Offenes Verfahren (EU-weit) zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren in Bonn und Berlin; VOEK 052-21

Titel

Offenes Verfahren (EU-weit) zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren in Bonn und Berlin; VOEK 052-21
VOEK 052-21

Kurze Beschreibung

Weitgehend selbständige Vorbereitung und Durchführung von nationalen sowie europaweiten Ausschreibungen für verschiedene Leistungsgegenstände, insbesondere Unterhalts- und Glasreinigung, Grün- und Graupflege, Winterdienst und Hausmeisterdienstleistungen. Eventuell kommen Ausschreibungen von Sicherheitsdienstleistungen, forstliche Leistungen, sonstige Dienstleistungen und Ver- und Entsorgungsleistungen in Betracht.

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftragnehmerin unterstützt die Auftraggeberin bei der Durchführung von nationalen sowie europaweiten Ausschreibungen für verschiedene Leistungsgegenstände, insbesondere Unterhalts- und Glasreinigung, Grün- und Graupflege, Winterdienst und Hausmeisterdienstleistungen. Eine Ausweitung der Leistungen auf die Ausschreibung von Sicherheitsdienstleistungen, forstliche Leistungen, sonstige Dienstleistungen und Ver- und Entsorgungsleistungen kommt ebenfalls in Betracht.
Zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Rahmenvereinbarung muss die Auftragnehmerin über langjährige Erfahrung in der Ausschreibung von öffentlichen Aufträgen im Ober- und Unterschwellenbereich verfügen sowie über eingehende Kenntnisse der einschlägigen vergaberechtlichen Regelungen (inbesondere GWB 4. Teil, VgV, UVgO, VOL/B).
Die Verfahren sind von der Auftragnehmerin weitgehend selbständig zu bearbeiten. Die von der Auftraggeberin zu treffenden Wertungsentscheidungen sind von der Auftragnehmerin vorzubereiten. Die Auftraggeberin rechnet mit ca. 35 Einzelausschreibungen im Vertragsjahr, die Volumenobergrenze wird bei 45 Ausschreibungen festgelegt. Eine Mengenunterschreitung berechtigt die Auftragnehmerin grundsätzlich nicht zu einer Vertragsanpassung, die Auftraggeberin sichert jedoch eine Mindestmenge von jährlich 15 Verfahren während der Vertragslaufzeit zu.
Näheres regeln die Rahmenvereinbarung (Anhang I) und die Leistungsbeschreibung (Anlage 1 der Rahmenvereinbarung).

