Rahmenvereinbarung – Anwaltliche Beratungs- und Unterstützungsleistung im Bereich Steuern und Zoll

Kurze Beschreibung

Rahmenvereinbarung – Anwaltliche Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Bereich Steuern und Zoll (RV RA Steuern Zoll)
Gegenstand des Auftrags ist die rechtliche Beratung und Unterstützung der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) für den Bereich Steuerrecht (Los 1) und Zollrecht (Los 2), insbes. Umsatzsteuer- und Gemeinnützigkeitsrecht im In- und Ausland. Der Auftragnehmer führt nach Bedarf die Vertretung in außer-/gerichtlichen und Angelegenheiten, rechtliche Beratung, Unterstützung und Schulungen durch.
Die rechtliche Beratung erfolgt auf Einzelabruf und in der Regel am Sitz des Auftragnehmers, je nach Umständen aber auch vor Ort in der GV und den Instituten.

Beschreibung der Beschaffung

Los 1:
Der Auftragnehmer hat dabei das Steuerrecht (insbesondere das Umsatzsteuerrecht) jeweils in Deutschland und im Ausland sowie das Gemeinnützigkeitsrecht abzudecken. Darunter fallen:
1. Tax-Compliance
Beratung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der bestehenden Compliance-Systeme im Bereich Steuern.
2. Schulungen (als Element des Compliance-Systems)
Beratung und Unterstützung bei der – insbesondere auch digitalen – Weiterentwicklung der internen Schulungskonzepte (GV gegenüber den Instituten).
3. Prozessgestaltung
(Weiter-)Entwicklung und Verbesserung (ggf. Neukonzeption) interner Prozessabläufe mit steuerrechtlicher Relevanz, die größtenteils über die dezentralen Einheiten (Institute der MPG, verschränkt mit der GV) zu organisieren sind (auch mit Blick auf das bestehende Compliance-System).
4. Projektarbeit/laufende Beratung
Umfassende steuerrechtliche Beratung in komplexen, z.T. länger laufenden und zeitkritischen Einzelfragen bzw. -projekten (GV und/oder Institute der MPG)
5. Behördenkontakt
Beratung/Unterstützung bei der Wahrnehmung von Erklärungspflichten gegenüber Behörden; laufende Unterstützung in Prüfungsfällen; Unterstützung und laufende Begleitung bei steuerrechtlichen Gestaltungsvorhaben gegenüber Behörden; Unterstützung der Interessenvertretung der MPG als Wissenschaftsträgerorganisation bei Behörden sowie in laufenden Gesetzgebungsverfahren.
6. SAP
Konsistente Abbildung steuerrechtlicher Vorgaben und Workflows im zentralen Buchhaltungssystem der MPG (SAP – z. B. order-to-pay-Prozess; auch mit Blick auf SAP HANA
Für eine ausführliche Leistungsbeschreibung siehe Kapitel 5 der Vergabeunterlagen.

Zusätzliche Informationen

Teilnahmeanträge und Angebote können ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal des Staatsanzeiger Baden-Württemberg www.tender24.de (siehe Kap. 1.10 der Vergabeunterlagen) unter Angabe des Verfahrensnamens und Aktenzeichens sowie der relevanten Lose abgegeben werden. Hierfür ist keine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Alle geforderten Dokumente sind jeweils als PDF-Datei(en) hochzuladen Die Einreichung von Angeboten auf dem Postwege, direkt, per E-Mail oder per Telefax ist nicht zulässig.

