Scandienstleistung Digitalisierung Archiv

Gewofag Service GmbH

Digitalisierung des Technischen Archivs (Bauakten) sowie der Aufsichtsratsunterlagen:
— ca. 5 900 Akten mit etwa 990 000 Blatt Papier sowie 32 200 Pläne (> DIN A3).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-05-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-04-19.

Wer?

• Gewofag Service GmbH

Wie?

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-04-19	Auftragsbekanntmachung
2021-04-28	Ergänzende Angaben
2021-05-19	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2021-04-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 121/2021
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Technischen Archivs (Bauakten) sowie der Aufsichtsratsunterlagen: — ca. 5 900 Akten mit etwa 990 000 Blatt Papier sowie 32 200 Pläne (> DIN A3).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Gewofag Service GmbH
Postanschrift: Gustav-Heinemann-Ring 111
Postleitzahl: 81739
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.gewofag.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@gewofag.de 📧
Fax: +49 894123-340 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6FDWAS/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6FDWAS 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-19 📅
Einreichungsfrist: 2021-05-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-23 📅
Datum des Beginns: 2021-07-01 📅
Datum des Endes: 2022-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 079-202423
ABl. S-Ausgabe: 79
Zusätzliche Informationen
Bieter sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Technischen Archivs (Bauakten) sowie der Aufsichtsratsunterlagen:

— ca. 5 900 Akten mit etwa 990 000 Blatt Papier sowie 32 200 Pläne (> DIN A3).

Der Auftraggeber beabsichtigt im Rahmen eines auslaufenden Mietverhältnisses für seine Geschäftsräume seine in Papierform vorliegenden Bestandsdokumente zu digitalisieren.

Hierbei handelt es sich primär um Akten und großformatige Pläne zu abgeschlossenen Bauprojekten („Bauakten“) sowie sekundär um eine deutlich kleinere Menge an Aufsichtsratsunterlagen. Die Unterlagen befinden sich an 2 Standorten in München-Neuperlach.

In Vorbereitung der Ausschreibung wurden die Unterlagen in den Archivräumlichkeiten mengenmäßig erfasst und nicht mehr benötigte Unterlagen bereits aussortiert. Der Bieter kann von etwa 5 870 Objekten mit circa 979 000 Blatt Papier ausgehen. Die Unterlagen besitzen unterschiedliche Papierqualitäten.

Für die Digitalisierung soll ein Scandienstleister gefunden werden, der sowohl Erfahrung mit Scanaufträgen für öffentliche Auftraggeber als auch mit Projekten ähnlicher Komplexität und Größenordnung vorweisen kann. Hervorzuheben ist insbesondere der recht große Anteil von technischen Zeichnungen („Plänen“) in Großformaten, der nur mittels einer größeren Anzahl geeigneter Zeichenscanner zu bewältigen ist. Der Bieter kann von zusätzlichen etwa 32 300 Plänen mit Formaten größer als DIN A3 ausgehen.

Die Unterlagen entstammen primär aus abgeschlossenen Bauprojekten und enthalten beispielweise Genehmigungen, Statiken, Rechnungen, Pläne, Verträge, Angebote, Versicherungsunterlagen aus B2B-Geschäften. Hinzu kommt eine kleinere Menge an Aufsichtsratsunterlagen. Es kann nicht völlig ausgeschlossen werden, dass auch personenbezogene Daten von Privatpersonen vorkommen können.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Haus 85

81739 München-Neuperlach

Technisches Archiv mit den Bauakten auf dem Gelände der Siemens AG, München

Die 3 Aktenräume des technischen Archivs befinden sich auf dem Gelände der Siemens AG in München-Neuperlach. Das Haus 85, in dem sich die Archivräume befinden, ist nur nach Voranmeldung über die Einfahrt in der Carl-Wery-Straße, 81739 München-Neuperlach erreichbar. Die Ortskoordinaten (Google Maps) lauten:

48.08844456659047, 11.649697753480003,

Gewofag Holding GmbH

Gustav-Heinemann-Ring 111

81739 München

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Hierzu sind Angaben in Form von Angebotserklärung, Bewertungsmatrix und Eigenerklärungen gemäß Anlage „Eigenerklärungen Eignung und Zuverlässigkeit“ und „Eigenerklärungen Mindestlohn, Nachunternehmer, Bietergemeinschaft“ zu machen, diese sind auszufüllen und mit den Angebotsunterlagen abzugeben. Die Eigenerklärungen umfassen:

