Basisdienst Ersetzendes Scannen: Digitalisierung von Durchgangspost und Bestandsakten (Los 1 für BAMF und BVA)

Kurze Beschreibung

Das vorliegende Verfahren hat den Abschluss einer Rahmenvereinbarung zum "Basisdienst ersetzendes Scannen: Digitalisierung von Durchgangspost und Bestandsakten (BAMF und BVA)" zum Ziel. Dies umfasst Leistungen im Bereich der Konzeption, Einrichtung und dem Betrieb einer skalierbaren, mandantenfähigen und redundanten Scanlösung für Schriftgut sowie in den Bereichen Logistik und Transport, sowie Lagerung und Vernichtung von Papierdokumenten.

Beschreibung der Beschaffung

Abweichend zu II.1.6 dieser Bekanntmachung wird das vorliegende Verfahren in zwei Lose mit unterschiedlichen Höchstwerten pro Los, immer bezogen auf die maximale Laufzeit der Rahmenvereinbarung, aufgeteilt. Für jedes dieser Lose wird technisch bedingt ein separates Vergabeverfahren (VV) durchgeführt:
• Los 1 (VV1): Basisdienst Ersetzendes Scannen: Digitalisierung von Durchgangspost und Bestandsakten (Los 1 für BAMF und BVA) mit einem Höchstwert von 127,3 Millionen € netto und einer maximalen Laufzeit von 8 Jahren. Der Schätzwert entspricht dem Höchstwert.
• Los 2 (VV2): Basisdienst Ersetzendes Scannen: Digitalisierung von Bestandsakten (Los 2 für BMVg) mit einem Höchstwert von 44 Millionen € netto und einer maximalen Laufzeit von 6 Jahren. Der Schätzwert beträgt 42 Millionen € netto.
Es besteht die Möglichkeit auf beliebig viele Lose zu bieten und den Zuschlag zu erhalten. Eine Zuschlagslimitierung besteht nicht.
Aus der hier gegenständlichen Rahmenvereinbarung (VV1) kann bis zu einem Höchstwert von 127,3 Millionen € netto abgerufen werden. Der Höchstwert entspricht dem Schätzwert.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Laufzeit verlängert sich zu gleichbleibenden Konditionen automatisch zweimalig um jeweils ein weiteres Jahr, sofern die Auftraggeberin der Vertragsverlängerung nicht spätestens drei Monate vor Vereinbarungsende widerspricht.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Das Beschaffungsamt des BMI wählt im Teilnahmewettbewerb die fünf bestplatzierten Bewerber aus, die für den ausgeschriebenen Auftrag am besten geeignet sind und die nachstehend genannten Ausschlusskriterien erfüllen. Anhand der Bewertung der Eignungskriterien (siehe Abschnitt III der Auftragsbekanntmachung) wird eine Rangfolge aufgrund der erreichten Punktzahl festgelegt. Die fünf bestplatzierten Bewerber werden gesondert elektronisch über die E-Vergabe zur Angebotsabgabe aufgefordert. Kommt es infolge von Punktgleichheit dazu, dass mehrere Bewerber sich den letzten Platz, der zur Angebotsabgabe berechtigt, teilen, so werden diese alle zur Angebotsabgabe aufgefordert. In diesem Fall werden somit mehr als fünf Bewerber gesondert elektronisch über die E-Vergabe zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1.1 Eintrag in Berufs- oder Handelsregister (A-Kriterium)
Weisen Sie nach, dass Sie in einem Berufs- oder Handelsregister eingetragen sind, wenn die Eintragung gemäß den Vorschriften des Mitgliedstaats ihrer Herkunft oder Niederlassung Voraussetzung für die Berufsausübung ist bzw. machen Sie alternative Angaben zur erlaubten Berufsausübung. Reichen Sie hierzu einen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister bzw. einen alternativen Nachweis ein, welcher nicht älter als 3 Monate ist.
1.2 Eigenerklärung Ausschlussgründe (A-Kriterium)
Im Rahmen der Eignung hat die Vergabestelle insbesondere auch zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen (§§ 123, 124 GWB). Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, können diese im Einzelfall aufgeklärt und die Vorlage von weiteren Nachweisen (z. B. eines polizeilichen Führungszeugnisses) verlangt werden. Bei einer Bewerber-/Bietergemeinschaften ist für jedes Mitglied eine Eigenerklärung vorzulegen. Im Fall einer Eignungsleihe muss die Eigenerklärung des eignungsleihenden Dritten bereits mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden. Für sonstige Dritte (Unterauftragnehmer ohne Eignungsleihe) muss die Eigenerklärung spätestens vor der Zuschlagserteilung vom Zuschlagskandidaten vorgelegt werden. Sollte die Eigenerklärung für sonstige Dritte nicht bereits mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot eingereicht werden, wird die Vergabestelle die Erklärung vor Zuschlagserteilung entsprechend gesondert anfordern.
