Rahmenvertrag Digitalisierung von Büchern 1913 ff

Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort Bücher, die ab 1913 gesammelt wurden, digitalisieren zu lassen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden.
Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in zwei Phasen unterteilt:
In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke).
Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten.
Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung.
Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden.
Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-03-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-02-10.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Bietergemeinschaft Arkhenum-Pietsch

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Bürohilfsarbeiten › Reprografische Dienstleistungen
• Dateneingabe › Optische Zeichenerkennung

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Leipzig › Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-02-10	Auftragsbekanntmachung
2021-06-01	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-02-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Referenznummer: 21/13
Kurze Beschreibung:

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort Bücher, die ab 1913 gesammelt wurden, digitalisieren zu lassen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden. Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in zwei Phasen unterteilt: In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke). Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten. Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung. Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden. Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort Bücher, die ab 1913 gesammelt wurden, digitalisieren zu lassen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden.

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in zwei Phasen unterteilt:

In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke).

Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten.

Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung.

Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden.

Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dateneingabe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Telefon: +49 69-15252302 📞
Fax: +49 69-15252002 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=375845 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=375845 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-10 📅
Einreichungsfrist: 2021-03-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-15 📅
Datum des Beginns: 2021-07-01 📅
Datum des Endes: 2023-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 031-077532
ABl. S-Ausgabe: 31
Zusätzliche Informationen

Für die Teilnehmer, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden: Um sich ein Bild vom Umfang und den Gegebenheiten der Räumlichkeiten machen zu können ist es zwingend erforderlich, die Liegenschaft am Standort Leipzig zu besichtigen. Besichtigungstermine (Zeitbedarf ca. 2 Stunden) sind in der 15. Kalenderwoche vom 13.4.2021 bis 15.4.2021 möglich. Andere Termine können nur in begründeten Ausnahmefällen angeboten werden. Bestandteil des Angebots ist das zu erstellende Referenzdigitalisat mit den Scans des Werkes gemäß allen Forderungen der Leistungsbeschreibung (Benennungen, Transferpakete usw.). Das Musterheft für die Erstellung des Referenzdigitalisats wird den ausgewählten Teilnehmern am Verfahren, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, unverzüglich nach der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots auf dem Postweg zugesandt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in zwei Phasen unterteilt:

In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke).

Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten.

Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung.

Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden.

Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.

Geschätzter Gesamtwert: 2 200 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das Angebot soll folgende Dienstleistungen umfassen:

— Einrichtung von Scan- und PC-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig,

— Regalweise Entnahme der zu bearbeitenden Medien aus den Magazinregalen und Transport in den zur Verfügung gestellten Arbeitsraum mittels Bücherwagen (siehe auch Anlage 1),

— Digitalisierung der Medien. Die Arbeiten sind medienschonend auszuführen, siehe Anlage 1. Der Einsatz von Einzugsscannern ist ausgeschlossen. Im Bedarfsfall kommen Buchaufnahmesysteme mit 45

— Erzeugung von technischen Metadaten je Objekt,

— Texterkennung mittels OCR,

— Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten sowie der OCR-Daten,

— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion,

| Erzeugung von Transferpaketen und Checksummen je Objekt

| Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem

| Sicherung der Arbeitsergebnisse für 90 Tage nach Überführung der Daten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin

| Rücktransport in die Magazinräume und Rückstellung in die Regale

| Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter eine feste Ansprechperson (Projektleitung) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort)

Alle zur Digitalisierung benötigten Geräte inkl. der Bücherwagen stellt die Auftragnehmerin.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 200 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option).

Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=375845&criteriaId=11133
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=375845&criteriaId=11132
Technische und berufliche Fähigkeiten: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=375845&criteriaId=11134

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Vergleichbar ist ein Referenzprojekt wenn mindestens 500 000 Seiten pro Jahr digitalisiert wurden.

Sollten mehrere Bewerber an 6. Stelle liegen, wird der Bewerber zur Teilnahme am Verfahren aufgefordert, dessen größtes Referenzprojekt die größere Menge an digitalisierten Medien beinhaltet.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-03-31 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-05-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=375845 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Für die Teilnehmer, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden:

Um sich ein Bild vom Umfang und den Gegebenheiten der Räumlichkeiten machen zu können ist es zwingend erforderlich, die Liegenschaft am Standort Leipzig zu besichtigen. Besichtigungstermine (Zeitbedarf ca. 2 Stunden) sind in der 15. Kalenderwoche vom 13.4.2021 bis 15.4.2021 möglich. Andere Termine können nur in begründeten Ausnahmefällen angeboten werden.

