Rechtswirksam beweiserhaltendes Langzeitarchiv

Zusätzliche Informationen

Bei den unter den Ziffern II.1.5 und II.2.6 genannten Werten handelt es sich um unverbindliche Schätzwerte. Im Zuschlagsfalle besteht kein Anspruch auf Beauftragung und Vergütung in Höhe der aufgeführten geschätzten Werte.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- vollständig ausgefüllte Bietereigenerklärung
oder alternativ:
- Erklärungen die den Vorgaben der Bietereigenerklärung entsprechen mit folgenden Einzelangaben:
 Erklärung, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren eröffnet, beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist;
 Erklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet;
 Erklärung, dass für das Unternehmen keine Eintragung im Gewerbezentralregister verzeichnet ist;
 Erklärung, dass für das Unternehmen kein Verfahren anhängig ist, das zu einer Eintragung im Gewerbezentralregister führen kann;
 Erklärung, dass für das Unternehmen kein Verfahren zu erwarten ist, das zu einer Eintragung im Gewerbezentralregister führen kann;
 Erklärung, dass das Unternehmen sein Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet hat;
 Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat;
 Erklärung, dass das Unternehmen seinen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen ist;
 Erklärung zur Kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention;
 Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung früherer Auftrags- oder Konzessionsverträge der Deutschen Bahn keine Aufträge mangelhaft ausgeführt hat;
 Erklärung, dass das Unternehmen in Bezug auf Ausschlussgründe gemäß §§ 123 f. GWB oder § 122 GWB keine Täuschung und keine Auskünfte zurückbehalten hat.
Das Unternehmen war stets in der Lage die geforderten Nachweise zu übermitteln;
 Erklärung, dass das Unternehmen zu keinem Zeitpunkt in einem Vergabeverfahren der Deutschen Bahn AG versucht hat die Entscheidungsfindung zu beeinflussen,
versucht hat, vertrauliche Informationen zu erhalten oder irreführende Informationen übermittelt hat;
 Erklärung, dass das Unternehmen keine schweren Verfehlungen gemäß § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB begangen hat;
 Erklärung, dass das Unternehmen keine Kenntnis davon hat, dass eine Person die dem Unternehmen zuzurechnen ist rechtskräftig wegen eines Tatbestandes nach § 123
Abs. 1 Nr. 1 bis 10 GWB verurteilt ist eine Geldbuße im Sinne des § 30 OWiG gegen das Unternehmen wegen einer der in § 123 Abs 1 Nr. 1 bis 10 GWB genannten Tatbestände rechtskräftig festgesetzt wurde;
 Eigenerklärung zum DB Verhaltenskodex;
 Erklärung, dass das Unternehmen den Beschäftigten oder eingesetzten Leiharbeitern bei der Ausführung der Leistung das Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AentG das
Mindestlohngesetz – MiLoG - sonstige geltende Regelungen allgemein verbindlich geltende tarifliche Bestimmungen über Mindestentgelte einhält;
 Erklärung, dass das Unternehmer die Verpflichtungen zum Entsendegesetz, Mindestlohngesetz etc. auf beauftragte Nachunternehmen überträgt
- Nachweis der Bewerber über die Registrierung seines Unternehmens beim Berufs- oder Handelsregister durch Vorlage eines Handelsregisterauszuges (oder vergleichbarer
Unterlagen) nach. Der Nachweis darf nicht älter als drei Monate sein.
- Nachweis der Bewerber über die Anerkennung der Vertraulichkeitserklärung. Alternativ reichen die Bewerber Eigenerklärungen ein, die dem Inhalt der Vertraulichkeitserklärung entsprechen.
- Bestätigung der Bewerber von der Kenntnis, dass die eventuelle Unrichtigkeit von geforderten Erklärungen und Angaben zum Ausschluss vom Vergabeverfahren sowie zur fristlosen Kündigung eines etwa erteilten Auftrags wegen Verletzung einer vertraglichen Nebenpflicht aus wichtigem Grund führen kann.
