Implementierung eines Museumsmanagementsystems und Digital Asset Managementsystems

Kurze Beschreibung

Die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) bewahrt mit Ihren Schlössern, Gärten und Kunstsammlungen zentrale Zeugnisse der europäischen Kultur und gehört in weiten Teilen zum UNESCO-Welterbe. Eine wesentliche Grundlage zum Erhalt und zur Pflege der Bau- und Gartendenkmale sowie der Sammlungen bildet die wissenschaftliche Dokumentation der Sammlungs- und Fotobestände.
Die gegenwärtige Erfassung der Sammlungsbestände wird mit Hilfe der Inventardatenbank (IDB) easydb.museum abgewickelt und umfasst hierbei vier Hauptbereiche: Grunderfassung, erweiterte Grunderfassung, wissenschaftliche Einordnung / Bearbeitung und Objektgeschichte. Insbesondere kontextuelle Einordnungen der Sammlungsobjekte werden hier dokumentiert und sind recherchierbar. Darüber hinaus werden wichtige Informationen zum Leihverkehr der SPSG dokumentiert.
Die Bildbestände des Dokumentations- und Informationszentrums (DIZ) werden aktuell in dem Foto-Modul, hier als Fotodatenbank (FDB) bezeichnet, der easydb.museum formal und inhaltlich erfasst, abgelegt und für Nutzer:innen bereitgestellt. Zu berücksichtigen ist, dass die Fotobestände neben Abbildungen von Sammlungsobjekten auch Abbildungen ohne Sammlungsbezug umfassen. Hierbei erfolgt die Kategorisierung nach den Aufnahmearten, so dass unterschiedliche Bildqualitäten und -inhalte vertreten sind. Dazu zählen u.a. Premiumfotos, historische Schwarz-/Weißaufnahmen, Abbildungen zur Ausstellungs- und Veranstaltungsdokumentation sowie verschiedene Arbeitsfotos.
Sowohl die Erschließung und Dokumentation der Sammlungsobjekte als auch der Bildbestände sollen in das neu zu beschaffende und implementierende Museumsmanagementsystem (MMS) und Digital Asset Management System (DAM-System) involviert werden.
Eine wesentliche Erweiterung und Grundlage für das neue MMS wird die Abwicklung und Dokumentation von Informationseinheiten zu verschiedenen Verfahren und Workflows zum Sammlungsmanagement sein. Hierbei richten sich diese nach dem etablierten Spectrum Standard 5.0 / Spectrum 3.1- deutsche erweiterte Fassung.
Um perspektivisch den Maßgaben zu Open Data gerecht zu werden und einen eigenen Auftritt für verschiedene digitale Vermittlungsangebote der Sammlungen der SPSG zu realisieren, soll das MMS eine geeignete Schnittstelle und vorkonfigurierte Webapplikation zum Datenexport für das Ausspielen der Sammlungsdaten (Online-Collections) bereitstellen.
Zunächst sollen im Zuge des Projektes die Bildbestände des DIZ in das DAM-System migriert und eingebunden werden. Darüber hinaus soll unter Berücksichtigung anfallender Medienbestände, die in einem Zusammenhang mit Verfahren des Sammlungsmanagements entstehen, gemeinsam erarbeitet werden, inwiefern ein Hauptsystem (DAM) zum Erfassen, Verwalten, Bearbeiten und Nutzen dieser Bestände festgelegt werden kann. Ziel ist es, die Basis für ein zentrales Verwaltungs- und Dokumentationsinstrument für alle Medien der SPSG zu legen.
Zudem muss berücksichtigt werden, dass das DAM-System nicht nur zentrale Verwaltungsaufgaben der Medien wahrnimmt, sondern es auch unter Berücksichtigung verschiedener interner und externer Nutzungsszenarien diverse Distributionsmöglichkeiten und Anknüpfungspunkte zu anderen Systemen (bspw. Bildbearbeitungsprogrammen oder CMS-Systemen) ermöglicht.
Gegenstand der Vergabe sind die Leistungen der Beschaffung, Anpassung und Implementierung der beiden Systeme, das Einbinden einer Schnittstelle zu einer vorkonfigurierten Webapplikation für den Export von Sammlungsdaten sowie die Bereitstellung einer Schnittstelle zwischen dem MMS und dem DAM-System.

