Digitalisierung des Bauaktenarchivs der Stadt Delbrück

Stadt Delbrück

Die Stadt Delbrück beabsichtigt für ihr Bauordnungsamt das bestehende analoge Bauaktenarchiv zu digitalisieren. Im Zuge des digitalen Arbeitsprozesses werden die erzeugten digitalen Daten in die bereits vorhandene Fachanwendung PROSOZ Bau
(ehemals ProBauG) von der Firma Prosoz importiert bzw. verwaltet. Darüber hinaus wird der Datenbestand in ein Dokumentenmanagement-System = DMS (Codia d.3) überführt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-03-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-02-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Novodoc Imaging GmbH

Wer?

• Stadt Delbrück

Wie?

• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Detmold › Paderborn

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-02-04	Auftragsbekanntmachung
2022-05-30	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2023-09-13	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2022-02-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenarchivierung
Referenznummer: 08032022-1100
Kurze Beschreibung:

Die Stadt Delbrück beabsichtigt für ihr Bauordnungsamt das bestehende analoge Bauaktenarchiv zu digitalisieren. Im Zuge des digitalen Arbeitsprozesses werden die erzeugten digitalen Daten in die bereits vorhandene Fachanwendung PROSOZ Bau (ehemals ProBauG) von der Firma Prosoz importiert bzw. verwaltet. Darüber hinaus wird der Datenbestand in ein Dokumentenmanagement-System = DMS (Codia d.3) überführt.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenarchivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Paderborn 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Delbrück
Postanschrift: Springpatt 3
Postleitzahl: 33129
Postort: Delbrück
Kontakt
Internetadresse: http://www.delbrueck.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@delbrueck.de 📧
Telefon: +49 5250996-243 📞
Fax: +49 52501322736-243 📠
URL der Dokumente: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYRN9P3Y/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYRN9P3Y 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-02-04 📅
Einreichungsfrist: 2022-03-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-09 📅
Datum des Beginns: 2022-06-01 📅
Datum des Endes: 2025-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 028-071875
ABl. S-Ausgabe: 28
Zusätzliche Informationen

Um die Qualität bewerten zu können, muss der Bieter drei Konzepte (Anlage E - 2a - 2b - 2c) zu den einzelnen Unterkriterien der "Qualität" (siehe Anhang 3 der Bewerbungsbedingungen) erstellen. Hierfür ist zwingend die Anlage E zu verwenden - hier sind auch die genauen Anforderungen an die Konzepte beschrieben. Bei der Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebotes steht nicht die Leistungsfähigkeit der Bieter im Focus, die diese alle in gleicher Weise haben müssen, sondern es geht dem Besteller um die Darstellung der Leistungserbringung in konzeptioneller Hinsicht. Die Bewertung der Konzepte erfolgt anhand von 0 bis 4 Bewertungspunkten. Es wird ein Produkt aus den jeweiligen Bewertungspunkten und den Gewichtungspunkten pro Unterkriterium gebildet. Die so ermittelten Ergebnisse je Unterkriterium werden summiert. Als Gesamtpunktzahl können maximal 600 Punkte erreicht werden. Dem Besteller bleibt die Vergabe vorbehalten, sollte sich dieses Projekt als gesamt-wirtschaftlich nicht darstellbar bzw. finanzierbar erweisen. Dem Werkunternehmer obliegt zur Gewährleistung der Qualität eine verifizierende Teststellung zu erbringen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

(ehemals ProBauG) von der Firma Prosoz importiert bzw. verwaltet. Darüber hinaus wird der Datenbestand in ein Dokumentenmanagement-System = DMS (Codia d.3) überführt.

Geschätzter Gesamtwert: 256 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das auszuschreibende Volumen beträgt ca. 420 lfd. m Bauakten.

Daraus ergeben sich schätzungsweise für das gesamte analoge Bauaktenarchiv

ca. 54.200 Vorgänge

ca. 1,920 Mio. beschriebene Seiten bis einschließlich DIN A3

ca. 76.500 beschriebene Seiten größer DIN A3.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 256 000 EUR 💰
Zusätzliche Informationen:

Bei der Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebotes steht nicht die Leistungsfähigkeit der Bieter im Focus, die diese alle in gleicher Weise haben müssen, sondern es geht dem Besteller um die Darstellung der Leistungserbringung in konzeptioneller Hinsicht.

Die Bewertung der Konzepte erfolgt anhand von 0 bis 4 Bewertungspunkten. Es wird ein Produkt aus den jeweiligen Bewertungspunkten und den Gewichtungspunkten pro Unterkriterium gebildet. Die so ermittelten Ergebnisse je Unterkriterium werden summiert. Als Gesamtpunktzahl können maximal 600 Punkte erreicht werden.