- Nachweis über das Bestehen einer marktüblichen IT- und Betriebshaftpflichtversicherung (Versicherer und Deckungshöhe) für die vergabegegenständlichen Leistungen, für die sich die Teilnehmer bewerben. Die Deckungssumme muss jeweils mindestens 5 Mio. EUR betragen, die zweimal im Jahr in Anspruch genommen werden kann. Die Deckungssumme der IT-Haftpflichtversicherung muss mindestens 5 Mio. EUR für Personenschäden sowie 1 Mio. EUR pauschal
für Sach- und Vermögensschäden betragen. Die Deckungssumme der Betriebshaftpflichtversicherung muss mindestens 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden betragen. Beide Haftpflichtversicherungen müssen zweimal im Jahr in Anspruch genommen werden können womit die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres das Zweifache der vereinbarten Versicherungssummen umfasst.
 Alle Eignungskriterien sind vollständig unter Punkt: "KG 1: III.1.1) Befähigung zur Berufsausübung" - im
Bieterportal des Auftraggebers (https://bieterportal.noncd.db.de/) zu finden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- vollständig ausgefüllte Lieferantenselbstauskunft:
oder alternativ:
- Erklärungen, die den Vorgaben der Lieferantenselbstauskunft entsprechen mit folgenden Einzelangaben:
 Angaben zu Allgemeinen Unternehmensdaten, die ermöglichen das Unternehmen zu identifizieren
 (D-U-N-S-Nummer, Firmenbezeichnung, Anschrift)
 Angaben zu Ansprechpartner/Verantwortliche der Geschäftsführung, Verkauf und Qualitätssicherung
 Angaben zum Firmenprofil (Handelsregister-Nr., Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechtsform,
 Unternehmensstruktur wie Angaben zu Muttergesellschaft(en), Tochtergesellschaft(en) und/oder
 Konzernzugehörigkeiten
 Unternehmens- und Finanzdaten der letzten 3 Jahre (Eigenkapital, Gesamtkapital,
 Sachanlagevermögen, Jahresüberschuss v. Steuern, Gesamtumsatz lt. GuV, Anzahl Mitarbeiter im
 Gesamt-Unternehmen und im Bereich bezogen auf den Vergabegegenstand)
 Angaben über IT-Ausstattung im Unternehmen
 Angaben über vorhandene Qualitätsmanagement-Systeme und QM-Zertifikate
 Angaben über Beiträge zum Umweltschutz
 Angaben über Referenzkunden
- Nachweis zur finanziellen / wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens des Bewerbers anhand einer aktuellen Bankauskunft. Dieser Nachweis darf nicht älter als drei Monate sein.
- Nachweis zur wirtschaftlichen Gesamtsituation des Unternehmens des Bewerbers anhand einer aktuellen Wirtschaftsauskunft durch ein unabhängiges Prüfinstitut (z. B. Creditreform). Dieser Nachweis darf nicht älter als drei Monate sein.
- Eigenkapitalquote: Es sind die Eigenkapitalquoten aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Bewertet wird als Auswahlkriterium die durchschnittliche Quote an Eigenkapitel aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.
- Es ist der im Tätigkeitsbereich des Auftrags relevante Umsatz jeweils in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren anzugeben. Anzugeben sind ausschließlich die geforderten Zahlen getrennt nach den Geschäftsjahren. Bewertet wird dabei der niedrigste jährliche im Tätigkeitsbereich des Auftrags relevante Umsatz aus den letzten drei Jahren.
 Bei den vom Auftraggeber formulierten "Auswahlkriterien“ als bewertete Eignungskriterien sind je Anforderungskriterium unterschiedliche Erfüllungsstufen möglich. Das genaue Bewertungsschema ist im jeweiligen Eignungskriterium definiert. Die erreichte Erfüllungsstufe wird durch den Auftraggeber anhand der durch den Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben zum Kriterium festgelegt. Aus der Summe der erreichten Punkte multipliziert mit der jeweils angegeben Gewichtung ergibt sich die erreichte Punktzahl, die für das Ranking der geeigneten und zuverlässigen Bewerber maßgeblich ist. Maximal kann so eine erreichte
Gesamtpunktzahl von 10.000 Punkten erreicht werden. Dies entspricht einer vollständigen Erfüllung aller Anforderungen. Das genaue Bewertungsschema ist im Dokument Eignungsmatrix definiert und den Auftrags- und Vergabeunterlagen zu entnehmen.
