Durchführung des Managements für den MediaTech Hub Potsdam sowie damit verbundene Durchführung und Weiterentwicklung crossmedialer Marketing- und Kommunikationsaktivitäten

Titel

Durchführung des Managements für den MediaTech Hub Potsdam sowie damit verbundene Durchführung und Weiterentwicklung crossmedialer Marketing- und Kommunikationsaktivitäten
TW-L-402-26-22

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand ist das Management des MediaTech Hubs Potsdam unter ständiger, intensiver Einbeziehung der relevanten Akteure am Standort sowie im Austausch mit den zuständigen Agenturen auf Seiten des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWi). Das Management umfasst zudem die Durchführung und Weiterentwicklung des crossmedialen Marketings auf Basis einer vorhandenen Webplattform und diversen Social Media-Kanälen für die interne, nationale und internationale Kommunikation.

Beschreibung der Beschaffung

Im Jahr 2016 startete das BMWi einen Bewerbungsaufruf für die de:hub Initiative (https://www.de-hub.de/). Dabei sollten bundesweit jene Standorte gefunden werden, die einen digitalen Innovationsraum darstellen. Zwölf Orte wurden im Rahmen der Initiative vom BMWi ausgewählt. Das Ziel des Projekts ist es, Deutschland als Digitalstandort und seine Position als Innovator zu stärken. Die bessere Vernetzung der ausgewählten Digital Hubs, die durch eine Hub-Agency ("rckt") und eine internationale Kampagne im Ausland (über Germany Trade & Invest, GTAI) noch bekannter gemacht werden sollen, steht ebenfalls im Fokus des BMWi.
Potsdam ist der MediaTech Hub Deutschlands. Die Landeshauptstadt Potsdam (LHP) wurde im April 2017 vom BMWi als einer dieser zwölf deutschlandweiten Digital Hubs ausgewählt. Der Media-Tech Hub Potsdam ist eine Initiative von Unternehmen, Startups und Institutionen aus den Bereichen Film, Medientechnologie, Virtual/Augmented Reality (VR/AR), Digital Engineering, Wissenschaft und Forschung in Potsdam.
Ziel ist, die Tradition des Standorts als Schnittstelle zwischen Narration und technischer Innovation als Schlüssel für die digitale Transformation fortzuführen. Als bundesweit einziger Hub repräsentiert Potsdam den Bereich Medientechnologie. Themen wie Startup-Ansiedlung, Internationalisierung oder Standortvermarktung wird sich hier vor allem cross-sektoral genähert - mit der Vernetzung von Medienbranche, IT-Wirtschaft und Industrie.
In seiner Funktion wird der Hub vor allem auf kommunikativer Ebene tätig und fördert insbesondere Kooperationen, Wissenstransfer, Vernetzung sowie regionale, nationale und internationale Presse- und Marketingaktivitäten. Es wird die bereits vorher vorhandene räumliche Nähe der Unternehmen und Institutionen am Standort genutzt, um die Sichtbarkeit und das Standortwachstum weiter voranzubringen.
Die LHP hat für den Zeitraum vom 01.01.2022 bis 31.12.2024 Fördermittel aus dem Förderprogramm der Gemeinschaftsaufgabe "Verbesserung der regionalen Wirtschaftsstruktur"-GRW - (GRW-I) der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB) in einer Gesamthöhe beantragt. Für den vorgesehenen Leistungszeitraum von drei Jahren steht ein Gesamtbudget von 923.000 Euro brutto zur Verfügung. Aus diesem Gesamtbudget sind sämtliche Management-, Marketing- sowie Kommunikationsaktivitäten förderrechtskonform umzusetzen.
Das Gesamtbudget versteht sich zudem als Obergrenze für die Vergütung sämtlicher ausgeschriebener Leistungen durch die LHP.