1.3 Unternehmensdaten (A-Kriterium)
Bitte tragen Sie in das Formular "Anlage Unternehmensdaten" die für Sie zutreffenden Angaben ein und fügen Sie es Ihrem Teilnahmeantrag bei. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt die Vergabestelle für die vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe einzuholende Auskunft aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz, § 21 Arbeitsnehmerentsendegesetz. Bei Bewerber-/Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
1.4 Eignungsleihe und Unteraufträge (A-Kriterium)
Erklären Sie, ob Sie sich als Bietergemeinschaft bewerben oder beabsichtigen, Teile des Auftrags im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben. Legen Sie für diese Fälle die entsprechenden Anlagen "Unteraufträge" bzw. "Bewerber Bietergemeinschaftserklärung" sowie die Anlage "Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge" ausgefüllt vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2.1 Vorliegen einer Berufs- bzw. Haftpflichtversicherung (A-Kriterium)
Vorzulegen ist ein Nachweis über einer Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme in Höhe von mindestens 1.500.000,00 EUR für Personenschäden sowie in Höhe von mindestens 1.500.000,00 EUR für Vermögenschäden und 1.500.000,00 EUR für Sachschäden je Versicherungsjahr. Eine Pauschalversicherung (Sach-, Personen- & Vermögensschäden) über den Betrag von mindestens 3.000.000,00 Euro wird als äquivalent angesehen. Reichen Sie hierzu eine aktuell gültige Versicherungsbescheinigung über die bestehende Haftpflichtversicherung ein.
Falls eine Versicherung in dieser Deckungshöhe bei Abgabe des Teilnahmeantrags nicht besteht, ist der Bewerber verpflichtet, im Auftragsfall unverzüglich eine Haftpflichtversicherung mit den o.g. Deckungshöhen abzuschließen. In diesem Fall sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen
(a) eine unterschriebene Eigenerklärung des Bewerbers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine Haftpflichtversicherung mit den o.g. Deckungshöhen auf erstes unverzüglich nach Mitteilung über den Zuschlag abzuschließen, und
(b) eine Erklärung eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bewerber als Versicherungsnehmer bereit ist.
2.2 Umsatz (A-Kriterium)
Als Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist der Gesamtjahresumsatz des Bieters in den letzten 3 Geschäftsjahren im Dokument "Unternehmensangaben" pro Geschäftsjahr anzugeben. Bei Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Umsätze der gesamten Bieterkonstellation addiert. Der jeweilige Gesamtjahresumsatz des Bieters bzw. der Bieterkonstellation muss pro Geschäftsjahr mindestens 20 Millionen € netto entsprechen.
2.3 Beschäftigtenzahlen (A-Kriterium)
Bitte geben Sie die durchschnittliche Anzahl der angestellten Mitarbeitenden pro Jahr in den letzten drei Geschäftsjahren im Bereich Einführung und Durchführung von Scan-Dienstleistungen von Schriftgut inklusive Transport, Lagerung und Vernichtung im Dokument "Unternehmensangaben" an. Im genannten Bereich wird eine Mindestmitarbeitendenzahl von 50 angestellten Mitarbeitenden pro Jahr im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre gefordert. Bei Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Mitarbeitendenzahlen der gesamten Bieterkonstellation addiert.
2.4 Unternehmensdarstellung (A-Kriterium)
Zum Nachweis der Eignung, insbesondere der Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens, stellen Sie bitte die Unternehmensdarstellung sowie weitere Informationen innerhalb des Formulars "Unternehmensangaben" zur Verfügung. Sie haben die geforderten Informationen für sich - und für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie für alle Unterauftragnehmer (sofern zutreffend) - innerhalb des vollständig ausgefüllten Formulars "Unternehmensangaben" bereitzustellen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