 Alle Eignungskriterien sind vollständig unter Punkt: " KG 2: III.1.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit" - im Bieterportal des Auftraggebers (https://bieterportal.noncd.db.de/) zu finden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

darunter unter anderem:
- Einreichung einer Unternehmensdarstellung, in der der Bewerber sein Unternehmen kurz und prägnant vorstellt. Dabei ist u. a. auf folgende Punkte einzugehen:
 Angabe des Gründungsjahrs
 Angabe der Gesellschaftsform
 Beschreibung der Gesellschafterstruktur
 Insofern bekannt, Erläuterung der Änderung in der Gesellschafterstruktur
 Übersicht / Aufstellung über die Standorte des Unternehmens
 Ausweis der konzernverbundenen Standorte bzw. Standorte von Partnern/Subunternehmern
 Erläuterung der Unternehmensstruktur und Geschäftsbereiche
- Einreichung einer Beschreibung zum Leistungsportfolio (Leistungsspektrum) des Teilnehmers bezogen auf den Vergabegegenstand. Dabei ist u. a. auf folgende Punkte einzugehen:
- Migration von physischen zu digitalen Dokumenten
- Eigenentwicklungsgrad und Releasepolitik eigenentwickelter IT-Komponenten
- Eingesetzte Technologien bei der App- und Webcliententwicklung
- Angebotene Supportleistungen
- Erfahrungen bei
a) der Zustellung von digitalen Dokumenten,
b) der Langzeitarchivierung,
c) der qualifizierten elektronischen Signatur nach eIDAS
- Bestätigung, dass der Bewerber seine Prozesse entsprechend den Vorgaben der DIN EN ISO/IEC 27001 ausgerichtet hat.
- Nachweis einer Zertifizierung nach ISO 9001:2015 zum Qualitätsmanagementsystem oder gleichwertig
- Der Bewerber hat eine Beschreibung einzureichen, aus der in wesentlichen Grundsätzen die Maßnahmen zur Gewährleistung des Qualitätsmanagements nach ISO 9001:2015 (oder vergleichbar) im Rahmen der Ausführung seiner Dienstleistungen hervorgehen (Auswahlkriterium).
- Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 27001 zur Informationssicherheit oder gleichwertig für den Rechnungszentrumsbetrieb (siehe diesbezüglich ANF-99 der Leistungsbeschreibung).
- Beschreibung des Produktportfolios des Bewerbers und der Nachweis, dass die Produkte :
a) der digitalen Dokumentenzustellung,
b) der Langzeitarchivierung,
c) der qualifizierten elektronischen Signatur nach eIDAS
vom Bewerber bereits etabliert am Markt angeboten werden
- Angabe der Anzahl der Kunden des Bewerbers, bei denen sein Dienst bereits aktiv im Einsatz ist. Als Kunde gilt ein einliefernder Mandant
- Angabe der Anzahl der Nutzer des Bewerbers, bei denen sein Dienst bereits aktiv im Einsatz ist. Als Nutzer gilt ein registrierter Empfänger.
- Beschreibung des Geschäftsmodells des Bewerbers - Dabei hat er insbesondere auf die Leistungsgegenstände in der Leistungsbeschreibung einzugehen und zu beschreiben, wie er die Digitalisierung in den nächsten Jahren kontinuierlich vorantreiben möchte.
- Bestätigung, dass die Dokumentenverarbeitung, Datenverarbeitung und Datenspeicherung bei ihm für den Auftraggeber ausschließlich in Deutschland stattfindet und damit europäischem Recht unterliegt.
