Sekretariat der Kultusministerkonferenz (KMK): Beratungsleistungen zur Einführung eines DMS

Sekretariat der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland (das Sekretariat)

Das Sekretariat der Kultusministerkonferenz (im Weiteren auch: das Sekretariat) mit seinem Sitz in Berlin und Bonn verfügt in seinen 6 Abteilungen und dem Z-Bereich über ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund 65 am Standort Berlin. Es ist nunmehr vorgesehen, zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (im Weiteren auch: DMS) bei der KMK einzuführen. Vor einem solchen Einführungsprozess bedarf es jedoch der Bestandsaufnahme der KMK-internen Prozesse und ggf. deren Prüfung und Überarbeitung/Anpassung.
Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers.
Leistungsgegenstand ist NICHT die Zurverfügungstellung eines DMS selbst.
Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „Leistungsbeschreibung_KMK_DMS-Berater“ und „Vertrag_KMK_DMS-Berater“.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• IMTB Consulting GmbH

Wer?

• Sekretariat der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland (das Sekretariat)

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-05-21	Auftragsbekanntmachung
2021-07-26	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-05-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beratung im Bereich Unternehmensanalyse
Referenznummer: MaBu-2021-0021
Kurze Beschreibung:

Das Sekretariat der Kultusministerkonferenz (im Weiteren auch: das Sekretariat) mit seinem Sitz in Berlin und Bonn verfügt in seinen 6 Abteilungen und dem Z-Bereich über ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund 65 am Standort Berlin. Es ist nunmehr vorgesehen, zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (im Weiteren auch: DMS) bei der KMK einzuführen. Vor einem solchen Einführungsprozess bedarf es jedoch der Bestandsaufnahme der KMK-internen Prozesse und ggf. deren Prüfung und Überarbeitung/Anpassung. Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers. Leistungsgegenstand ist NICHT die Zurverfügungstellung eines DMS selbst. Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „Leistungsbeschreibung_KMK_DMS-Berater“ und „Vertrag_KMK_DMS-Berater“.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Beratung im Bereich Unternehmensanalyse 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sekretariat der Ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland (das Sekretariat)
Postanschrift: Taubenstr. 10
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.kmk.org 🌏
E-Mail: info@mayburg.de 📧
Telefon: +49 89451088960 📞
Fax: +49 89451088969 📠
URL der Dokumente: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1798e0506df-c505c0b2b57f77d 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabeplattform.ai-ilv.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-21 📅
Einreichungsfrist: 2021-06-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-26 📅
Datum des Beginns: 2021-07-08 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 100-264142
ABl. S-Ausgabe: 100
Zusätzliche Informationen

Die Angabe in II.2.7) ist tatsächlich abhängig vom Termin der Zuschlagserteilung.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers.

Leistungsgegenstand ist NICHT die Zurverfügungstellung eines DMS selbst.

Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „Leistungsbeschreibung_KMK_DMS-Berater“ und „Vertrag_KMK_DMS-Berater“.

Beschreibung der Verlängerungen: Siehe Vergabeunterlagen.
Beschreibung der Optionen: Vertragsverlängerungsoption.
Zusätzliche Informationen:

Die Angabe in II.2.7) ist tatsächlich abhängig vom Termin der Zuschlagserteilung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Siehe Vergabeunterlagen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

A.1 Handelsregisterauszug

Bitte reichen Sie eine aktuelle Handelsregisterauskunft ein, sofern für Ihre Unternehmensform einschlägig.

Bitte bestätigen Sie weiter, dass seit dem Datum der Ausstellung der Handelsregisterauskunft keine eintragungspflichtigen Sachverhalte vorgefallen sind.

(Ausschlusskriterium)

A.2 Eigenerklärungen gem. Abschnitt 4.2

Der Bieter bestätigt, dass er alle einschlägigen Eigenerklärungen des Abschnitts 4.2 der Bewerbungsbedingungen ausgefüllt und mindestens in Textform gekennzeichnet mit dem Angebot eingereicht haben.

(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

A.3 Jahresumsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand

Der Bieter bestätigt, dass der Jahresumsatz seines Unternehmens jeweils getrennt in den Jahren 2018, 2019 und 2020 und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Prozessberatung, idealerweise bezogen auf eine geplante DMS-Einführung) jeweils mindestens 400 000 EUR betrug (Mindestanforderung).

Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.

(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)

Mindeststandards:

Jahresumsatz des Unternehmens jeweils getrennt in den Jahren 2018, 2019 und 2020 und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Prozessberatung, idealerweise bezogen auf eine geplante DMS-Einführung) jeweils mindestens 400 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

A.4 Mindestanzahl Prozess-Berater

Der Bieter bestätigt, dass die Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Prozess-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d) (Mindestanforderung) war/ist?

Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.

(Ausschlusskriterium, Antwort „Ja“ oder „Nein“)

A.5 Mindestanzahl DMS-Berater

Der Bieter bestätigt, dass die Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden DMS-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d) (Mindestanforderung) war/ist?

A.6 Mindestanzahl Projektleiter

Der Bieter bestätigt, dass die Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Projektleiter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 3 Personen (m/w/d) (Mindestanforderung) war/ist?

A.7 Personalverfügbarkeit

Der Bieter kann sicherstellen, dass ab der 24. / 25. KW 2021 bis mindestens Ende 2021 ausreichend Personal im Sinne von oben Kriterium A.4 und A.5 für den Auftraggeber tätig werden kann.

A.8 Referenzprojekte

Benennen Sie 3 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare und erfolgreich abgeschlossene Referenzaufträge aus den letzten 5 Jahren (ggf. auf einer Anlage zum Angebot), gerechnet ab dem Ende der Angebotsfrist (Mindestanforderung).