Beschreibung der Beschaffung

Los 2:
Der Auftragnehmer hat das Zollrecht jeweils in Deutschland und im Ausland abzudecken. Darunter fallen:
— 1. Zoll-Compliance
Beratung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der bestehenden Compliance-Systeme im Bereich Zoll.
2. Schulungen (als Element des Compliance-Systems)
Beratung und Unterstützung bei der – insbesondere auch digitalen – Weiterentwicklung der internen Schulungskonzepte (GV gegenüber den Instituten)
3. Prozessgestaltung
(Weiter-)Entwicklung und Verbesserung (ggf. Neukonzeption) interner Prozessabläufe mit zollrechtlicher Relevanz, die größtenteils über die dezentralen Einheiten (Institute der MPG, verschränkt mit der GV) zu organisieren sind (auch mit Blick auf das bestehende Compliance-System)
4. Projektarbeit/laufende Beratung
Umfassende zollrechtliche Beratung in komplexen, z.T. länger laufenden und zeitkritischen Einzelfragen bzw. -projekten (GV und/oder Institute der MPG)
5. Behördenkontakt
Beratung/Unterstützung bei der Wahrnehmung von Erklärungspflichten gegenüber Behörden; laufende Unterstützung in Prüfungsfällen; Unterstützung und laufende Begleitung bei zollrechtlichen Gestaltungsvorhaben gegenüber Behörden; Unter-stützung der Interessenvertretung der MPG als Wissenschaftsträgerorganisation bei Behörden sowie in laufenden Gesetzgebungsverfahren
6. SAP
Konsistente Abbildung zollrechtlicher Vorgaben und Workflows im zentralen Buchhaltungssystem der MPG (SAP – z. B. or-der-to-pay-Prozess; auch mit Blick auf SAP HA-NA).
Der AN hat dabei eigeninitiativ die relevanten Gesetzesänderungen, Rechtsprechungsentwicklungen oder relevante Änderun-gen im Bereich der Zollverwaltung an den AG zu kommunizieren und entsprechend inhaltlich/strukturell zu würdigen.
Für eine ausführliche Leistungsbeschreibung siehe Kapitel 5 der Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die folgenden Erklärungen und Unterlagen (gem. Anlage 5 der VU) sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
1. EK-01-A: Erklärung über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB,
2. EK-02-A: Unternehmensdarstellung,
3. EK-03-A: Berufs- oder Handelsregistereintragung (Erklärung),
4. EK-04-A: Angabe zu Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft (Erklärung),
5. EK-05-A: Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Erklärung und Nachweis),
6. Umsatzdarstellung (Erklärung): Gesamtjahresumsatz (EK-06-A); spezifischer Jahresumsatz (EK-07-A),
7. EK-08-A/B und EK-09-A/B: Unternehmensreferenzen (Erklärung).
Ggf. geforderte Mindeststandards siehe Ziffer VI.3)

Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift

A) Los 1
Das Team muss mindestens aus dem Projektleiter, einem Stellvertreter und einem weiteren Teammitglied bestehen. Mindestens eine dieser Personen muss als Rechtsanwalt zugelassen und Fachanwalt für Steuerrecht sein.
Folgende Mindestanforderungen gelten jeweils für den Projektleiter, seinen Stellvertreter und ein weiteres Teammitglied:
Qualifikation als Fachanwalt für Steuerrecht und/oder Zulassung als Steuerberater, mind. 5 Jahre Berufserfahrung in der steuerrechtlichen Beratung, spricht und schreibt fließend Deutsch und Englisch.
Folgende Mindestanforderungen gelten für weitere Teammitglieder:
Abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium, Qualifikation als Fachanwalt für Steuerrecht und/oder Zulassung als Steuerberater, spricht und schreibt fließend Deutsch und Englisch
B) Los 2
Das Team muss mindestens aus dem Projektleiter und einem Stellvertreter bestehen. Mindestens eine dieser Personen muss als Rechtsanwalt zugelassen sein.
Folgende Mindestanforderungen gelten jeweils für den Projektleiter und seinen Stellvertreter:
Zulassung als Rechtsanwalt und/oder Zulassung als Steuerberater, mind. 5 Jahre Berufserfahrung in der zollrechtlichen Beratung, spricht und schreibt fließend Deutsch und Englisch
Folgende Mindestanforderungen gelten für weitere Teammitglieder:
Abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium, mind. 3 Jahre Berufserfahrung in der zollrechtlichen Beratung, spricht und schreibt fließend Deutsch und Englisch.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die kritischen Aufgaben der Leistungen zu rechtlicher Beratung und Vertretung zu Umsatzsteuer- und Zollrecht in Deutschland sowie zu den erforderlichen SAP-Kenntnissen. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen. Für die anderen Leistungsbereiche (z. B. andere Steuerarten, Umsatzsteuerrecht im Ausland, Gemeinnützigkeitsrecht) besteht kein Selbstausführungsgebot.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer
Es handelt sich nach Art. 4 lit. d) der Richtlinie 2014/24/EU um eine sog. Besondere Dienstleistung i.S.v. Anhang XIV. Gemäß § 65 Abs. 2 VgV darf daher die Laufzeit eines Rahmenvertrages 6 Jahre betragen.