Beschreibung der Beschaffung

MMS
Vorkonfigurierte Bereiche (Module), Funktionen und Einstellungen sollen berücksichtigt und in Absprache mit der Auftraggeberin Teilkomponenten ggf. angepasst werden. Die Bereiche (Module) und Informationseinheiten im MMS berücksichtigen die gängigen Fachverfahren nach Spectrum Standard 5.0 bzw. Spectrum 3.1- deutsche erweiterte Fassung . Insbesondere folgende Bereiche sollen durch die Software unterstützt und abgebildet werden, dies schließt aber weitere im Spectrum genannte Verfahren nicht aus:
- Objektzugang
- Erwerbung
- Inventarisierung
- Leihverkehr (Leihannahmen und Leihabgaben)
- Standortverwaltung
- Transport
- Restaurierungsdokumentation (Zustandsbegutachtung und Sammlungspflege)
- Versicherung und Staatshaftung
- Wertermittlung
- Revision
- Retrospektive Dokumentation
- Rechteverwaltung
- Nutzung von Sammlungen
- Objektausgang
- Ausstellungsorganisation
Neben der prozessualen Unterstützung der o.g. Fachverfahren sollen verschiedene Funktionalitäten Workflows und Arbeitsvorgänge zum Teil automatisieren und erleichtern. Dazu zählen insbesondere:
- Integration einer benutzerfreundlichen Oberfläche für alle Nutzer:innen zum Editieren, Recherchieren und Ausgeben von Sammlungsdaten
- Integration von verschiedenen Ansichtsmodi der Datenfelder und Informationseinheiten
- Integration von verschiedenen Suchoptionen, -operatoren und -ergebnissen
- Integration, um Bearbeitungsstände und Änderungen (bspw. Korrekturen, Schnellerfassungen) zu dokumentieren und mit anderen Nutzer:innen zu bearbeiten
- Integration zu Import- und Exportmöglichkeiten (u.a. LIDO) zum Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, Plattformen und Anwendungen
- Integration zur Ausgabe (Reports) von Informationen
- Integration zu Terminierungen und Aufgabenabwicklungen mit internen Nutzer:innen
- Integration eines granularen Rechte- und Benutzermanagements
- Benutzerfreundliche Oberfläche zum Anpassen verschiedener Inhalte durch den/die Fachadministrator:in
Für die Onlinestellung von Sammlungsdaten gilt die Integration einer Schnittstelle zu einer vorkonfigurierten Webapplikation. Das System muss benutzerfreundliche Workflows zur Bereitstellung und Anpassung der auszuspielenden Daten und Abbildungen anbieten, verschiedene konfigurierbare Suchoptionen und Filtermöglichkeiten auf der Webpräsenz (Online-Collections) ermöglichen und Medien bereitstellen.
DAM-System
Vorkonfigurierte Bereiche (Module), Funktionen und Einstellungen sollen berücksichtigt und in Absprache mit der Auftraggeberin Teilkomponenten ggf. angepasst werden. Die Bereiche (Module) und Informationseinheiten im DAM-System berücksichtigen verfahrensbedingte Aufgaben, darunter das Verwalten, Editieren und Verzeichnen, die kollaborative Zusammenarbeit sowie das Distribuieren und Teilen von Dateien und Assets.
Die Funktionalitäten zur Abwicklung der verfahrensbedingten Aufgaben berücksichtigen insbesondere folgende Schwerpunkte:
- Strukturiertes Vorhalten von Assets sowie eine einfache Handhabung von Uploads und Downloads von Dateien in und aus dem System
- Erschließen und Bearbeiten von Bild-, Video- und Audio-Dateien hierbei auch in der Stapelverarbeitung
- Verwalten von Nutzungsbedingungen und Lizenzierungen sowie Urheberinformationen
- Automatisiertes Auslesen von technischen, inhaltlichen und administrativen Metadaten
- Automatische Verschlagwortung von Assets und Unterstützen von Taxonomien
- Speichern, Unterstützen und Wiedergeben von verschiedenen Medienformaten
- Prüfung von Duplikaten und automatisches Anlegen von verschiedenen Dateivorlagen / Versionen
- Benutzerfreundliche Suchoptionen, -operatoren und -ergebnisse
- Gemeinsames Erarbeiten von Inhalten, Kommentieren von Dateien und Annotieren von Abbildungen
- Optionen zum Distribuieren und Teilen von Assets für verschiedene externe Nutzer:innen
- Bestellen und Bereitstellen von Abbildungsvorlagen für externe Nutzer:innen
- Bearbeiten von Abrechnungen in Bezug zu Nutzungsmodalitäten und Lizenzen im DAM-System
- Visualisierung von Statistiken zu Analysezwecken
- Granulares Rollen- und Rechtemanagement
- Schnittstelle zu weiteren Drittsystemen
- Benutzerfreundliche Oberfläche zum Anpassen verschiedener Inhalte durch den/die Fachadministrator:in
Zwischen beiden Systemen (MMS / DAM) soll eine Schnittstelle implementiert werden, welche einen bidirektionalen Austausch der Metadaten ermöglicht. Zudem soll innerhalb des MMS auf die verschiedenen objektgebundenen Bilddateien verwiesen werden und ein Durchgriff auf die Originaldateien im DAM-System erfolgen.
Der Auftragnehmer entwickelt zur Umsetzung der Übernahme der jeweiligen Datenbestände (IDB und FDB) ein Migrationskonzept für das MMS und DAM-System. In gemeinsamer Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin organsiert und entwickelt der Auftragnehmer Datenmappings, verschiedene Testungen, Anpassungen und mögliche Wege zur Onlinestellung von Sammlungsdaten und Assets.
Die SPSG behält sich vor den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen.
geplante Termine des Verfahrens:
Veröffentlichung 04.05.2022
Frist Wettbewerb 08.06.2022 9.00Uhr
Aufforderung Erstangebot ca. 22.06.2022
Angebotsöffnung ca. 19.07.2022 11.00Uhr
Verhandlungen ca. KW 32-33
Bindefrist ca. 03.08.2022
mögliche Aufforderung überarbeitetes Angebot ca. 18.08.2022
Angebotsöffnung ca. 30.08.2022
Zuschlag ca. 27.09.2022
Bindefrist ca. 30.09.2022

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Ort und Zeiten der Leistungserbringung
Der AN erbringt die Leistungen in eigenen Räumlichkeiten außerhalb der Liegenschaften der SPSG. Der AG kann im Einzelfall Abweichungen veranlassen.
Während der Projektphasen finden wichtige Besprechungstermine, wie zum Beispiel Projektpräsentationen, bevorzugt analog statt. Regelmäßig stattfindende Termine, wie zum Beispiel Jour Fixe, werden überwiegend online abgewickelt. Grundsätzlich werden Tätigkeiten vor Ort zwischen AG und AN mit einer Vorlaufzeit von einer Woche abgestimmt.
Die Arbeitszeiten der Leistungserbringung richten sich grundsätzlich nach den allgemeinen Geschäftszeiten der AG, d. h. Montag bis Freitag von 09:00 Uhr bis 17:30 Uhr.
Projektteam der AG und Projektablauf
Nachfolgend wird die Zusammensetzung des Projektteams der AG sowie der geplante Projektablauf als Roadmap beschrieben.
