Gebäude- und Leerstandsmanagement BITBW

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Beschaffung von Dienstleistungen im Bereich Gebäude- und Leerstandsmanagement für die Dienstgebäude der BITBW in Stuttgart.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Beschaffung von Dienstleistungen im Bereich Gebäude- und Leerstandsmanagement für die Dienstgebäude der BITBW in Stuttgart.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Aktueller Nachweis (nicht älter als 1 Jahr), dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. (A)
Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt.
- Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A)
- Eigenerklärung, dass keine Verstöße der in § 124 GWB aufgezählten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. (A)
1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den
in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen;
a. russische Staatsangehörige, in Russland ansässige natürliche Personen oder in Russland niedergelassene juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,,
b. juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder
c. natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handeln.
2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift.
3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt. (A)
- Angabe von Name und Hauptsitz des Unternehmens. (A)
- Weitere Anforderungen ergeben sich aus dem Kriterienkatalog. (A)
Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police. (A)
- Eigenerklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt. (A)
- Eigenerklärung, dass über der Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. (A)
- Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (A)
- Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u.a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen wird. (A)
- Eigenerklärung, dass keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen. (A)
- Eigenerklärung, dass weder das Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint. (A)
- Weitere Anforderungen ergeben sich aus dem Kriterienkatalog. (A)
Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Angabe des Bieter über eine/n verantwortliche/n deutschsprachige/n Ansprechpartner/in für die anschließende Auftragsabwicklung, die/der für koordinierende Fragen hinsichtlich der Leistungserbringung zur Verfügung steht. (A)
- Angabe, ob beabsichtigt wird Unterauftragnehmer einzusetzen. (A)
- Angabe, ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter die Tariftreue- und Mindestentgeltbestimmungen nach dem Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetz einhält. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter die Anforderungen aus Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung vollständig erbringen kann und für die erbrachten Dienstleistungen das Muster Leistungsnachweise verwenden wird. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter bzw. die vom Bieter angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung mit der Anlage 10 zum Vertrag - Einwilligung Zuverlässigkeitsüberprüfung einverstanden sind, die Anlage ausfüllen und zeitnah vor der Leistungserbringung der BITBW übergeben werden. (A)
- Angabe der Kontaktdaten des Sabotageschutzbeauftragten oder Sicherheitsbevollmächtigten (m/w/d), über welchen die Kommunikation der Sicherheitsüberprüfung stattfindet. (A)
- Eigenerklärung, dass der Auftraggeberin immer die/der aktuelle Ansprechpartner/in für die Vertragsabwicklung bekanntgegeben wird. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigen wird: - Datenschutzgesetz des Bundes (BDSG), des Landes (LDSG BW) und DS-GVO (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter damit einverstanden ist, dass mit Zuschlag im Bedarfsfall die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DS-GVO) bezüglich im Auftrag verarbeiteter personenbezogener Daten mit der Auftraggeberin geschlossen wird. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter (inklusive etwaiger Unterauftragsnehmer) keine personenbezogenen Daten (inkl. Diagnose- oder Telemetriedaten) für eigene Zwecke verarbeiten. (A)
- Eigenerklärung, dass eine Drittlandübermittlung von personenbezogenen Daten durch den Bieter nicht ausgeschlossen, sind die Anforderungen des Kapitels V der DS-GVO zu berücksichtigten und nachfolgendes mit Angebotsabgabe zur Verfügung zu stellen:
- Angabe unter welchen Bedingungen des Kapitels V der DS-GVO die Drittlandübermittlung erfolgen soll. Falls sich der Bieter auf die neuen Standarddatenschutzklauseln stützt: Übermittlung des Musters der Kommission, welches für den Abschluss verwendet werden soll, inklusive:
o Angabe, welche personenbezogenen Daten inkl. Diagnose-/Telemetrie-/Metadaten in welches Drittland übermittelt werden sollen (Kategorien personenbezogener Daten nebst Arten der personenbezogenen Daten, Zweck).
o Angabe der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nebst Sitz, Funktion und welche personenbezogene Daten diese verarbeiten.
o Angabe der vertraglichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ergriffen werden, um eine datenschutzkonforme Drittlandübermittlung und Verarbeitung zu gewährleisten (z. B. Pseudonymisierung, ausreichende Verschlüsselung).
o Die durch den Bieter durchgeführte Drittlandübermittlungs-Folgenabschätzung (Transfer Impact Assessment).
