Die GESOBAU AG (nachfolgend GESOBAU), mit Sitz in Berlin, beabsichtigt, die derzeit an einen externen Dienstleister vergebene Digitalisierung und elektronische Archivierung der in Papierform eingehenden Dokumente (Rechnungen, Mieterschreiben, amtliche Schreiben etc.) neu auszuschreiben. Jährlich sind dabei geschätzt etwa 150.000 Dokumente zu verarbeiten. Die vertraglichen Leistungen können auch von den unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungsunternehmen der GESOBAU AG (zurzeit aktiva Haus- und Wohnungseigentumsverwaltung GmbH, GESOBAU Wohnen GmbH & Co. KG, berlinwohnen Hausmeister GmbH und berlinwohnen Messdienste GmbH) in Anspruch genommen werden (Abrufberechtigungen).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-12-06.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-11-01.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Scandienstleistungen
Div-1-1993
Produkte/Dienstleistungen: Scanning und Rechnungsstellung📦
Kurze Beschreibung:
“Die GESOBAU AG (nachfolgend GESOBAU), mit Sitz in Berlin, beabsichtigt, die derzeit an einen externen Dienstleister vergebene Digitalisierung und...”
Kurze Beschreibung
Die GESOBAU AG (nachfolgend GESOBAU), mit Sitz in Berlin, beabsichtigt, die derzeit an einen externen Dienstleister vergebene Digitalisierung und elektronische Archivierung der in Papierform eingehenden Dokumente (Rechnungen, Mieterschreiben, amtliche Schreiben etc.) neu auszuschreiben. Jährlich sind dabei geschätzt etwa 150.000 Dokumente zu verarbeiten. Die vertraglichen Leistungen können auch von den unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungsunternehmen der GESOBAU AG (zurzeit aktiva Haus- und Wohnungseigentumsverwaltung GmbH, GESOBAU Wohnen GmbH & Co. KG, berlinwohnen Hausmeister GmbH und berlinwohnen Messdienste GmbH) in Anspruch genommen werden (Abrufberechtigungen).
1️⃣
Ort der Leistung: Berlin🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin
Beschreibung der Beschaffung:
“Gegenstand der Digitalisierung sind alle originär in Papierform eingehenden Dokumente (nachfolgend Eingangspost), die eine Belegfunktion im Sinne der...”
Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der Digitalisierung sind alle originär in Papierform eingehenden Dokumente (nachfolgend Eingangspost), die eine Belegfunktion im Sinne der handels- und/oder steuerrechtlichen Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichten erfüllen und deshalb einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Nicht Gegenstand der vorliegenden Verfahrensdokumentation ist die Verarbeitung und Archivierung von Belegen, die die GESOBAU AG bereits in digitaler Form erhalten oder selbst erzeugt hat, auch wenn diese zumindest teilweise mit derselben Hard- und Software verarbeitet und/oder archiviert werden. Vom Dienstleister sind u.a. die Dokumente beim Posteingang (GESOBAU AG, Stiftsweg 1, 13187 Berlin) abzuholen, zu öffnen, zu sortieren, aufzubereiten, zu digitalisieren, bei Bedarf mit Metadaten zu versehen und ggf. anfallende Ruckläufer zum Auftraggeber zurückzuliefern. Zusätzlich sind die Archivierung der Papieroriginale und die Dauerhafte Vorhaltung der Dokumente sowie zusätzliche Dienstleistungen auf Abruf Gegenstand des Auftrages. Die Leistungen haben stehts unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der aktuellen BSI Richtlinie TR-RESISCAN (TR 03138 sowie TR-03138-P) zu erfolgen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Allgemeines zur Auftragsbearbeitung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 750
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Digitalisierung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 1500
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Datenqualität
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Datenschutzrechtliche Anforderungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 500
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Transition
Preis (Gewichtung): 5000
Dauer
Datum des Beginns: 2022-03-01 📅
Datum des Endes: 2026-02-28 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertrag kann auftraggeberseitig einmalig um ein weiteres Jahr verlängert werden.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1) Die Eignung ist durch eine der folgenden Bescheinigungen bzw. Erklärungen nachzuweisen:
— Eintragung in die Liste des Vereins für die Präqualifikation...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
1) Die Eignung ist durch eine der folgenden Bescheinigungen bzw. Erklärungen nachzuweisen:
— Eintragung in die Liste des Vereins für die Präqualifikation (Präqualifikationsverzeichnis);
— Eintragung im Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge (ULV) des Landes Berlin;
— ULV-Eintragung bei der Auftragsberatungsstelle Brandenburg oder Sachsen oder Sachsen-Anhalt oder Mecklenburg-Vorpommern oder gleichwertige Bescheinigungen anderer Bundesländer;
— Beibringung des ausgefüllten beiliegenden Formblattes „Eigenerklärung zur Eignung I“.