Zusätzliche Informationen

Für dieses Verfahren sind Verhandlungsgespräche / Agenturpräsentationen geplant. Bieter, die nach Prüfung und Bewertung des verbindlichen Erstangebotes eine Chance auf eine Zuschlagserteilung haben, werden rechtzeitig vor dem Präsentationstermin zur Verhandlungsrunde von der Vergabestelle eingeladen. Diese werden voraussichtlich in der 37. KW 2022 stattfinden. Bitte merken Sie sich den Termin vor. Eine Einladung erfolgt gesondert. Es werden mit den Bietern Gespräche geführt, die nach der Wertung gem. Bewertungsmatrix auf den ersten drei Rängen liegen. Der Auftraggeber behält sich vor, auch mit mehr als drei Bietern Gespräche zu führen sowie auch auf Verhandlungen zu verzichten und bereits auf das Erstangebot einen Zuschlag zu erteilen.
Ferner behält sich der Auftraggeber vor, im Nachgang von Verhandlungen nur noch die Bieter zur Abgabe eines finalen Angebotes aufzufordern, deren Angebot unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien in die engere Wahl (mehr als 1 Punkt) für die Zuschlagsentscheidung gelangen würden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Sofern unter III. 1.1 bis III. 1.3 nicht anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung ausreichend.
Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen:
- Eigenerklärung über die Darstellung des Unternehmens (Bieter) unter folgenden Angaben:
Name des Unternehmens
Rechtsform, Registerart, Nummer der Eintragung, Registergericht, Genehmigungsnummer /-behörde
Unternehmensträger (z. B. Inhaber, Gesellschafter)
Stammkapital (soweit einschlägig)
Vertretungsberechtigte Personen bzw. Organe (z. B. Geschäftsführer)
Geschäftsfelder des Unternehmens
Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Darstellung der Unternehmerdarstellung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden. (Formular 4.5)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen:
- Eigenerklärung über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 2.500.000,00 EUR pauschal je Versicherungsfall für Personenschäden, mind. 2.500,000 EUR je Versicherungsfall für Sachschäden und von mind. 2.500.000,00 EUR je Versicherungsfall für Vermögensschäden (§ 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV); Für den Fall, dass aktuell über keine Haftpflichtversicherung zu den jeweiligen o. g. Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt wird, ist eine Eigenerklärung ausreichend, dass im Falle der Beauftragung, eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen und eine Kopie der Police als Nachweis im Falle der Beauftragung eingereicht wird. Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Eigenerklärung zur Haftpflichtversicherung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden. (Formular 4.10)
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind einzureichen:
- Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU) beizulegen (sofern einschlägig).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen:
- Eigenerklärung über mindestens 2 unternehmensbezogene Referenzen von früher ausgeführten Dienstleistungsaufträgen der in den letzten höchsten 3 Jahren (Beginnend ab Teilnahmefirst) erbrachten wesentlichen Dienstleistungen, die nach Art und Umfang mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind.
Mindestanforderungen an die Referenzen:
- Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (ab 1.1.2022 rückwirkend).
- Laufende bzw. nicht abgeschlossene Leistungen müssen seit mindestens einem Jahr erbracht werden.
- Die Referenzen müssen die Eignungskriterien A, B, C, D und E abdecken. Dabei muss jedes Kriterium mindestens einmal durch eine Referenz abgedeckt sein. Folgende Eignungskriterien sind nachzuweisen:
A: Branchenkenntnisse: Es sind umfassende Branchenkenntnisse und -erfahrungen in den Bereichen Medien, Film- und Serienproduktion, Softwareentwicklung sowie allgemein IT darzulegen. Hierzu zählen Erfahrungen zu Trends und Branchenentwicklungen sowie direkte Kontakte bzw. eine aktive Zusammenarbeit mit einzelnen Branchenunternehmen. Weiter sind Erfahrungen und Kenntnisse im Themengebiet neuer Medientechnologien, wie z.B. VR / AR / XR nachzuweisen.
B: Professionelle Erfahrungen im Projekt- und Netzwerkmanagement: Im Rahmen der Referenzen ist darzustellen, dass der Bieter über umfangreiche Managementkompetenzen verfügt. Dabei sind die Bereiche des eigenverantwortlichen Projektmanagements und dabei die Initiierung, Planung und Durchführung branchenbezogener Projekte und Erfahrungen im Management von Unternehmens-, Start-up- und Multistakeholdernetzwerken explizit herauszustellen.
C: Standortmarketing / Branchenmarketing: Die Referenzen müssen Kenntnisse und Erfahrungen in der professionellen Vermarktung von Branchen oder Standorten darstellen. Von besonderer Bedeutung sind dabei Erfahrungen im crossmedialen Marketing und die eigenverantwortliche Planung und Umsetzung von zielgerichteten überregionalen Marketingkampagnen, vorrangig digitale Kampagnen sind dabei ausdrücklich zugelassen.
D: Internationales Veranstaltungsmanagement: Es sind Kenntnisse und Erfahrungen in der Planung, Organisation und Umsetzung von großen cross-cluster Veranstaltungen und/oder Konferenzen mit nationalem und internationalem Teilnehmendenkreis und mindestens zweisprachiger Kampagne darzustellen.
