Rahmenvereinbarung Beratungsleistungen IT-Architektur

Kurze Beschreibung

Der Fachbereich E-Government der Landeshauptstadt Potsdam (LHP) ist der zentrale Dienstleister und erster Ansprechpartner rund um das Thema Informationstechnik (IT). Er versteht sich zudem als strategischer und konzeptioneller Berater der Verwaltung sowie der Geschäfts- und Fachbereiche. Ebenfalls erfolgt hier die IT-technische Ausstattung der knapp 50 Potsdamer Schulen in kommunaler Trägerschaft.
Alle Fragen von der IT-Bedarfsmeldung von Hardware und Software über die Beschaffung und den IT-Betrieb und IT-Service sowie die IT-Sicherheit liegen in einer Hand.
Die LHP beabsichtigt, einen externen Dienstleister zu beauftragen, der als fachlicher Begleiter bei der Ausgestaltung der IT-Landschaft und der strategischen Weiterentwicklung der IT-Architektur unterstützt. Die aktuellen Herausforderungen des Fachbereichs E-Government umfassen u.a.:
- die Erweiterung des LHP Campus um weitere Standorte
- die Ausstattung der Verwaltungsarbeitsplätze für mobiles Arbeiten
- Standardisierung und Homogenisierung der IT-Infrastruktur
- Umsetzung des Digitalpakt Schule
- Umsetzung Onlinezugangsgesetz
- Digitalisierung von Fachprozessen
- Architekturplanung zur Umsetzung IT-Sicherheit
Auftragsgegenstand ist die Begleitung des Fachbereichs E-Government durch ganzheitlich ausgerichtete Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Weiterentwicklung der IT-Architektur in den Bereichen Netzwerk, Virtualisierung, Datenbanken, Storage, Betriebssysteme, Server, Windows Domain Infrastruktur, CTI, Monitoring und IT-Sicherheit.
Ziel ist der Abschluss eines Beratungsrahmenvertrags für den Abruf von Dienstleistungen für den Zeitraum von 2 Jahren mit der Option den Vertrag zweimalig um je ein Jahr zu verlängern.
Die Beratungsleistungen werden über die gesamte Vertragslaufzeit einen Umfang von etwa 176 Personentagen und 1.408 Stunden haben.
Dieser Umfang stellt eine Planmenge dar. Der Auftraggeber hat diese Schätzung auf der Grundlage der ihm derzeit vorliegenden Daten vergangener Projekte und Erfahrungen vorgenommen. Der Auftragnehmer geht von einer Abnahmemenge von ca. 2 Personentagen(PT) pro Woche aus. Ein PT entspricht einer verrechenbaren Arbeitsleistung einer Arbeitskraft à 8 Std. pro Tag.
Als Mindestabnahmemenge garantiert der Auftraggeber den Abruf von Beratungsleistungen in Höhe von 50.000 EUR netto pro Vertragsjahr. Es wird zudem eine finale Abruf-Obergrenze von 500.000 EUR netto gem. EVB-IT Dienstvertrag Nummer 4.1 festgelegt.

Beschreibung der Beschaffung

Folgende Leistungen sind vom Auftragnehmer zu erbringen:
1. Strategische Beratung
Der Auftragnehmer steht für Fragen der Unternehmensarchitektur entsprechend der IT-Strategie der LHP zur Verfügung. Unter anderem übernimmt der Auftragnehmer technische Beratung im Sinne eines Enterprise Architecture Managements, eines Solution Architecture Managements und Digitalization Architecture Managements:
Kategorie: Enterprise Architect,
Ebene: Strategisch,
Schwerpunkte: Gesamtarchitektur.
Kategorie Solution Architect,
Ebene: Taktisch,
Schwerpunkte: Planung von IT-Infrastruktur-Systemen.
Kategorie Digitalization Architect,
Ebene: Taktisch,
Schwerpunkte: Innovationen.
