Beschreibung der Beschaffung
Im Detail soll die Marketing-Dienstleistung die folgenden Bausteine umfassen, die funktional beschrieben werden:
a) Strategische Kommunikationsberatung
Zur zielgruppengerechten Vermarktung und Verbreitung von Produkten der ekom21 sowie zur Sensibilisierung der Verwaltung gegenüber den Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung sollen strategische Beratungsleistungen erfolgen, die auch in entsprechende langfristige Marken- und Kommunikationsstrategien überführt werden können. Zu den einzelnen Bedarfsfeldern gehören insbesondere die folgenden Aspekte:
- Beratung zur Positionierung und grundlegenden Kommunikationsstrategie der ekom21 und ihrer Lösungen.
- Beratung zur Weiterentwicklung der Kommunikationsmaßnahmen inkl. Vorschlägen zu neuen Kanälen und Formaten.
- Beratung zur Weiterentwicklung des Corporate Designs / der Marketingmaterialien.
- Strategische Kommunikationsberatung zu kritischen Themen (inkl. kurzfristiger Akutberatung).
- Beratung zu potentiellen Krisenthemen und Krisenprävention
b) Konzeption und Umsetzung von Kommunikationskampagnen
Der Auftragnehmer soll basierend auf zu entwickelnden oder existierenden Kommunikations- und Markenstrategien konkrete Kommunikationskampagnen planen, umsetzen und evaluieren. Ein weiteres relevantes Anwendungsfeld kann auch das Thema Recruiting bzw. Employer Branding sein, d.h. die Positionierung der ekom21 als attraktiven Arbeitgeber und die Planung und Umsetzung einer dazu passenden Kommunikationskampagne unter Verwendung mehrerer aufeinander abgestimmter Kommunikationskanäle. Dabei sind jeweils die Arbeitsweise der Zielgruppe und die von ihr genutzten Kommunikationsmedien zu berücksichtigen.
Bei der Konzeption der Kommunikationskampagnen sollen konkrete Vorschläge für innovative und zielgruppengerechte Formate entwickelt werden, die mit den im Unternehmen vorhandenen Ressourcen umsetzbar sind. Dafür ist eine enge Abstimmung mit der Marketing-Abteilung der ekom21 und gegebenenfalls weiteren Unternehmensvertretern erforderlich.
c) Erstellung von Bewegtbild-Medien
Für die Vermarktung einzelner Produkte und die Platzierung bestimmter, relevanter Digitalisierungsthemen bis hin zur Vorstellung der ekom21 selbst sollen ansprechende Videos erstellt werden, sowohl Realfilme als auch Animationsfilme. Dies umfasst die Konzeption (inklusive ggf. notwendiger Recherche und Storyboard-Erstellung) sowie die Produktion und gegebenenfalls Post-Produktion. Erforderliche Film-Formate können entsprechend sein: Erklärfilme, Tutorials, Imagefilme, Produktmarketing-Filme. Bei der Filmerstellung sollen die Vorgaben der Corporate Identity (CI) der ekom21 Berücksichtigung finden.
d) Erstellung von Print-Medien
Auch in Zeiten der Digitalisierung verfolgt die ekom21 den Anspruch, für einzelne konkrete Verwendungszwecke hochwertige Print-Medien zu produzieren, die von der Gestaltung dem aktuellen state-of-the-art entsprechen. Anlässe sind etwa die Kundenzeitschrift einfo21, die drei Mal im Jahr erscheint, der Geschäftsbericht sowie Produktbroschüren unterschiedlicher Länge, Flyer oder Poster. Aufgabenbereiche umfassen die Konzeption von Dummys und visuellen Konzepten für Print-Produkte über die anlassbezogene Gestaltung einzelner Publikationen entsprechend der existierenden CI-Vorgaben der ekom21 bis hin zu Produktion und Auslieferung.
e) Grafik- und Informationsdesign
Für die Vermarktung einzelner Produkte sowie die Bewerbung von Veranstaltungen und Initiativen sind Dienstleistungen auf dem Gebiet des Grafikdesigns gefordert. Dies umfasst die Erstellung von visuellen Konzepten und Logos bis hin zur Gestaltung von Anzeigen (Print und Online). Ebenso ist bei Bedarf Web-Konzeption und Screen-Design nach modernen Standards zu erbringen sowie die Gestaltung und stetige Weiterentwicklung von State-of-the-art-Power-Point-Präsentationen - unter Einhaltung des CI der ekom21 für Verkaufszwecke und Lobbying.
f) Texterstellung und Branding
Für verschiedene Anlässe sind textuelle Dienstleistungen gefordert. Dies erfordert im werblichen Bereich etwa die Entwicklung von Slogans und Claims sowie Copy-Text für Anzeigen, Flyer und Broschüren, Websites oder Power-Point-Präsentationen oder alternativ auch Lektorat-Aufgaben, d.h. die sprachliche Prüfung und Optimierung von Texten entsprechend der sprachlichen und stilistischen Vorgaben aus der CI der ekom21. Im Bereich des Brandings sind die Namensentwicklung für neue Produkte, Dienstleistungen und Initiativen inklusive Basis-Check zu möglichen Markenrechts-Konflikten erforderlich.
g) Veranstaltungsplanung und Unterstützung bei der Durchführung
Der Auftragnehmer soll bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen unterschiedlicher Art und Größe aktiv unterstützen. Dies umfasst im Wesentlichen die für die Veranstaltung relevanten Print- und Online-Werbemittel, grafische Konzepte für die Veranstaltung sowie Roll-Ups, Messewände bis hin zur Regie von Plenumsveranstaltungen. Die ekom21 baut dazu auf ihre jährliche Hausmesse eXPO, auf Roadshows durch hessische Kommunen, Anwender- und Informationstage zu einzelnen Produkten sowie Messebeteiligungen. Parallel dazu haben auch Online-Veranstaltungen an Gewicht gewonnen. In diesem Kontext können Dienstleitungen im Kontext digitaler Studios benötigt werden.
h) Werbemittel
Eine auch im digitalen Zeitalter wichtige Kommunikationsmaßnahme ist für die ekom21 weiterhin die Erstellung von Werbemitteln für verschiedene Produkte und Anlässe, die etwa bei Schulungen, Kundenbesuchen oder der Hausmesse und weiteren Veranstaltungen als Give-Away verteilt werden. Die Werbemittel werden unterteilt in allgemeine Office-Produkte (z.B. Stifte, Blöcke, Bürobedarf), Give-Aways in verschiedener Form, Snacks (z.B. Fruchtgummi, Müsliriegel, Trockenfrüchte), höherwertige und hochwertige Werbemittel sowie Weihnachtspräsente. Die Kreativ-Agentur soll bei Bedarf auf verschiedenen Gebieten unterstützen, z.B. Trendscouting, Auswahl, Gestaltung und Beschaffung von Werbemitteln.