Kreation und Umsetzung der Dachkommunikation der AOK als Arbeitgeber und Beratung des AOK-Bundesverbandes in Fragen des Arbeitgebermarketings

Titel

Kreation und Umsetzung der Dachkommunikation der AOK als Arbeitgeber und Beratung des AOK-Bundesverbandes in Fragen des Arbeitgebermarketings
2021-07-02-MEH-CSC

Kurze Beschreibung

Rahmenvertrag über Kreation und Umsetzung der Dachkommunikation der AOK als Arbeitgeber und Beratung des AOK-Bundesverbandes in Fragen des Arbeitgebermarketings.

Beschreibung der Beschaffung

Die AOK-Gemeinschaft versichert mehr als 27 Millionen Menschen – das ist jeder Dritte in Deutschland. Sie besteht aus der AOK-Bundesverband GbR und elf selbstständigen Körperschaften des öffentlichen Rechts.
Die elf AOKs sind jeweils für eine Region zuständig und stehen dadurch nicht im Wettbewerb miteinander. Gemeinsam mit dem AOK-Bundesverband bilden sie die AOK-Gemeinschaft. Der AOK-Bundesverband ist der dienstleistungsorientierte Interessenvertreter der AOK-Gemeinschaft mit Sitz in Berlin. Zu den Aufgaben des AOK-Bundesverbandes zählen u. a. die politische Interessenvertretung, die Pflege der Marke „AOK – Die Gesundheitskasse“ und die Dachkommunikation. Mit seiner Kommunikation bewegt er sich innerhalb des von den Aufsichtsbehörden vorgegebenen Rahmens.
Die AOKs entscheiden gemeinsam mit dem AOK-Bundesverband auf Vorstands- und auf Arbeitsebene über die Kommunikation der AOK als Arbeitgeber. Der AOK-Bundesverband ist keine Konzernzentrale, er gibt nicht vor, wie die elf AOKs in ihren Regionen kommunizieren, vielmehr kümmert er sich um die bundesweite Klammer für das Employer Branding und die Werbematerialien zur Rekrutierung der jährlich benötigten Neueinstellungen (ca. 2 200 per anno).
Im Rahmen dieser Ausschreibung sucht die AOK-Gemeinschaft einen Auftragnehmer, der auf Basis der Employer Value Proposition ein kreatives Dach-Konzept inkl. Kommunikationsstrategie (Botschaften nach Zielgruppen und Kanälen) entwickelt, sie in Maßnahmen und/oder in Rekrutierungskampagnen übersetzt und Mastermaterialien in einer Toolbox bereitstellt. Dem Auftragnehmer obliegt darüber hinaus die strategische Beratung des AOK-Bundesverbandes in Fragen des Employer Brandings und Personalmarketings.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