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Gelangt das Angebot eines Bieters, der nur die „Eigenerklärung zur Eignung I“ abgegeben hat, in die engere Auswahl, hat der Bieter nach Aufforderung durch die Vergabestelle folgende einschlägige Nachweise unverzüglich beizubringen:
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a) Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes über die Zahlung von Steuern und Abgaben,
b) Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse über die ordnungsgemäße Entrichtung der gesetzlichen Beiträge,
c) Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft,
d) Nachweis einer gültigen Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung.
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Wenn keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen die unter a) bis d) geforderten Bescheinigungen und Nachweise am Tag des Eröffnungstermins nicht älter als ein Jahr sein.
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2) Erklärung zur DS-GVO und Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
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3) Eigenerklärungen gemäß dem Formblatt „Erklärungsbogen – Allgemeiner Teil“.
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4) Eigenerklärungen gemäß dem Formblatt „Erklärungsbogen – Spezieller Teil“ sowie der dazugehörigen Anlagen „Gültiges Zertifikat nach Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik BSI-K-TR-0178-2016 des Bieters („BSI TR RESISCAN“)“ und „Gültiges Zertifikat zum Qualitätsmanagement (z.B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig)".
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5) Eigenerklärungen gemäß dem Formblatt „Erklärungsbogen zu den Leistungsausschlusskriterien".
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Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes vorzulegen. Bei Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache verfasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1) Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen von 2,5 Mio. EUR für Personenschäden- und Sachschäden und 0,5 Mio....”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
1) Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen von 2,5 Mio. EUR für Personenschäden- und Sachschäden und 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden. Für mehrere Schadensfälle pro Jahr muss mindestens eine Deckungssumme von 5,0 Mio. EUR zur Verfügung stehen. Ersatzweise wird die Bestätigung zur Erweiterung der vorhandenen Versicherung bei Auftragsübernahme akzeptiert,
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2) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020,
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3) Erklärung über den Umsatz des Bieters bezüglich der besonderen Leistungsart „Scandienstleistungen" (einzutragen unter „davon vergleichbare Leistungen“ im Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung II“) in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020.
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Für die geforderten Angaben der Punkte 2) und 3) ist das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung II“ den Verdingungsunterlagen beigefügt. Es ist zwingend zu verwenden.
“zu 2)
Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Gesamtumsatz in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 in Höhe von mindestens 400.000 EUR...”
zu 2)
Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Gesamtumsatz in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 in Höhe von mindestens 400.000 EUR Brutto.
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zu 3)
Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Umsatz in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 für eine dem Gegenstand der Ausschreibung vergleichbare Leistung in Höhe von mindestens 200.000 EUR Brutto.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“1) Erklärung über die Zahl der im Unternehmen in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
1) Erklärung über die Zahl der im Unternehmen in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte (technische Fachkräfte im Bereich Scandienstleistungen; einzutragen unter „davon Leitungspersonal" ).
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Für die geforderten Angaben des Punktes 1) ist das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung II" den Verdingungsunterlagen beigefügt. Es ist zwingend zu verwenden.
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2) Referenzliste über ähnliche Leistungen (Abholung und Lieferung von Schriftgut, Scandienstleistungen und Archivierung/Einlagerung von Papierdokumenten) in vergleichbarer Größenordnung, welche im Zeitraum 1.1.2017 bis zur Angebotseröffnung erbracht wurden bzw. gegenwärtig erbracht werden. Laufende Verträge müssen mindestens seit 2 Jahren bestehen.
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Für die geforderten Angaben des Punktes 2) ist das Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung III“ den Verdingungsunterlagen beigefügt. Es ist zwingend zu verwenden.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“zu 1)
Als Mindestanforderung gilt eine durchschnittliche Anzahl von mindestens 15 Arbeitskräften (technische Fachkräfte im Bereich Scandienstleistungen;...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
zu 1)
Als Mindestanforderung gilt eine durchschnittliche Anzahl von mindestens 15 Arbeitskräften (technische Fachkräfte im Bereich Scandienstleistungen; einzutragen unter „davon Leitungspersonal" im Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung II") in den abgeschlossenen Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020.