Bestandteil des Angebots ist das zu erstellende Referenzdigitalisat mit den Scans des Werkes gemäß allen Forderungen der Leistungsbeschreibung (Benennungen, Transferpakete usw.). Das Musterheft für die Erstellung des Referenzdigitalisats wird den ausgewählten Teilnehmern am Verfahren, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, unverzüglich nach der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots auf dem Postweg zugesandt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek-Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Internetadresse: http://dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 031-077532 (2021-02-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort Bücher, die ab 1913 gesammelt wurden, digitalisieren zu lassen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden. Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt: In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke). Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten. Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung. Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden. Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort Bücher, die ab 1913 gesammelt wurden, digitalisieren zu lassen. Die Digitalisierung soll regalweise erfolgen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzer*innen der DNB bereitgestellt werden.

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.7.2021 zu beginnen, die Gesamtlaufzeit des Projektes sind 24 Monate. Für diese Laufzeit stehen Haushaltsmittel in Höhe von mindestens 900 000 EUR (brutto inkl. gesetzliche MwSt.) zur Verfügung. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass der Umfang pro Jahr rund 1,7 Mio. zu digitalisierende Seiten beträgt. Das Projekt ist in 2 Phasen unterteilt:

In der ersten Phase entwickelt die Auftragnehmerin (AN) den Digitalisierungsworkflow, das heißt von der Entnahme der Bücher aus dem Magazin über die Digitalisierung, Metadatenerzeugung, Qualitätssicherung, Abnahme bis hin zum Rücktransport in die Magazine und den Import der fertigen digitalen Objekte in das Speichersystem der Auftraggeberin (AG) werden alle Schritte implementiert, getestet und hinsichtlich der Anforderungen aus dieser Leistungsbeschreibung optimiert und abgenommen (Laufzeit Phase I: maximal 3 Monate; Umfang der in diesem Prozess zu digitalisierenden Titel: 200 Werke mit durchschnittlich 140 Seiten pro Werk). Für Phase I ist ein Pauschalfestpreis anzubieten (inkl. der digitalisierten Werke).

Bei positiver Evaluierung der ersten Phase folgt eine zweite Phase, in der der Workflow sukzessive auf die zu erreichende Volllast skaliert wird. Für das Erreichen der Volllast sind max. 2 Monate angesetzt, danach wird der Routinebetrieb aufgenommen. (Laufzeit Phase II: mindestens 21 Monate (in Abhängigkeit der Laufzeit von Phase I), davon maximal 2 Monate Übergangszeit bis zum Erreichen der täglich zu digitalisierenden Menge, die sich aus dem Angebot ergibt). In Phase II erfolgt die Abrechnung je Werk und Anzahl der digitalisierten Seiten.

Die Auftraggeberin behält sich als Option 2 Verlängerungen (Volllast) um jeweils bis zu 12 Monate vor, um weitere Bände mit entsprechendem monatlichen Durchsatz digitalisieren zu lassen (Option). Pro Vertragsjahr stehen dafür mindestens 450 000 EUR (brutto) zur Verfügung.

Im Falle der Verfügbarkeit entsprechender Haushaltsmittel besteht die Möglichkeit, dass weitere Aufträge mit insgesamt bis zu 225 000 EUR (brutto) pro Vertragsjahr zu den im Angebot angegebenen Konditionen erteilt werden.

Die Auftraggeberin hat das Recht, nach Abschluss der ersten Projektphase, sofern diese nicht mit einer positiven Evaluierung endet, das Projekt zu beenden, ohne dass daraus von der Auftragnehmerin weitere Ansprüche abgeleitet werden können.

Gesamtwert des Auftrags: 2 200 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 107-282108
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 031-077532
ABl. S-Ausgabe: 107

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Erzeugung von Transferpaketen und Checksummen je Objekt,

— Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem,

— Sicherung der Arbeitsergebnisse für 90 Tage nach Überführung der Daten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin,

— Rücktransport in die Magazinräume und Rückstellung in die Regale,

— Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter eine feste Ansprechperson (Projektleitung) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-05-31 📅
Name: Bietergemeinschaft Arkhenum-Pietsch
Postanschrift: Maerkische Allee 45
Postort: Großbeeren
Postleitzahl: 14979
Land: Deutschland 🇩🇪
Teltow-Fläming 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2021/S 107-282108 (2021-06-01)

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