Beschreibung der Beschaffung
5.1 Rahmenvertrag
Es ist beabsichtigt einen Rahmenvertrag mit einem Bieter abzuschließen, um die Bedingungen für die Einzelaufträge, die während des Vertragszeitraumes einschließlich der Optionen vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere die in Aussicht genommenen Preise. Das genaue Auftragsvolumen kann derzeit nicht prognostiziert werden, da dies von den späteren Gegebenheiten abhängig ist. Bei der Vergabe der auf dieser Rahmenvereinbarung beruhenden Einzelaufträge werden keine grundlegenenden Änderungen an den Bedingungen dieser Rahmenvereinbarung vorgenommen, insbesondere ist der Auftragnehmer an seinen angebotenen Preis gebunden.
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt zwei Jahre ab Zuschlagserteilung. Für den Auftraggeber bestehen zwei Verlängerungsoptionen für den Zeitraum von jeweils 12 weiteren Monaten (insgesamt 48 Monate). Der Auftraggeber informiert 2 Monate vor Ablauf, ob die jeweilige Verlängerungsoption ausgeübt wird. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf von Leistungen aus dem Rahmenvertrag und Ausübung der Option besteht nicht.
Das Angebot ist für die genannten Mengen einzureichen. Es handelt sich hierbei um "maximale Mengen" (615 Tage) für die ersten 24 Monate und maximal 308 Tage jeweils für die zwei Verlängerungsoptionen.
Die in diesem Verfahren ausgewiesenen Mengen sind Schätzmengen, der Auftragnehmer des Rahmenvertrages hat keinen Anspruch auf Erfüllung.
Innerhalb der Tagessatzkategorien können die Mengen jedoch variieren.
Sollten die maximalen Mengen nach den ersten 24 Monaten nicht ausgeschöpft sein, werden diese offenen Mengen in das nächste Verlängerungsjahr übernommen, wenn es zur Ausübung der Verlängerungsoption kommt. Für diese zu übernehmenden offenen Mengen gilt der vereinbarte Tagessatz dann weiter.
5.1.1 Anwendungsbeschreibung
Unter dem Begriff Dokumenten-Management-System (DMS) wird die gesamte IT-Infrastruktur, also Hard- und Software, zur elektronischen Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten sowie deren Übergabe und Verarbeitung innerhalb verschiedenster Folgesysteme, verstanden.
Dokumente sind dabei auf einem bestimmten Medium zusammengefasste, relevante Informationen, die revisionssicher und für einen langen Zeitraum gespeichert werden sollen. Ein Teil der Dokumente entsteht durch den täglichen Papier-Posteingang bei den BWB, der gescannt und indiziert wird. Darüber hinaus wird eine große Anzahl im Unternehmen erzeugter elektronischer Dokumente abgelegt sowie eingehende digitale Post verarbeitet.
Die Archivierung in das DMS erfolgt momentan über folgende technische Lösungen:
— Service-Manager (Massen- bzw. Hintergrundarchivierung auf Basis von Karaf und Apache Camel)
— IBM Content Navigator (Standardprodukt mit Individualerweiterungen)
— DMS Webupload (JAVA-Individualanwendung)
— DMS-Websuche (JAVA-Individualanwendung)
— E-Mail- und Faxarchivierung (.NET-Individualentwicklung über die C3PO Schnittstelle aus GroupWise)
— Ablage von Dateien und Ordnern aus Filesystemen (.NET Individualanwendung)
— WebService zum Abrufen und Rechnungen (JAVA-Individualanwendung)
— IBM CMIS (Standardprodukt, Nutzung durch diverse Individualanwendungen)
— ICC4SAP (Standard-ArchiveLink)
— DMS VideoService (.NET-Individualentwicklung zum Up- und Download von Videodateien)
— ECLISO ICN zur Aktenverwaltung (Standardprodukt mit Individualerweiterungen)
— ECLISO RichClient (Standardprodukt mit Individualerweiterungen)
SAP bietet mit der Schnittstelle ArchiveLink zertifizierten Archiv und DMS-Systemen die Möglichkeit, sich an SAP anzubinden und dort verschiedene standardisierte Archivierungsszenarien zu unterstützen.
Bei BWB ist der IBM FileNet ICC4SAP (IBM Content Collector for SAP) im Einsatz. Folgende Archive Link-Archivierungsszenarien werden zurzeit verwendet:
— Drucklistenarchivierung
— Datenarchivierung
— Dokumentenarchivierung (HCM Personalakte, FI Kreditorenrechnungen, FI Lieferscheine)
Darüber hinaus existieren individualimplementierte Hintergrunddienste die auf Basis des SAP PI/PO mit den entsprechenden SAP Systemen kommunizieren und dort verschiedene Funktionen aufrufen.
Ein Beispiel dafür wäre der Hintergrunddienst zur Postverteilung für den KundenService - Hauptleistungsbereich (ServiceManager-Dienst "HLPost"), um Vorgangsmappen im SAP System für archivierte Dokumente zu erstellen
Neben dem IBM Content Navigator wird zur Anzeige eine Individualanwendung die DMS WebSuche verwendet. Die DMS WebSuche ist wie die DMS WebUpload Anwendung integrierbar. Für beide Anwendungen wird der IBM Daeja ViewOne Virtual für die Onlineanzeige bestimmter Dateiformate genutzt.
