Unterstützungsleistung für das zentrale Software-Lizenzmanagement Flexera Spider

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung sind Unterstützungsleistungen für das zentrale Software-Lizenzmanagement Flexera Spider bei Dataport intern sowie bei den Trägerländern.
Ziel des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung für eine Laufzeit von 2 Jahren mit der Möglichkeit von einer Laufzeitverlängerung um ein Jahr.
Ausgeschrieben werden 3 Lose für den technischen, organisatorischen und fachlichen Support als Dienstleistungen für das Software Asset Management-Tool Flexera Spider.

Beschreibung der Beschaffung

Technischer Support:
Benötigt werden 2 Personen mit dem Erfahrungslevel „Senior Consultant“, um Vertretungssituationen abzudecken.
Der technische Support beinhaltet folgende Tätigkeiten:
— Technische Unterstützung bei der Verwaltung, Pflege, Überwachung und Anpassung von Spider License (technische Administration und Betrieb),
— Technische Unterstützung bei der Verwaltung, Pflege, Überwachung und Anpassung von eRunbook im Bereich der Server- und Oracle-Inventarisierung (technische Administration und Betrieb).

Zusätzliche Informationen

Jeder Bieter darf ein Angebot für 3 Lose einreichen. Es ist aber ebenfalls möglich, lediglich ein Angebot für ein oder 2 Los(e) einzureichen. Der Auftraggeber hat für dieses Vergabeverfahren die Zahl der Lose, für die ein Bieter den Zuschlag erhalten kann, gem. § 30 Absatz 1 Satz 2 VgV auf 2 Lose beschränkt. Die Regelungen zur Vergabe der Lose sowie zur Zuschlagslimitierung sind in „Teil A – Allgemeiner Teil“ unter Ziffer 5.4.4. beschrieben.

Beschreibung der Beschaffung

Organisatorischer Support:
Benötigt werden 2 Personen mit dem Erfahrungslevel „Managing Consultant“, um Vertretungssituationen abzudecken.
Der organisatorische Support beinhaltet folgende Tätigkeiten:
— Fachlich-konzeptionelle Beratung bei der Gestaltung, Abstimmung und Einführung von Software Asset Management-Prozessen, Rollen und Richtlinien,
— Planung, Organisation und Durchführung von Rollouts des genannten Tools bei weiteren Kunden von Dataport.

