Sekretariat der Kultusministerkonferenz (KMK): Beratungsleistungen zur Einführung eines DMS

Kurze Beschreibung

Das Sekretariat der Kultusministerkonferenz (im Weiteren auch: das Sekretariat) mit seinem Sitz in Berlin und Bonn verfügt in seinen 6 Abteilungen und dem Z-Bereich über ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund 65 am Standort Berlin. Es ist nunmehr vorgesehen, zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (im Weiteren auch: DMS) bei der KMK einzuführen. Vor einem solchen Einführungsprozess bedarf es jedoch der Bestandsaufnahme der KMK-internen Prozesse und ggf. deren Prüfung und Überarbeitung/Anpassung.
Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers.
Leistungsgegenstand ist NICHT die Zurverfügungstellung eines DMS selbst.
Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „Leistungsbeschreibung_KMK_DMS-Berater“ und „Vertrag_KMK_DMS-Berater“.

Beschreibung der Beschaffung

Das Sekretariat der Kultusministerkonferenz (im Weiteren auch: das Sekretariat) mit seinem Sitz in Berlin und Bonn verfügt in seinen 6 Abteilungen und dem Z-Bereich über ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund 65 am Standort Berlin. Es ist nunmehr vorgesehen, zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (im Weiteren auch: DMS) bei der KMK einzuführen. Vor einem solchen Einführungsprozess bedarf es jedoch der Bestandsaufnahme der KMK-internen Prozesse und ggf. deren Prüfung und Überarbeitung/Anpassung.
Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers.
Leistungsgegenstand ist NICHT die Zurverfügungstellung eines DMS selbst.
Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „Leistungsbeschreibung_KMK_DMS-Berater“ und „Vertrag_KMK_DMS-Berater“.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A.1 Handelsregisterauszug
Bitte reichen Sie eine aktuelle Handelsregisterauskunft ein, sofern für Ihre Unternehmensform einschlägig.
Bitte bestätigen Sie weiter, dass seit dem Datum der Ausstellung der Handelsregisterauskunft keine eintragungspflichtigen Sachverhalte vorgefallen sind.
(Ausschlusskriterium)
A.2 Eigenerklärungen gem. Abschnitt 4.2
Der Bieter bestätigt, dass er alle einschlägigen Eigenerklärungen des Abschnitts 4.2 der Bewerbungsbedingungen ausgefüllt und mindestens in Textform gekennzeichnet mit dem Angebot eingereicht haben.
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A.3 Jahresumsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand
Der Bieter bestätigt, dass der Jahresumsatz seines Unternehmens jeweils getrennt in den Jahren 2018, 2019 und 2020 und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Prozessberatung, idealerweise bezogen auf eine geplante DMS-Einführung) jeweils mindestens 400 000 EUR betrug (Mindestanforderung).
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)

Jahresumsatz des Unternehmens jeweils getrennt in den Jahren 2018, 2019 und 2020 und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Prozessberatung, idealerweise bezogen auf eine geplante DMS-Einführung) jeweils mindestens 400 000 EUR.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A.4 Mindestanzahl Prozess-Berater
Der Bieter bestätigt, dass die Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Prozess-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d) (Mindestanforderung) war/ist?
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)
A.5 Mindestanzahl DMS-Berater
Der Bieter bestätigt, dass die Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden DMS-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d) (Mindestanforderung) war/ist?
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)
A.6 Mindestanzahl Projektleiter
Der Bieter bestätigt, dass die Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Projektleiter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 3 Personen (m/w/d) (Mindestanforderung) war/ist?
Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.
(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)
A.7 Personalverfügbarkeit
Der Bieter kann sicherstellen, dass ab der 24. / 25. KW 2021 bis mindestens Ende 2021 ausreichend Personal im Sinne von oben Kriterium A.4 und A.5 für den Auftraggeber tätig werden kann.
A.8 Referenzprojekte
Benennen Sie 3 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare und erfolgreich abgeschlossene Referenzaufträge aus den letzten 5 Jahren (ggf. auf einer Anlage zum Angebot), gerechnet ab dem Ende der Angebotsfrist (Mindestanforderung).
Vergleichbar sind solche Aufträge, die
Ebenfalls die Beratung eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland mit folgenden Aspekten zum Gegenstand hatte:
— Erhebung und Analyse von Prozessen,
— Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen bzgl. der Prozesse,
— Erstellung von Konzepten im DMS-Kontext,
— Beratung im DMS-Kontext.
sowie
Vom Bieter inhaltlich und verantwortlich erbracht worden sind.
Erfolgreich sind Referenzen, bei denen insbesondere keiner der nachfolgenden Fälle vorliegt bzw. vorlag:
— Rückabwicklung des Vertrages,
— Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund,
— Geltendmachung von nicht unwesentlichen Vertragsstrafen,
— Nicht unwesentliche Reduzierung des Leistungsumfangs gegenüber dem bei initialer Beauftragung definierten,
— Nicht unwesentliche Überschreitung des initialen Kostenansatzes (Auftragswertschätzung) bzw. Angebotspreises,
— Nicht unwesentliche Überschreitung des initialen Zeitansatzes.
Folgende Angaben zu den Referenzprojekten sind erforderlich:
— Kurzbeschreibung des Vorhabens, aus der die erbrachten Leistungsinhalte hervorgehen,
— Angabe des jeweiligen Referenzauftraggebers mit Kontaktdaten.
Hinweis: Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, führen zum Ausschluss des Angebots.
(Ausschlusskriterium)
A.9 Kein Interessenkonflikt
Der Bieter bestätigt, dass kein Interessenkonflikt bei der Erbringung der Beratungsleistungen besteht, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei dessen Beratung beeinträchtigen könnte.
Ein Interessenkonflikt besteht für Personen, die an der Beratung des Auftraggebers beteiligt sind oder Einfluss auf den Auftraggeber nehmen können und die ein direktes oder indirektes finanzielles, wirtschaftliches oder persönliches Interesse haben, das ihre Unparteilichkeit und Unabhängigkeit im Rahmen der Beratung des Auftraggebers beeinträchtigen könnte.
(Ausschlusskriterium)

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu A.4:
Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Prozess-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d).
Zu A.5:
Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden DMS-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d).
Zu A.6:
Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Projektleiter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 3 Personen (m/w/d).
Zu A.8:
3 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare und erfolgreich abgeschlossene Referenzaufträge aus den letzten 5 Jahren.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Des Weiteren ist ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.