5.1.2 Komponenten
— AIX 7.x
— DB2 V 10.x
— Dell EMC ECS
— Websphere Application Server 9.0.x Base Edition inkl. HIS 9.0.x
— IBM Filenet P8 5.5.3 inkl. CSS
— Scannen mit einer Individualanwendung und Pixtools 4.net
— ICC4SAP 4.0.x
— IBM Content Navigator
— Daeja ViewOne Virtual 5.0.8
— ECLISO ICN (Aktenverwaltung mit Aufgabensteuerung)
5.1.3 Schnittstellen
— Microfocus Group Wise (C3PO-Schnittstelle)
— SERVICEMANAGER (Produkt der CENIT AG)
— SAP PI/PO
— OpenText PixTools .NET
— Datenbankschnittstellen
5.1.4. Support
Bei DMS FileNet P8 handelt es sich um ein seit Jahren produktiv im Einsatz befindliches System. Der Support soll für das Gesamtsystem übernommen werden.
5.1.5. Art und Umfang
Die nachfolgend aufgeführten Leistungen stellen eine Orientierung dar, um das Leistungsspektrum der geplanten abzurufenden Leistungen einschätzen zu können.
— Unterstützung bei der Betreuung des täglichen Betriebs in Form von z.B. Logfile- / Problemanalysen, Fehlervorqualifikation zur Eröffnung von Herstellercalls
— Aufzeigen und Umsetzen von Optimierungspotential sowohl infrastrukturell als auch aus Betriebs- und Performancesicht
— Aufzeigen und Unterstützung bei der Durchführung präventiver Pflegemaßnahmen, die die Stabilität im Betrieb der Umgebung optimieren und Ausfallzeiten minimieren,
— Durchführung von Installationen (Updates, Fixes etc.) inkl. Abhängigkeitsprüfungen und Vorgehensplanung
— Anwendungsentwicklung im Bereich der genannten Komponenten rund um die bestehende P8-Systemlandschaft, insbesondere Plugin-Entwicklung für den IBM Content Navigator, Entwicklung von Eventhandlern im Kontext P8 Content Plattform Engine, Weiterentwicklung der bestehenden Individualanwendungen (.NET und JAVA)
— Unterstützung und Mitwirkung bei Projekten (u.a. Anforderungsaufnahme, Konzeption, Lösungsdesign, Umsetzung, Testunterstützung, Dokumentation) zur Erweiterung des Gesamtsystems,
— Dokumentationsleitungen für alle vorgenommenen Änderungen und Konfigurationen an den Umgebungen
— Entwicklungsleistung muss unter besonderer Berücksichtigung der IT-Sicherheit (KRITIS) erfolgen.
Die Leistungen sind für das Test-, Schulungs- und Produktivsystem zu erbringen.
5.1.6. Service und Reaktionszeiten
— Die Leistungen sind in der Zeit von Montag bis Freitag in der Zeit von 8 - 16 Uhr zu erbringen,
— Unter Umständen können auch Aktivitäten an den Wochenenden oder außerhalb obiger Zeiten erbracht werden müssen,
— Werden Störungen (Fehler) im Betrieb der Anwendung am Samstag/Sonntag, an Berliner Feiertagen oder an Werktagen von 16 - 8 Uhr erkannt oder gemeldet, erfolgt eine Bearbeitung ab 8 Uhr des nächsten Berliner Werktages
Unter Reaktionszeit ist der Zeitraum zwischen dem Erhalt der Störungsmeldung und dem Beginn der Störungsbehebung durch ein qualifiziertes Bearbeiterteam zu verstehen. Es gibt drei Prioritätsstufen bei den Störungen (s.u.). Der Beginn der Störungsbehebung ist mittels Mail an den Service Desk der BWB-IT zu dokumentieren.
Priorität 1
Beschreibung: Wesentliche Teile einer Anwendung stehen nicht zur Verfügung, oder die überwiegende Anzahl der Anwender sind betroffen, oder der unterstützte Geschäftsprozess kommt zum Erliegen:
Reaktionszeit (8.00-16.00 Uhr) 15 Minuten.
Priorität 2
Beschreibung: Die Störung führt zum Ausfall von Teilfunktionen einer Anwendung, oder ein nicht geringer Teil der Anwender ist betroffen, oder der Stillstand des unterstützten Geschäftsprozesses kann nur vorübergehend abgewendet werden:
Reaktionszeit (8.00-16.00 Uhr) 120 Minuten.
Priorität 3
Beschreibung: Die Störung führt zur Beeinträchtigung einzelner Randfunktionen einer Anwendung, oder ein einzelner Anwender ist betroffen, oder die Störung führt zu Verzögerungen im unterstützten Geschäftsprozess:
Reaktionszeit (8.00-16.00 Uhr) 240 Minuten.
Grundsätzlich werden von den BWB keine gesonderten Personalvorhaltekosten für Support oder Entwicklung vergütet.
Der Beginn von Entwicklungsleistungen erfolgt in Absprache mit den jeweiligen Ansprechpartnern der BWB-IT und hat spätestens 14 Tage nach Auftragserteilung zu erfolgen.
5.1.7. Kommunikation
Meldungen erfolgen von der BWB-IT an den Auftragnehmer per Mail und ggf. ergänzend telefonisch bzw. fließen direkt in den Scrum-Entwicklungsprozess
5.1.8. Dokumentation
Die Ergebnisse der Analyse (Ursache) sowie die erfolgreichen Maßnahmen zur Behebung sind detailliert im jeweiligen Ticketsystem (aktuell Jira oder SMAX) zu dokumentieren.