Einführung ERP-System

Kassenärztliche Vereinigung Bremen

Der Auftraggeber sucht einen kompetenten Anbieter und Dienstleister für die Einführung eines integrierten Standard-ERP-Systems.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-05-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-04-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• WILKEN GmbH

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Bremen

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Wo?

• Bremen › Bremen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-04-04	Auftragsbekanntmachung
2022-10-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-04-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Referenznummer: V-RP-2022-01
Kurze Beschreibung:

Der Auftraggeber sucht einen kompetenten Anbieter und Dienstleister für die Einführung eines integrierten Standard-ERP-Systems.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bremen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Bremen
Postanschrift: Schwachhauser Heerstraße 26/28
Postleitzahl: 28209
Postort: Bremen
Kontakt
Internetadresse: http://www.kvhb.de 🌏
E-Mail: vergabe@kvhb.de 📧
Telefon: +49 4213404105 📞
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y1VRXL4/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y1VRXL4 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-04-04 📅
Einreichungsfrist: 2022-05-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-08 📅
Datum des Beginns: 2022-08-01 📅
Datum des Endes: 2023-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 070-185453
ABl. S-Ausgabe: 70
Zusätzliche Informationen

In der ersten Stufe wird die Eignung der interessieren Unternehmen anhand der festgelegten Eignungskriterien geprüft. Alle Bewerber, die die geforderten Eignungskriterien erfüllen, werden zur Abgabe verbindlicher Erstangebote aufgefordert. Es ist beabsichtigt, mit den vier bestplatzierten Bietern in einer Verhandlungsrunde über eine Optimierung der Angebote zu verhandeln.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 250 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die KV Bremen ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und mit rund 2000 Mitgliedern in Bremen und Bremerhaven eine von 17 Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) in Deutschland. In der KV Bremen sind alle an der ambulanten Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten zusammengeschlossen. Als Körperschaft öffentlichen Rechts ist die KV Bremen mehr als nur eine Dienstleistungsorganisation für ihre Mitglieder. Sie ist Interessenvertreter einerseits, andererseits übt sie die Aufsichts- und Disziplinarfunktion gegenüber ihren Mitgliedern aus (Gewährleistungsauftrag). Dazu kommen weitere hoheitliche Aufgaben. Die KV Bremen gewährleistet die ambulante Versorgung im Land Bremen (Sicherstellungsauftrag) und stellt die Qualität sicher (Qualitätssicherung).

Als ein Baustein zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen initiierte die KV Bremen Anfang 2022 ein Projekt zur Einführung eines integrierten Standard-ERP-Systems (Enterprise-Resource-Planning). In einer ersten Phase "Analysephase" wurde die Zielsetzung, Priorisierung und Vorgehensweise zum Einsatz eines solchen Systems fundiert und mit Hilfe von externer Unterstützung herausgearbeitet.

Die folgenden Primärziele verfolgt die KV Bremen damit:

1. Risikominimierung in Prozessen und Compliance

2. Sicherung einer hohen Leistungs- und Zukunftsfähigkeit

3. Optimierung der ERP-relevanten Geschäftsprozesse

4. Langfristige Sicherung von Kosten- und Kalkulationsbasis

Im Zuge der Analysephase wurden Schwerpunktthemen definiert. Das System soll auf der Basis mindestens die folgenden Module/Funktionen enthalten - unabhängig vom Implementierungszeitpunkt:

- Finanz- und Rechnungswesen (Rewe) inklusive Anlagenbuchhaltung, Steuerbuchhaltung, (e)Bilanzierung

- Kassenbuch (Nebenbuch)

- Arztkontokorrent (Nebenbuch)

- Kassenkontokorrent (Nebenbuch)

- Kosten- und Leistungsrechnung

- Unternehmensplanung und Hochrechnung

- Hoch standardisiertes Berichtswesen und Analysefunktionen

- Cash-Management

- Fakturierung inklusive X-Rechnungsformat

- Inventarisierung (optional)

- Vertragsmanagement (optional)

- Reisekosten/Entschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten von Mitgliedern (optional)

- Workflow-Funktionalitäten zwischen den Modulen des ERP-Systems

- Web-Fähigkeit

- Mehrmandantenfähigkeit

- Konsolidierung (Management und Konzern)

- Stammdatenmanagement in den relevanten Modulen

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Kassenärztliche Vereinigung Bremen Schwachhauser Heerstraße 26/28 28209 Bremen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Nachweis der Eintragung im Handelsregister oder ein vergleichbares Verzeichnis nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Frist für die Abgabe der Teilnahmeanträge

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

a) Nachweis über ausreichende Unternehmenshaftpflichtversicherung;

b) Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Jahren und bezogen auf den

Leistungsgegenstand (Einführung eines ERP-Systems);

c) Erklärung, dass Ausschlussgründe gemäß § 123 (1) Nr. 1 bis 10 und § 123 (4) Nr. 1

sowie § 124 (1) Nr. 2 GWB nicht zutreffen;

d) Bonitätsnachweis (z. B. Bankauskunft oder Selbstauskunft einer etablierten

Auskunftsdatei).