Beschreibung der Verlängerungen

Das Vertragsverhältnis verlängert sich zweimal um jeweils ein weiteres Jahr, sofern die Auftraggeberin einer Fortsetzung nicht mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der Vertragsdauer widerspricht. Die Widerspruchsfrist für die Auftragnehmerin beträgt neun Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Widerspruch muss in Textform erfolgen. Der Vertrag endet spätestens am 31.5.2025, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Allgemeine Angaben zum Unternehmen
Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, gesetzlicher Vertreter, Ansprechperson, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort
(im Vordruck Anhang II enthalten)
Einzelunternehmen/Freiberufler
Zusätzliche Angaben, sofern das Unternehmen ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler ist (Angaben zur Inhaberin / zum Inhaber bzw. zu dem nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten):
Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit
(im Vordruck Anhang II enthalten)
Eigenerklärung über zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB
— Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten,
— Eigenerklärung nach § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB über die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben und von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) für die Arbeitnehmer an die zuständigen Krankenkassen bzw. für geringfügig Beschäftigte an die Bundesknappschaft sowie an die zuständige Berufsgenossenschaft, unter Angabe der zuständigen Berufsgenossenschaft,
— Eigenerklärung nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde, dass sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet und das Unternehmen bzw. dessen Mitglieder der Geschäftsleitung keine schweren Verfehlungen begangen haben, die die Integrität des Unternehmen infrage stellen,
— Eigenerklärung zu weiteren fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB,
— Eigenerklärung nach § 124 Abs. 2 GWB zu Verstößen gegen weitere Gesetze; Verstöße gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), das Aufenthaltsgesetz (AufenthG), das Mindestlohngesetz (MiLoG) und das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG),
— Eigenerklärung zu Gründen für den Nichtausschluss und zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 Abs. 2 GWB (im Vordruck Anhang II enthalten).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung
Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 0,5 Mio. EUR, Sachschäden 1,0 Mio. EUR, sonstige Vermögensschäden 1,0 Mio. EUR. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen (im Vordruck Anhang II enthalten).
Eigenerklärung zum Umsatz
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie zum Umsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
(im Vordruck Anhang II enthalten)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung über die Leistungserbringung
a. Erklärung, dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen ausführen zu können (im Vordruck Anhang II enthalten).
b. Erklärung, ob für die verschlüsselte elektronische Kommunikation zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin externe Cloud-Dienste in Anspruch genommen werden.
Falls ja,
— Ist im Vergabeverfahren zwingend das ausgefüllte und unterschriebene Formular zur Bestätigung der erforderlichen Sicherheitsanforderungen für die Mitnutzung von Cloud-Diensten (Anhang III) vorzulegen,
— Ist in der Bieterauskunft (Anhang II) zu erklären, dass die Auftragnehmerin bezüglich der in der Cloud abgelegten Daten Verschwiegenheit wahren wird,
— Ist in der Bieterauskunft (Anhang II) zu erklären, dass die Auftragnehmerin bei Zuschlagserteilung feste Ansprechpersonen für die Informationssicherheit benennen wird,
— Ist in der Bieterauskunft (Anhang II) zu erklären, dass die in der Cloud eines externen Dienstleisters bereitgestellten Daten nicht an Lokationen außerhalb der EU verarbeitet werden.
Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen
— Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig?
— Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens,
— Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart,
— Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart.
(im Vordruck Anhang II enthalten):
Referenzen
a. Unternehmensreferenzen:
Eigenerklärung zu mindestens 6 vergleichbaren Referenzen der Auftragnehmerin aus dem Zeitraum der letzten 3 Jahre von mindestens 3 verschiedenen Referenzgebern, davon mindestens 4 EU-weite Ausschreibungen, mindestens 2 Ausschreibungen mit dem Gegenstand Unterhaltsreinigung und eine weitere mit dem Gegenstand Infrastrukturelles Gebäudemanagement. Die Verfahren müssen im Wesentlichen selbständig bearbeitet worden sein.
Anzugeben sind: Gegenstand der Ausschreibung; Auftragswert in Euro (EU-weit/national), Anzahl der Lose, Anzahl der Bieter; Leistungszeitraum; Name des öffentlichen Auftraggebers und Ansprechperson mit Telefonnummer.
b. Personenbezogene Referenzen des verantwortlichen Bearbeiters:
Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen des verantwortlichen Bearbeiters gemäß § 5 Rahmenvereinbarung aus dem Zeitraum der letzten 3 Jahre von mindestens 2 verschiedenen Referenzgebern, davon mindestens 2 EU-weite Ausschreibungen. Bei einer Referenzausschreibung muss es sich um den Gegenstand Unterhaltsreinigungsleistungen und bei einer weiteren Referenzausschreibung um den Gegenstand Infrastrukturelles Gebäudemanagement gehandelt haben. Die Verfahren müssen im Wesentlichen selbständig bearbeitet worden sein.
Anzugeben sind: Gegenstand der Ausschreibung; Auftragswert in Euro (EU-weit/national), Anzahl der Lose, Anzahl der Bieter; Leistungszeitraum; Name des öffentlichen Auftraggebers und Ansprechperson mit Telefonnummer.
Vor- und Nachname des verantwortlichen Bearbeiters ist anzugeben.
c. Personenbezogene Referenzen des Vertreters des verantwortlichen Bearbeiters:
Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen des Vertreters des verantwortlichen Bearbeiters gemäß § 5 Rahmenvereinbarung aus dem Zeitraum der letzten 3 Jahre von mindestens 2 verschiedenen Referenzgebern, davon mindestens 2 EU-weite Ausschreibungen. Bei einer Referenzausschreibung muss es sich um den Gegenstand Unterhaltsreinigungsleistungen und bei einer weiteren Referenzausschreibung um den Gegenstand Infrastrukturelles Gebäudemanagement gehandelt haben. Die Verfahren müssen im Wesentlichen selbständig bearbeitet worden sein.
Anzugeben sind: Gegenstand der Ausschreibung; Auftragswert in Euro (EU-weit/national), Anzahl der Lose, Anzahl der Bieter; Leistungszeitraum; Name des öffentlichen Auftraggebers und Ansprechperson mit Telefonnummer.
Vor- und Nachname des Vertreters des verantwortlichen Bearbeiters ist anzugeben.
(im Vordruck Anhang II enthalten).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