Vergleichbar sind solche Aufträge, die

Ebenfalls die Beratung eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland mit folgenden Aspekten zum Gegenstand hatte:

— Erhebung und Analyse von Prozessen,

— Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen bzgl. der Prozesse,

— Erstellung von Konzepten im DMS-Kontext,

— Beratung im DMS-Kontext.

sowie

Vom Bieter inhaltlich und verantwortlich erbracht worden sind.

Erfolgreich sind Referenzen, bei denen insbesondere keiner der nachfolgenden Fälle vorliegt bzw. vorlag:

— Rückabwicklung des Vertrages,

— Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund,

— Geltendmachung von nicht unwesentlichen Vertragsstrafen,

— Nicht unwesentliche Reduzierung des Leistungsumfangs gegenüber dem bei initialer Beauftragung definierten,

— Nicht unwesentliche Überschreitung des initialen…

… Kostenansatzes (Auftragswertschätzung) bzw. Angebotspreises,

… Zeitansatzes.

Folgende Angaben zu den Referenzprojekten sind erforderlich:

— Kurzbeschreibung des Vorhabens, aus der die erbrachten Leistungsinhalte hervorgehen,

— Angabe des jeweiligen Referenzauftraggebers mit Kontaktdaten.

Hinweis: Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, führen zum Ausschluss des Angebots.

(Ausschlusskriterium)

A.9 Kein Interessenkonflikt

Der Bieter bestätigt, dass kein Interessenkonflikt bei der Erbringung der Beratungsleistungen besteht, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei dessen Beratung beeinträchtigen könnte.

Ein Interessenkonflikt besteht für Personen, die an der Beratung des Auftraggebers beteiligt sind oder Einfluss auf den Auftraggeber nehmen können und die ein direktes oder indirektes finanzielles, wirtschaftliches oder persönliches Interesse haben, das ihre Unparteilichkeit und Unabhängigkeit im Rahmen der Beratung des Auftraggebers beeinträchtigen könnte.

Mindeststandards:

Zu A.4:

Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Prozess-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d).

Zu A.5:

Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden DMS-Berater zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 7 Personen (m/w/d).

Zu A.6:

Gesamtzahl der zur Leistungserbringung zur Verfügung stehenden Projektleiter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe mindestens 3 Personen (m/w/d).

Zu A.8:

3 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare und erfolgreich abgeschlossene Referenzaufträge aus den letzten 5 Jahren.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Siehe Vergabeunterlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-07-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-06-21 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:05
Zusätzliche Informationen: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: MAYBURG Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Paul-Wassermann-Str. 3, 81829 München
Internetadresse: www.kmk.org 🌏
Dokumente URL: https://vergabeplattform.ai-ilv.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1798e0506df-c505c0b2b57f77d 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.

Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Des Weiteren ist ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2021/S 100-264142 (2021-05-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-07-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Kurze Beschreibung:

Das Sekretariat der Kultusministerkonferenz (im Weiteren auch: das Sekretariat) mit seinem Sitz in Berlin und Bonn verfügt in seinen 6 Abteilungen und dem Z-Bereich über ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund 65 am Standort Berlin. Es ist nunmehr vorgesehen, zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (im Weiteren auch: DMS) bei der KMK einzuführen. Vor einem solchen Einführungsprozess bedarf es jedoch der Bestandsaufnahme der KMK-internen Prozesse und ggf. deren Prüfung und Überarbeitung/Anpassung. Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers. Leistungsgegenstand ist „nicht“ die Zurverfügungstellung eines DMS selbst. Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „Leistungsbeschreibung_KMK_DMS-Berater“ und „Vertrag_KMK_DMS-Berater“.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 146-388195
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 100-264142
ABl. S-Ausgabe: 146

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Leistungsgegenstand ist „nicht“ die Zurverfügungstellung eines DMS selbst.

Das Sekretariat der Kultusministerkonferenz (im Weiteren auch: das Sekretariat) mit seinem Sitz in Berlin und Bonn verfügt in seinen 6 Abteilungen und dem Z-Bereich über ca. 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon rund 65 am Standort Berlin. Es ist nunmehr vorgesehen, zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (im Weiteren auch: DMS) bei der KMK einzuführen. Vor einem solchen Einführungsprozess bedarf es jedoch der Bestandsaufnahme der KMK-internen Prozesse und ggf. deren Prüfung und Überarbeitung/Anpassung. Zudem bedarf es ggf. auch der Unterstützung bei der künftigen Einführung des DMS bzw. im diesem zugrundeliegenden Einführungsprojekt als fachlicher Berater des Auftraggebers. Leistungsgegenstand ist „nicht“ die Zurverfügungstellung eines DMS selbst. Eine ausführliche Darstellung des Leistungsgegenstandes findet sich in den weiteren Vergabeunterlagen, insbesondere in den Dokumenten „Leistungsbeschreibung_KMK_DMS-Berater“ und „Vertrag_KMK_DMS-Berater“.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-07-19 📅
Name: IMTB Consulting GmbH
Postanschrift: Schumannstr. 14 b
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3044048324 📞
E-Mail: katarina.lelas@imtb.de 📧
Land: Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die in dieser Bekanntmachung vergebener Aufträge angegebenen Preise sind nicht richtig. Von der Angabeder richtigen Preise wurde abgesehen, da es sich um Geschäftsgeheimnisse der betreffenden Unternehmen handelt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Quelle: OJS 2021/S 146-388195 (2021-07-26)

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