Der Auftragnehmer begleitet die Entwicklung von Softwarearchitekturen sowohl für agile, cloud-basierte als auch für komplexe unternehmenskritische Anwendungen/Infrastrukturen. Zudem übernimmt er die Analyse und Bewertung der fachlichen und technischen Anforderungen sowie Beratung des Bereichs IT-Infrastruktur und Services zur Entwicklung verlässlicher, hochverfügbarer, sicherer Architekturen.
Der Auftragnehmer berät bei der Integration der entwickelten Architekturlösungen in bestehende Anwendungslandschaften der Landeshauptstadt Potsdam und prüft den Einsatz aktuellster Technologien/Weiterentwicklungen als Teil eines modernen Entwicklungsprozesses (z.B. GIT, Java, Blockchain, Programmierparadigmen für verteilte Systeme und weitere IT-Trends).
Der Auftragnehmer übernimmt Aufträge zur Ableitung von Szenarien zum Einsatz von Cloud-Möglichkeiten/ -Ansätzen für dynamische, schnelle Entwicklungen z.B. DevOps, Continuous Delivery, Docker, Azure, Amazon AWS.
Der Auftragnehmer entwickelt und berät bei der Implementierung IT-Sicherheitskonformer digitaler Netzwerke sowie deren Support.
Die beratenden Tätigkeiten werden auch hinsichtlich der Unterstützung bei der Modernisierung der IT-Systeme, der Erarbeitung von Migrationskonzepten sowie der Verwaltung und Homogenisierung zunehmend komplexer IT-Infrastruktur und ressourcenschonender Betriebskonzepten durch den Auftragnehmer benötigt.
Auf Anforderung des Auftraggebers begleitet der Auftragnehmer fachlich die Weiterentwicklung der Service Level und IT-Sicherheit und unterstützt bei der Ausarbeitung von Konzepten.
2. IT-Infrastruktur Beratung
Die Beratung umfasst im Wesentlichen folgende Themenschwerpunkte aus dem Bereich IT-Infrastruktur, welche sowohl Software- als auch Hardwarekomponenten umfassen:
i. Betriebssysteme Imageerstellung und -pflege
(Linux, Windows und MacOS)
ii. Server-, Client- und Anwendungsvirtualisierung
(VMware, Hyper-V und Citrix XenApp)
iii. Datenbanken
(Oracle, MS SQL, MariaDB und PostgreSQL)
iv. Netzwerk / Firewall
(Switch, FC SAN und Proxy)
v. Microsoft Windows Domänen Infrastruktur
(Active Directory, DNS, DHCP, PKI, Kerberos und Printservices)
vi. Backup- und Restore Infrastruktur / Storage
vii. Bürokommunikationstechnik
(Microsoft Standards, Atlassian Jira / Confluence, Cryptshare, Jitsi und Webex)
viii. Monitoring / Überwachung
(CheckMK)
ix. IT-Sicherheit
(Symantec Endpoint Protection, Multi-Faktor-Authentifizierung, Postfix und Rspamd)
x. Cloud-Lösungen
(Amazon AWS, DELL EMC, Google Cloud und Microsoft Azure)
3. Anforderungen an das Personal
3.1 Profil des Single Point of Contact
Der Auftragnehmer setzt für die Leistungserbringung eine Person (Single Point of Contact) ein. Diese Person steht als einheitlicher, entscheidungsbefugter Ansprechpartner für den AG zu allen Fragen der Leistungserbringung und des Vertrages zur Verfügung.
Sollten im Rahmen des Vergabeverfahrens mehr als eine Person als Single Point of Contact (Erklärung zum einzusetzenden Personal - Formular 4.7) vom Auftragnehmer angebotenen worden sein, dann legt der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer mit Zuschlagserteilung auf Grundlage des Beraterprofils (Erklärung zum einzusetzenden Personal - Formular 4.7) verbindlich fest, mit welcher Person als Single Point of Contact die Leistung erbracht werden soll.