(1) Mitarbeiteranzahl (max. 50 Punkte)
— 0 Punkte: unter 20 Vollbeschäftigungseinheiten zum Stichtag 1.1.2021,
— 50 Punkte: mindestens 20 Vollbeschäftigungseinheiten zum Stichtag 1.1.2021.
(2) Spezialisierung Employer Branding/Personalmarketing (max. 50 Punkte)
— 0 Punkte: die Spezialisierung auf die Themen Employer Branding und Personalmarketing kann nicht nachgewiesen werden,
— 50 Punkte: die Spezialisierung auf die Themen Employer Branding und Personalmarketing kann nachgewiesen werden.
(3) Kernteam (insgesamt max. 72 Punkte)
Bewertet wird die fachliche Qualifikation und Erfahrungen der Mitglieder der Kernteams, d. h. des
— projektverantwortlichen Beraters,
— projektverantwortlichen Strategen,
— projektverantwortlichen Kreativen (Art),
— Projektverantwortlichen für Text/Redaktion,
— projektverantwortlichen Web- und Digital-Spezialisten,
— projektverantwortlichen Social-Media-Spezialisten.
Jeweils anhand der Darstellung eines Projektes/mehrerer Projekte (in der jeweiligen Position), aus dem das Vorhandensein des für die Leistungserbringung notwendigen Fachwissens abgeleitet werden kann.
Es können je Mitglied des Kernteams max. 12 Punkte erzielt werden (in den Abstufungen 0 Punkte/ 4 Punkte/ 8 Punkte/ 12 Punkte).
Für weitere Details wird auf die Wertungsmatrix in den Formblättern für den Teilnahmeantrag verwiesen.
(4) Referenzen (insgesamt max. 72 Punkte)
Nach der Prüfung, ob die Referenzen die unter Ziffer III.1.3) (4) genannten Mindestanforderungen erfüllen, werden sie anhand der im Folgenden dargestellten Unterkriterien bewertet.
Für die einzelnen Unterkriterien werden jeweils zwischen null und 3 Punkte vergeben. Bei der Bewertung wird je Kategorie maximal eine Referenz berücksichtigt. Eine Referenz fließt nur in die Bewertung ein, wenn sie die o. g. Mindestanforderung erfüllt hat. Werden in einer Kategorie mehr als eine wertbare Referenz eingereicht, so fließt die Referenz, die den höchsten Punktwert erzielt hat, in die Bewertung ein. Es sind je Referenz max. 36 Punkte zu erzielen.
a) Die Bewertung der Referenz in der Kategorie 1 „Strategische Herleitung und Übersetzung einer Arbeitgeberpositionierung in eine Employer Branding Kampagne für diverse Zielgruppen (inkl. Schüler)“ findet anhand folgender Unterkriterien statt:
— Strategische Herleitung (1. Es ist die Ausgangssituation und Zielstellung des Referenzprojektes zu beschreiben, damit klar ersichtlich ist, wie die Ausgangslage bei Projektbeginn war, 2. Der der strategischen Herleitung zugrundeliegende Prozess ist darzustellen. Dabei soll beschrieben werden, welche Analysen aus den Zielgruppenstrukturen (unter Einbeziehung der Schüler), Wettbewerbsumfeld oder Trends berücksichtigt wurden. Aus den Angaben werden die analytischen Fähigkeiten des Bewerbers abgeleitet.),
— Kreative Umsetzung (anhand des Referenzprojektes ist nachzuweisen, dass 1. eine kreative Leitidee aus der Strategie hergeleitet wurde. Anhand der Angaben werden die konzeptionellen und kreativen Fähigkeiten des Bewerbers überprüft. 2. konkrete Werbemittel kreativ umgesetzt wurden. Dies ist anhand von mindestens 3 Beispielen aus denen in der Leistungsbeschreibung genannten Werbemitteln, wie Stellenanzeigen (Pflicht), Online-Werbemittel (Pflicht), Karriereseite, Messeauftritt zu belegen.).
b) Die Bewertung der Referenz in der Kategorie 2 „Strategische Herleitung und Umsetzung einer Rekrutierungskampagne zur Besetzung von offenen Stellen mit passenden und qualifizierten Mitarbeitern“ findet anhand folgender Unterkriterien statt:
— Strategische Herleitung (1. Es ist die Ausgangssituation und Zielstellung des Referenzprojektes zu beschreiben, damit klar ersichtlich ist, wie die Ausgangslage bei Projektbeginn war. 2. Der der strategischen Herleitung für das Kampagnenkonzept zugrundeliegende Prozess ist darzustellen. Dabei soll beschrieben werden, welche Analysen aus den Zielgruppenstrukturen, Wettbewerbsumfeld oder Trends berücksichtigt wurden. Aus den Angaben werden die analytischen Fähigkeiten des Bewerbers abgeleitet.),
— Entwicklung einer Maßnahmen- und Kanalstrategie zur Rekrutierung von Zielgruppen (anhand des Referenzprojektes ist nachzuweisen, dass 1. die Strategie für Maßnahmen und Kanäle im Sinne der Zielstellungen (unter Angabe von KPIs) abgeleitet wurde. Anhand der Angaben werden die analytischen und strategischen Fähigkeiten des Bewerbers bewertet. 2. die Auswahl der einzelnen Personalmarketing-Maßnahmen zielführend war und konkrete Ergebnisse, z.B. Erhöhung der Bewerberzahlen für bestimmte Zielgruppen durch die Kampagne erreicht wurden. Anhand der Angaben ist der Erfolg der Kampagne darzustellen. Mit diesen Angaben wird die Kompetenz des Bewerbers bewertet, dass er basierend auf KPIs zielführende Maßnahmen erfolgreich umsetzen kann.).
Für weitere Details wird auf die Wertungsmatrix in den Formblättern für den Teilnahmeantrag verwiesen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:
Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 24 Monate vom Tag der Teilnahmefrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen.
2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter.
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl:
