Rahmenvereinbarung über Messdienstleistungen und Verbrauchskostenabrechnungen für Liegenschaften der VBL | VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder AÖR | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2021-05-26	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) ist eine vom Bund und den Ländern getragene Versorgungseinrichtung für die Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes in der Rechtsform einer rechtsfähigen Anstalt des öffentlichen Rechts. Sie gewährt Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge. Zur Vermögensverwaltung der VBL gehört auch die Verwaltung von Wohnimmobilien in großen Ballungsgebieten. Die Wohnimmobilien werden über den freien Wohnungsmarkt vermietet und müssen marktüblichen Standards entsprechen. Die Verwaltung der Wohnimmobilien wird in den Ballungsgebieten jeweils von Grundstücksverwaltungsgesellschaften („Property Manager“) übernommen, die die Mess- und Abrechnungsdienstleistungen in Abstimmung mit der VBL beauftragen und begleiten. Gegenstand dieser Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung für Messdienstleistungen und Verbrauchskostenabrechnungen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Liegenschaften der VBL befinden sich überwiegend in Hamburg, aber vereinzelt auch in Nordrhein-Westfalen, Schleswig-Holstein und Niedersachsen. Weitere Einzelheiten enthält die Objektübersicht, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist.

Beschreibung der Beschaffung

Die Liegenschaften der VBL sind bisher nur im geringen Maße mit funkauslesbaren Messeinrichtungen für Heizkosten und Kalt-/Warmwasser ausgestattet und besitzen unterschiedliche Heiz- und Warmwasseraufbereitungssysteme. Einige Liegenschaften besitzen noch keine Messeinrichtungen für Kaltwasser. Es bestehen bisher pro Liegenschaft jeweils eigenständige Verträge zu den Messdienstleistungen und Heiz-/Wasserkostenabrechnungen. Im Zuge der nun ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung soll die Grundlage dafür geschaffen werden, dass zukünftig die Liegenschaften einheitlich ausgestattet und abgerechnet werden. Eine einheitliche Vertragslaufzeit über alle Liegenschaften ist jedoch voraussichtlich nicht zu erreichen.
Die VBL möchte diese Liegenschaften entsprechend der in den Vergabeunterlagen enthaltenen Technischen Leistungsbeschreibung zum einen zur Erfüllung der Bedingungen aus der europäischen Energieeffizienz-Richtlinie (EED) durch den Auftragnehmer mit fernauslesbaren Messeinrichtungen ausstatten lassen und zum anderen soll der Auftragnehmer auf Basis der fernausgelesenen Messeinrichtungen entsprechend der jeweils gültigen Heizkostenverordnung und der Technischen Leistungsbeschreibung eine Heiz- und/oder Wasserkostenabrechnung erstellen. Der Auftragnehmer soll den Mietern darüber hinaus ihre Verbrauchsinformationen entsprechend der EED zur Verfügung stellen. Für die Betriebskostenabrechnung soll der Auftragnehmer zudem die erstellte Heiz- und/oder Wasserkostenabrechnung an die Grundstücksverwaltungsgesellschaft übermitteln.
Weitere Einzelheiten enthalten die Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit von 4 Jahren. Jeder Einzelauftrag („Abruf“), der aus der Rahmenvereinbarung erfolgt, hat eine Laufzeit von 10 Jahren. Abrufe aus der Rahmenvereinbarung sind bis zum letzten Tag der vierjährigen Vertragslaufzeit möglich.