Die Person übernimmt die Koordination der Leistungserbringung auf Auftragnehmerseite und organisiert die Leistungserbringung durch den Mitarbeiter des Auftragnehmers.
Der Ansprechpartner stimmt die Inhalte der Leistungserbringung und den zeitlichen Einsatz des Mitarbeiters regelmäßig mit dem Auftraggeber ab.
Der Single Point of Contact muss folgende Erfahrungen sowie fachliche und methodische Kompetenzen abdecken:
- umfassendes Wissen über den Aufbau sowie das Zusammenwirkungen und Funktionsweisen von IT-Architekturen (Netze, Clients, Server, Backup, Betriebssysteme etc.); anwendungsbereites Wissen über den Einsatz aktuellster Technologien
- Erfahrung in der Moderation und Vermittlung hochkomplexer technischer Zusammenhänge inkl. Risiko- bzw. Sicherheitsbewertung
- Kenntnisse über aktuelle Trends und digitale Innovationen der Architektur-Community und -technologien und entsprechende Weiterbildung
- methodisches Knowhow bezüglich ITIL (Information Technology Infrastructure Library)
Der Ansprechpartner muss die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift beherrschen.
Leistungen des Single Point of Contact sind nur für beratenden Tätigkeiten im Rahmen eines konkreten Einzelauftrags abrechenbar. Sämtliche anderweitige Tätigkeiten sind grundsätzlich nicht abrechenbar.
3.2 Profil der Fachberater (Beraterpool)
Zusätzlich stellt der Auftragnehmer einen Pool aus 9 Fachberatern zusammen. In der Gesamtheit müssen die Fachberater alle die unter Punkt 2 genannten Themenschwerpunkte für die Beratungstätigkeit abdecken.
Sollten im Rahmen des Vergabeverfahrens mehr als 9 Personen als Fachberater (Erklärung zum einzusetzenden Personal - Formular 4.7) vom Auftragnehmer angebotenen worden sein, dann legt der Auftraggeber gegenüber dem Auftragnehmer mit Zuschlagserteilung auf Grundlage des Beraterprofils (Erklärung zum einzusetzenden Personal - Formular 4.7) verbindlich fest, mit welchen 9 Fachberater vom Auftragnehmer die Leistung erbracht werden soll.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber behält sich die Option vor, den Vertrag zweimalig um je 12 Monate, längstens jedoch voraussichtlich bis zum 31.12.2025, zu verlängern.
Das Optionsrecht fällt dahin, wenn der Auftraggeber die Option nicht bis spätestens 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit per Mail geltend gemacht hat.
Die Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Leistungen aus diesem Rahmenvertrag endet durch das Erreichen der geltenden Vertragslaufzeit bzw. der Abruf-Obergrenze von 500.000 EUR netto.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft über den Gesamtumsatz und zum Mindestjahresumsatz pro Geschäftsjahr (in EUR netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages in den letzte 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2018, 2019 und 2020). Es zählt der Nettoumsatz in EURO. Der Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages muss mindestens 125.000,00 EUR netto/Geschäftsjahr (2018, 2019 und 2020) betragen (Formular 4.9).
- Eigenerklärung über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 1.000.000,00 EUR pauschal je Versicherungsfall für Personenschäden, von mind. 1.000.000,00 EUR pauschal je Versicherungsfall für Sachschäden und von mind. 1.000.000,00 EUR je Versicherungsfall für Vermögensschäden (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV); Für den Fall, dass aktuell über keine Haftpflichtversicherung zu den jeweiligen o. g. Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt wird, ist eine Erklärung ausreichend, dass im Falle der Beauftragung, eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen und eine Kopie der Police als Nachweis im Falle der Beauftragung eingereicht wird. Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Haftpflichtversicherung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden (Formular 4.10).
- Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU) beizulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung über mindestens 10 geeignete Referenzen von früher ausgeführten Dienstleistungsaufträgen der in den letzten höchsten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen, die nach Art und Umfang mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind. Folgende Angaben sind zu tätigen: Auftraggeber, Auftraggeber gemäß § 99 GWB, Auftragsgegenstand, Leistungszeitraum, Auftragswert (netto), Abteilung des Auftraggebers und Kontaktdaten, ggf. Vorgangsnummer, Angabe der Beratungen mit folgenden Schwerpunkten (mehrfache Auswahl möglich). Laufende bzw. nicht abgeschlossene Leistungen müssen seit mindestens einem Jahr (10/2020) erbracht werden.
Folgende Mindestanforderung* müssen erfüllt sein:
- Es müssen mindestens 10 verschiedene Auftraggeber als Referenz aus den letzten 3 Jahren aufgeführt werden.
- Mindestens 3 Referenzen müssen bei öffentlichen Auftraggebern erbrachte Leistungen umfassen.
- Mindestens 3 Themenschwerpunkte innerhalb einer Referenz müssen als Beratungsleistung erbracht worden sein.
- Alle zehn Themenschwerpunkte müssen innerhalb der 10 Referenzen insgesamt abdeckt sein.
- Jede Referenz muss einen Umfang von mindestens 20 Personentagen je Referenzprojekt haben (Formular 4.6)
- Eigenerklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des in den letzten 3 Geschäftsjahren (2018, 2019 und 2020) (Formular 4.12).
- Eigenerklärung über Unteraufträge /Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3 EU) (sofern einschlägig). Es sind Angabe zu tätigen, welche Teile des Auftrags das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen. (sofern einschlägig)
- Verpflichtungserklärung durch Nachunternehmer bzw. bezüglich Eignungsleihe (sofern einschlägig) (Formular 4.4 EU).
- Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU) beizulegen (sofern einschlägig).
- Sofern eine Nachunternehmerschaft vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des Nachunternehmers sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU) beizulegen (sofern einschlägig).
* Wird die Mindestanforderung nicht erfüllt, führt dies zum Ausschluss des Angebotes.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Erklärung der Bietergemeinschaft, dass der bezeichnete bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung bei der Durchführung des Vertrages rechtsverbindlich vertritt; der bevollmächtigte Vertreter darf, mit uneingeschränkter Wirkung, für jedes Mitglied Zahlungen annehmen und alle Mitglieder haften für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner (Formular 4.2 EU) (sofern einschlägig).
- Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU)
- Darstellung des Unternehmens (Bieter) unter folgenden Angaben (Formular 4.5):
Name des Unternehmens
Rechtsform, Registerart, Nummer der Eintragung, Registergericht, Genehmigungsnummer /-behörde
Unternehmensträger (z. B. Inhaber, Gesellschafter)
Stammkapital (soweit einschlägig)
Vertretungsberechtigte Personen bzw. Organe (z. B. Geschäftsführer)
Geschäftsfelder des Unternehmens
- Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.3)
- Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von Arbeitskräften und (ggf. weiteren) Nachunternehmern oder Verleihern zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.4) (sofern einschlägig)

(1) Die Kommunikation infolge von Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz, so dass sich die Bieter fortlaufend selbst über den Vergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da dann der registrierte Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden.
(2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Vergabemarktplatz erfolgt jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen.
(3) Für die Erstellung von Angeboten sind zwingend die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formulare zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formularen sind - soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen.
(4) Beteiligt sich eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern als Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen.
(5) Bei der Erarbeitung und Übersendung des Angebots ist zudem Folgendes zu beachten:
1. Das Angebot und dessen Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.
2. Es sollen nur die geforderten Erklärungen/Unterlagen/Nachweise dem Angebot beigefügt werden. Von der Übersendung allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. ist bitte abzusehen. Diese werden nicht berücksichtigt.
3. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Angebot in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.
4. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bieter. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) jederzeit verlangt oder eingeholt werden können.
(6) Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgegeben. Es erfolgt keine Entschädigung für die Erstellung einzureichender Unterlagen bzw. Angeboten.
(7) Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.
Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRRKDE