Ersatzbeschaffung Friedhofsverwaltungssoftware

Beschreibung der Beschaffung

Leistungsgegenstand sind mithin:
1) Beschaffung einer Standardsoftware
Beschaffung einer Standardsoftware zur Unterstützung der in der Leistungsbeschreibung im Anhang Geschäftsprozesse aufgeführten Prozesse und die in der Leistungsbeschreibung Kapitel 3 genannten Anforderungen.
2) Lizenzen
a) Lizenzen für die Kernanwendung
Bereitstellung eines Gesamtsystems (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8) für 100 Anwender*innen, wovon mindestens 40 Anwender*innen gleichzeitig im System arbeiten können. Die Lizenzen werden unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen.
Darüber hinaus besteht die optionale Möglichkeit während der Mindestvertragslaufzeit der Service- und Pflegeleistungen für ca. 8 weitere gleichzeitig im System arbeitende Anwender*innen Lizenzen (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8) einzeln erwerben zu können, sowie weitere ca. 5 solcher Lizenzen während des optionalen Verlängerungszeitraums.
b) Lizenzen für die mobile App
Bereitstellung einer mobilen App (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8), siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.11.3 und Kapitel 3.2.6.11. Installation auf 22 Geräten ohne Benutzerzählung. Diese Lizenzen werden ebenfalls unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen.
Während der Mindestvertragslaufzeit der Service- und Pflegeleistungen können ca. 4 weitere Lizenzen (inkl. Service und Pflege, s.u. Nr. 8) erworben werden, sowie während des optionalen Verlängerungszeitraums nochmals weitere ca. 2 solcher Lizenzen.
c) Lizenzen für Barcodeleser
Bereitstellung von Lizenzen zum Anschluss von 7 Barcode- oder QR-Code-Scannern an die Kernanwendung gemäß den Anforderungen in der Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.1.14.
d) Online-Portal Lizenz
Lizenz zum Betrieb eines Online-Portals für Bürger*innen, Bestattungsunternehmen und weiterer Geschäftspartner*innen (z.B. Bevollmächtigte) für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzer*innen wie in der Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.9 beschrieben.
3) Produkterweiterungen/Anpassungen
Der Auftragnehmer (AN) liefert die gegebenenfalls nötigen Produkterweiterungen/-anpassungen des Fachverfahrens an die Anforderungen des Auftraggebers (AG) gemäß der Leistungsbeschreibung.
4) Schnittstellen
Der AN stellt die notwendigen in der Leistungsbeschreibung Kapitel 5 beschriebenen Schnittstellen bereit.
5) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
Der AN unterstützt maßgeblich bei der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems gemäß Leistungsbeschreibung Kapitel 2.1.2 und Kapitel 2.2.
Das bedeutet:
- Anleitung und personelle Unterstützung bei der Installation und Konfiguration der Software in der Infrastruktur der LHM auf einer Test- und Produktivumgebung sowie Lieferung der bereits zur Installation benötigten Updates.
- Integration in die vorhandene Systemlandschaft der LHM, in allen benötigten Umgebungen (siehe im Leistungsverzeichnis genannte Angaben zur IT-Infrastruktur).
- Inbetriebnahme der Schnittstellen nach Freigabestufe (siehe Meilensteinplan)
- Bereitstellung der Dokumentvorlagen und Auswertungen (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.6.12 und Kapitel 3.1.5.4)
- Durchführung der Entwicklertests für die ggf. notwendigen Weiterentwicklungen, Begleitung der Integrations- und Systemtests inkl. Fehlerbehebung, Begleitung der Abnahmetests (Details siehe Leistungsbeschreibung Anhang Testkonzept)
- Durchführung von Performance- und Lasttests
- Begleitung der Einführung (Go-Live und Early-Life-Support)
Die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Bestatter-Webservices (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.1.10 und Kapitel 5) und der DMS-Schnittstelle (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 5) erfolgt ggf. zeitversetzt nach der Herstellung der Betriebsbereitschaft der Kernanwendung. Auch bei dieser Herbeiführung der Betriebsbereitschaft sind die o.g. Punkte durchzuführen.
6) Datenmigration
Der AN übernimmt die vollständige Migration der aller Daten aus dem Altverfahren gemäß Leistungsbeschreibung Kapitel 7 und Anhang Migrationskonzept.
7) Schulung
Der AN führt Schulungen gemäß Leistungsbeschreibung Kapitel 8 sowie optional weitere Bedarfsschulungen durch, die in Anspruch genommen werden können, aber nicht müssen.
8) Service und Pflege
Die Service- und Pflegeleistungen für das IT-Fachverfahren, welche durch den AN gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Abnahme des Gesamtsystems durch den AG, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den AN umgesetzt sein müssen. Die Service- und Pflegeleistungen laufen acht Jahre mit der Möglichkeit einer optionalen Verlängerung um einmalig weitere fünf Jahre. Die Verlängerungsoption kann, muss aber nicht in Anspruch genommen werden. Die Service- und Pflegeleistungen umfassen alle lizenzierten Systemkomponenten einschließlich der in der Leistungsbeschreibung unter Kapitel 5 Schnittstellenbeschreibung beschriebenen Schnittstellen.
Die Service- und Pflegeleistungen für die optionalen Schnittstellen (DMS und Bestatter-Webservice) beginnen jeweils mit der Abnahme der Schnittstelle, enden jedoch immer zusammen mit Beendigung der Service- und Pflegeleistungen für das Gesamtsystem (ggf. einschließlich Verlängerungsoption).
9) weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit
Der AG kann pro Jahr ca. 50 Personentage des Auftragnehmers zur Optimierung und Erweiterung des IT-Fachverfahrens zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse abrufen. Für die Mindestvertragslaufzeit wird eine Abnahme von durchschnittlich ca. 25 Personentagen pro Jahr garantiert. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für die gesamte Vertragslaufzeit, inklusive optionaler Verlängerung anzubieten.
10) Dokumentation
Der AN stellt dem AG folgende Dokumente zur Verfügung: Betriebshandbuch, Administratorhandbuch und Anwenderhandbuch (siehe Leistungsbeschreibung Kapitel 3.2.1 Anforderungen an die Dokumentation).