- Angabe, wie die Auftraggeberin bei Zugriffen oder Anträgen auf Offenlegung an den Auftragsverarbeiter (oder einen seiner Unterauftragsverarbeiter), durch Behörden eines Drittlandes auf personenbezogene Daten, unterrichtet wird (Informationskanal, z. B. per E-Mail). (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigen wird:
- Standards und Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, insbesondere der Standards 200-2 und 200-3 im Rahmen der Erstellung eines Info-Sicherheitskonzepts (A)
Der Bieter bestätigt, dass er die folgenden Leistungen des Leerstandsmanagement gemäß Leistungsbeschreibung erfüllt:
- Begehung der Leerstandsflächen.(A)
- Kontrolle der Technikzentralen. (A)
- Kontrolle der elektrischen Einrichtungen (z. B. Lichttaster, Steckdosen usw.) auf Beschädigung. (A)
- Kontrolle der sicherheitstechnischen Einrichtungen (Feuerlöscher, Notbeleuchtung, Piktogramme, etc.) und Fluchtwege. (A)
- Kontrolle der Brandabschnittstüren, Brandabschnittstore. (A)
- Kontrolle der Lichtkuppeln (RWAs) und Sonnenschutzanlagen. (A)
- Erfassen und Melden von Schäden (z. B. Einbruch, Sturm, Wasser). (A)
- Hygienespülung Warm- und Kaltwasser (mindestens alle 72 Stunden) an allen Wasserleitungen. Die Hygienespülung ist in den Listen der AG zu dokumentieren. (A)
- Überwachung, dass ein Aufenthalt von unbefugten Personen in den Leerstandsflächen ausgeschlossen ist. (A)
- Außenreinigung (Innenhof und Gehweg kehren). (A)
- Bei Bedarf kann eine Leerstandsreinigung abgerufen werden. (A)
Dies beinhaltet:
o Staubsaugen der Flure
o Feuchtwischen der Treppenhäuser
Der Bieter bestätigt, dass er die folgenden Leistungen des Gebäudemanagement gemäß Leistungsbeschreibung erfüllt:
- Verkehrssicherungspflicht und Winterdienst. (A)
- Außenreinigung (Innenhof und Gehweg kehren). (A)
- Wöchentliche Sicht- und Funktionsprüfung aller Beleuchtungskörper in Flur-, Keller- und Bodenbereichen. (A)
- Wöchentliche technische Funktionskontrolle der Fahrstuhleinrichtungen und Sauberkeit. (A)
- Wöchentliche Kontrolle aller Hausaufgänge, Keller- und Bodenbereiche hinsichtlich der Funktionsweise der Schließeinrichtungen, Brandsicherheit (Ablagerung von Sperrmüll, Freihaltung von Fluchtwegen), Ordnung in den Kellerbereichen sowie in technischen Räumen. (A)
- Sofortige Meldung von Reparaturbedarf im und am Objekt:
o Gefahr für Leib und Leben innerhalb einer Stunde an die Auftraggeberin, der Kommunikationsweg wird vor Leistungserbringung von der Auftraggeberin mitgeteilt
o bei allgemeiner Reparatur innerhalb von 1 bis 2 Tagen, der Kommunikationsweg wird vor Leistungserbringung von der Auftraggeberin mitgeteilt. (A)
- Begleitung während des Betriebs und der Wartung der vor Ort vorhandenen technischen Anlagen, wie bspw. Lüftungs- und Klimaanlagen, Zutrittsanlage (Gebäude samt Tiefgarage), etc. (A)
- monatliche Ablesung der Zählerstände (Heizung, Wasser etc.) sowie Weiterleitung dieser Daten an die zuständigen Stellen. (A)
- Überwachung vertraglicher Fristen von Wartungsvereinbarungen sowie Terminvereinbarung und -durchführung für alle technischen Anlagen. (A)
- Kleinreparaturen an Möbeln und Türen. (A)
- Leuchtmittelaustausch (A)
- Sanitärinstandhaltung (bspw. Reparatur tropfender Wasserhahn, etc.) - Bereitstellung der erforderlichen Gegenstände müssen mit dem AG abgesprochen werden. In der Regel ist die Bereitstellung über die AG gewährleistet. (A)
- Bereitstellung der Müllcontainer zu Regelabholterminen der Müllabfuhr (betrifft nur Gebäude Wernerstraße). (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter ein/e feste/r Ansprechpartner/in (Objektleitung) (m/w/d) für die Auftraggeberin zu benennen. Die Objektleitung (m/w/d) muss der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtig sein. (A)
o Die Objektleitung (m/w/d) ist verantwortlich für die Organisation der Betriebsführung und die Kontrolle des Betriebsablaufes.
o Die Objektleitung (m/w/d) ist verantwortlich für die Qualitätssicherung und das Qualitätsmanagement der geschuldeten Leistungen.
o Die Objektleitung (m/w/d) ist Ansprechpartner/in für die AG / Mieter, bzw. deren Vertreter und weiteren Dienstleistern.
- Eigenerklärung, dass der Bieter zu sichert, alle notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen zu besitzen, um die vertragsgemäßen Aufgaben uneingeschränkt erfüllen zu können. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter zu sichert, dass die eingesetzten Personen der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtig sind. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter für die Sicherstellung und Einhaltung der gültigen gesetzlichen und technischen Vorschriften im Rahmen der geschuldeten Leistungen verantwortlich. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter monatliche Berichte der erbrachten Leistungen an die AG liefert. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter einen 24-Stunden Rufbereitschaft und Notrufzentrale (Bereitschaftsdienst) vorhaltet. (A)
- Weitere Anforderungen ergeben sich aus dem Kriterienkatalog. (A)
Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen.
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.