Beschaffung und Integration eines CAFM-Systems

Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH

Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-Systemvertrag (on premise) über ein CAFM-System und dessen Integration in die bestehende IT-Landschaft, und zwar insbesondere durch Anbindung an das bestehende SAP-System der Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH für die Stadt Leverkusen sowie Systemservice für zunächst 4 Jahre. Die angebotene Software sowie die nach diesem Vertrag zugehörigen Leistungen des Auftragnehmers müssen auch darüber hinaus, mindestens für weitere 6 Jahre, verfügbar sein.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-01-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-12-14.

Wer?

• Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH

Wie?

Wo?

• Köln › Leverkusen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-12-14	Auftragsbekanntmachung
2023-02-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-12-14)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH
Postanschrift: Overfeldweg 55
Postort: Leverkusen
Postleitzahl: 51371
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: michael.klefges@ivl.de 📧
Region: Leverkusen, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: https://www.ivl.de/ 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYR7DB26/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYR7DB26 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: GmbH

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung und Integration eines CAFM-Systems 2022-12-08
Produkte/Dienstleistungen: Entwicklung von Software für das Facility Management 📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand der Ausschreibung ist ein EVB-Systemvertrag (on premise) über ein CAFM-System und dessen Integration in die bestehende IT-Landschaft, und zwar...”

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Programmierung von Softwarepaketen 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Programmierung von Anwendersoftware 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemanalyse und Programmierung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Programmierung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Help-Desk und Unterstützungsdienste 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Softwaretests 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Software-Wartung und -Reparatur 📦
Ort der Leistung: Leverkusen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Informationsverarbeitung Leverkusen GmbH Overfeldweg 55 51371 Leverkusen
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Verantwortlichen im "Geschäftsbereich 65 Fachbereich Gebäudewirtschaft der Stadt Leverkusen" betreuen ca. 250 Objekte wie z.B. Schulen, Kindergärten,...”

Beschreibung der Beschaffung

Die Verantwortlichen im "Geschäftsbereich 65 Fachbereich Gebäudewirtschaft der Stadt Leverkusen" betreuen ca. 250 Objekte wie z.B. Schulen, Kindergärten, Vereinsheime, Erbpachtgrundstücke, Veranstaltungshalle/-zentrum, Feuerwehr, Verwaltungsgebäude und Wohnheime.
Zur optimalen Umsetzung der vielfältigen Aufgaben im FM, ist eine entsprechend leistungsfähige und den Anforderungen entsprechende Datenbasis und Systemunterstützung notwendig.
Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. SAP), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse in den Fachbereich Gebäudewirtschaft optimiert werden. Auch die weitere Vernetzung mit den Sachgebieten und der Abruf belastbarer Zahlen des Gebäudebetriebs sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Im Rahmen der Abbildung des gesamten Lebenszyklus der Miet- und Eigentumsobjekte sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Schaffung eines zentralen Datenpools für alphanumerische und graphische Daten
- Ablösung möglichst vieler FM-spezifischer Office-Datenbestände
- Sicherstellung der flächendeckenden Transparenz und Aktualität der Gebäudedaten
- Standardisierung, Strukturierung und Vereinfachung von FM-Prozessen (Effizienz, Effektivität)
- Erleichterung der Steuerung von internen/externen Beteiligten durch Definition von Standard-Reports
- Vergleichbarkeit der Objekte untereinander (Benchmarking)
- Erleichterung der Planbarkeit von FM-Budgets durch Kostentransparenz
- Unterstützung der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung
- Unterstützung der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und des Werterhalts
- Kostenoptimierung
- Energieverbrauchs- und Medienkosten-Controlling.
Durch das Erreichen dieser Ziele mit Unterstützung der zukünftigen CAFM-Software werden Effekte wie Effizienzsteigerung durch phasen- und abteilungsübergreifenden Einsatz und Zeit- und damit Kostenersparnis auf allen Ebenen erwartet.

Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): CAFM-IT-Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Teststellung (Präsentation)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30%
Preis (Gewichtung): 30%
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Die von der Auftraggeberin vorgesehenen objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber...”
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Ergänzend zu den hauptvertraglichen 100 Concurrent User: 5 Erweiterungsoptionen zu je 10 weitere Concurrent User; Leistungen nach den B-Prozessen und...”
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen (vorzulegende Unterlagen): 1. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen Nr. Unterlage 1 Vordruck 01...”

Zusätzliche Informationen

Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen (vorzulegende Unterlagen):
1. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 01 Teilnahmeantrag
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner
7 Handelsregisterauszug
8 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
9 Zertifikat auf der Grundlage der DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig (Scan der Originalurkunde)
2. Ergänzend bei einer Bewerbergemeinschaft abzugeben (für jedes Mitglied):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (nur 1x für die Gemeinschaft)
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Handelsregisterauszug
7 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
8 Zertifikat auf der Grundlage der DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig (Scan der Originalurkunde)
3. Ergänzend bei Nachunternehmern /Eignungsleihe abzugeben (für jedes Unternehmen):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
2 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
3 Handelsregisterauszug
4 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
4. Mit jedem Erstangebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
5 Release-Planung der Software bis Ende 2023 (gem. Ziff. 15.1 Lastenheft)
6 Termin- und Ressourcenplan (gem. Ziff. 15.2 Lastenheft)
7 Darstellung der Hard- und Softwareanforderungen (gem. Ziff. 15.3 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)
5. Mit jedem überarbeiteten Angebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Vordruck 09 Lösungskonzept, inklusive Kommentierung der Anforderungen aus dem Fachkonzept mit Screenshots (gem. Ziff. 15.4 Lastenheft)
5 Release-Planung der Software bis Ende 2023 (gem. Ziff. 15.1 Lastenheft)
6 Termin- und Ressourcenplan (gem. Ziff. 15.2 Lastenheft)
7 Darstellung der Hard- und Softwareanforderungen (gem. Ziff. 15.3 Lastenheft)
8 Muster für Service- / Wartungsvertrag mit genauer Beschreibung der Leistungen und Kosten (gem. Ziff. 15.5 Lastenheft)
9 Stichpunktartige Liste der möglichen Anpassungen durch den Administrator des AG (gem. Ziff. 15.7 Lastenheft)
- Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt. -

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“(1.) Bewerber bzw. alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft müssen je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem sie niedergelassen sind, entweder die...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Erklärung über den Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereitstellung, Customizing, Programmierung und / oder Pflege von CAFM-Systemen) für die...”
Bedingungen für die Teilnahme

“Mindestbedingung: Der Umsatz des Bewerbers in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss in den letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der...”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“aa) Nachweis von zwei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der...”

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

aa)
Nachweis von zwei geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in den letzten höchstens drei Jahren vor Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung (Referenzzeitraum). Jede Referenz ist mit ihrem Empfänger / Referenzkunden (mit namentlich bezeichnetem Ansprechpartner sowie dessen Telefonnummer oder E-Mail-Anschrift) sowie ihrem Erbringungszeitraum anzugeben. Anonymisierte Angaben sind insoweit nicht zulässig. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Referenzleistungen jederzeit bei dem angegebenen Empfänger / Referenzkunden zu überprüfen.
Der Nachweis der Referenzen hat auf dem Vordruck 03: Eigenerklärung zur Eignung zu erfolgen. Referenzen sind zum Nachweis der Mindestanforderungen aussagekräftig zu erläutern.
Die erforderliche Referenzerläuterung kann bei weitergehendem Erläuterungsbedarf formlos auf Anlagen zum Vordruck erfolgen. Soweit ein Bieter mehr Referenzen angeben will als der Vordruck hierfür Felder vorsieht, ist der Vordruck vervielfältigt einzureichen. Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt.
Mindestbedingungen:
Pro Referenz muss sich ergeben, dass der Bewerber mindestens die folgenden Leistungen sämtlich erbracht hat:
- Bereitstellung, Customizing und Programmierung eines CAFM-Systems
- für einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne von §§ 98, 99 GWB
- Übergang des Systems in den Live-Betrieb und
- mindestens 6 Monate Systempflege während des Live-Betriebs
- jeweils im Referenzzeitraum
bb)
Bewerber bzw. alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft müssten jeweils ein gültiges Zertifikat auf der Grundlage der DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig nachweisen. Sofern ein vergleichbarer Nachweis erbracht werden soll, ist mit dem Nachweis die Vergleichbarkeit zu belegen.
Der Nachweis des Zertifikates muss mit dem Teilnahmeantrag als Scan der Originalurkunde vorgelegt werden. Der Nachweis der Gleichwertigkeit hat, soweit erforderlich, auf einer Anlage zum Vordruck 03 zu erfolgen. Insoweit sind Eigenerklärungen und Fremdbelege (Scan der Originalurkunde) zugelassen. § 50 VgV bleibt unberührt.
cc)
Bewerber bzw. alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft müssen eine Erklärung abgeben, aus der ihre durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl ihrer Führungskräfte in den letzten drei Jahren vor der Auftragsbekanntmachung ersichtlich ist..
Die Erklärung muss auf dem Vordruck 03 erfolgen. § 50 VgV bleibt unberührt.
Mindestbedingungen:
Mindestens 10 Vollzeitäquivalente (VZÄ)

Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Mindestbedingungen zu aa): Pro Referenz muss sich ergeben, dass der Bewerber mindestens die folgenden Leistungen sämtlich erbracht hat: - Bereitstellung,...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Ziff. 20 der Bewerbungsbedingungen: a) Zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, ist die Eigenerklärung zum Ausschluss von Ausschlussgründen nach...”

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-01-23 08:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-02-28 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Zusätzliche Informationen

“Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen (vorzulegende Unterlagen): - Rechtzeitig, spätestens zu Beginn der Angebotsphase vorzulegen (siehe Ziff. 11 a): o...”

Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen (vorzulegende Unterlagen):
- Rechtzeitig, spätestens zu Beginn der Angebotsphase vorzulegen (siehe Ziff. 11 a):
o Vordruck Verpflichtung zur Vertraulichkeit
1. Mit jedem Teilnahmeantrag zwingend vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 01 Teilnahmeantrag
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Vordruck 06 Verantwortlicher Ansprechpartner
7 Handelsregisterauszug
8 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
9 Zertifikat auf der Grundlage der DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig (Scan der Originalurkunde)
2. Ergänzend bei einer Bewerbergemeinschaft abzugeben (für jedes Mitglied):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 02 Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (nur 1x für die Gemeinschaft)
2 Vordruck 03 Eigenerklärung zur Eignung
3 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
4 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
5 Vordruck 04b Eigenerklärung RUS-Bezug
6 Handelsregisterauszug
7 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
8 Zertifikat auf der Grundlage der DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig (Scan der Originalurkunde)
3. Ergänzend bei Nachunternehmern /Eignungsleihe abzugeben (für jedes Unternehmen):
Nr. Unterlage
1 Vordruck 04 Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
2 Vordruck 04a Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG
3 Handelsregisterauszug
4 Nachweis der erlaubten Berufsausübung (sofern erforderlich)
4. Mit jedem Erstangebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Lösungskonzept
5. Mit jedem überarbeiteten Angebot vorzulegende Unterlagen
Nr. Unterlage
1 Vordruck 07 Angebot
2 Vordruck Preisblatt
3 Vordruck CAFM-IT-Anforderungskatalog
4 Lösungskonzept
- Weitergehende Nachweismöglichkeiten gemäß VgV bleiben unberührt. -
Bekanntmachungs-ID: CXPTYR7DB26

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 221147-2889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Einleitung, Antrag (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2)...”
Quelle: OJS 2022/S 244-704507 (2022-12-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-02-14)
Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 244-704507

Auftragsvergabe

1️⃣
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Es sind keine Angebote oder Teilnahmeanträge eingegangen oder alle wurden abgelehnt

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen (vorzulegende Unterlagen): - Rechtzeitig, spätestens zu Beginn der Angebotsphase vorzulegen (siehe Ziff. 11 a): o...”

Quelle: OJS 2023/S 035-103537 (2023-02-14)

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