Beschreibung der Optionen

a) Optionaler Nachkauf von Lizenzen (inkl. Service und Pflege) für ca. 8 weitere gleichzeitig im System arbeitende Anwender*innen während der Mindestvertragslaufzeit der Service- und Pflegeleistungen, sowie weitere ca. 5 solcher Lizenzen während des optionalen Verlängerungszeitraums. (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.2 Nr. 2 Buchst. a)
b) Optionaler Nachkauf von ca. 4 weiteren Lizenzen (inkl. Service und Pflege) für die mobile App während der Mindestvertragslaufzeit der Service- und Pflegeleistungen, sowie weitere ca. 2 solcher Lizenzen während des optionalen Verlängerungszeitraums. (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.2 Nr. 2 Buchst. b)
c) Optionale Bereitstellung der Schnittstellen "Dokumentenmanagementsystem der Landeshauptstadt München" und "Bestatter-Webservice" einschließlich Herbeiführung der Betriebsbereitschaft dieser Schnittstellen sowie Service- und Pflegeleistungen dafür. (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.2 Nr. 4, 5 und 8)
d) weitere Unterstützungsleistungen über die gesamte Vertragslaufzeit für Erweiterungen, Optimierungen und Schulungen im Umfang von ca. 50 Personentagen pro Jahr, wovon jedoch die Abnahme von durchschnittlich ca. 25 Personentagen pro Jahr während der Mindestvertragslaufzeit garantiert wird. (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.2 Nr. 9)
e) optionale Verlängerung der Service- und Pflegeleistungen um einmalig 5 weitere Jahre. (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.2 Nr. 8)
Diese optionalen Leistungen sind zwingend vom Auftragnehmer anzubieten. Eine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers besteht jedoch nicht.

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bewerberfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 03.06.2022, 12.00 Uhr über das eVergabesystem zu stellen. Die Adresse des eVergabesystems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
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Unterstützung des Auftraggebers:
Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.12. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.
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Abweichung von der Regelvergabe:
Der AG ist lt. § 98 iVm § 99 Nr. 1 GWB und § 115 iVm § 119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten "Offenes und Nicht Offenes Verfahren" gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. § 119 Abs. 2 GWB iVm § 14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen.
Die auszuschreibende Leistung basiert zwar auf einer Standardsoftware, jedoch werden mehrere unabhängige Schnittstellen, die nicht Marktstandard sind, benötigt.
Die einzelnen Schnittstellen sind bzgl. der fachlichen Anforderungen zwar sehr genau definiert, dennoch sind Besonderheiten zu beachten, die mit den Bietern in der Verhandlungsrunde erörtert werden müssen.
Auch bei anderen Teilen der Leistung müssen noch technische Details geklärt werden. Hierzu gehören insbesondere das Online-Portal, der Austausch von Buchungsdaten mit der städtischen Bestattung sowie die Ablage von Dokumenten im DMS.
Erst im Dialog mit den Bietern kann die konkrete Umsetzung der Anforderungen abgestimmt werden.
Im Weiteren ist bei dieser Beschaffung auch eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie einer Teleservicevereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM und Teleservicevereinbarung können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden.
Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.
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Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB).
Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die weiteren Leistungen (u.a. Customizing / Anpassung auf Quellcodeebene, Programmierung von Schnittstellen, Pflegeleistungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration, Schulungen und Unterstützungsleistungen) nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgeführt werden, welches auch die Software anbietet. Zudem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).