Projektleiter
· steuert das Gesamtprojekt seitens des Auftraggebers und ist Ansprechpartner für den Auftragnehmer
· koordiniert und terminiert Absprachen zwischen dem Kernteam und dem Auftragnehmer
· priorisiert in Absprache mit dem Kernteam die Anforderungen (Soll und Wunsch)
· testet Zwischenergebnisse
Kernteam
· Fachteam und Anwender:innen des Auftraggebers (Vertreter:innen aus den Fachbereichen der Inventarisierung, Restaurierung, Fotoverwaltung, Digitalen Publikation sowie Onlinestellung von Sammlungen und IT)
· verantwortlich für fachliche Fragestellungen
· nehmen an wichtigen Entscheidungsprozessen teil
· testen einzelne Segmente
Erweitertes Team
· Fachgebundene Anwender:innen des Auftraggebers
· testen einzelner Segmente
Mitwirkungsleistungen der AG
Die AG verpflichtet sich, bei der Erbringung der festgelegten Leistungen mitzuwirken. Die Mitwirkungsleistungen beinhalten,
· dass die AG alle erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stellt,
· dass die AG bei Bedarf den AN in der Kommunikation mit den Projektbeteiligten unterstützt,
· dass die AG die zur Leistungserbringung auf ihrem Betriebsgelände notwendigen Voraussetzungen, wie insbesondere IT- und Kommunikationsinfrastruktur, schafft,
· dass die AG die zur Leistungserbringung notwendigen Systemzugänge, wie zum Beispiel User-Kennungen, zur Verfügung stellt,
· dass die AG die Tools zur Durchführung von Videokonferenzen zur Verfügung stellt (zurzeit: Zoom),
· dass die AG einen zentralen Ansprechpartner für die Laufzeit des Projektes benennt,
· die AG die für den Betrieb notwendigen IT-Infrastrukturen sowie notwendigen Zugriffsrechte zur Verfügung stellt,
· dass die AG unmittelbare Abwicklungen mit dem aktuellen Softwareanbieter der easydb Programmfabrik sicherstellt und die dafür nötigen Kontaktdaten bereitstellt,
· die AG zum Zweck von Tests, Migrationen und Abnahmen Testdaten bereitstellt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Dem Teilnahmeantrag sind zu folgenden Themenkomplexen folgende Anzahl an Referenzen beizufügen:
Themenkomplex A: Zu diesem Themenkomplex sind drei Referenzen beizufügen, die als Nachweis der Erfahrung Ihres Unternehmens im Bereich der Sammlungs- und Objektdokumentation sowie des Sammlungsmanagements mit Schwerpunkt Museum dienen.
Themenkomplex B: Zu diesem Themenkomplex sind zwei Referenzen beizufügen, die als Nachweis der Erfahrung Ihres Unternehmens im Projektmanagement zur Implementierung und Systemanapassung einer Sammlungsmanagementsoftware, hierbei in der Art der Leistung, Auftragshöhe, Auftragszeitraum und Kunde entsprechen, dienen.
Hinweise: Die Referenzen zu dem Themenkomplex B kann durch zwei neue Referenzprojekte abgedeckt werden, allerdings ist es ebenfalls zulässig, eine für den Themenkomplex A verwendete Referenz auch für den Themenkomplex B einzureichen und die Angaben auf die für den Themenkomplex B geforderten anzupassen.
Der Leistungsinhalt und Umfang aller eingereichten Referenzprojekte muss mit dem ausgeschriebenen Projekt vergleichbar sein. Als Vergleichbar zählen solche Projekte, die den Bereich der kulturellen Institutionen und Gedächtnisorganisationen (Galerien, Bibliotheken, Archiven und Museen ) abdecken."
Die Auflistung der Kriterien finden sich hier ebenfalls an:
Themenkomplex A
Nachvollziehbare und in sich schlüssige Beschreibung des Leistungsgegenstands zum Referenzprojekt; die Darstellung beinhaltet folgende Aspekte:
- Darstellung der vorkonfigurierten Module / Bereich zu den Fachverfahren in der Sammlungsmanagementsoftware mit folgenden
Mindestanforderungen an die Referenz im Bereich der Dokumentation:
- Dokumentation der Sammlungsbestände mit Schwerpunkt der Fachverfahren Objektzugang, Erwerbung, Inventarisierung und Objektausgang
- Dokumentation der Fachverfahren zu Leihabgaben und Leihannahmen (Leihverkehr)
- Dokumentation des Fachverfahrens zur Ausstellungsorganisation
- Dokumentation des Fachverfahrens Restaurierung mit Schwerpunkt zur Zustandsbegutachtung, Sammlungspflege und Nutzung von Sammlungen
