Rahmenvereinbarung Full-Service Agentur für das DRK-Mailingprogramm

Deutsche Rotes Kreuz e. V.

Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine Full-Service-Agentur für die Mailing-Aktivitäten des Bundesverbands des Deutschen Roten Kreuz e. V..

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-07-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-06-23.

Wer?

• Deutsche Rotes Kreuz e. V.

Wie?

• Marketing › Direktmarketing

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-06-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2021-06-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Direktmarketing
Referenznummer: 2021-34-001
Kurze Beschreibung:

Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über eine Full-Service-Agentur für die Mailing-Aktivitäten des Bundesverbands des Deutschen Roten Kreuz e. V..

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Direktmarketing 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Rotes Kreuz e. V.
Postanschrift: Carstennstraße 58
Postleitzahl: 12205
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.drk.de 🌏
E-Mail: s.kraetke@drk.de 📧
Telefon: +49 3085404-0 📞
Fax: +49 30854044-50 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1RHML/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1RHML 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-23 📅
Einreichungsfrist: 2021-07-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-28 📅
Datum des Beginns: 2021-01-01 📅
Datum des Endes: 2024-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 122-323812
ABl. S-Ausgabe: 122
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YF1RHML

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 10 125 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Gesucht wird eine Full-Service-Agentur mit Erfahrung im Fundraising, mit der eine Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Kreation, Produktionsabwicklung und Projektsteuerung des DRK-Mailingprogrammes abgeschlossen werden soll. Die bestehenden Mailingkonzepte sollen weiterentwickelt, Spender gebunden und Neuspender gewonnen werden. Der Fokus der Mailingaktivitäten liegt auf der Spendeneinwerbung, Neuspendergewinnung und Verbreitungsarbeit.

Das DRK verfügt über langjährige Erfahrung im Dialogmarketing. In der Ausschreibung geht es grundsätzlich um postalische Spendenbriefe (=Mailings). In den Mailings des DRK werden unterschiedliche Aufgaben aus dem satzungsgemäßen Spektrum des DRK – sowie In- und Auslandsthemen – exemplarisch kommuniziert.

In den letzten Jahren hat das DRK Mailings mit einer durchschnittlichen Gesamtauflage im mittleren einstelligen Millionenbereich versendet. Die Gesamtauflage basiert grundsätzlich auf einer internen Strategie und externen Markteinflüssen. Die Auflagen je Mailing variieren dabei, in Abhängigkeit von der Zielsetzung, den Zielgruppen und dem Versandzeitpunkt stark. Es werden über 65 Mailings im Jahr versandt.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 12 500 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Optionale Vertragsverlängerung: Die Rahmenvereinbarung verlängert sich einmalig um weitere 12 Monate, sofern der Auftraggeber nicht 3 Monate vor dem Ende der regulären Vertragslaufzeit (spätestens zum 30.9.2024) schriftlich kündigt.

Der Vertrag endet jedoch spätestens

— am 31.12.2025 oder

— bei Erreichen der budgetären Obergrenze i. H. v. 12,5 Mio. EUR (sofern keine Nachtragsvereinbarungen in Bezug auf Katastrophenmailings vereinbart werden).

Ohne dass es einer schriftlichen Kündigung bedarf.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Deutsche Rotes Kreuz e. V.

Carstennstraßen 58

12205 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung.

Die wirtschaftliche und finanzielle Eignung der Bieter wird durch den Nachweis einer, zum Zeitpunkt des Bindefristendes, aufrechten Betriebshaftpflicht- oder Berufshaftpflichtversicherung geprüft. Der Auftragnehmer hat insbesondere eine branchenübliche und ausreichende Betriebs- und Vermögenshaftpflichtversicherung abgeschlossen und die ausstehenden Prämien bezahlt.

Die Versicherungspolicen sind als Anlage beizufügen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a) Unternehmensprofil

Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geprüft. Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an das Unternehmensprofil:

— Unternehmensvorstellung des Bieters: Gründung, aktuelle Betriebsgröße, spezialisierte Leistungsart, Portfolio,

— Erläuterung des einzusetzenden Teams: Teamgröße, Qualifikationen.

b) Unternehmensreferenz(en)

Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch den Nachweis von mindestens einer vergleichbare(n) Unternehmensreferenz(en) geprüft. Eine Unternehmensreferenz ist vergleichbar, wenn sie in Art und Umfang dem Leistungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung entspricht.