Angabe über die Anzahl an Vollbeschäftigungseinheiten in den vergangenen 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie zum Stichtag 1.1.2020.
(2) Darstellung der Spezialisierung auf die Themen Employer Branding und Personalmarketing.
Hinweis: Bei einer Bewerbergemeinschaft können die geforderten Spezialisierungen gemeinsam nachgewiesen werden
(3) Benennung eines Kernteams:
Es ist ein Kernteam zu benennen, welches für die Leistungserbringung vorgesehen ist. Eine Person darf nur maximal eine Position begleiten. Die Mitglieder des Kernteams dürfen nur mit Zustimmung der Auftraggeberin bei gleicher Eignung ausgewechselt werden.
— Projektverantwortlicher Berater mit Erfahrung im Bereich der Entwicklung von Arbeitgebermarken- und Personalmarketing-Konzepten und deren Umsetzung,
— Projektverantwortlicher Stratege mit Erfahrung im Bereich der Entwicklung von Arbeitgebermarken- und Personalmarketing-Konzepten und deren Umsetzung,
— Projektverantwortlicher Kreativer (Art) mit Erfahrung im Bereich der Entwicklung von Arbeitgebermarken- und Personalmarketing-Konzepten und deren Umsetzung,
— Projektverantwortlicher Kreativer (Text/Redaktion) mit Erfahrung im Bereich der Entwicklung von Arbeitgebermarken- und Personalmarketing-Konzepten und deren Umsetzung,
— Projektverantwortlicher Web- und Digital-Spezialist mit Erfahrung im Bereich der Entwicklung von Arbeitgebermarken- und Personalmarketing-Konzepten und deren Umsetzung,
— Projektverantwortlicher Social-Media-Spezialist mit Erfahrung im Bereich der Entwicklung von Arbeitgebermarken- und Personalmarketing-Konzepten und deren Umsetzung.
Die fachliche und berufliche Qualifikation des für die Leistungserbringung vorgesehenen Kernteams ist jeweils separat darzustellen:
— Berufserfahrung (in Jahren) in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind.
(Mindestvoraussetzung: 5 Jahre)
— Darstellung eines Projektes/mehrerer Projekte (in jeweiliger Position), aus dem das Vorhandensein des für die Leistungserbringung notwendigen Fachwissens abgeleitet werden kann.
(4) Angabe von prüfbaren Referenzen:
Es sind mindestens 2 Referenzen über früher ausgeführte Leistungen, die innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht wurden, und nach Art, Verwendungszweck und Umfang mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind, nachzuweisen. Dabei muss jeweils mindestens eine Referenz Leistungen aus den folgenden Kategorien abdecken:
a) Kategorie 1: Strategieentwicklung, Kreative Umsetzung, Employer Branding Kampagne
— Strategische Ableitung und Übersetzung einer Arbeitgeberpositionierung in ein Kreativkonzept.
Bei dem Referenzprojekt muss es sich um die Entwicklung eines neuen Arbeitgebermarkenkonzeptes handeln, welche/s mit dem Ausschreibungsgegenstand hinsichtlich der Art und dem Umfang vergleichbar ist. Das bedeutet, dass die Markenkampagne für ein erklärungsbedürftiges Produkt oder eine erklärungsbedürftige Dienstleistung bzw. ein komplexes Thema entwickelt wurde. Es muss eine Employer Branding Kampagne über mehrere Kanalarten/Mediengattungen (klassisch, digital) darstellen.
b) Kategorie 2: Strategieentwicklung, Kreative Umsetzung, Recruitingkampagne
— Strategische Herleitung und Umsetzung einer Rekrutierungskampagne.
Bei dem Referenzprojekt muss es sich um eine kreative Entwicklung und Umsetzung einer Rekrutierungskampagne handeln, die sich über mehrere Kanalarten/Mediengattungen (Offline- und Online, Event/Messen) erstreckt. Das Referenzprojekt soll unterschiedliche aktivierende Maßnahmen enthalten (von der Stellenanzeige über SEA bis zu Social Media Ads) und Ergebnisse auf Basis von KPIs aufzeigen.
Zu den Referenzen sind insbesondere folgende Angaben zu tätigen:
a) Angabe des öffentlichen / privaten Auftraggebers,
b) Angabe eines Ansprechpartners beim Auftraggeber für Rückfragen (Vor- und Zuname, Telefon, Telefax/E-Mail),
c) Angabe des Leistungszeitraums,
d) Schriftliche Darstellung der durch den Bewerber erbrachten Leistungen im Rahmen des Referenzprojektes.
Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzen zu überprüfen. Es wird daher darum gebeten, einen Ansprechpartner des Referenzauftraggebers anzugeben.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu (3) Jedes der projektverantwortlichen Kernteammitglieder muss mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind, nachweisen können. Werden die Mindestanforderungen nicht erfüllt, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1.) Der Auftragnehmer weist spätestens 8 (acht) Wochen nach Zuschlag nach, dass er über eine angemessene und gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt:
a. 1 000 000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie
b. 1 000 000 EUR für Vermögensschäden, inkl. Schäden aufgrund von datenschutzrechtlichen Verstößen.
Er ist verpflichtet, diesen Versicherungsschutz während der gesamten Laufzeit dieses Vertrages und darüber hinaus bis zur Verjährung aller Mängelansprüche aufrechtzuerhalten. Kommt der Auftragnehmer diesen Verpflichtungen nicht nach, ist der Auftraggeber nach erfolgloser angemessener Fristsetzung zur Kündigung dieses Vertrags aus wichtigem Grund berechtigt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist...“
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat...“
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…“.