— Erklärung zum Gesamtumsatz,

— Erklärung zu eingesetzten Arbeitskräften,

— Erklärung zum Nachunternehmereinsatz inkl. Anlage,

— Erklärung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Erklärung zu vergleichbaren Referenzen,

— Erklärung zur Berufsgenossenschaft,

— Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der §§ 123, 124 GWB,

— Erklärung zur Zuverlässigkeit (Gewerbezentralregister),

— Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohns,

— Angaben zur Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter,

— Erfahrung des Bieters,

— Anzahl Beschäftigte des Bewerbers,

— Sprache,

— Ansprechpartner für alle Belange,

— Entfernung Scan-Dienstleister von Standort der Gewofag,

— Verarbeitungskapazität Akten,

— Verarbeitungskapazität Pläne,

— Farbige und bitonale Digitalisate in einer PDF-Datei,

— Einsatz Bildkompression,

— Vorlage Backup-/Notfallkonzept,

— Backup-Standort.

Mindeststandards:

Vgl. Leistungsbeschreibung Anlage Checkliste:

— Unveränderbarkeit,

— Nachvollziehbarkeit,

— Vollzähligkeit,

— Zertifizierung,

— Zugrundeliegende Norm,

— Wirksamkeit des QM-Systems,

— QM-Handbuch,

— QM-Beauftragter,

— Leuchtmittel der eingesetzten Scanner,

— Komprimierungsalgorithmen,

— Stichprobenprüfung zur Qualitätssicherung,

— Methoden zur Bildbesserung,

— Löschen leerer Rückseiten,

— Volltexterkennung.

Bitte fügen Sie als Anlage Ihre Zertifikate bei.

Sind die Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist dies ein Ausschlusskriterium.

Die in der Checkliste getroffenen Zusagen werden vor Zuschlag an den Bestbietenden in Form einer Testverarbeitung (Scannen einzelner ausgewählter Akten & Pläne) überprüft.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Testverarbeitung vor Zuschlag:

Scans zur Bestätigung der geforderten Qualität vor Zuschlagserteilung.

Die in der Checkliste getroffenen Zusagen werden vor Zuschlag an den Bestbietenden in Form einer Testverarbeitung (Scannen einzelner ausgewählter Akten & Pläne) überprüft.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Datum der Angebotseröffnung: 2021-05-17 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Zusätzliche Informationen: Bieter sind bei der Öffnung der Angebote nicht zugelassen.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 60

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungsbaugesellschaft der Landeshauptstadt München
Kontakt
Kontaktperson: Bereich Einkauf, Sachgebiet Vergabe
Internetadresse: www.gewofag.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y6FDWAS/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y6FDWAS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2021/S 079-202423 (2021-04-19)

Ergänzende Angaben (2021-04-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Technischen Archivs (Bauakten) sowie der Aufsichtsratsunterlagen Ca. 5 900 Akten mit etwa 990 000 Blatt Papier sowie 32 200 Pläne (> DIN A3).

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: GEWOFAG Service GmbH

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 085-220660
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 079-202423
ABl. S-Ausgabe: 85
Quelle: OJS 2021/S 085-220660 (2021-04-28)

Ergänzende Angaben (2021-05-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Technischen Archivs (Bauakten) sowie der Aufsichtsratsunterlagen — ca. 5 900 Akten mit etwa 990 000 Blatt Papier sowie 32 200 Pläne (> DIN A3).

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-19 📅
Einreichungsfrist: 2021-06-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 098-258647
ABl. S-Ausgabe: 98
Zusätzliche Informationen

Auf Grund von Bieterfragen wurde das Preisblatt um Angaben ergäntzt, da dies Einfluss auf die Kalkulationen der Bieter haben könnte verlängern wir die Frist für die Abgabe von Angeboten.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Technischen Archivs (Bauakten) sowie der Aufsichtsratsunterlagen

Quelle: OJS 2021/S 098-258647 (2021-05-19)

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