Hauptmerkmale des Vergabeverfahrens

Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§ 17 VgV i. V. m. §§ 64,65 VgV), vgl. auch weitere Ausführungen zur Auswahl der Bewerber unter Ziffer VI.3) und Kapitel 3.4 der VU.
Für die unter Ziffer III.1.4) geforderten Erklärungen stellt der Auftraggeber unter dem benannten Internet-Link die für den Teilnahmeantrag zu verwendenden Formblätter/Vordrucke zur Verfügung, es sei denn es wird eine individuelle Ausführung verlangt.

A. Ablauf des Vergabeverfahrens/Auswahl
Interessierte Unternehmen sind aufgerufen, sich in der ersten Stufe durch die Einreichung eines Teilnahmeantrages nach Maßgabe der vorliegenden Bedingungen für die weitere Teilnahme am Vergabeverfahren zu bewerben. Nach Ablauf der Teilnahmefrist (vgl. IV 2.2)) werden die fristgerecht eingegangen Bewerbungen einer Eignungsprüfung unterzogen und anhand der Eignungskriterien beurteilt (vgl. Kapitel 3.4 VU).
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Unter denjenigen Bewerbern, die alle geforderten Mindestanforderungen an die Eignung („Ausschlusskriterien“) erfüllen, wählt der Auftraggeber je Los anhand der unten genannten „Bewertungskriterien“ mindestens 3 geeignete Bewerber aus, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden:
Sofern mehr als 3 geeignete Bewerber vorhanden sind, werden mindestens die 3 Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert, die bei den unten genannten Bewertungskriterien insgesamt mit der höchsten Punktzahl bewertet wurden. Hierzu wird anhand der erreichten Gesamtpunktzahlen eine Rangfolge der Bewerber gebildet. Ausgewählt werden grundsätzlich die 3 Bewerber mit den höchsten erreichten Punktzahlen.
Bei Punktegleichheit entscheidet die höhere Einzelbewertung der Referenzen im Leistungsbereich „steuerrechtliche bzw. zollrechtliche Beratung von Organisationseinheiten“ (EK-10-A/B).
Erreichen auch unter Berücksichtigung dieser Regelung Bewerber dieselbe Punktanzahl wie der drittbeste Bewerber, so werden diese mit dem Drittbesten gleichauf liegenden Bewerber ebenfalls (d. h. neben den besten 3 Bewerbern) zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die geforderten Unternehmensreferenzen werden bei Erfüllung der Mindestanforderungen im Hinblick auf die genannten Kriterien bewertet. Es erfolgt eine vergleichende Bewertung der von den Bewerbern dargestellten Referenzen in ihrer Gesamtheit mit 0 bis 4 Punkten pro Leistungsbereich. Gleichwertige Darstellungen erhalten jeweils gleichviele Punkte.
I.) Referenzen aus dem Bereich „steuerrechtliche bzw. zollrechtliche Beratung von Organisationseinheiten“ werden mit 70 % gewichtet, was bei einer maximalen Punktzahl von 4 Punkten eine maximale gewichtete Punktzahl von 2,8 ergibt.
Folgende Kriterien dienen als Grundlage der Bewertung der Referenzen im Leistungsbereich „steuerrechtliche bzw. zollrechtliche Beratung von Organisationseinheiten“ (EK-08-A/B):
1. Vergleichbarkeit der vom Bewerber im Rahmen des Referenzprojekts erbrachten, mit den hier ausgeschriebenen Leistungen, insbesondere: Auftraggeber ist eine gemeinnützige Forschungsträgerorganisation oder Universität, Auftraggeber ist dezentral organisiert, Komplexitätsgrad der Referenzleistungen, (nur Los 1) Erfahrung mit dem Finanzamt München für Körperschaften.
2. Vergleichbarkeit des Auftragsvolumens (Auftragswert und zeitlicher Umfang) zu dem hier ausgeschriebenen Auftrag.
3. Vollständigkeit, Aussagekraft und Stimmigkeit (Widerspruchsfreiheit) der Darstellung.
