Einkauf und Implementierung eines Employee Advocacy Tools für die Deutsche Bahn AG

Beschreibung der Beschaffung

Die Deutsche Bahn AG plant eine Software as a Service – Lösung (Employee Advocacy Tool – kurz: EAT) einzuführen. Ziel des EATs ist es, Mitarbeitende dabei zu unterstützen und befähigen, Markenbotschafter auf sozialen Kanälen zu werden. Durch die persönliche Veröffentlichung von Inhalten kann eine authentische und glaubwürdige Kommunikation erfolgen. Dadurch sollen unter anderem die Reichweite und die Durchdringung von Kernbotschaften sowie die Wahrnehmung der Corporate- als auch der Arbeitgeberin-Marke „DB“ und die Markenattraktivität gesteigert werden. Neben der einfachen Bedienbarkeit des EATs über betriebliche Endgeräte steht eine optimale und personalisierte User Experience für Nutzer, Redakteure sowie Administratoren im Fokus.
Mithilfe der Software-as-a-service-Lösung eines Employee Advocacy Tools (kurz: EAT) will der Auftraggeber als attraktive und vielfältige Arbeitgeberin das Potenzial der Social-Media-Netzwerke mit der Glaubwürdigkeit seiner Mitarbeitenden vereinen, um die Employer Branding und Corporate-Marke positiv zu stärken. Der Auftraggeber möchte Mitarbeitende als Markenbotschafter und Fürsprecher befähigen und sie dabei unterstützen, Inhalte über das Unternehmen professionell zu erstellen und zu teilen. Dazu wird relevanter und von einer Redaktion kuratierter Content für die Nutzergruppen bereitgestellt, die die Mitarbeitenden in ihren sozialen Netzwerken teilen können. Mit der Einführung eines EAT werden u.a. folgende Ziele verfolgt:
- Unterstützung von Mitarbeitenden, Inhalte über die Deutsche Bahn professionell zu erstellen und zu teilen
- Stärkung der Mitarbeitenden-Bindung und -Wertschätzung durch aktive Einbindung als Kommunikatoren und Botschafter
- Positive und nachhaltige Aufladung und Stärkung der Arbeitgeberin- und Corporate Marke Deutsche Bahn
- Generierung zusätzlicher organischer Reichweiten über die Social-Media-Plattformen

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften, die die in dieser Auftragsbekanntmachung genannten Anforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen und gegen die keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen, kommen in die weitere Auswahl. Gehen mehr als 3 Anträge ein, welche die Anforderungen der Teilnahme erfüllen, werden die Teilnahmeanträge der geeigneten und zuverlässigen Bewerber hinsichtlich der entsprechenden Merkmalsausprägung bzw. der genannten Anforderungen gemäß den genannten Kriterien bewertet und in ein Ranking überführt (siehe Datei „T1 Teilnahmeantrag“). Es werden die Besten (geplante Mindestzahl 3, vsl. max. 5 ) der geeigneten und zuverlässigen Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es sind vom Bewerber die Teilnahmekriterien in der Datei „T1 Teilnahmeantrag“ (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.
Auf dem Portal suchen Sie die Vergabe nach Stichworten, die wir unter
Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen – also z.B.
22FEA58874 oder FEA oder Employee Advocacy Tool.
Vom Bewerber sind die Teilnahmekriterien in der Datei „T1 Teilnahmeantrag“ vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es sind vom Bewerber die Teilnahmekriterien in der Datei „T1 Teilnahmeantrag“ (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.
Auf dem Portal suchen Sie die Vergabe nach Stichworten, die wir unter
Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen – also z.B.
22FEA58874 oder FEA oder Employee Advocacy Tool.
Vom Bewerber sind die Teilnahmekriterien in der Datei „T1 Teilnahmeantrag“ vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es sind vom Bewerber die Teilnahmekriterien in der Datei „T1 Teilnahmeantrag“ (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.
Auf dem Portal suchen Sie die Vergabe nach Stichworten, die wir unter
Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen – also z.B.
22FEA58874 oder FEA oder Employee Advocacy Tool.
Vom Bewerber sind die Teilnahmekriterien in der Datei „T1 Teilnahmeantrag“ vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Die Bietereigenerklärung sowie die Bietereigenerklärung zum Datenschutz ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Diese ist zu finden unter http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Anlage „T2 Bietereigenerklärung", Anlage "T5_Bietereigenerklärung zum Datenschutz"). Es ist zwingend dieses Muster zu verwenden. Eine Verwendung anderer Muster führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Zusätzlich ist die Vertraulichkeitsvereinbarung (Anlage T4 Vertraulichkeitserklärung) auszufüllen, zu unterzeichnen und mit den Teilnahmeantrag einzureichen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Die Beteiligten einer Bietergemeinschaft müssen eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung abgeben und einen Bevollmächtigten nennen, der allein berechtigt ist, Erklärungen abzugeben und anzunehmen bzw. Handlungen vor- und entgegen zu nehmen.
Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben. Fachkunde und Leistungsfähigkeit in Bezug auf die jeweiligen Mitglieder sind nachzuweisen. Es dürfen bei keinem Mitglied der Bietergemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen. Ansonsten kann dies zum Ausschluss der gesamten Gemeinschaft führen.