- Bestätigung, dass der Bewerber über ein umfassendes Datenschutzmanagementsystem verfügt und dass er die Anforderungen, die am Sitz des Auftraggebers gelten (datenschutzrechtliche Regelungen), gewährleistet
- umfassende Beschreibung des Datenschutzmanagementsystem des Bewerbers mit den Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes im Rahmen der Ausführung seiner Dienstleistungen. Dabei ist auf folgende Aspekte einzugehen (Auswahlkriterium):
 schlüssige Darstellung Datenschutzmanagementsystem/-organisation inkl. Datenschutzbeauftragtem
 Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
 Vorhandensein / Darlegung des Meldeprozesses
- Angaben zu Referenzen (Auswahlkriterium)-weitere Ausführungen dazu in der Eignungsmatrix (Anhang B1) in den Vergabeunterlagen
 Bei den vom Auftraggeber formulierten "Auswahlkriterien“ als bewertete Eignungskriterien sind je Anforderungskriterium unterschiedliche Erfüllungsstufen möglich. Das genaue Bewertungsschema ist im jeweiligen Eignungskriterium definiert. Die erreichte Erfüllungsstufe wird durch den Auftraggeber anhand der durch den Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben zum Kriterium festgelegt. Aus der Summe der erreichten Punkte multipliziert mit der jeweils angegeben Gewichtung ergibt sich die erreichte Punktzahl, die für das Ranking der geeigneten und zuverlässigen Bewerber maßgeblich ist. Maximal kann so eine erreichte Gesamtpunktzahl von 10.000 Punkten erreicht werden. Dies entspricht einer vollständigen Erfüllung aller Anforderungen. Das genaue Bewertungsschema ist im Dokument Eignungsmatrix definiert und den Auftrags- und Vergabeunterlagen zu entnehmen.
 Alle Eignungskriterien sind vollständig unter Punkt: " KG 3: III.1.3) Fachliche und technische Leistungsfähigkeit" - im Bieterportal des Auftraggebers (https://bieterportal.noncd.db.de/) zu finden.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Im Anhang Eignungsmatrix (für den Teilnahmewettbewerb in Anhang B1 der Bewerbungsbedingungen) sind die Eignungskriterien in 4 Kriteriengruppen unterteilt, die Ausschlusskriterien und Auswahlkriterien beinhalten und über die Zulassung zur Angebotsabgabe entscheiden.
Bei den Ausschlusskriterien handelt es sich um sogenannte KO.-Kriterien. Diese beinhalten insbesondere allgemeine und formale Vorgaben, Erklärungen, Nachweise und Belege, welche durch den Bewerber einzureichen sind. Für die Bewertung dieser Kriterien wird eine Einstufung hinsichtlich Erfüllt oder Nicht-Erfüllt vorgenommen. Die Nicht-Erfüllung eines dieser Kriterien führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags von der weiteren Eignungsprüfung.
Bei den bewerteten Eignungskriterien (Auswahlkriterien) sind je Anforderungskriterium unterschiedliche Erfüllungsstufen möglich. Das genaue Bewertungsschema ist im jeweiligen Eignungskriterium definiert. Die erreichte Erfüllungsstufe wird durch den Auftraggeber anhand der durch den Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben zum Kriterium festgelegt. Aus der Summe der erreichten Punkte multipliziert mit der jeweils angegebenen Gewichtung ergibt sich die erreichte Punktzahl, die für das Ranking der Bewerber maßgeblich ist. Maximal kann so eine Gesamtpunktzahl von 10.000 Punkten erreicht werden. Die Erfüllung der Ausschlusskriterien ist Voraussetzung zum Bestehen der Eignungsprüfung. Sofern mehr als drei [3] geeignete und zuverlässige Bewerber alle Ausschlusskriterien erfüllen, erfolgt die Auswahl der für die Angebotsphase
zugelassenen drei [3] geeigneten und zuverlässigen Bewerber auf Grundlage der Auswahlkriterien. Hierfür werden die durch die Bewerber erreichten Gesamtpunktzahlen hintereinander vom höchsten bis zum niedrigsten Wert aufgereiht. Die auf den Rängen 1 bis 3 befindlichen geeigneten und zuverlässigen Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Ein Teilnahmeantrag wird ferner ausgeschlossen, wenn der Bewerber bei dem spezifischen Eignungskriterium Projektreferenzen (B-Kriterium K 3.6) nicht mindestens eine Bewertung von 1.500 Punkten der maximal möglichen Punktzahl für dieses Kriterium erreicht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.