b. Erklärung, ob für die verschlüsselte elektronische Kommunikation zwischen Auftragnehmerin und Auftraggeberin externe Cloud-Dienste in Anspruch genommen werden.
Falls ja,
— Ist im Vergabeverfahren zwingend das ausgefüllte und unterschriebene Formular zur Bestätigung der erforderlichen Sicherheitsanforderungen für die Mitnutzung von Cloud-Diensten (Anhang III) vorzulegen,
— Ist in der Bieterauskunft (Anhang II) zu erklären, dass die Auftragnehmerin bezüglich der in der Cloud abgelegten Daten Verschwiegenheit wahren wird,
— Ist in der Bieterauskunft (Anhang II) zu erklären, dass die Auftragnehmerin bei Zuschlagserteilung feste Ansprechpersonen für die Informationssicherheit benennen wird,
— Ist in der Bieterauskunft (Anhang II) zu erklären, dass die in der Cloud eines externen Dienstleisters bereitgestellten Daten nicht an Lokationen außerhalb der EU verarbeitet werden.

Der Bieter hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grundsätzlich der als Anhang II beigefügte Vordruck „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ zu verwenden.
Der Bieter kann alternativ zur „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheit-liche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gem. § 50 Abs. 2 VgV nach.
Liegen bei einem Unternehmen Ausschlussgründe gemäß § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i. V. m. §§ 123, 124 GWB vor, wird es nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern es nachweist, dass es zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gemäß § 125 GWB ergriffen hat.
Werden vom Auftraggeber Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert, z. B. eine Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen, so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren.
Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen.
Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden.
Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
Die Bieter haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien erfüllen, und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Anhang II) zusammen mit dem Angebot einzureichen.
Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden.
Bietergemeinschaften und Inanspruchnahme fremder Ressourcen
Angaben und Eigenerklärungen bei Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften sind bereits bei Angebotsabgabe verpflichtet, alle Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie Art und Umfang des Leistungsteils des jeweiligen Mitglieds zu benennen sowie ein Mitglied als bevollmächtigten Vertreter. Bietergemeinschaften müssen sich verpflichten, im Falle der Auftragserteilung die Vertragsleistung mit den namentlich benannten weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft als Arbeitsgemeinschaft auszuführen und für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten gesamtschuldnerisch zu haften. Für die Abgabe der vorgenannten Erklärungen ist die Bietergemeinschaftserklärung (Vordruck Anhang IV) zu verwenden.
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Vordruck Anhang II) mit Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1. Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angabe bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe, 4. Betriebshaftpflichtversicherung, 6. Eigenerklärung über die Leistungserbringung und 7. Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen und ggf. weiteren Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Von dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft ist hingegen eine vollumfänglich ausgefüllte „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Vordruck Anhang II) zu erteilen.
Eigenerklärung zu Unterauftragnehmerleistungen
Beschreibung der Teilleistungen mit Umfang, für die der Einsatz von Unterauftragnehmer geplant ist (im Vordruck Anhang II enthalten).
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet, die zur Auftragsdurchführung vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen und Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer vorzulegen (Vordruck Anhang V). Der Bieter hat dann für jeden der zu beauftragenden Unterauftragnehmer die „Bieterauskunft im Vergabeverfahren“ mit Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1. Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angabe bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe und etwaige Nachweise vorzulegen.
Eignungsleihe
Bezeichnung der Eignungskriterien, auf die sich die Eignungsleihe bezieht, und der Mittel und Kapazitäten, die von dritter Seite zur Verfügung gestellt werden (im Vordruck Anhang II enthalten).
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet, die Unternehmen zu benennen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werden sollen, und Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen (Vordruck Anhang V). Der Bieter hat für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten zurückgegriffen werden soll, die „Bieterauskunft im Vergabeverfahren“ mit Eigenerklärungen zu den Ziff. 2.1. Allgemeine Angaben zum Unternehmen, 2.2. zusätzliche Angabe bei Einzelunternehmen, 3. Zwingende und fakultative Ausschlussgründe und ggf. weitere Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen.
Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden.
Fragen zu den Vergabeunterlagen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 6.4.2021, 12.00 Uhr bei der e-Vergabe-Plattform eingehen.
Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 - 610 - 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).