- Dokumentation der Fachverfahren Standortverwaltung und Transport
- Dokumentation von Personen und Körperschaften
Themenkomplex B
Nachvollziehbare und in sich schlüssige Beschreibung des Leistungsgegenstands zum Referenzprojekt; die Darstellung beinhaltet folgende Aspekte:
- Vergleichbarkeit zum Ausschreibungsgegenstand
- Darstellung des Projektinhaltes und der Projektziele
- Darstellung des Grundlegenden Ansatzes
- Darstellung der Implementierung von Schnittstellen, hierbei Darstellung mit einem Digital Asset Management System
- Darstellung der Ergebnisse
Mindestanforderungen an die Referenz im Bereich des Digital Asset Management System (Medienabwicklung), Onlinestellung von Sammlungen und Thesauri
- Integration einer vorkonfigurierten Webanwendung zur Onlinestellung von Sammlungs- und Fotobeständen sowie die Darstellung im Web (bitte mit Angabe der URL zu beispielhaften Onlineauftritten)
- Integration eines durch den Kunden eigen erstellten Thesaurus in die Anwendung
- Entwicklung einer Lösung zur Bereitstellung von verschiedenen Abbildungen und Medien an externe Nutzer:innen (bitte mit Angabe der URL zur beispielhaften Umsetzungen)
- Integration und Schnittstellenimplementierung eines Digital Asset Management Systems
Dem Angebot (zweiter Schritt dieses Verfahrens) ist beizulegen:
Legen Sie bitte alle im Dokument [Anlage H - SPSG-MMS_Kriterienkatalog] geforderten Nachweise und Erklärungen mit dem Angebot vor. Diese umfassen auch ein Grobkonzept zum Projektmanagement [siehe Anlage H - SPSG-MMS_Kriterienkatalog, Kriteriengruppe 10.1 und Anlage A - SPSG_MMS_LB_Final Punkt 7 Projektdurchführung] und zur Migration [siehe Anlage H - SPSG-MMS_Kriterienkatalog, Kriteriennr.: A.2.1.1 und B.2.1.1 und SPSG_MMS_LB_Final Punkt 5.1.1.1 Migrationskonzept]. Die Bewertung der Grobkonzepte wird in der Anlage [Anlage H - SPSG-MMS_Kriterienkatalog] beschrieben. Die Grobkonzepte werden wesentlicher Bestandteil der Verhandlungen sein.
Bei Erklärungen in einer separaten Anlage ist auf die Nummerierung im Dokument [Anlage H - SPSG-MMS_Kriterienkatalog] Bezug zu nehmen. Diese Nachweise und Erklärungen werden entsprechend der im Kriterienkatalog dargestellten Systematik bewertet.

Angebotswertung:
Bewertet wird der Zielerfüllungsgrad der Eignungskriterien entsprechend der im Dokument [Anlage G SPSG_MMS_ Eignungsbewertungsmatrix] dargestellten Systematik. Es wird unterschieden zwischen "A" - Ausschlusskriterien und "B" - Bewertungskriterien. Alle Eignungskriterien die einem A entsprechen, werden nur mit einem "Ja" = Kriterium erfüllt oder "Nein" = Kriterium nicht erfüllt berücksichtigt. Eine Nichterfüllung von A-Kriterien führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.
Alle Eignungskriterien, die einer Bewertung unterliegen, können mit einer Punktzahl zwischen 0 und 10 bewertet werden. In das Gesamtergebnis gehen die vergebenen Punktzahlen mit ihrer individuellen Gewichtung ein. Es können maximal 2500 Punkte für die Bewertung der Referenzen erreicht werden. Anhand der Gesamtpunktzahl wird die Reihenfolge für das Ranking festgelegt, wobei die höchste Punktzahl auf Platz 1 und weitere Punktzahlen dann entsprechend absteigend platziert werden. Die AG wählt die drei bestplatzierten Bewerber aus, die die genannten Eignungskriterien (Ausschluss- und Bewertungskriterien) erfüllen und für den ausgeschriebenen Auftrag am besten geeignet sind. Diese werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Bekanntmachungs-ID: CXURYYDYYZ6

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Mit der Abgabe eines Angebotes unterliegt der Bieter/die Bieterin den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote gemäß § 62 VgV.
Vergaberechtsverstöße sind vom Antragsteller eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer gegenüber der Vergabestelle zu rügen. Gemäß §160 (3) GWB ist ein Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
5) Gemäß §135 (2) GWB kann eine Unwirksamkeit eines Vertrages nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.