II.) Referenzen aus dem Bereich „vertiefte Kenntnisse in SAP“ werden mit 30 % gewichtet, was bei einer maximalen Punktzahl von 4 Punkten eine maximale gewichtete Punktzahl von 1,2 ergibt.
Folgende Kriterien dienen als Grundlage der Bewertung der Referenzen im Leistungsbereich „vertiefte Kenntnisse in SAP“ (EK-09-A/B):
1. Vergleichbarkeit der vom Bewerber im Rahmen des Referenzprojekts erbrachten mit den hier ausgeschriebenen Leistun-gen, insbesondere: Auftraggeber ist dezentral organisiert, Komplexitätsgrad der Referenzleistungen, Schwerpunkt umfassende Analyse und Strukturierungsprojekte.
2. Vergleichbarkeit des Auftragsvolumens (Auftragswert und zeitlicher Umfang) zu dem hier ausgeschriebenen Auftrag.
3. Vollständigkeit, Aussagekraft und Stimmigkeit (Widerspruchsfreiheit) der Darstellung.
Sofern weniger als 3 geeignete Bewerber vorhanden sind, ist grundsätzlich beabsichtigt, das Vergabeverfahren fortzuführen und die Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern, die über die geforderte Eignung verfügen (vgl. § 51 Abs. 3 VgV).
B. Geforderte Mindeststandards:
I.) Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (EK-05-A)
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
— für Personenschäden mindestens 5 Mio. EUR (zweifach maximiert) sowie
— für Sach- und Vermögensschäden mindestens 3 Mio. EUR (zweifach maximiert).
II.) Unternehmensreferenzen
Der Bewerber hat folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
Los 1: 3 Referenzen für den Leistungsbereich „steuerrechtliche Beratung von Organisationseinheiten“ (EK-08-A/B), 2 Referenzen für den Leistungsbereich „vertiefte Kenntnisse in SAP“ (EK-09-A/B).
Los 2: 3 Referenzen für den Leistungsbereich „zollrechtliche Beratung von Organisationseinheiten“ (EK-08-A/B), 2 Referenzen für den Leistungsbereich „vertiefte Kenntnisse in SAP“ (EK-09-A/B).
Eine Referenz kann für mehrere Leistungsbereiche genannt werden, wenn in dem jeweiligen Referenzprojekt die entsprechenden Leistungen zum Nachweis der Erfahrungen für verschiedene Leistungsbereiche erbracht wurden.
Die Referenzen müssen in den 3 Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden).
Erläuterung zu II.2.7) Laufzeiten der Rahmenvereinbarung für Los 1 bzw. Los 2:
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Leistungsbeginn ist der 1. Oktober 2021. Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 2 Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Die gesamte Vertragslaufzeit beträgt maximal 6 Jahre (72 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns. Zum bzw. nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit steht den Vertragsparteien ein ordentliches Kündigungsrecht zu (Kündigungsoption). Macht keine der Vertragsparteien von ihrem Kündigungsrecht Gebrauch, läuft der Vertrag nach Ablauf der Basis-Vertragslaufzeit noch maximal 4 Jahre (48 Monate) weiter (Optionslaufzeit). Will eine Vertragspartei von der Kündigungsoption Gebrauch machen, muss sie den Vertrag gegenüber der anderen Vertragspartei in Schriftform gemäß § 126 BGB kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils 5 Monate.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bewerber/Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorsc)hriften haben Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1) benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bewerber/Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bewerber/Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.