitzahl: 80333 München
Kontakt
Telefon: +49 89453549230 📞
Fax: +49 89453549242 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-08-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-08-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 151-402119
ABl. S-Ausgabe: 151

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen:

Option: Sofern die PoCs aufzeigen, dass das Chatbot-Produkt die Anforderungen erfüllen kann, besteht für den Auftraggeber die Option zur Beauftragung des Auftragnehmers mit der Entwicklung der beiden KI-basierten virtuellen Assistenten (Chatbots) auf Grundlage der zwei PoCs des Auftragnehmers. Der Abruf der Option erfolgt durch schriftliche Mitteilung gegenüber dem Auftragnehmer innerhalb von vier Wochen nach Übergabe der abschließenden Dokumentationen der PoCs.

weitere Option: Es besteht zudem die weitere Option den Vertrag nach Ablauf des Vertragszeitraumes von 2 Jahren um weitere 2 Jahre zur Weiterentwicklung, Support bzw. Training und Betrieb, vorbehaltlich verfügbarer Haushaltsmittel, zu verlängern.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Integration Wissensdatenbank
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Berücksichtigung der Konversationshistorie
deutsche und englische Sprache
zusätzliche Sprachen
Feedback-Funktion
Barrierefreiheit
Apache Solr-Search
Konzept für die Gestaltung der Chatbots
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Open-Source-Lösung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Pitch
Preis (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-07-13 📅
Name: ubitec GmbH
Postort: Linz
Land: Österreich 🇦🇹
Linz-Wels 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 270 920 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 22

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf schriftlichen Antrag hin ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachten von Vergabevorschriften geltend macht. Der Antrag ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen und in der Regel vor Anrufung der Kammer gerügt hat bzw., wenn der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis

zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe /Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat. Ferner ist ein Antrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Einen bereits erteilten Zuschlag kann die Kammer nicht wieder aufheben (§ 168 Abs. 2 GWB). Allerdings kann ein Zuschlag bzw. Vertrag unwirksam und damit ein Nachprüfungsverfahren zulässig sein, wenn ein förmliches Vergabeverfahren gar nicht durchgeführt wurde oder der Auftraggeber die Bieter oder Bewerber, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, vor Auftragserteilung hiervon nicht informiert hat. Einzelheiten hierzu, auch zu Fristen und Inhalt der Information finden sich in den §§ 134, 135 GWB. In der Regel darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information bzw. 10 Kalendertage bei Versand auf elektronischem Wege geschlossen werden.

Quelle: OJS 2021/S 151-402119 (2021-08-03)

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