Beschreibung der Beschaffung
Die zu erbringenden Leistungen umfassen:
a) Bearbeitung von ad hoc Anfragen. Gemeint sind eher einfache schriftlich oder fernmündlich gestellte Anfragen des Auftraggebers, die innerhalb einer Bearbeitungszeit von 60 Minuten entweder fernmündlich oder im Wege einer einfachen schriftlichen Stellungnahme beantwortet werden können.
b) Bearbeitung von komplexen Fragestellungen. Gemeint sind schriftlich gestellte Anfragen des Auftraggebers, die nicht innerhalb einer Bearbeitungszeit von 60 Minuten beantwortet werden können. Es geht um Fragestellungen, die zwar komplexer sind, aber in der Regel innerhalb einer Bearbeitungszeit von maximal 3 Tagen bearbeitet werden können und die nicht die Aufarbeitung im Rahmen eines Rechtsgutachtens erfordern.
c) Erstellung von jährlich bis zu vier einzelfallbezogenen Rechtsgutachten aus den o.g. Rechtsbereichen (max.100 Seiten pro Rechtsgutachten).
Der Auftrag beginnt am 1. des Monats nach der Erteilung des Zuschlags und endet spätestens vier Jahre nach Zuschlagserteilung.
Die erbrachten Leistungen oder wesentliche Inhalte dieser Leistungen dürfen nicht - auch nicht in gekürzter oder in anderer Weise geänderter Form - ohne die Zustimmung des Auftraggebers veröffentlicht oder anderweitig vom Auftragnehmer genutzt werden.
Leistungsabrufe können ausschließlich durch das für E-Government-Recht zuständige Referat beim CIO (Auftraggeber) erfolgen.
Die Leistungen sind im Regelfall am Kanzleisitz des Auftragnehmers zu erbringen.
Das Vorgehen bei der Erbringung von Rechtsberatungsleistungen für einfache fernmündliche und schriftliche Rückfragen und einfache schriftliche rechtliche Stellungnahmen unterscheidet sich vom Vorgehen beim Abruf von komplexen Fragestellungen und Rechtsgutachten.
Es sind je nach zu erbringender Leistung folgende Schritte maßgeblich:
a) Abruf von einfachen Rechtsberatungsleistungen (ad hoc Anfragen):
1. Der Auftraggeber übermittelt in der Regel telefonisch oder per Mail einen spezifischen, konkreten Beratungsbedarf an den Auftragnehmer.
2. Es erfolgt eine unmittelbare Leistungserbringung.
3. Die Abnahme der erbrachten Leistungen erfolgt durch den Auftraggeber.
4. Die ordnungsgemäße Erbringung der Leistungen ist monatlich vor der Rechnungslegung zu dokumentieren und durch den Auftraggeber schriftlich zu bestätigen.
5. Die Rechnungslegung hat gegenüber dem Auftraggeber quartalsweise zu erfolgen. Dabei sind auch die bestätigten Dokumentationen beizufügen.
Die Beurteilung, ob es sich bei der zu erbringenden Leistung um die Bearbeitung einer innerhalb von 60 Minuten zu klärenden ad hoc Anfrage handelt oder ob es sich um eine komplexe Fragestellung handelt, erfolgt durch den Auftragnehmer. Erfordert eine als ad hoc Anfrage gestellte Anfrage nach Auffassung des Auftragnehmers einen höheren Zeitaufwand, teilt er dies dem Auftraggeber mit. In diesem Fall sind die im Folgenden für komplexe Fragestellungen festgelegten Schritte durchzuführen.
b) und c): Abruf von komplexen Fragestellungen und Rechtsgutachten:
1. Der Auftraggeber übermittelt einen spezifischen Leistungsbedarf für bestimmte Rechtsfragen an den Auftragnehmer. Dabei wird dem Auftragnehmer auch mitgeteilt, welche Qualitätserwartungen und Abnahmekriterien für das Projektvorhaben zugrunde gelegt werden. Auf dieser Grundlage reicht der Auftragnehmer beim Auftraggeber innerhalb von zwei Werktagen ein Angebot mit einer Aufwandsschätzung ein. Diese Aufwandsschätzung bildet die Obergrenze der Vergütung.
2. Das eingereichte Angebot wird durch den Auftraggeber geprüft. Geprüft wird, ob der angebotene Leistungsumfang mit dem Leistungsbedarf konvergiert. Nach positiver Prüfung bildet das eingereichte Angebot die Grundlage für den projektspezifischen Abruf der angebotenen Leistung aus der Rahmenvereinbarung.
3. Die Beauftragung erfolgt durch den Auftraggeber in Textform per E-Mail an den Auftragnehmer.
4. Bei der Abnahme der erbrachten Leistung wird geprüft und festgestellt, ob die Qualitätserwartungen den vorab definierten Abnahmekriterien entsprechen. Die Abnahme ist Voraussetzung dafür, dass die Schlussrechnung gestellt werden kann. Sie erfolgt in Textform per E-Mail durch den Auftraggeber an den Auftragnehmer. Der Schlussrechnung sind Nachweise der Stundenaufwände beizufügen.