E: Öffentliche Förderung: Aus der Referenz muss hervorgehen, dass umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der Umsetzung öffentlich geförderter Projekte auf Landes-, Bundes- oder EU-Ebene (z.B. BMBF, GRW, Innovationsprogramme, Marketing- oder Markterschließungsprogramme, Wissens- oder Technologietransfer) vorhanden sind. Das Projekt muss über ein Mindestvolumen von 200.000 Euro brutto Fördersumme pro Jahr und über einen Projektzeitraum von mindestens einem Jahr verfügen und in den letzten 3 Jahren abgeschlossen worden sein oder sich noch in der Durchführung befinden, die aber seit mindestens einem Jahr erbracht werden.
Werden die Mindestanforderungen nicht erfüllt, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
Folgende Angaben sind zu tätigen: Auftragsgegenstand, Leistungszeitraum, öffentlicher oder privater Auftraggeber, Auftragswert (netto), Beschreibung der Leistung, Abteilung des Auftraggebers ggf. Ansprechpartner) und Kontaktdaten (E-Mail und Telefonnummer) und Vorgangsnummer (sofern bekannt). Bei einer Bietergemeinschaft genügt es, wenn die Leistungsfähigkeit im Hinblick auf die unternehmerischen Referenzen für die Bietergemeinschaft insgesamt durch Bündelung der Kapazitäten nachgewiesen wird. Die Mindestanforderungen an die Eignung im Rahmen von Referenznachweise müssen dann insgesamt von der Bewerber-/ Bietergemeinschaft erfüllt werden.
- Formblatt Eigenerklärung
Zur Abwicklung nach Förderbedingungen
Die Dienstleistung und deren sachgemäße Abrechnung gemäß den Förderbedingungen inkl. ANBest-G im GRW-I Förderprogramm der Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB) zu erbringen. Der Zuwendungsbescheid des Fördermittelgebers und dessen Förderbedingungen werden Anlage des Dienstleistungsvertrags.
- Eigenerklärung über Unteraufträge /Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3 EU) (sofern einschlägig). Es sind Angabe zu tätigen, welche Teile des Auftrags das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (§ 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen (sofern einschlägig).
- Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung (inkl. technische und organisatorischer Maßnahmen)
- Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (sofern einschlägig) (Formular 4.4 EU).
- Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU) beizulegen (sofern einschlägig).
- Sofern eine Nachunternehmerschaft vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des Nachunternehmers sowie deren Erklärung zu §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU) beizulegen (sofern einschlägig).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen:
- Eigenerklärung der Bietergemeinschaft, dass der bezeichnete bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung bei der Durchführung des Vertrages rechtsverbindlich vertritt; der bevollmächtigte Vertreter darf, mit uneingeschränkter Wirkung, für jedes Mitglied Zahlungen annehmen und alle Mitglieder haften für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner (Formular 4.2) (sofern einschlägig).
- Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB (Formular 4.1 EU). Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden.
Sonstiges:
- Bewerbungsbedingungen Teilnahmewettbewerb
- Gem. § 58 Abs. 2 S. 3 VgV handelt es sich um eine Ausschreibung mit dem festgesetzen Budget von 923.000,00 EUR brutto
- Infoblatt zur Datenverarbeitung mit Verträgen der Landeshauptstadt Potsdam
- Infoblatt zur Datenverarbeitung mit Vergaben der Landeshauptstadt Potsdam

(1) Die Kommunikation infolge von Bewerber-/Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz, so dass sich die Bewerber/Bieter fortlaufend selbst über den Vergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da dann der registrierte Bewerber/Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden.
(2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Vergabemarktplatz erfolgt jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen.
(3) Für die Erstellung von Teilnahmeanträgen und Angeboten sind die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formulare zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formularen sind - soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen - unzulässig und führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrages oder Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen.
(4) Beteiligt sich eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern als Bewerber-/Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen.
(5) Bei der Erarbeitung und Übersendung des Teilnahmeantrages ist zudem Folgendes zu beachten:
1. Der Teilnahmeantrag und dessen Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.
2. Es sollen nur die geforderten Erklärungen/Unterlagen/Nachweise dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Von der Übersendung allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. ist bitte abzusehen. Diese werden nicht berücksichtigt.
3. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.
4. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bewerber oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) jederzeit verlangt oder eingeholt werden können.
(6) Die Antragsunterlagen werden nicht zurückgegeben. Es erfolgt keine Entschädigung für die Erstellung einzureichender Unterlagen, des Teilnahmeantrags oder von Angeboten.
(7) Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.
Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRR3TW

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzessionhat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung derVergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen desNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehnKalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit