Beschreibung der Beschaffung
Ausschreibungsgegenstand ist der Versand von jährlich insgesamt ca. 851 000 Sendungen zur Beitragserhebung und -verfolgung an die im Mitgliederverzeichnis der BGHM eingetragenen Unternehmen in der gesamten Bundesrepublik Deutschland in einzelnen Aktionen wie z. Bsp. „Versand der Vorschussbescheide“. Die einzelnen Aktionen werden zu Projekten gebündelt.
Die Durchführung der Projekte erfolgt im Rahmen mehrerer jährlicher großer sowie jeweils kleinerer über das Jahr verteilter Aktionen. Die ungefähren Termine werden nach Vertragsabschluss zwischen dem Auftragnehmer und der BGHM (Hauptabteilung Beitrag und Finanzen, Abteilung Zentrale Dienste) abgestimmt und stellen einen gemeinsamen Terminplan dar. Dieser Terminplan wird bei Bedarf jährlich erstellt. Die genauen Abholtermine werden bis spätestens eine Woche vor dem geplanten Projekt verbindlich abgestimmt.
Der Terminplan wird aus dem den Ausschreibungsunterlagen beigefügten Terminablaufplan entwickelt. Der Terminablaufplan ist unter Punkt 1.4 des Leistungsverzeichnisses beigefügt.
Die einzelnen Projekte sind im Leistungsverzeichnis unter Punkt 1.2 mit der jeweiligen Anzahl der voraussichtlichen Sendungen detailliert beschrieben; das voraussichtliche Mengengerüst nach Postleitzahl-Bereichen ist unter Punkt 1.3 des Leistungsverzeichnisses dokumentiert.
— Allgemeines:
Alle Angaben zu den Aussendungen beruhen auf Erfahrungswerten, sind Circa-Angaben und können somit variieren.
Die Briefsendungen werden zentral bei einer Druckerei gedruckt. Diese Druckerei wird über eine anschließende Ausschreibung ermittelt.
Die Sendungen sind durch den Postdienstleister bei dem beauftragten Druckdienstleister abzuholen. Dieser kann sich auch im EU-Ausland befinden.
Die von der Auftraggeberin beauftragte Druckerei übernimmt die Freimachung und kuvertiert die Dokumente.
Regelfall: Umschläge: DL 110 mm x 220 mm oder DIN C6/C5 114 mm x 229 mm; Gewicht der Sendungen bis max. 20 Gramm.
Ausnahme 1: Umschläge DL 110 mm x 220 mm oder DIN C6/C5 114 mm x 229 mm; Gewicht der Sendungen bis zu 50 Gramm in
Projekt 4 – Säumniszuschläge und Stundungszinsen: ca. 60 Sendungen
Projekt 5 – Beitragsbescheide Unternehmen: ca. 20 Sendungen
Ausnahme 2: C4 – Kuvertierungen in
Projekt 5 v Beitragsbescheide Unternehmen ca. 5 Sendungen
Projekt 8 v Veranlagungsbescheide ca. 240 000 Sendungen (komplett)
Die Freimachung/Frankierung/Sortierung erfolgt nach Maßgabe des Postdienstleisters.
Aufgrund der vorgesehen vertraglichen Vereinbarung zur Freimachung der Sendungen durch die Druckerei entfällt die Möglichkeit der Losbildung nach Empfängerbezirken.
— Abholung:
Der Postdienstleister hat die Sendungen bei der Druckerei zum vereinbarten Zeitpunkt abzuholen. Der Abholtag gilt als Einlieferungstag.
— Transportbehälter:
Der Auftragnehmer setzt zur Erfüllung der Dienstleistung geeignete eigene Transportbehälter ein und stellt diese dem Druckdienstleister stets in ausreichender Menge zum Zwecke der Sendungsübergabe zur Verfügung. Die eingesetzten Transportbehälter müssen die Sendungen vor Nässe und Verschmutzung schützen.
— Berechnung des km-Satzes:
Für die Abholung der Sendungen ist im Preisblatt ein km-Satz gestaffelt nach den voraussichtlich zu fahrenden Kilometern anzugeben.
— Angaben zur Zustellung:
Die Sendungen werden bereits durch die Druckerei nach Leitregionen sortiert. Wir gehen davon aus, dass der zukünftige Druckdienstleister eine Sortierung nach Leitregionen garantieren kann. Inwieweit eine abweichende, möglicherweise komplexere Sortierung möglich ist, kann ggf. erst geklärt werden, wenn der Druckdienstleister feststeht.
Abholung hat an mindestens 5 und die Auslieferung der Sendungen an 6 Werktagen je Woche zu erfolgen.
Die Zustellung hat an der in der Anschrift genannten Wohn- oder Geschäftsadresse durch Einwurf in eine für den Empfänger bestimmte und ausreichend aufnahmefähige Vorrichtung für den Empfang von Briefsendungen oder durch persönliche Aushändigung an den Empfänger zu erfolgen.
Ein Großteil der Sendungen beinhaltet Fälligkeiten zur Zahlung von Beiträgen, so dass die an einem Werktag eingelieferten inländischen Briefsendungen zu mindestens 90 % bis zum zweiten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag ausgeliefert werden müssen. 100 % der Sendungen müssen bis zum dritten auf den Einlieferungstag folgenden Werktag ausgeliefert sein, da der Gesetzgeber als fiktiven Zustelltermin 3 Werktage nach Aufgabe der Postsendung automatisch annimmt, sofern keine Zustellung mit Nachweis erfolgt (§ 37 Abs. 2 SGB X).
Die zuzustellenden Briefsendungen beinhalten Straßen-, Postfach- und Großkunden-anschriften.
Kann eine Sendung nicht unter der angegebenen Anschrift zugestellt werden, ist sie an die Auftraggeberin mit einem entsprechenden Vermerk, warum keine Zustellung möglich ist, zurückzuliefern.
Eine Nachsendung hat nicht zu erfolgen. Ein entsprechende Vorausverfügung wird durch den Druckdienstleister bereits aufgebracht.
Nachdem die Aussendungen Fälligkeitstermine für Zahlungen enthalten, muss eine zeitnahe Rücklieferung (innerhalb von 6 Werktagen) an die Auftraggeberin erfolgen.
Ein Verschieben oder Entfallen von Projekten ist für die Auftraggeberin kostenfrei. Die Auftraggeberin informiert den Auftragnehmer im Falle einer kurzfristigen Verschiebung wegen technischen Problemen hierüber bis spätestens einen Werktag vor dem geplanten Versand der Sendungen.