Mindeststandards: zu Kriterium b) im Durchschnitt 2,0 Mio Euro netto pro Jahr Gesamtumsatz
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

a) Erklärung über Mitarbeiterzahlen der letzten 3 Jahre. Der Bewerber verfügt über

ausreichend Mitarbeiter mit adäquaten Erfahrungen.

b) Projektsprache: deutsch. Alle im Projekt geplanten Mitarbeiter müssen die

deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort & Schrift beherrschen. Auch Support,

Handbücher, Systemhilfen & -masken, Schulungen, etc. müssen in deutscher Sprache

gestaltet sein bzw. erfolgen.

c) Wartung, Pflege, Support: Verfügbarkeit von Wartung, Pflege und Support in Deutschland zum Betrieb eines ERP-Systems entlang der im Lastenheft beschriebenen

Anforderungen insbesondere im Kapitel 4 an u.a. Verfügbarkeit einer Serviceorganisation einschließlich 1st, 2nd und 3rd Level Support

samt Servicedesk;

d) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)

von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle Projektleiter*in,

e) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)

von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle IT-Architekt

f) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)

von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle Migrationsexperte

g) Nennung & Kurzbeschreibung (Name, Qualifikation/Ausbildung, Berufserfahrung)

von möglichst 2 Schlüsselpersonen für die Rolle Service-Manager

h) Nennung & Kurzbeschreibung von vergleichbaren Referenzen der letzten 48

Monate: 3 Referenzen: Einführung ERP-System; Angabe von: Projektbeschreibung,

Auftraggeber, Anzahl Mitarbeiter Auftraggeber, Zeitraum, Projektvolumen (ca.),

Ansprechpartner inkl. Tel.-Nr., Besonderheiten. Referenzaufträge umfassen operative

Implementierung ERP-System durch den Bewerber. System beinhaltet folgende

Funktionsbereiche: Finanz- & Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, KLR,

Unternehmensplanung & Forecast, vorzugsweise Cash-Management, Berichtswesen, Fakturierung, Stammdatenverwaltung, Schnittstellen zu Umsystemen DMS und Workflow-Engine

Mindeststandards:

zu a) Im Bereichen Einführung eines ERP-Systems 5 Mitarbeiter

zu d) Ausreichend Erfahrung in Leitung von ERP Einführungsprojekten, herausragende Fähigkeiten zur Ableitung von technischen Funktionalitäten aus

fachlichen Anforderungen & in der Vermittlung zwischen Fach- und IT-Bereich, Nennung von je mind. 2 Referenzen zur Leitung von möglichst vergleichbaren ERP-Einführungsprojekten mit mind. 6 Monaten Laufzeit.

zu e) Ausreichend Erfahrung in Konzeption geeigneter IT-Architekturen & technische Schnittstellen im ERP Umfeld, Nennung von je mind. 2 Referenzen zu entsprechenden ERP-Projekten

zu f) Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Durchführung von Migrationsprojekten, herausragende Fähigkeiten zur Ableitung von technischen Migrationsmethodiken aus fachlichen Anforderungen,

Nennung von je mind. 2 Referenzen zu ERP-Migrationsprojekten

zu g) Nachweislich herausragende Kunden- & Serviceorientierung,

ausreichend Erfahrung im beschriebenen Leistungsspektrum zum Managen aller relevanten Kundenanforderungen, herausragende Fähigkeiten zur Vermittlung von Anforderungen/Problemen

zwischen Kunden & internen Supportlevel bzw. Ansprechpartnern, Nennung von je mind. 2 Referenzen mit mind. 6 Monaten Laufzeit im ERP-Umfeld

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-05-11 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-06-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Hr. Tobias König
Internetadresse: www.kvhb.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y1VRXL4/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1VRXL4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Bremen - Senatorin für Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung und Wohnungsbau
Postanschrift: Contrescarpe 72
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28195
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 42136159796 📞
E-Mail: vergabekammer@bau.bremen.de 📧
Internetadresse: https://www.bauumwelt.bremen.de/ressort/vergabekammer-3529 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer

beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2022/S 070-185453 (2022-04-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-10-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 342 610 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-10-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-10-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 196-557121
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 070-185453
ABl. S-Ausgabe: 196

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Beratung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Prozesse & Inhalte
Support, Wartung, Pflege
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation vor Ort
Kostenkriterium (Name): UfAB
Kostenkriterium (Gewichtung): 100

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-09-20 📅
Name: Wilken GmbH
Postanschrift: Hörvelsinger Weg 29-31
Postort: Ulm
Postleitzahl: 89081
Land: Deutschland 🇩🇪
Bremen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 342 610 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1V6HB9
Quelle: OJS 2022/S 196-557121 (2022-10-06)

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