Beschreibung der Optionen

Einzelheiten zu Optionen enthalten die Vergabeunterlagen. Optionen betreffen insbesondere die Aufnahme bzw. Übernahme weiterer Liegenschaften während der Vertragslaufzeit.
Vergaben nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV (Wiederholung gleichartiger Leistungen) bleiben ausdrücklich vorbehalten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Angebotsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Angebotsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziff. VI.5). Mit ihrem Angebot haben die Bieter folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:
PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV. Ein Formblatt ist in den Angebotsunterlagen enthalten.
PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen - Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bieters sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung. Ein Formblatt ist in den Angebotsunterlagen enthalten.
PL3. Nachweis über eine Haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme für Personenschäden in Höhe von 3 000 000 EUR pro Schadensfall und Person sowie in Höhe von 1 500 000 EUR für Sach- und Bearbeitungsschäden pro Schadensfall. Sofern Bieter über keine entsprechende Versicherungspolice verfügen, ist mit dem Angebot verbindlich zu erklären, dass im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherungspolice abgeschlossen wird. Ein Formblatt ist in den Angebotsunterlagen enthalten. Kann ein Bieter aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der VBL für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende der Angebotsfrist ausgewählte Bieter auf gesondertes Verlangen vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

WL1. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bieter noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
WL2. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bieters für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen (Messdienstleistungen und Verbrauchskostenabrechnungen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bieter noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
Im Fall von Bietergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bietergemeinschaft.
Kann ein Bieter aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der VBL für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die VBL behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bieter einzuholen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (Aufschlüsselung kaufmännisch, technisch, sonstige) in den letzten 3 Jahren. Falls der Bieter noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
TL2. Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/Referenzprojekten in den letzten maximal 5 Jahren (Eigenerklärungen; Stichtag .6.2016). Vergleichbar sind Referenzen im Bereich Messdienstleistungen und Verbrauchskostenabrechnungen, insbesondere mit folgenden Merkmalen:
— Referenzkunden, die mit funkauslesbaren Messeinrichtungen bewirtschaftet wurden.
— Referenzkunden, die im Wege von Rahmenvereinbarungen bewirtschaftet wurden.
— Referenzkunden, die nachweislich im elektronischen Datenaustausch mit der jeweiligen Hausverwaltung bewirtschaftet wurden.
Die Referenzprojekte können innerhalb der letzten 5 Jahre begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen worden sein. Die Referenzprojekte dürfen noch laufen (laufende Vertragsverhältnisse). Im Fall von Bietergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bietergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Angebotsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Die VBL kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Zu TL2: Angabe von mindestens 2 Referenzen/Referenzkunden, für die jeweils mindestens 100 Liegenschaften mit mindestens 5 000 Wohn-/Gewerbeeinheiten mit fernauslesbaren Messeinrichtungen bewirtschaftet werden.
2. Zu TL2: Angabe von mindestens 2 Referenzen/Referenzkunden, mit denen Rahmenverträge über mindestens 100 Liegenschaften mit mindestens 5 000 Wohn-/Gewerbeeinheiten geschlossen wurden.
3. Zu TL2: Angabe von mindestens 3 Referenzen/Referenzkunden, mit denen ein elektronischer Datenaustausch stattfindet.
Die vorgenannten Mindestanforderungen können in denselben oder in unterschiedlichen Referenzen erfüllt werden.

1. Die Vergabeunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Angebotsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der VBL erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bieter müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bieterinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 21.6.2021 über die Vergabeplattform an VBL adressiert werden.
3. Angebote sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote verschlüsselt, so dass die VBL keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bieter steht es jedoch frei, sein Angebot bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
4. Die VBL behält sich vor, unvollständige oder fehlende Nachweise und Unterlagen in den Angeboten kurzfristig nachzufordern. Die Bieter können jedoch nicht auf das Nachfordern vertrauen.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann Ausnahmen zulassen. Technische Dokumente und Zertifizierungen dürfen grundsätzlich in englischer Sprache vorgelegt werden.
6. Die VBL behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bieter sind – soweit rechtlich zulässig – ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Vergabeunterlagen stimmt der Bieter dem zu.
7. Durch die Abgabe des Angebots verpflichtet sich der Bieter, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Die VBL ihrerseits wird Unterlagen der Bieter nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
8. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung gemäß dem entsprechenden Formblatt der Angebotsunterlagen abzugeben und die dort genannten Anforderungen zu beachten.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMGRYCY

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

— § 134 Abs. 2 GWB – Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,
— Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.