Ersatzbeschaffung Friedhofsverwaltungssoftware

Zusätzliche Informationen

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.

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Bewerberfragen:

Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 03.06.2022, 12.00 Uhr über das eVergabesystem zu stellen. Die Adresse des eVergabesystems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben.

Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.

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Unterstützung des Auftraggebers:

Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.12. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.

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Abweichung von der Regelvergabe:

Der AG ist lt. § 98 iVm § 99 Nr. 1 GWB und § 115 iVm § 119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten "Offenes und Nicht Offenes Verfahren" gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. § 119 Abs. 2 GWB iVm § 14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen.

Die auszuschreibende Leistung basiert zwar auf einer Standardsoftware, jedoch werden mehrere unabhängige Schnittstellen, die nicht Marktstandard sind, benötigt.

Die einzelnen Schnittstellen sind bzgl. der fachlichen Anforderungen zwar sehr genau definiert, dennoch sind Besonderheiten zu beachten, die mit den Bietern in der Verhandlungsrunde erörtert werden müssen.

Auch bei anderen Teilen der Leistung müssen noch technische Details geklärt werden. Hierzu gehören insbesondere das Online-Portal, der Austausch von Buchungsdaten mit der städtischen Bestattung sowie die Ablage von Dokumenten im DMS.

Erst im Dialog mit den Bietern kann die konkrete Umsetzung der Anforderungen abgestimmt werden.

Im Weiteren ist bei dieser Beschaffung auch eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie einer Teleservicevereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM und Teleservicevereinbarung können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden.

Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.

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Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:

Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB).

Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die weiteren Leistungen (u.a. Customizing / Anpassung auf Quellcodeebene, Programmierung von Schnittstellen, Pflegeleistungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration, Schulungen und Unterstützungsleistungen) nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgeführt werden, welches auch die Software anbietet. Zudem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.