Online-Coaches – Erstellung eines Gesamtsystems

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen seiner Aufgaben der Interessenvertretung und Unterstützung der AOKs und der Entwicklung zielgerichteter gemeinsamer Produkte und Strategien sowie der Markenpflege sucht der AOK-Bundesverband einen Vertragspartner für den technischen Betrieb, Support, das technische Qualitätsmanagement und die in gemeinsamen Priorisierungsworkshops zu definierenden technischen Weiterentwicklungen der folgenden Online-Coaches:
— ADHS-Elterntrainer (https://adhs.aok.de/),
— Familiencoach Depression (https://depression.aok.de/),
— Online-Coach Diabetes (Launch 30.11.2020) (http://diabetes.aok.de),
— Coach für pflegende Angehörige (https://pflege.aok.de/),
— Onlinecoach für Angehörige von Krebspatienten (Launch im 2. Quartal 2021).
Die Übernahme des technischen Betriebs und Supports der Coaches erfolgt iterativ, und immer erst zu dem Zeitpunkt, zu dem der derzeit bestehende Support-Vertrag mit dem jeweils aktuellen Dienstleister endet.
Wesentliche Vorteile der Online-Coaches sind der niederschwellige Zugang zum Angebot, einer ortsunabhängigen Unterstützung, die Möglichkeit wissenschaftlich fundierte Informationen gut multimedial aufbereitet zu erhalten sowie Hilfe zur Selbsthilfe zu geben. Aufgrund der guten Akzeptanz der bisherigen Online-Coaches bei den jeweiligen Zielgruppen, aber auch bei Fachexperten, will sich der AOK-Bundesverband künftig weiter in diesem Bereich engagieren. Der Auftragnehmer soll daher ebenso neben der Weiterentwicklung der bestehenden Online-Coaches als Entwickler und Umsetzer neuer Online-Coaches agieren.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bei mehr als 3 geeigneten Bewerbern dienen die im Folgenden dargestellten Wertungskriterien zur Ermittlung der Bewerberreihenfolge. Die 3 Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden – soweit eine hinreichende Anzahl von Teilnahmeanträgen geeigneter Bewerber vorliegt – aufgefordert werden, ein verbindliches (Erst-) Angebot abzugeben. Näheres zum weiteren Verfahrensablauf ergibt sich aus den Vergabeunterlagen.
Nicht berücksichtigte Bewerber werden schriftlich über ihr Ausscheiden informiert.
Bewertung für die Teilnahmeanträge:
I. Unternehmen (10 %)
a) Durchs. Jahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre – Gewichtung 50 %
10 Punkte: Umsatz > 1,0 Mio. EUR/Jahr
8 Punkte: Umsatz ?750 000 EUR/Jahr
6 Punkte: Umsatz ?500 000 EUR/Jahr
4 Punkte: Umsatz >250 000 EUR/Jahr
0 Punkte: ? 250 000 EUR/Jahr
b) Mitarbeiterentwicklung – Gewichtung 50 %
10 Punkte: steigende MA-Anzahl um mindestens 10 % innerhalb der 3 Geschäftsjahre
8 Punkte: steigende MA-Anzahl unter 10 % innerhalb der 3 Geschäftsjahre
6 Punkte: konstante MA-Anzahl
0 Punkte: rückläufige MA-Anzahl
II. Fachliche Kompetenzen (50 %)
a) Projektmanagement – Gewichtung 10 %
10 Punkte: mehr als 5 MA mit dieser Kompetenz
8 Punkte: 5 MA mit dieser Kompetenz
6 Punkte: 4 MA mit dieser Kompetenz
4 Punkte: 2 MA mit dieser Kompetenz
2 Punkte: 1 MA mit dieser Kompetenz
b) Knowhow im Bereich IT-Security – Gewichtung 10 %
10 Punkte: mehr als 5 MA mit dieser Kompetenz
8 Punkte: 5 MA mit dieser Kompetenz
6 Punkte: 4 MA mit dieser Kompetenz
4 Punkte: 2 MA mit dieser Kompetenz
2 Punkte: 1 MA mit dieser Kompetenz
c) Erfahrung im Betrieb von TYPO3-Anwendungen – Gewichtung 30 % 10 Punkte: mehr als 5 MA mit dieser Kompetenz
8 Punkte: 5 MA mit dieser Kompetenz
6 Punkte: 4 MA mit dieser Kompetenz
4 Punkte: 2 MA mit dieser Kompetenz
2 Punkte: 1 MA mit dieser Kompetenz