Dem Besteller bleibt die Vergabe vorbehalten, sollte sich dieses Projekt als gesamt-wirtschaftlich nicht darstellbar bzw. finanzierbar erweisen.

Dem Werkunternehmer obliegt zur Gewährleistung der Qualität eine verifizierende Teststellung zu erbringen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Stadt Delbrück Marktstraße 6 33129 Delbrück Der Werkunternehmer holt die zu digitalisierenden Akten aus dem Gebäude "Marktstraße 6, 33129 Delbrück" ab und transportiert sie in die Räumlichkeiten seines Unternehmens.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Digitalisierung von analogen Bauakten erfordert ein hohes Maß an Fachwissen und leistungsstarken Geräten beim Werkunternehmer. Folgende allgemeine Anforderungen

werden dazu an den Werkunternehmer gestellt:

- Vor der Projektvergabe sind realistische Arbeitsproben mit Originalakten aus dem Bauarchiv der Stadt Delbrück zu digitalisieren und das Ergebnis zu erläutern.

- Vor Beginn der Arbeiten sind ein verantwortungsvoller Projektleiter/in und Vertreter/in zu benennen. Die Erreichbarkeit zu den ortsüblichen Geschäftszeiten muss sichergestellt sein.

- Der Werkunternehmer hat nachzuweisen, dass er ein Qualitätsmanagement - System führt. Wünschenswert sind Zertifizierungen nach ISO 27001, ISO 9001:2008.

- Benennung von Referenzprojekten.

- Pläne größer als DIN A3 sind in der Multipage-Datei an ihrer ursprünglichen Position einzufügen und im geforderten Transfervermerk dokumentiert werden.

- Es ist ein geeigneter PDF-Compressor nach dem Stand der Technik zu verwenden.

- Beachtung der technische Richtlinie BSI TR Resiscan.

- Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation (in Abstimmung mit dem Besteller).

- Der Werkunternehmer hat über die gesamte Projektzeit an 365 Tagen im Jahr dafür Sorge zu tragen, dass ein digitaler Zugriff auf die Bauakten innerhalb von 3 Stunden gewährleistet ist, wenn vertretbare plausible Gründe (wie z.B. ein dringender notwendiger Zugriff auf Aktenmaterial bedingt durch Polizeieinsätze,

Feuerwehr- und Rettungseinsätze) vorliegen. Sollte ein digitaler Zugriff nicht möglich sein, hat der Werkunternehmer dafür Sorge zu tragen, dass die Akte dem Besteller innerhalb von 3 Stunden analog zur Verfügung gestellt wird.

- Wird eine analoge Akte, die sich beim Werkunternehmer befindet, nur inhaltlich benötigt, wird diese vom Werkunternehmer gescannt und als Vorabzug über ein miteinander abgestimmtes Austauschverfahren innerhalb von 24 Stunden während

der Geschäftszeiten kostenfrei zugesandt. Die betroffene Bauakte wird jedoch nochmals mit der endgültigen Lieferung der Charge geliefert.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Leistungsfähig ist, wer neben der beruflichen Leistungsfähigkeit über die wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können (§ 45 VgV).

Als leistungsfähig ist nur derjenige Bieter anzusehen, der über die speziellen auftragsspezifischen Sachkenntnisse verfügt, die erforderlich sind, um den zu vergebenden Auftrag ordnungsgemäß durchzuführen.

Ein Bieter gilt in diesem Vergabeverfahren als leistungsfähig, wenn er aufgrund seiner Geschäftstätigkeit, seiner Historie und seiner Position und seiner strategischen Ausrichtung am Markt keinen Anlass zu Zweifeln gibt, den zu vergebenden Auftrag (bzw. den ihn davon betreffenden Teil) fachgerecht ausführen zu können. Bei Bietergemeinschaften oder Nachunternehmen gilt der stärkste Einzelnachweis eines an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmens bzw. eines Nachunternehmers für die Beurteilung des Angebots in dieser Hinsicht.

Zur Feststellung der Leistungsfähigkeit wertet der Besteller die Anlage C (Unternehmensdarstellung und Eigenerklärung zur Eignung) aus.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Leistungsfähig ist, wer über die erforderlichen personellen und technischen Mittel sowie über ausreichende Erfahrungen verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können (§ 46 VgV).

Hinsichtlich der technischen / beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Besteller folgendes Mindestkriterium für die Leistungsfähigkeit eines Bewerbers festgelegt:

Bei der Auftragsdurchführung hat der Werkunternehmer sicherzustellen, dass die Kontaktpersonen in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen.