Bei dem unter Ziff. IV.2.2) genannten Termin handelt es sich um den Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge. Eine Angebotsabgabe zu diesem Termin ist unzulässig. Für die Teilnahme an der Vergabe werden zunächst Teilnahmeanträge der Bewerber abgefordert. Für die Teilnahmeanträge ist die Anlage T1 Teilnahmeantrag des Auftraggebers auszufüllen, anderenfalls finden sie keine Berücksichtigung.
Der Auftraggeber stellt diese Anlage auf dessen Bieterportal https://bieterportal.noncd.db.de/Portal/ jedem Bewerber zum Download zur Verfügung.
Die Projektnummer lautet: 22FEA58874. Eine Zusendung z.B. per E-Mail ist ausgeschlossen.
Jeder Bewerber hat diese vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Anlage T1 „Teilnahmeantrag“ (im Excel-Datei/MS97-Format) auszufüllen und dem Auftraggeber bis spätestens zum 17.05.2022 (12:00 Uhr) mit allen geforderten Nachweisen, Erklärungen etc. auf der Plattform zu hinterlegen. Sollte kein Teilnahmeantrag frist- und formgerecht auf dem Bieterportal hinterlegt worden sein, sondern nur in anderer Form eingereicht worden sein, findet dieser Teilnahmeantrag keine Berücksichtigung.
Zudem sollten zusätzlich vom Bewerber die Anlage „T1 Teilnahmeantrag“ mit den kompletten Unterlagen (Nachweise, Erklärungen etc.) zweifach in elektronischer Form auf Datenträger (USB-Stick, o.ä.) dem Auftraggeber bis zum 17.05.2022 zur Verfügung gestellt werden. Hierfür bitte jeweils einen Datenträger an folgende Anschriften senden:
-Deutsche Bahn AG,
Beschaffung Marketing und Werbung (FE.EA 33),
z. Hd. Fr. Julia Schaumayer,
Caroline-Michaelis-Str. 5-11, 10115 Berlin
Maßgeblich ist ausschließlich der form- und fristgerechte Eingang der vollständigen Teilnahmeanträge auf der Plattform.
Bitte beachten Sie nachstehende Anforderungen:
Alle elektronisch übergebenen Unterlagen müssen in einem PC-lesbaren Format (MS-Office 2000 kompatibel, pdf, tif, jpg oder mp3) vorliegen.
Zu beachten ist:
Bitte beachten Sie, dass zu dem o.g. Termin nur der wie oben beschriebene Teilnahmeantrag mit den entsprechend geforderten Anlagen und in geforderter Form einzureichen ist. Eine Angebotsabgabe (Bepreisung, Aufgabenbearbeitung) ist zu diesem Zeitpunkt nicht zulässig. Die auf der Vergabeplattform abzurufenden Vergabeunterlagen mit den Dateinamen Anlage A … ( z.B. Anlage A 1 Leistungsbeschreibung) dienen zum jetzigen Zeitpunkt der detaillierten Information über Umfang, Inhalt des Auftrags. Angebote dürfen erst nach ausdrücklicher Aufforderung zur Angebotsabgabe eingereicht werden. Ein dennoch ohne entsprechende Aufforderung eingereichtes Angebot bleibt – auch zu einem späteren Zeitpunkt - unberücksichtigt. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen. (Datei B1).
Bitte beachten Sie, dass die Leistungszeit 3 Phasen besteht : Customizing, Pilotierung und Roll-out Regelbetrieb.
Für die Pilotierung sowie für das Roll-out ist jeweils die Zustimmung des Konzernbetriebsrates beim Auftraggeber notwendig. Der
Auftraggeber behält sich ein einseitiges Optionsrecht zum Übergang in die Pilotierungs- und/ oder Roll-out Phase vorbehaltlich der Zustimmung des Konzernbetriebsrates sowie der Erfüllung der in der Leistungsbeschreibung näher beschriebenen Kriterien. Jegliche Ansprüche aus dem Nichtzustandekommen der Pilotierungs- und/ oder der Roll-out Phase sind somit ausgeschlossen.
Schätz und Höchstwerte: Der Schätzwert für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt 1.500.000€ und der Höchstwert beträgt 2.000.000€. Beim Schätzwert handelt es sich um eine reine Schätzung und nicht um eine verbindliche Angabe. Dieser wurde auf der Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt. Die Schätz- und Höchstwerte sind nicht mit einer Mindestabnahmeverpflichtung gegenüber einem Auftragnehmer im Zuschlagsfalle verbunden. Es besteht daher in Hinblick auf diese Werte und Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.