d) Erfahrung in der Entwicklung von E-Learning-Angeboten – Gewichtung 20 %
10 Punkte: mehr als 5 MA mit dieser Kompetenz
8 Punkte: 5 MA mit dieser Kompetenz
6 Punkte: 4 MA mit dieser Kompetenz
4 Punkte: 2 MA mit dieser Kompetenz
2 Punkte: 1 MA mit dieser Kompetenz
e) Usability/UX – Gewichtung 20 %
10 Punkte: mehr als 5 MA mit dieser Kompetenz
8 Punkte: 5 MA mit dieser Kompetenz
6 Punkte: 4 MA mit dieser Kompetenz
4 Punkte: 2 MA mit dieser Kompetenz
2 Punkte: 1 MA mit dieser Kompetenz
f) Datenschutz – Gewichtung 10 %
10 Punkte: mehr als 2 MA mit dieser Kompetenz
8 Punkte: 2 MA mit dieser Kompetenz
4 Punkte: 1 MA mit dieser Kompetenz
III. Referenzen (40 %)
a) Referenzprojekt 1 – Gewichtung 33,3 %
Bis 10 Punkte möglich:
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 30 Personentagen (2 Punkte) oder
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 40 Personentagen (5 Punkte) oder
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 60 Personentagen (7 Punkte),
— Bezug zur GKV- bzw. Gesundheitsbranche (3 Punkte).
b) Referenzprojekt 2 – Gewichtung 33,3 %
Bis 10 Punkte möglich:
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 30 Personentagen (2 Punkte) oder
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 40 Personentagen (5 Punkte) oder
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 60 Personentagen (7 Punkte),
— Bezug zur GKV- bzw. Gesundheitsbranche (3 Punkte).
c) Referenzprojekt 3 – Gewichtung 33,3 %
Bis 10 Punkte möglich:
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 30 Personentagen (2 Punkte) oder
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 40 Personentagen (5 Punkte) oder
— Erfüllung eines Kompetenzbereichs mit mind. 60 Personentagen (7 Punkte),
— Bezug zur GKV- bzw. Gesundheitsbranche (3 Punkte).
Werden mehr als 3 Referenzen eingereicht, werden alle anhand der beschriebenen Kriterien bewertet und die besten 3 fließen in die Wertung mit ein. Werden in einem Referenzprojekt mehr Kompetenzbereiche abgedeckt, wird die Punktzahl für die Bewertung der Personentage nicht addiert. In diesem Fall wird der Kompetenzbereich berücksichtigt, der die meisten Personentage aufweist.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1.) Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:
Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 24 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen;
2.) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter.
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit: Angabe des durchschnittlich vermittelten Gesamtumsatzes in Deutschland (in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018-2020),
2. Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung.
Der Bieter erklärt, dass er innerhalb von acht Wochen nach Zuschlagserteilung die geforderte Betriebshaftpflichtversicherung in der nachfolgend genannten Ausgestaltung und den Mindestdeckungssummen durch Vorlage einer aktuell bestehenden und gültigen Bescheinigung durch Bestätigung des Versicherers, der Auftraggeberin vorlegen wird.
Mindestdeckungssummen:
— 1 000 000 EUR für Personenschäden,
— 1 000 000 EUR für Sachschäden,
— 1 000 000 EUR für Vermögensschäden, inkl. Schäden aufgrund von datenschutzrechtlichen Verstößen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Bieter müssen den fachlichen Nachweis ihrer Eignung über die Bereitstellung von mindestens 3 Referenzen erbringen. In Summe über alle Referenzen hinweg muss jeder der nachfolgend aufgeführten Kompetenzbereiche mindestens einmal nachgewiesen werden, ansonsten erfolgt der Ausschluss des Bieters.