Soweit dem Besteller keine gegenteiligen Erkenntnisse vorliegen, beschränkt sich die Prüfung der Einhaltung dieses Mindestkriteriums auf die rechtsverbindliche Abgabe der im Angebotsdeckblatt hierzu enthaltenen Erklärung.

Als weiterer Beleg für die erforderliche technische, berufliche, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit werden geeignete Referenzen über vergleichbare Dienstleistungsaufträge verlangt.

Kriterien zur Prüfung der Eignung gem. § 122 Abs. 2 GWB

i.V.m. § 46 Abs. 3 Ziffer 1 VgV:

"Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand" 100 %"

Folgende Anforderungsblöcke werden als Kriterien "Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand" bewertet:

1. Erfahrung mit einem vergleichbaren Auftraggeber 10%

2. Fach- und Projekterfahrung bei der Digitalisierung

vergleichbarer Aktenbestände 45%

3. Erfahrungen bei der Lagerung/Verwahrung vergleichbar großer

Aktenbestände und damit verbundener Vorkehrungen zum

Schutz gegen Zerstörung, Beschädigung, Verlust etc. 15%

4. Erfahrung mit vergleichbaren Vorgehensweisen bei der

Digitalisierung (wie im Leistungsverzeichnis beschrieben): 30%

Für das Kriterium "Erfahrung mit einem vergleichbaren Beschaffungsgegenstand" erhält der Bieter insgesamt einen Punktwert von 0 bis 5.

Dazu wertet der Besteller die Anlage D (Referenzen) sowie das Angebotsdeckblatt aus. Die Bewertung erfolgt mit Hilfe einer Nutzwertanalyse. Die Vorgehensweise bei der Nutzwertanalyse ist im Anhang 1 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen näher beschrieben.

Der Bieter benennt in der Anlage D vergleichbare Referenzprojekte der letzten 3 Geschäftsjahre.

Mindeststandards:

Bei der Auftragsdurchführung hat der Werkunternehmer sicherzustellen, dass die Kontaktpersonen in ausreichendem Maße über Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

s.o. zu Allgemeinen Anforderungen an den Werkunternehmer

Die Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW sind zu berücksichtigen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-05-16 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-03-08 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Verwaltungsgebäude Springpatt 3, 33129 Delbrück-Westenolz, Zimmer C 17
Zusätzliche Informationen: Bieter sind nicht zugelassen (§ 55 Abs. 2 VgV)
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXPWYRN9P3Y/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Rückfragen werden nur über das Vergabeportal "Vergabemarktplatz NRW" (vgl. die in Abschnitt I.3 angegebene Internetadresse) beantwortet. Nur dort registrierte Unternehmen werden über neue Bieterinformationen unaufgefordert informiert. Eine entsprechende Registrierung bereits unmittelbar beim Herunterladen der dort abrufbaren Unterlagen wird deshalb dringend empfohlen. Alle nicht registrierten Interessenten sind aufgefordert, regelmäßig das genannte Vergabeportal aufzusuchen, um dort eventuelle Bieterinformationen abzurufen.

Die Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen wird auf den 01.03.2022 festgesetzt.

Bekanntmachungs-ID: CXPWYRN9P3Y

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 251/411-1691 📞
E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de 📧
Fax: +49 251/411-2165 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-muenster.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der unter VI.4.1) genannten Vergabekammer kann allenfalls bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Eine wirksame Zuschlagserteilung ist erst möglich, wenn der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung der Information 15 Kalendertage (bei Versand per Telefax oder auf elektronischem Weg: 10 Kalendertage) vergangen sind.

Ein Nachprüfungsantrag ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat,

- Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die…

… aufgrund dieser Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in IV.2.2) genannten Frist gerügt werden, oder

… erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gerügt werden.

Teilt der Auftraggeber einem Bieter mit, dass er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann der betroffene Bieter wegen dieser Rüge nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.

Quelle: OJS 2022/S 028-071875 (2022-02-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-05-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 265 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 107-301058
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 028-071875
ABl. S-Ausgabe: 107

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-05-30 📅
Name: Novodoc Imaging GmbH
Postanschrift: Gewerbestrasse Süd 12
Postort: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2431-977440 📞
E-Mail: info@novodoc.de 📧
Land: Heinsberg 🏙️
Internetadresse: http://www.novodoc.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPWYRN92KP
Quelle: OJS 2022/S 107-301058 (2022-05-30)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2023-09-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 155301.44 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 179-561163
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 107-301058
ABl. S-Ausgabe: 179
Zusätzliche Informationen

Auftragsvergabe
Gesamtwert des Auftrags: 155301.44 EUR 💰
Quelle: OJS 2023/S 179-561163 (2023-09-13)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Softwareprogrammierung und -beratung (>20)

Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste (11)