Beschreibung der Beschaffung

Fachlicher Support:
Benötigt werden 2 Personen mit dem Erfahrungslevel „Senior Consultant“ und 2 Personen mit dem Erfahrungslevel „Managing Consultant“, um Vertretungssituationen abzudecken.
Der fachliche Support beinhaltet folgende Tätigkeiten:
—— Managing Consultant:
— Beratung bei Lizenzierungsfragen großer Softwarehersteller, wie beispielsweise Microsoft, Adobe, Oracle, VMware und weiteren,
— Unterstützung bei operativen Aufgaben im Lizenzmanagement (bspw. Datenerhebung und -analyse im Rahmen von vertraglichen Pflichten wie bspw. Microsoft TrueUp oder ähnlichem),
— Operative Unterstützung bei der Erfassung und Verwaltung von Lizenzen und Verträgen im SAM-Tool (Flexera Spider License).
—— Senior Consultant:
— Übernahme von operativen Leistungen im Rahmen von Managed-SAM-Services für die Kunden von Dataport (z. B. Datenqualitätssicherung, Lizenzbilanzierung und -plausibilisierung, Anwendungsunterstützung (für Spider License), Lizenzierungsberatung, etc.),
— Unterstützung bei der Bearbeitung von Auditanfragen von Softwareherstellern.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen. Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er insoweit über die erforderlichen Kapazitäten verfügt. Uns ist bekannt, dass der Auftraggeber jederzeit weitere Informationen und Nachweise von einem Bieter verlangen kann, um seine Angaben überprüfen zu können.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Der Bieter benennt in der Anlage Referenzen vergleichbare Referenzprojekte, die er nach dem 1.5.2018 erfolgreich abgeschlossen hat. Als erfolgreich abgeschlossen gilt ein Referenzprojekt, wenn die Vertragsabwicklung seit mindestens 1 Jahr erfolgreich läuft. Eine Referenz ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,
— wenn sie den sich aus der Leistungsbeschreibung (Teil B der Vergabeunterlagen) ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht.
— Im Rahmen der Vergleichbarkeit werden folgende Mindestanforderungen an die Referenzen gestellt:
1. Die Referenz muss bei der Einführung und dem operativen Betrieb von SAM in der öffentlichen Verwaltung (Landes- oder kommunalen IT-Dienstleistern) erbracht worden sein.
2. Die Referenz muss bei der Einrichtung, dem Rollout und der Administration von Spider (andere IT-Dienstleister oder andere öffentliche Einrichtungen) erbracht worden sein.
3. Die Referenz muss bei der Einrichtung, dem Rollout und der Administration von eRunbook (bei anderen Kunden mit mehr als 20 000 Arbeitsplätzen) erbracht worden sein.
Zusätzlich wird zu Los 1 gefordert:
Die Personalqualifikation für den technischen Support enthält folgende Anforderungen:
Rollenbezeichnung (Jahre Erfahrung, Anzahl Projekte, geleistete Personentage (PT):
1. Senior Consultant (min. 3 Jahre, min. 5 Projekte, min. 300 PT),
2. Senior Consultant (min. 3 Jahre, min. 5 Projekte, min. 300 PT).
Der Bieter bestätigt, dass diese 2 Personalressourcen mit den Anforderungen an die Erfahrung, die Anzahl der durchgeführten Projekte und die bereits geleisteten Personentage vorhanden sind. Für die Bestätigung dieser Personalqualifikationen sind vom Bieter aussagefähige Dokumente über die geforderten Erfahrungslevel einzureichen (beispielsweise Lebensläufe).
Zusätzlich wird zu Los 2 gefordert:
Die Personalqualifikation für den organisatorischen Support enthält folgende Anforderungen:
Rollenbezeichnung (Jahre Erfahrung, Anzahl Projekte, geleistete Personentage (PT):
1. Managing Consulting (min. 7 Jahre, min. 5 Projekte, min. 500 PT),
2. Managing Consulting (min. 7 Jahre, min. 5 Projekte, min. 500 PT).
Der Bieter bestätigt, dass diese 2 Personalressourcen mit den Anforderungen an die Erfahrung, die Anzahl der durchgeführten Projekte und die bereits geleisteten Personentage vorhanden sind. Für die Bestätigung dieser Personalqualifikationen sind vom Bieter aussagefähige Dokumente über die geforderten Erfahrungslevel einzureichen (beispielsweise Lebensläufe).
Zusätzlich wird zu Los 3 gefordert:
Die Personalqualifikation für den fachlichen Support enthält folgende Anforderungen:
Rollenbezeichnung (Jahre Erfahrung, Anzahl Projekte, geleistete Personentage (PT):
1. Managing Consulting (min. 7 Jahre, min. 5 Projekte, min. 500 PT),
2. Managing Consulting (min. 7 Jahre, min. 5 Projekte, min. 500 PT).
1. Senior Consultant (min. 3 Jahre, min. 5 Projekte, min. 300 PT),
2. Senior Consultant (min. 3 Jahre, min. 5 Projekte, min. 300 PT).
Der Bieter bestätigt, dass diese vier Personalressourcen mit den Anforderungen an die Erfahrung, die Anzahl der durchgeführten Projekte und die bereits geleisteten Personentage vorhanden sind. Für die Bestätigung dieser Personalqualifikationen sind vom Bieter aussagefähige Dokumente über die geforderten Erfahrungslevel einzureichen (beispielsweise Lebensläufe).
Allgemeiner Hinweis:
Es darf für die einzelnen Lose Schnittmengen für die Personalressourcen geben. Dies bedeutet, dass beispielhaft die „Senior Consultants“ für den technischen Support auch die „Senior Consultants“ für den fachlichen Support entsprechen dürfen (sofern ein Bieter ein Angebot für diese Lose abgibt).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
— keine Anwendung der „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung,
— dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
— Erklärungen zur Zahlung eines Mindestlohns gemäß Vergabegesetz Schleswig-Holstein (VGSH),
— Erklärung zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
— Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung,
— Überprüfung des bei der Bedarfsstelle eingesetzten Personals nach SÜG.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunter-lagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Angebotes möglich und sicher gestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen.
Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als „Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext Eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teil B – Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ (21.6.2021) über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten entweder Nachrichten zum Vergabeverfahren bestellt oder die Angebotsbearbeitung aufgenommen haben.
Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem Download der Vergabeunterlagen alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass eine Angebotseinreichung ohne Kenntnisnahme aller versandten Mitteilungen der Vergabestelle nicht möglich ist.
Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor.
Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem Mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
㤠160 GWB Einleitung, Antrag:
— Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,
— Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,
— Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.