Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Stadt Rheinau

Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-05-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-04-01.

Wer?

• Stadt Rheinau

Wie?

Wo?

• Freiburg › Ortenaukreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-04-01	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2022-04-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Software-Implementierung
Referenznummer: 20220001/1126
Kurze Beschreibung:

Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung und Workflowfunktionen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Software-Implementierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Ortenaukreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Rheinau
Postanschrift: Rheinstr.52
Postleitzahl: 77866
Postort: Rheinau
Kontakt
Internetadresse: http://www.rheinau.de 🌏
E-Mail: andreas.dusch@rheinau.de 📧
Telefon: +49 784440096 📞
Fax: +49 784440013 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/0FB083F9-C79B-4399-9266-19D6C3E25436 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/0FB083F9-C79B-4399-9266-19D6C3E25436 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-04-01 📅
Einreichungsfrist: 2022-05-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 068-180556
ABl. S-Ausgabe: 68

Objekt
Umfang der Beschaffung
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption)
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular „Anlage 1 - Erklärung Eignung“ zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.

- Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Anlagen 2 – 4) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).

- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

- Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

- Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.

- Nachweis von qualifizieren Mitarbeitern*innen in der Projektleitung.

- Nachweis von qualifizierten Mitarbeitern*innen als DMS-Experte*in.

Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus dem Bereich der kommunalen Verwaltung (Städte oder Landkreise / Kreise bzw. kommunale Verbände und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum, vergleichbare Verwaltungsebenen) kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet. Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage: „Stadt Rheinau_Teilnahmewettbewerb DMS“ zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Für Details zu den Kriterien wird auf die beigefügte Anlage Stadt Rheinau_Teilnahmewettbewerb DMS verwiesen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-05-06 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-07-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.rheinau.de 🌏
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/0FB083F9-C79B-4399-9266-19D6C3E25436 🌏
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (Stadt_Rheinau_Verfahrensbrief_DMS-Ausschreibung) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb). Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 27.04.2022 12:00 Uhr und ausschließlich über die Vergabeplattform zu stellen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721926-8730 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 7219263985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Quelle: OJS 2022/S 068-180556 (2022-04-01)

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