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zu 2)
Als Mindestanforderung gelten zwei (2) vergleichbare Referenzen. Die Referenzprojekte müssen dabei folgende Leistungsinhalte zum Gegenstand haben:
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- Abholung und Lieferung von Schriftgut (einzutragen unter Spalte „Beschreibung der Art der Leistung“ in der Anlage „Eigenerklärung zur Eignung III“),
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- Scandienstleistungen (einzutragen unter Spalte „Beschreibung der Art der Leistung“ in der Anlage „Eigenerklärung zur Eignung III“),
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- Archivierung/Einlagerung von Papierdokumenten (einzutragen unter Spalte „Beschreibung der Art der Leistung“ in der Anlage „Eigenerklärung zur Eignung III“),
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- jeweils mindestens 150.000 Dokumente pro Jahr (einzutragen unter Spalte „Beschreibung des Leistungsumfanges“ in der Anlage „Eigenerklärung zur Eignung III“) und
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- laufende Verträge müssen mindestens seit 2 Jahren bestehen (einzutragen unter Spalte „Ausführungszeitraum“ in der Anlage „Eigenerklärung zur Eignung III“).
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-12-06
11:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2022-02-04 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2021-12-06
11:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): ausschließlich digital über die Vergabeplattform Berlin
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“1) Bietergemeinschaften sind grundsätzlich zugelassen. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch und benennen einen...”
1) Bietergemeinschaften sind grundsätzlich zugelassen. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch und benennen einen Bevollmächtigten Vertreter. Bietergemeinschaften haben eine entsprechende Bietergemeinschaftserklärung (liegt den Vergabeunterlagen bei) vorzulegen.
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2) Anfragen werden nur beantwortet, wenn sie mindestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist schriftlich oder per Fax, vorzugsweise per E-Mail eingehen. Mündliche/telefonische Anfragen werden nicht beantwortet.
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3) Geforderte Bescheinigungen und Nachweise sind von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen.
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4) Der Auftraggeber wird für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern. Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen.
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5) Der Auftraggeber wird für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine eventuelle Eintragung des Bieters im Korruptionsregister des Landes Berlin abfragen.
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6) Der Auftraggeber wird auf der Grundlage der EU-Sanktionsverordnungen zur Bekämpfung des Terrorismus und zur Durchsetzung von Embargos (EG) Nr. 881/2002 vom 27. Mai 2002, 753/2011 vom 1. August 2011 sowie 2580/2001 vom 27. Dezember 2001 eine Abfrage in den Finanz-Sanktionslisten (www.finanz-Sanktionsliste.de/fisalis/jsp/index.jsf) veranlassen.
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7) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen:
Die Teilnahme am Vergabeverfahren und der Erhalt der Vergabeunterlagen sind über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/bekanntmachungen möglich. Die Vergabeunterlagen werden gemäß § 41 VgV Abs. 1 ab dem Tag der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung oder dem Tag der Aufforderung zur Interessenbestätigung unentgeltlich und vollständig als pdf-Dokumente auf der Plattform angeboten.
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Die Einreichung / Abgabe der Angebote kann mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (Software-Zertifikat) oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (Signaturkarte) oder elektronisch in Textform über die Vergabeplattform des Landes Berlin erfolgen. Für den Erhalt der elektronisch bearbeitbaren Vergabeunterlagen ist eine einmalige, kostenlose Registrierung auf der Internetseite http://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/registrierung-firma/ notwendig, soweit der Bieter nicht bereits registriert ist. Nach der erfolgreichen Registrierung kann mit dem selbstvergebenen Benutzer-Login die sofortige Nutzung der Funktionen wie der Download der Unterlagen und die Einstellung elektronischer Angebote erfolgen.
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Die Angebotsabgabe zu dieser Ausschreibung ist nur in elektronischer Form zulässig! Schriftlich eingereichte Angebote werden ausgeschlossen!
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Bitte beachten Sie, dass alle Bieter eigenverantwortlich die weitere Entwicklung zum Verfahren wie z.B. die Ergänzung oder Änderung der Vergabeunterlagen und die Einstellung von beantworteten Bieterfragen durch selbstständige Einsicht verfolgen müssen. Einzusehen unter: http://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/bekanntmachungen/
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316📞
Fax: +49 3090137613 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer richtet sich unter anderem nach der Regelung des § 160 GWB. Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer richtet sich unter anderem nach der Regelung des § 160 GWB. Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Gemäß § 160 Abs. 2 GWB ist antragsbefugt jedes Unternehmen, das ein Interesse an demöffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Gemäß § 160Abs.3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134Abs. 2GWB bleibt unberührt. Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2021/S 215-565613 (2021-11-01)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-02-11) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2021/S 215-565613
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel: Scandienstleistungen
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-01-12 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Satz-Rechen-Zentrum Hartmann + Heenemann GmbH & Co. KG
Postort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Berlin🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Quelle: OJS 2022/S 033-085381 (2022-02-11)