3.1 Referenzen (A-Kriterium)
Bitte reichen Sie mindestens drei (3) vergleichbare geeignete Referenzen mit Bezug zur vergabegegenständlichen Leistung ein.
Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie mindestens den Prozess der Schriftgutdigitalisierung bis zur Bereitstellung der Dokumente in digitaler Form sowie zwei (2) weitere der folgenden Aspekte umfasst:
• Lagerung der digitalisierten Originale
• Vernichtung der digitalisierten Originale
• Post- und Transportlogistik
• Digitalisierung nach BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)
Darüber hinaus gelten die folgenden Mindestanforderungen an die benannten Referenzen:
• Die Referenzen dürfen nicht älter als fünf (5) Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung).
• Der Auftragswert jedes Referenzprojektes muss mindestens eine (1) Millionen € netto betragen.
• Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand (z. B. der erreichte Meilenstein im Projekt) anzugeben. Das Projekt muss bereits seit mind. sechs (6) Monaten laufen (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Veröffentlichungsdatum dieser Ausschreibung). Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
• Der Leistungsgegenstand des Referenzprojekts wird schlüssig und nachvollziehbar dargestellt.
• Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen, Wert des Auftrags, Zeitraum der Leistungserbringung.
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Es werden nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bewerbers nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahmefrist in Form einer Bewerberfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Teilnahmeschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.
3.2 Inhaltliche Anforderungen an die Referenzprojekte (B-Kriterium, 25 Gewichtungspunkte)
Das jeweilige Referenzprojekt beinhaltet die Verarbeitung von Schriftgut unterschiedlicher Kunden/Mandanten an einem Produktionsstandort unter Berücksichtigung der Mandantenfähigkeit.
3.3 Inhaltliche Anforderungen an die Referenzprojekte (B-Kriterium, 20 Gewichtungspunkte)
Das jeweilige Referenzprojekt beinhaltet den Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen zur Verifizierung der inhaltlichen und bildlichen Übereinstimmung von Abbild und Original.
3.4 Inhaltliche Anforderungen an die Referenzprojekte (B-Kriterium, 15 Gewichtungspunkte)
Das jeweilige Referenzprojekt beinhaltet entweder die Verarbeitung von VS-klassifiziertem Schriftgut (mindestens VS-NfD nach SÜG oder vergleichbaren landesrechtlichen Regelungen) ODER den Einsatz von sicherheitsüberprüftem Personal im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Schriftgut (mindestens SÜ1 nach SÜG oder vergleichbaren landesrechtlichen Regelungen).
Hinweis zur Bewertung der auf die Referenzen bezogenen B-Kriterien (3.2 - 3.4):
Jede den Anforderungen des Kriteriums 3.1 entsprechende Referenz wird mit 2 Bewertungspunkten (BP) pro erfülltem Kriterium 3.2 - 3.4 bewertet. Falls mehr als die geforderten drei Referenzen eingereicht wurden, fließen in die Gesamtpunktzahl nur die besten drei gemäß 3.1 "zugelassenen" Referenzen ein. Die besten drei Referenzen sind die Referenzen mit den höchsten Summenprodukten aus Bewertungspunkten und Gewichtungspunkten der Kriterien 3.2 - 3.4.
3.5 Zertifizierung nach ISO 9001 (A-Kriterium)
Das Unternehmen weist durch die Vorlage eines Zertifikats nach, dass es im Bereich des Qualitätsmanagements nach ISO 9001:2015 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder vergleichbar gem. § 49 Abs. 1 Satz 2 VgV zertifiziert ist.
3.6 Energiemanagementsystem nach ISO 50001 (B-Kriterium, 10 Gewichtungspunkte)
Das Unternehmen weist nach, dass es über ein Energiemanagementsystem in Anlehnung an DIN EN ISO 50001:2018 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder an EMAS III oder vergleichbar gem. § 49 Abs. 1 Satz 2 VgV verfügt. Abgabe in Form eines Zertifikats ODER Vorlage der Validierungsurkunde des EMAS-Umweltgutachters ODER Anbietererklärung - als gleichwertiger Nachweis, dass die Anforderungen der DIN EN ISO 50001 erfüllt sind - mit folgenden Informationen: Energiestrategie des Unternehmens, Effizienzsteigerungsziele, Optimierungsmaßnahmen, Verantwortlichkeiten sowie Monitoring. Bewertungsmaßstab:
0 BP = Es ist kein Energiemanagementsystem vorhanden.
1 BP = Ein Energiemanagementsystem ist vorhanden und wird mittels einer Anbietererklärung dargelegt. Die Erklärung legt nachvollziehbar und plausibel die Vergleichbarkeit des im Einsatz befindlichen Energiemanagementsystems mit Anforderungen der DIN EN ISO 50001 oder des EMAS III dar.
2 BP = Ein Energiemanagementsystem ist vorhanden und wird mittels eines Zertifikats oder der Validierungsurkunde des EMAS-Umweltgutachters belegt.
3.7 Umweltmanagementsystem nach ISO 14001 (B-Kriterium, 10 Gewichtungspunkte)
Das Unternehmen weist nach, dass es über ein Umweltmanagementsystem in Anlehnung an DIN EN ISO 14001:2015 (bzw. aktuelle Fortschreibungen) oder an EMAS III oder vergleichbar gem. § 49 Abs. 1 Satz 2 VgV verfügt. Abgabe in Form eines Zertifikats ODER Vorlage der Validierungsurkunde des EMAS-Umweltgutachters ODER Anbietererklärung - als gleichwertiger Nachweis, dass die Anforderungen der DIN EN ISO 14001 erfüllt sind - mit folgenden Informationen: Umweltstrategie des Unternehmens, Optimierung des Managementsystems, kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung, Verantwortlichkeiten sowie Monitoring. Bewertungsmaßstab:
0 BP = Es ist kein Umweltmanagementsystem vorhanden.
1 BP = Ein Umweltmanagementsystem ist vorhanden und wird mittels einer Anbietererklärung dargelegt. Die Erklärung legt nachvollziehbar und plausibel die Vergleichbarkeit des im Einsatz befindlichen Umweltmanagementsystem mit Anforderungen der DIN EN ISO 14001 oder des EMAS III dar.
2 BP = Ein Umweltmanagementsystem ist vorhanden und wird mittels eines Zertifikats oder der Validierungsurkunde des EMAS-Umweltgutachters belegt.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Mit dem Auftrag gehen hohe Betriebs- und Initialisierungskosten einher. Diese Kosten amortisieren sich nur über eine entsprechend lange Vertragslaufzeit. Daher wird hier eine initiale Laufzeit von 6 Jahren mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr herangezogen.

1) Vorbefasste Unternehmen - Mitwirkung externer Dienstleister
Die vorliegenden Vergabeunterlagen (Leistungsbeschreibung, Rahmenvereinbarung, Kriterienkatalog Eignung, Kriterienkatalog Leistung, Einzelauftragsmuster) wurden mit Hilfe der Beratungsunternehmen umlaut SE, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Sopra Steria SE sowie GSK STOCKMANN Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaftsgesellschaft mbB erstellt.
2) Bezugnehmend auf III.1.1 - III.1.3 der vorliegenden Auftragsbekanntmachung:
Die Leistungskriterien welche als Ausschlusskriterium (A) gekennzeichnet sind, können nur mit "Ja" oder "Nein" beantwortet werden oder es müssen die angegebenen Mindestanforderungen erreicht werden. Wird ein Ausschlusskriterium nicht erfüllt bzw. werden die Mindestanforderungen nicht erreicht, so erfolgt der Ausschluss des Angebots.
Die Leistungskriterien, welche als Bewertungskriterium (B) gekennzeichnet sind, haben einen Bewertungsraum (Bewertungspunkte - BP). Die Bewertungspunkte werden entsprechend dem Erfüllungsgrad der Anforderung vergeben. Die Bewertungskriterien sind, je nach Wichtigkeit entsprechend, mit einem Gewichtungsfaktor (Gewichtungspunkte - GP) versehen. Alle Angaben können dem jeweiligen Kriterium unter III.1.1 - III.1.3 der vorliegenden Auftragsbekanntmachung entnommen werden.
3) Liste der Bedarfsträger
Abrufberechtigt sind ausschließlich die folgenden Bedarfsträger:
BAMF
BVA

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.