Die Referenzen müssen sich auf Leistungen beziehen, die innerhalb der letzten 3 Jahre (2018-2020) erbracht wurden.
Kompetenzbereiche und Mindestanforderung an zeitlichem Aufwand:
a) Betrieb von Webanwendungen auf Servern mit Betriebssystem RedHat – Mindestens 30 Personentage.
b) Erstellung von Anwendungen ähnlich den Coaches (z. B. E-Learning-Anwendungen) – Mindestens 30 Personentage.
c) TYPO3-Projekt – Mindestens 30 Personentage.
Hinweis: Die Referenzen sind in den Referenzblättern einzutragen und einzureichen. Daneben können – sollte der Platz nicht ausreichen – weitere Angaben auf einem separaten Dokument eingereicht werden. Dabei ist eindeutig auf die jeweilige Referenz zu verweisen. Das Referenzblatt (Formblatt) ist selbstständig zu vervielfältigen (mind. 3 Referenzen).
Es sind pro Referenz folgende Angaben zu machen: Titel des Referenzprojekts, Auftraggeber/-in und Ansprechpartner/-in, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (soweit zulässig, andernfalls allgemeine Umschreibung des Auftraggebers/der Auftraggeberin), Leistungszeitraum (in mm/jjjj bis mm/jjjj), Branche, Unternehmensgröße des Kunden (Mitarbeiteranzahl), Link zur Website des Unternehmens, Leistungsart und -umfang (Allgemeine Beschreibung und Erläuterung der Tätigkeit in dem Auftrag sowie des Umfangs des Auftrages), Zeitlicher Aufwand in Personentagen,
Angaben zu Betrieb von Webanwendungen auf Servern mit Betriebssystem RedHat, Angaben zu der Erstellung von Anwendungen ähnlich den Coaches (z. B. E-Learning-Anwendungen),
Angaben zu Typo3-Projekten.
2. Kurze Unternehmensdarstellung:
Eckdaten zum Unternehmen
— Gesellschaftsform,
— Geschäftstätigkeit,
— Anzahl Standorte in Deutschland,
— Mitarbeiterzahl (2018/ 2019/ 2020): Durchschnittliche Zahl der sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter/-innen in Deutschland.
3. Fachliche Kompetenz:
Die nachfolgend aufgeführten fachlichen Kompetenzen sind für die Ausführung des Auftrags (Eignung) zwingend erforderlich und müssen durch mindestens 5 anonymisierte Mitarbeiterprofile nachgewiesen werden. Die Darstellung der Mitarbeiterprofile ist frei wählbar. Es müssen jedoch die abgedeckten Kompetenzbereiche klar gekennzeichnet werden.
Jede Kompetenz muss mindestens einmal nachgewiesen werden, ansonsten erfolgt ein Ausschluss des Bieters. Berücksichtigt werden nur Mitarbeiterprofile, die mindestens 2 der unten genannten Kompetenzen erfüllen.
Folgende Kompetenzen sollen durch die Gesamtheit der Mitarbeiterprofile abgedeckt werden:
Kompetenz und Mindestanforderung:
a) Projektmanagement – Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in der Leitung und Steuerung von Online-Projekten,
b) Knowhow im Bereich IT-Security (Sicherung von IT-Produkten) – Mind. 2 Jahre Berufserfahrung, Berufserfahrung muss aktuell sein (2017-2021),
c) Erfahrung in der Erstellung, im Betrieb und in der Verwaltung von TYPO3-Anwendungen – Mind. 2 Jahre Berufserfahrung, Berufserfahrung muss aktuell sein (2017-2021),
d) Erfahrung in der Entwicklung von E-Learning-Angeboten – Mind. 2 Jahre Berufserfahrung,
e) Usability / UX: Erfahrung in der Umsetzung von UX-Konzepten, Erfahrung in UX-/UI-Design – Mind. 2 Jahre Berufserfahrung,
f) Datenschutz: Knowhow rund um alle datenschutzrelevanten Gesetze und Verordnungen (z. B. DSGVO) sowie deren Anwendung bei IT-Produkten – Mind. 2 Jahre Berufserfahrung, Berufserfahrung muss aktuell sein (2018-2021).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist…“
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat…“
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…“.