Der Auftraggeber definiert die nachstehende(n) Mindestanforderung(en) an die Unternehmensreferenz(en):

— Leistungsgegenstand war die Mailingabwicklung von Mailings mit einer Auflage von ca. >= 100 000 Mailings,

— Mailing bestand aus Anschreiben, Hülle und ggf. Flyer,

— Unternehmensreferenz nicht älter als 3 Jahre,

— Der Bewerber hat zu jeder eingereichten Unternehmensreferenz eine separate Übersicht mit den dazugehörigen Anschreiben, Hüllen, Flyern etc. einzureichen (1 DIN A4-Seite ausreichend)!

Wünschenswerte Anforderungen:

— Referenzauftraggeber aus dem Bereich Non-Profit,

— Referenzauftraggeber aus dem Bereich Wohlfahrt.

c) Angaben zu Fachkräften

Die technische und berufliche Eignung der Bewerber wird durch die Angabe(n) zu den einzusetzenden Fachkräften geprüft. Für die Auftragswahrnehmung hat der Bewerber sicherzustellen, dass er über die nachstehenden Fachkräfte für den Zeitraum der Auftragsausführung verfügt:

Projektleiter (m/w/d):

Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf enge Zusammenarbeit im direkten Dialog und flexible und zeitnahe Umsetzbarkeit etwaiger sich im Projektverlauf herausstellender organisatorischer Änderungsnotwendigkeiten. Der Auftragnehmer hat deshalb den namhaft gemachten Projektleiter, der für alle Angelegenheiten der Auftragsdurchführung verantwortlich ist, als gesamtverantwortlichen Ansprechpartner für die Auftraggeberin bereit zu stellen.

Der Projektleiter hat die nachstehenden Mindestanforderungen zu erfüllen:

— die deutsche Sprache in Wort und Schrift so gut beherrschen, dass eine unbeeinträchtigte Kommunikation mit den Mitarbeitern der Auftraggeberin gewährleistet ist,

— zumindest 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich „Projektleitung von Mailingabwicklung“ aufweisen.

d) Angaben zum Kernteam:

Der Bewerber hat die Anzahl der für die Auftragsausführung gewählten Personen, inkl. Projektleitung, anzugeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Zur Prüfung der Eignung sind vom Bewerber im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs (1.Phase) die unter Punkt 2.2 (Aufforderungsschreiben) geforderten Erklärungen und Angaben mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Nichtabgabe einer oder mehrerer Erklärungen und Angaben bis zum Ende der Teilnahmefrist kann zum Ausschluss des Bewerbers führen. Maßgebend für die Auswahl der erfolgreichsten Bewerber ist die unter Punkt 5 (Aufforderungsschreiben) aufgeführte Eignungsmatrix. Im Teilnahmewettbewerb ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die 3 bis 5 bestplatzierten Bewerber. Bei gleicher Gesamtpunktzahl von Bewerbern bei Rang 5 werden maximal weitere 2 gleichplatzierte Bewerber zu Teilnehmern am Wettbewerb. Liegen mehr als insgesamt zwei Bewerber bei Rang 5 gleichauf entscheidet das Los.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-08-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-10-29 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Angebotskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Arbeitsproben
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Preis (Gewichtung): 35

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Deutsches Rotes Kreuz e. V.
Kontakt
Kontaktperson: Team Vergabe
Internetadresse: www.drk.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YF1RHML/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: Juni - Juli 2025 für weitere 4 Jahre (Rahmenvereinbarung).

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Deutsche Rotes Kreuz e. V.
Postanschrift: Carstennstraße 58
Postort: Berlin
Postleitzahl: 12205
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3085404-0 📞
E-Mail: n.hausin@drk.de 📧
Fax: +49 30854044-50 📠
Internetadresse: www.drk.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Wichtiger Hinweis: Es wird ausdrücklich daraufhin gewiesen, dass es sich bei dem Aufraggeber nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB handelt.

Ein am Auftrag interessiertes Unternehmen, das eine Verletzung in seinen Rechten durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften sieht, kann den Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen bei nachfolgender Adresse geltend machen:

Deutschen Roten Kreuz e. V.

Team Recht / Compliance

Carstennstraße 58

12205 Berlin.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 122-323812 (2021-06-23)

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